Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitressourcen bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal aufs Neue formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.

In meinem letzten Blogbeitrag (Datenstrukturen schaffen – Welche Möglichkeiten bietet SharePoint) habe ich das Thema Dokumentenvorlagen in SharePoint mit dem Beispiel unserer Bibliothek für Rechnungen bereits angeschnitten. In dieser Bibliothek nutzen wir ebenfalls eine Vorlage. Aufgrund der Bitte eines Lesers, genauer auf dieses Thema einzugehen, möchte ich in diesem Blogbeitrag die Möglichkeiten der Vorlagenverwaltung mit SharePoint aufzeigen. Dazu werde ich die Erstellung einer Vorlage beschreiben und auf Vor- und Nachteile der SharePoint Vorlagenverwaltung eingehen. Abschließen werde ich den Beitrag mit den Möglichkeiten zur Erweiterung und Optimierung von SharePoint DMS Apps, welche bei uns und vielen unseren Kunden bereits im Einsatz sind.

Zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen einer Vorlage

Generell findet die SharePoint Vorlagenverwaltung über die Content Typs (Inhaltstypen) statt, mit welchen die Metadaten verwaltet werden. Eine Vorlage in SharePoint ist also im Grunde genommen nichts anderes als eine Metadatenanreicherung einer Bibliothek. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, einer Dokumentenbibliothek in SharePoint eine Vorlage hinzuzufügen:
    1. Bei der Erstellung der Bibliothek lege ich ein Office Dokument als Standarddateityp fest und ändere diesen, bzw. passe ihn über Vorlage bearbeiten in den erweiterten Einstellungen der Bibliothek an.
    2. Ich erstelle einen Inhaltstyp, füge dem Inhaltstyp die Vorlage hinzu und füge daraufhin den erstellten Inhaltstyp der Bibliothek hinzu.
Von uns wird hierbei eindeutig die zweite Alternative empfohlen. Bei der ersten Alternative wird die Vorlage zwar einem Inhaltstyp hinzugefügt, jedoch steht dieser nicht für eine Weiterverwendung in anderen Bibliotheken zur Verfügung, da er der Bibliothek direkt zugeordnet wurde. Hingegen kann durch das Anlegen eines Inhaltstyps mit einer Vorlage dieser Inhaltstyp mit wenigen Klicks in jeder anderen Bibliothek wiederverwendet werden. Soll dann eine Änderung im Design oder Ähnlichem der Vorlage stattfinden, muss ich diese nur ein Mal (im Inhaltstyp) durchführen und nicht in jeder Bibliothek einzeln. Die Vorlage wird daraufhin in jeder Bibliothek automatisch aktualisiert (sofern keine abweichenden Einstellungen stattgefunden haben).

Anleitung – So fügen Sie einer SharePoint Bibliothek eine Vorlage hinzu

Im Folgenden möchte ich den Vorgang beschreiben, wie ich einer Bibliothek eine Vorlage mittels Inhaltstyp hinzufügen kann. Dies werde ich im Folgenden am Beispiel einer PowerPoint-Vorlage in der bereits bestehenden Dokumenten-Bibliothek „Präsentationen“ veranschaulichen.

Da wir einen neuen Masterfoliensatz für unsere Unternehmenspräsentationen erstellt haben, möchte ich diesen als Präsentationsvorlage in unserer Bibliothek Präsentationen zur Verfügung stellen. Es ist gut möglich, dass ich diese Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt auch in einer anderen Bibliothek benötigen werde, weshalb es sinnvoll ist, hierfür einen Inhaltstyp zu erstellen.

Bei der Vorlagenverwaltung ist jedoch zu beachten, dass jedem Inhaltstyp nur eine Dokumentenvorlage hinzufügbar ist. Falls in der Bibliothek mehrere verschiedene Präsentationsvorlagen zur Verfügung stehen sollen, muss ich also dementsprechend auch mehrere Inhaltstypen erstellen und der Bibliothek hinzufügen.

Erstellen des Inhaltstyps

Erstellen des Inhaltstyps - Websiteinhalte
    1. Ich öffne die Webseite und wähle bei den Einstellungen (Rad am oberen rechten Seitenrand) Websiteeinstellungen aus.

    2. Daraufhin öffne ich Websiteinhaltstypen in der Gruppe Web-Designer-Kataloge aus und klicke ganz oben auf der Seite auf „Erstellen“

    Erstellen des Inhaltstyps - Websiteinhaltstypen

    3. Ich gebe als Titel „Unternehmenspräsentation“ an, beschreibe den Inhaltstyp mit „Vorlage für Unternehmenspräsentationen bei Kunden“, nenne den übergeordneten Inhaltstyp „Dokument“ und wähle unsere Gruppe „NI“ als Speicherort aus. Eine Alternative wäre, wenn noch weitere Präsentationsvorlagen hinzu kommen, eine neue Gruppe Präsentationen zu erstellen und die Inhaltstypen zur besseren Filterung alle gesammelt dort abzuspeichern. Mit dem Klick auf OK wird der Inhaltstyp der Gruppe hinzugefügt.

Vorlage Websiteinhaltstyp

Hinzufügen der Vorlage zum Inhaltstyp

    4. Nun öffne ich den Inhaltstyp erneut wie bei Punkt 2 über Webseiteninhaltstypen, filtere die Inhaltstypen über die ausgewählte Gruppe „NI“ und klicke auf den soeben erstellten Inhaltstyp.

    5. Daraufhin klicke ich auf „Erweiterte Einstellungen“ und lade bei „Neue Dokumentenvorlage hochladen“ mit dem Klick auf „Durchsuchen“ meine vorbereitete Präsentationsvorlage hoch und klicke erneut auf OK um die Einstellungen zu speichern:
Nun habe ich also einen Inhaltstyp erstellt, der die Präsentationsvorlage beinhaltet. Wie bereits erwähnt, kann ich nun beliebig viele Inhaltstypen mit Vorlagendokumenten erstellen. Daraufhin muss ich die Inhaltstypen nur noch der Bibliothek hinzufügen.

Hinzufügen des Inhaltstyps zur Dokumenten-Bibliothek

    Hinzufügen des Inhaltstyps zur Dokumenten-Bibliothek6. Nachdem ich die Vorlage dem Inhaltstyp hinzugefügt habe, öffne ich Webseiteninhalte über die Einstellungen am rechten oberen Seitenrand


    Dokumenten-Bibliothek bearbeiten7. Ich öffne die Einstellungen der Dokumenten-Bibliothek „Präsentationen“, in die ich die Vorlage speichern möchte.
    Wichtig: Die Einstellungen müssen in der Dokumenten-Bibliothek vorgenommen werden, nicht in der Webseite-Bibliothek.

    Erweiterten Einstellungen - Dokumenten-Bibliothek8. In den „Erweiterten Einstellungen“ der Bibliothek ist es nun wichtig, dass die Verwaltung von Inhaltstypen zugelassen wird. Dafür wähle ich die Checkbox „Ja“ und speichere die Einstellungen mit dem Klick auf OK.

    Inhaltstypen9. Der Bibliothek kann ich nun den erstellten Inhaltstyp über die Auswahl „Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen“ in den Bibliothekseinstellungen zuordnen.
In der sich öffnenden Auswahl wähle ich erneut die Gruppe NI zur Filterung der Inhaltstypen aus. Aus den Inhaltstypen der Gruppe NI kann ich nun den soeben erstellten Inhaltstyp Unternehmenspräsentation hinzufügen und die Einstellungen mit dem Klick auf „OK“ speichern.

Neuer Inhaltstyp

Anleitung: Neue Dokumentenvorlagen in SharePoint anlegenSomit wurde die Vorlage der Bibliothek Präsentationen hinzugefügt. Nun kann ich bei der Erstellung einer neuen Präsentation in der Bibliothek mit dem Klick auf Neu die Vorlage Unternehmenspräsentation auswählen, wie in nebenstehenden Bildschirmausschnitt zu sehen ist.

Ein großer Vorteil ist, dass die Präsentation welche ich aus der Vorlage erstelle, automatisch in der Bibliothek gespeichert wird. Sofern ich noch andere Inhaltstypen mit Vorlagen für die Bibliothek erstellt habe, kann ich diese der Bibliothek nun auf dieselbe Art zuordnen.

Vorteile und Nachteile der SharePoint Vorlagenverwaltung

In der SharePoint Standard-Vorlagenverwaltung sehe ich folgende Vorteile im Umgang mit Dokumenten

  • Dokumente können einheitlich und im Unternehmens-CI erstellt werden
  • Bei der Dokumentenerstellung können Zeit eingespart und Überschreibungsfehler vermieden werden
  • Vorlagen in SharePoint sind dort abrufbar, wo sie benötigt werden. Sie sind der Bibliothek eindeutig zugewiesen
  • Vorlagen können von den Nutzern verwendet werden, die Berechtigungen auf die Bibliothek haben
  • Die Vorlagen-Inhaltstypen sind für andere Bibliotheken wiederverwendbar
  • Vorlagen können durch eine Bearbeitung des Inhaltstyps jederzeit bearbeitet oder ersetzt werden
  • Den Bibliotheken können mehrere Vorlagen-Inhaltstypen zugeordnet werden, wodurch eine gewisse Dokumentenvielfalt ermöglicht wird

Die Nachteile der SharePoint Standard-Vorlagenverwaltung sind meiner Ansicht nach folgende:

  • Vorlagen sind nur mit Office 365 kompatiblen Programmen erstellbar, Dateien aus anderen Programmen können in der Bibliothek nur gespeichert und verwaltet werden
  • Ändere ich eine Vorlage, bleiben die bereits aus der Vorlage erstellten Dokumente im alten Design
  • Nur Administratoren, welche Inhaltstypen bearbeiten dürfen, haben die Berechtigung zum Verändern der Inhaltstypen
  • Vei Bibliotheken mit vielen Vorlagen wird die Vorlagenverwaltung unübersichtlich, da alle Vorlagen dezentral in den einzelnen Inhaltstypen verwaltet werden müssen

SharePoint Vorlagenverwaltung – Über den Standard hinaus

Wir bei der Next Iteration sehen in der SharePoint Standard-Vorlagenverwaltung Verbesserungspotenzial. Deshalb haben wir einige Weiterentwicklungen in Form einer SharePoint App vorgenommen und erleichtern somit bereits die Vorlagenverwaltung einiger unserer Kunden, wie auch unsere eigene. Die Next Iteration App ist eine leicht integrierbare Dokumenten-Vorlagenbibliothek, welche folgende Vorteile bietet:
  • Statt der Verwaltung der Vorlagen über Inhaltstypen, haben wir eine zentrale Vorlagenverwaltung in einer zusätzlichen Vorlagenbibliothek entwickelt – Somit können die Vorlagendokumente gesondert gesichert und verwaltet werden
  • Über die Vorlagenbibliothek werden die Vorlagendokumente automatisch versioniert, womit Änderungen stets nachvollziehbar sind
  • Nicht nur Administratoren, sondern alle User, welche die notwendigen Berechtigungen haben, haben die Möglichkeit die Vorlagen zu bearbeiten
  • Durch die Implementierung des Buttons „Neu aus Vorlage“ in der Bibliothek, in welcher Dokumente aus den Vorlagen erstellt werden sollen, kann eine Vorlage ausgewählt werden
  • Bei der Auswahl einer Vorlage über den Dialog werden ebenfalls alle Dokumenteneigenschaften aus der Vorlage übernommen und das Dokument automatisiert in der Bibliothek abgespeichert
  • Die Vorlagenbibliothek kann, wie die Inhaltstypen, für mehr als eine Bibliothek verwendet werden
  • Gleichzeitig können mehrere Vorlagenbibliotheken für eine Bibliothek genutzt werden
  • Zusätzlich können die Vorlagen über die mit Schnellbausteinen (Metadaten) angereichert werden – Somit werden die Dokumente, welche aus den Vorlagen erstellt werden, gleichzeitig mit Metadaten angereichert
Lesen Sie mehr zu Next Iteration DMS Advanced

Die Next Iteration Vorlagenverwaltung ermöglicht eine sehr praktische, übersichtliche und vor allem eine zentrale Verwaltung der Vorlagen. Dementsprechend müssen die Vorlagen nicht mehr einzeln von den Administratoren über die Inhaltstypen verwaltet werden. Damit in Zukunft auch Sie von unseren Weiterentwicklungen profitieren können, sind diese als Apps in Form von einfach konfigurierbaren Installationsskripten bei uns erhältlich. Weitere Informationen zu unserer Vorlagenbibliotheks-App sowie weiteren Eigenentwicklungen für SharePoint DMS finden Sie unter Next Iteration DMS Advanced.

In Kürze Zusammengefasst – Dokumentenvorlagen in SharePoint

SharePoint bietet von Haus aus sinnvolle Funktionen für den zeitsparenden Einsatz von Dokumentenvorlagen. Über Erweiterungen können die Funktionen noch verbessert und für die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden.

Abonnieren Sie unseren Blog, für kostenlose Updates aus der SharePoint Welt, direkt in Ihren Posteingang.

Ja, ich möchte über weitere Beiträge von Next Iteration GmbH per E-Mail informiert werden.

Ihre Daten werden vertraulich behandelt. Sie können der Einwilligung jederzeit widersprechen.



Datenstrukturen schaffen - Welche Möglichkeiten bietet SharePoint?

Isabell Schenzle

Als Werkstudentin im Projektmanagement setzt Frau Schenzle ihren Fokus auf die kaufmännische Unterstützung bei aktuellen SharePoint Projekten. Im Rahmen ihres Studiengangs konzentriert sich Frau Schenzle auf Projekt-, Prozessmanagement und Controlling im Dienstleistungsbereich und setzt sich in ihrer Bachelorarbeit mit einem SharePoint Kundenprojekt auseinander. Kontaktieren Sie Frau Schenzle, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

Kontakt

NEXT ITERATION
Gesellschaft für Software Engineering mbH

Bahnhofplatz 8
76137 Karlsruhe

Telefon

Tel: +49 (0)721 66 98 98 38
UMS: +49 (0)361.30265777.283

info@nextiteration.de

Social

Wir teilen auf unseren Social Media Kanälen spannende Neuigkeiten aus der SharePoint Welt mit Ihnen

Facebook
Twitter
Google+
Xing

PinPoint

Unser Profil auf PinPoint.