Datenstrukturen schaffen – Welche Möglichkeiten bietet SharePoint?



Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder ein System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – eine optimale Struktur für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.

Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit möglichst einfachen Strukturen zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.

Warum ich mich den Datenstrukturen widme?
SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist bei unseren Kunden und auch bei uns intern, in Bezug auf die wachsenden Daten sowie die Zunahme der Bedeutung einer guten Teamzusammenarbeit, ein ständiges Thema. Aufgrund dessen, dass die Schaffung einer Datenstruktur unabdingbar für ein gutes DMS ist, möchte ich mich in diesem Blogbeitrag näher damit befassen. Dabei setze ich meinen Fokus auf die Datenstrukturierung mittels des DMS SharePoint.

Möglichkeiten zur Datenstrukturierung
Zur Datenstrukturierung mit SharePoint stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
  • Strukturierte Dokumentenbenennung
  • Ordnerstrukturen
  • SharePoint Inhaltstypen (Metadaten)
  • SharePoint Websites, Bibliotheken und Listen
  • Kombination von SharePoint Bibliotheken und Listen
In diesem Blogbeitrag werde ich nacheinander auf die eben genannten Punkte und daraufhin auf die Vorgehensweise bei der Implementierung einer Datenstruktur eingehen.

Datenstruktur durch Dokumentenbenennung

Die Implementierung einer Datenstruktur kann bereits bei der Benennung der Daten anfangen. Hier muss beachtet werden, dass SharePoint Listen und Dateien oder Ordner in den Bibliotheken standardisiert alphabetisch sortiert werden. Möchte ich nun ausgehende Rechnungen nach dem Rechnungsempfänger gruppieren, kann ich dies bereits über die Dokumentenbenennung regeln. Alle Rechnungen werden also nach den Anfangsbuchstaben gruppiert aufgelistet, wenn ich ihnen im Titel stets die zwei Anfangsbuchstaben der Firma hinzufüge, bspw. ma.Rechnungen für Rechnungen an Firma Maier. Dies ist ein ziemlich simpler und leicht umzusetzender Ansatz um Dokumente zu strukturieren. Dazu kommt, dass diese Strukturierung nicht nur in SharePoint, sondern beispielsweise auch in lokalen Ordnern funktioniert, wie in nachfolgendem Beispiel zu sehen.

Rechnungen mit Namenspräfix strukturieren

Die nachfolgend aufgeführten SharePoint Inhaltstypen bieten jedoch weitaus bessere Möglichkeiten zur Datenstrukturierung und machen eine Strukturierung durch die Dokumentenbenennung in SharePoint überflüssig. Zusätzlich wird diese Möglichkeit zur Strukturierung ab einer gewissen Menge an Daten sehr unübersichtlich, weshalb sie nur innerhalb von lokalen Ordnern mit kleineren Datenmengen zu empfehlen sind.

Datenstrukur durch Ordner

Wir arbeiten schon immer mit Ordnern, am liebsten sogar, wenn wir sie in Papierform vor uns liegen haben. Mit der Digitalisierung haben wir unsere geliebten Ordnerstrukturen auch in digitaler Form umgesetzt. Hier können wir unsere Dokumente strukturiert gliedern und ablegen. Innerhalb von Ordnern können wir erneut Ordner bilden und dadurch eine Art Hierarchie bilden. Der große Vorteil von Ordnern in SharePoint hängt mit der Berechtigungsvergabe zusammen. Einzelne Daten in einer SharePoint Bibliothek oder Liste kann ich nicht für bestimmte Benutzergruppen ausschließen. Hingegen können Ordner einer SharePoint Website mit ihrem jeweiligen Inhalt auch explizit nur für eine bestimmte Benutzergruppe freigegeben werden. Zusätzlich können nicht nur in SharePoint Bibliotheken Ordner verwendet werden, sondern auch Daten in SharePoint Listen mithilfe von Ordnern strukturiert werden. Mithilfe der Ordner erfolgt innerhalb einer Liste oder Bibliothek eine Gruppierung.

Problematisch werden Datenstrukturen mittels Ordnern jedoch, wenn die Daten und somit auch die Ordner auf dem Rechner oder Laufwerk mit der Zeit wachsen und die Struktur so immer unübersichtlicher wird. Hinzu kommt, dass auch wenn meine Ordnerstruktur für mich auf gewisse Weise logisch aufgebaut sind, dies nicht bedeutet, dass auch andere Personen meine Logik oder Namensgebung nachvollziehen können. Und Dokumente in den Tiefen von Ordnerstrukuren zu suchen und hoffentlich auch zu finden, kostet eine Menge Zeit und Nerven. Ein weiterer Nachteil von Ordnern ist, dass sie die Filterung der Dokumente einer SharePoint Website erschweren. Dies ist der Fall, da in SharePoint nur Elemente innerhalb eines Ordners und nicht ordnerübergreifend gefiltert werden können. Zusätzlich sind Ordner in SharePoint für die reinen Navigation nicht zwingend notwendig, da diese über die Schnellstartleiste (linke Navigation), die Leiste mit häufig verwendeten Daten (horizontale Navigation) sowie die Verlinkungen innerhalb von Listen erfolgen kann.

Datenstruktur durch Dokumentenbenennung - horizontale Navigationsleiste

Empfehlungen für Ordnerstrukuren in SharePoint:
  • Ordnerstrukturen sind sinnvoll, wenn es sich um eine geringe und übersichtliche Anzahl von Daten handelt
  • Ordnerstrukturen sind sinnvoll, wenn die Daten nur für eine kleine Gruppe auf einer Website, die für viele Personen zugänglich ist freigegeben werden soll
Datenstruktur in SharePoint

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bestimmt Beispiele gibt, wo Ordnerstrukturen funktionieren und auch Sinn machen, meist ist dies aber ab einer gewissen Datenmenge oder mehr als 2 Unterordnern nicht mehr der Fall. Für mich ist es deshalb nicht vorstellbar, dass Mitarbeiter eines Unternehmens unter solchen Voraussetzungen gemeinsam und effizient mit einer Datenstruktur die rein durch Ordner abgebildet wird arbeiten können. Für eine effiziente Zusammenarbeit und große Datenmengen machen andere Möglichkeiten zur Datenstrukturierung, welche nachfolgend aufgeführt sind, mehr Sinn.

Dokumentenstruktur durch SharePoint Inhaltstypen

Ein grundlegender Bestandteil von SharePoint zur Strukturierung der Daten sind SharePoint Inhaltstypen (Content Types). Generell kann gesagt werden, dass in SharePoint alle Arten von Daten mithilfe von Inhaltstypen erstellt und verwaltet werden. Content Types stellen eine Sammlung von Merkmalen (Metadaten) dar. Bei diesen Metadaten handelt es sich sozusagen um die Ausprägungen der Content Types. Mit ihnen können Daten in SharePoint sehr genau beschrieben werden. Dafür stehen in SharePoint Bibliotheken und Listen eine große Anzahl an Vorlagen für Content Types zur Verfügung. Diese können Listeninhaltstypen, Ordner-, Gruppenarbeitsseiten- oder auch Dokumentinhaltstypen sein. Die Vorlagen können direkt übernommen werden oder vorher individuelle angepasst werden.

Beispiel: Rechnungen in SharePoint strukturiert ablegen

Beispielsweise kann der Inhaltstyp für Rechnungen, welcher ein Listeninhaltstyp ist und in eine SharePoint Bibliothek eingebunden wurde, die Metadaten (bzw. Spalten) Name, Unternehmen, Rechnungsbetrag in Brutto und Netto, Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Rechnungsstatus und Kunden, bzw. Projektnummer enthalten. In nachfolgendem Bildschirmausschnitt wird dies verdeutlicht.

Rechnungen in SharePoint abbilden

Die Rechnung kann durch den Klick auf den Titel des Dokuments geöffnet und aktualisiert werden.

Anpassung der Inhaltstypen und Sichten
Die von SharePoint zur Verfügung gestellten Inhaltstypen sind wie schon erwähnt, individuell anpassbar. Dem Inhaltstyp Rechnungen können also beispielsweise noch viele weitere Merkmale hinzugefügt werden, wie das Erstellungsdatum, Autor, etc. Des Weiteren kann ich die Sicht in der Liste anpassen, sowohl öffentlich (für alle sichtbare View) wie auch privat (nur für mich sichtbare View), sodass mir zum Beispiel nur das Zahlungsziel und der Rechnungsstatus der Rechnungen angezeigt werden.

Einheitliche Beschreibung und Pflichtfelder
Der große Vorteil der Inhaltstypen ist, dass Daten mithilfe der Metadaten strukturiert und auch einheitlich beschrieben werden können. Über das Festlegen von Pflichtfeldern kann die Angabe der Metadaten bei der Dokumentenablage oder Erstellung erzwungen werden. Somit können Daten über die Filterfunktion in der Liste oder Bibliothek, als auch über die globale SharePoint Suchfunktion (inklusive der Filterung dieser) gezielter wiedergefunden werden.

Zusätzlich können die Metadaten in Anwendungen wie Excel oder Microsoft Power BI exportiert werden, um die Daten beispielsweise grafisch auszuwerten oder weiter zu verwenden.

Vorlagendokumente
Über die Bereitstellung von Vorlagendokumenten kann eine einheitliche Datenstruktur ebenfalls gefördert werden. Mithilfe spezieller Metadatenfelder im Vorlagendokument können Inhalte aus dem Dokument ausgelesen und direkt in der Liste angezeigt werden. Erstelle ich also eine Rechnung und gebe ich beispielsweise 1.000,00 € als Rechnungsbetrag an, wird auch in der Liste in der entsprechenden Spalte der eingegebene Betrag angezeigt. In nachfolgendem Bildschirmausschnitt ist das Feld im Word-Dokument zu sehen:



Weitere Funktionen, welche durch Inhaltstypen unterstützt werden
Inhaltstypen unterstützen die automatische Versionierung von Daten. Findet eine Änderung statt und wird diese als neue Haupt- oder Nebenversion gespeichert. So kann je nach Einstellungen auf vorherige Versionen zurückgegriffen werden. Des Weiteren wird ein automatisiertes Löschen, Verschieben oder Bewahren von Daten mithilfe der Inhaltstypen ermöglicht.

Dokumentenstruktur durch SharePoint Inhaltstypen - Versionierung durch SharePoint Inhaltstypen

Zusätzlich zu der automatischen Versionierung wird das Verhalten der Datensätze mithilfe von Inhaltstypen auch durch Workflows, Event Receiver oder auch Alerts unterstützt. Hinzu kommt, dass auch Sicherheitseinstellungen mit Inhaltstypen unterstütz werden können. Es können verschiedene Berechtigungen für SharePoint Webseiten gesetzt und entzogen werden. Dies kann für Nutzer individuell oder auch durch die Zuteilung der Nutzer in SharePoint Gruppen erfolgen.

Wie helfen mir nun die Inhaltstypen bei der Strukturierung meiner Daten?
Mittels der Verwendung von Inhaltstypen können Daten mit beliebig vielen Metadaten angereichert werden. Die Metadaten können später systematisch, gezielt und bedarfsgerecht ausgewertet werden. Dies ermöglicht ein schnelles Wiederfinden der benötigten Informationen durch die Metadaten über die inline Suche, die globale Suche, die Filterung und die Festlegung privater und öffentlicher Ansichten. Dadurch, dass für jede Website, Bibliothek oder Liste nur die erlaubten Daten in der festgelegten, gemeinsamen Struktur angereichert werden kann, wird eine gemeinsame Struktur innerhalb des Inhaltstyps geschaffen. Die Daten werden also nach einer global festgelegten Struktur gespeichert, verwaltet und archiviert. Des Weiteren werden zusätzlich zur Datenstruktur die Versionierung, Allerts, Workflows, Event Receiver und Sicherheitseinstellungen von Inhaltstypen unterstützt.

SharePoint Websites, Bibliotheken und Listen – Die Kombi macht´s

Grundlegend stellt SharePoint Listen und Bibliotheken zur Verfügung, in welchen die verschiedenen Inhaltstypen dargestellt werden. Listeninhaltstypen können jedoch nicht nur in SharePoint Listen, sondern auch in SharePoint Bibliotheken eingebunden werden. Des Weiteren können auch verschiedene Inhaltstypen in einer Bibliothek oder Liste dargestellt werden. Dies bietet den großen Vorteil, dass Daten, die inhaltlich zueinander gehören aber nicht dem gleichen Content Type zugeordnet werden, trotzdem nahe beieinander verwaltet werden können. Somit können wir Themen effizienter Bearbeiten. Alle projektzugehörigen Dokumente, Bilder und andere Inhaltstypen in einer Bibliothek abgespeichert werden. Datenbanktabellen ermöglichen dies im Gegensatz zu SharePoint nicht.

Zusätzlich kann auf einer SharePoint Website gleichzeitig eine Liste und eine Bibliothek als Datenquelle eingebunden werden. Eine SharePoint Website kann also beispielsweise eine Bibliothek für die Dokumente und eine Aufgabenliste beinhalten, wie in nachfolgendem Beispiel sichtbar ist.

Dokumentenstruktur durch SharePoint Websites, Bibliotheken und Listen - Einbindung von Listen und Bibliotheken in Websites

Mithilfe von Links können die Listen oder Bibliotheken miteinander verknüpft werden. Listen bieten den Vorteil, sehr übersichtlich zu sein. So kann ich eine SharePoint Liste als Übersicht nutzen und für jeden Listeneintrag einen Link setzen. Dieser Link leitet mich zu den hierarchisch tiefer liegenden SharePoint Bibliotheken.

Das Erlauben von verschiedenen Inhaltstypen in einer Liste oder Bibliothek, die Kombination von Bibliotheken und Listen mit verschiedenen Inhaltstypen auf einer SharePoint Website oder mithilfe Links verknüpfter Websites stellen großes Potenzial zur Strukturierung der Daten dar. Mit den durch Inhaltstypen strukturierten Daten kann so sehr effizient gearbeitet werden.

Vorgehensweise bei der Schaffung einer Dokumentenstruktur

Wie weiter oben bereits erwähnt, ist das Ziel bei der Schaffung einer Dokumentenstruktur, dass die gesuchten Informationen so schnell wie möglich gefunden werden und effizient genutzt werden können. Speziell in SharePoint heißt das, dass mittels der verschiedenen Inhaltstypen gemeinsame Regeln für Daten festgelegt werden.

1. Dafür sollte, wenn möglich primär grob analysiert werden, welche Daten im Unternehmen bestehen und welche Dateninformationen für Nutzergruppen relevant sind. Innerhalb von Workshops kann daraufhin eine Datenhierarchie festgelegt werden. Workshops sind deshalb vorteilhaft, da dann nicht nur eine Person, sondern mehrere Personen aus verschiedenen Nutzergruppen bei der Strukturierung des Systems ihre Meinung abgeben können. Hierbei ist gewünscht, dass die Datenstruktur den Bedürfnissen von möglichst vielen Nutzergruppen entspricht. So kann jede Nutzergruppe, für die oftmals andere Merkmale von Daten relevant sind, zufriedengestellt werden. 2. Besteht ein Konzept für eine Datenstruktur, sollte geplant werden, wie die bestehenden Dokumente in die neue Struktur überführt werden sollen. 3. Die geplante Struktur sollte wie geplant umgesetzt und die bestehenden Dokumente in die neue Struktur eingebaut werden. 4. Im Rahmen von Dokumentenmanagement, welches ein kontinuierlicher Management- und somit auch Verbesserungsprozess darstellt, sollte die Dokumentenstruktur regelmäßig auf eine Optimierungen überprüft werden.

Fazit – Ordnerstrukturen in SharePoint

Ziel dieses Blogbeitrags war es zu klären, welche Möglichkeiten es zur Schaffung einer optimalen Datenstruktur speziell in SharePoint gibt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in SharePoint die Datenstrukturierung hauptsächlich durch Inhaltstypen erfolgt. Diese sind sehr vielseitig nutzbar und können auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Sie unterstützen uns dabei, die gesuchten Informationen schnellstmöglich über die Filterung oder die SharePoint Suche auffinden zu können. Durch die Verwendung von SharePoint Bibliotheken und Listen können Daten optimal und bedarfsgerecht aufbereitet werden. Natürlich können wir trotz dem Einsatz von SharePoint noch Ordnerstrukuren nutzen, diese sollten jedoch in SharePoint aufgrund der eingeschränkten Filterfunktion mit Bedacht eingesetzt werden. Die Datenstrukturierung mithilfe der Dokumentenbenennung ist in SharePoint hingegen aufgrund der Inhaltstypen überflüssig und sollte nur lokal verwendet werden.

Die Schaffung einer Datenstruktur erfolgt optimalerweise nach dem Standart-Managementprozess von Deming: Plan – Do – Check – Act. Dabei sollte wie bei jedem Projekt besonders viel Wert auf die ausführliche Planung gelegt werden. Wie fast immer gibt es jedoch keine generelle Lösung einer optimalen Dokumentenstruktur, sie ist in jedem Unternehmen sehr individuell, sie sollte auf die Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens bzw. der jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten sein. Mit wachsenden Datenmengen wird eine gute Datenstrukur immer wichtiger. Je früher man anfängt, desto geringer die Aufwand und somit auch die Kosten. Der beste Zeitpunkt sich Gedanken über seine Dokumentenstruktur zu machen ist wohl, wenn eine Migration auf ein neues System bevorsteht.

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Isabell Schenzle

Als Werkstudentin im Projektmanagement setzt Frau Schenzle ihren Fokus auf die kaufmännische Unterstützung bei aktuellen SharePoint Projekten. Im Rahmen ihres Studiengangs konzentriert sich Frau Schenzle auf Projekt-, Prozessmanagement und Controlling im Dienstleistungsbereich und setzt sich in ihrer Bachelorarbeit mit einem SharePoint Kundenprojekt auseinander. Kontaktieren Sie Frau Schenzle, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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