Microsoft Flow – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit? 

Microsoft Flow

Microsoft Flow ist ein Programm von Microsoft, das uns durch eigens erstellte, automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Flow soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. „Work less, do more“ ist der Microsoft Flow Slogan, sich auf wenige aber relevante Aufgaben beschränken und diese vorantreiben.

In dem wir uns einmalig die Zeit nehmen den Flow zu definieren und dem Programm Anweisungen geben, wie es zu reagieren hat wenn ein bestimmter Sachverhalt eintritt, müssen wir diesen Arbeitsablauf nie wieder selbst erledigen.

Mithilfe von Flow können wir uns automatisiert Benachrichtigungen zukommen lassen, können Daten automatisiert mit anderen Bibliotheken synchronisieren, Daten automatisiert an einem bestimmten Ort speichern oder Genehmigungsprozesse automatisieren. Flow gibt uns die Möglichkeit, uns mehr auf unsere wesentliche Arbeit konzentrieren zu können. So müssen wir unsere wertvolle Zeit beispielsweise nicht mit dem Übertragen von Daten in andere Systeme verschwenden.

Beispiel für einen Flow im Bereich Kommunikation
Regelmäßig E-Mails checken kann viel Zeit kosten. Wer aber auf E-Mails einer bestimmten Person, oder einer bestimmten Personengruppe angewiesen ist, kann dafür einen Flow einrichten. Anstatt ständig ins Postfach zu schauen, kann man sich bei Eingang einer E-Mail von einer bestimmten Person per SMS benachrichtigen lassen.

Ursprünglich wurden die Flows von den Microsoft Entwicklern für die Microsoft Power Apps erstellt und waren nur ein Nebenprodukt. Microsoft hat sich dann aber dafür entschieden, Flow zu einem eigenen Dienst zu machen, um so die Microsoft Produktpalette nochmals zu erweitern.

Aufbau dieses Blogbeitrages

Diesen Beitrag habe ich wie folgt aufgebaut:
  • Integrierte Systeme in Microsoft Flow
  • Aufbau von Microsoft Flow
    • Verwendung von Vorlagen in Microsoft Flow
    • Wie gehe ich vor, um meinen ersten Flow zu erstellen
  • Sicherheit meiner Unternehmensdaten in Microsoft Flow
  • Alternativen zu Microsoft Flow
Abschließen wird den Beitrag eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte mit anschließender Bewertung.

Integrierte Systeme in Microsoft Flow

In Microsoft Flow sind standardmäßig Microsoft Programme wie Excel, Outlook, OneDrive, SharePoint und Dynamics 365 integriert. Es ist in Flow lediglich eine Anmeldung der Programme, das heißt E-Mail- und Passworteingabe, nötig. Auch immer mehr Drittanbieter können in Flows eingebunden werden wie beispielsweise Twitter, Dropbox, GoogleDrive und Salesforce. Insgesamt kommt Flow auf über 80 integrierte Dienste, womit heute schon eine Menge an Workflows abgebildet werden können. Eine Übersicht der Flow Dienste stellt Microsoft auf der Webseite des Dienstes zur Verfügung.

Für Ihre Mobile Devices ist Microsoft Flow als App für Android- und iOS-Systeme verfügbar.

Aufbau von Microsoft Flow

Aufbau Microsoft Flow

Microsoft Flow ist einfach in der Handhabung, das Programm ist sehr logisch aufgebaut und die Bedienung erfolgt intuitiv.

Mithilfe der Menüleiste kann ich unter Meine Flows auf meine bisher erstellten Flows zugreifen und neue Flows Ohne Vorlage neu erstellen oder Aus Vorlage erstellen. Die zur Verfügung gestellten Flow-Vorlagen kann ich im Menü unter Vorlagen einsehen. Unter Dienste sind alle Flow-unterstützen, integrierten Systeme anzusehen. Näheres zu diesen folgt im nächsten Abschnitt. Im Menüfeld Info habe ich die Möglichkeit, durch interaktives, geführtes lernen Microsoft Flow besser kennenzulernen und erste Schritte angeleitet durchzuführen. Des Weiteren sind unter Dokumentation nochmals Einzelheiten zum Erstellen und Verwalten von Flows nachlesbar. Im Menüfeld Info kann Support angeforderdert, mit der Flow-Community beratschlagt, Feedback geben und Blogbeiträge gelesen werden.

Verwendung von Vorlagen in Microsoft Flow

Um die Nutzung zu vereinfachen und Ideen zu geben, für was man Flows nutzen kann, stellt Microsoft Flow eine große Anzahl von Vorlagen zur Verfügung. Die Suchfunktion vereinfacht die Suche da die Vorlagen nach bestimmten Diensten gefiltert werden können.

Vorlagen in Microsoft Flow

Die Vorlagen sind individualisierbar, also auf den spezifischen Sachverhalt, beziehungsweise Prozess, anpassbar. So kann das Speichern von E-Mail-Anlagen im OneDrive darauf beschränkt werden, dass Anhänge nur gespeichert werden, wenn ein bestimmtes Wort im Betreff auftaucht. Des Weiteren kann ich den genauen Speicherort der Anhänge im OneDrive festlegen.

Falls keine passende Vorlage vorhanden ist, kann ich ganz einfach einen neuen Flow erstellen. Jedoch empfiehlt es sich, vor allem beim Erstellen des ersten Flows eine Vorlage zu nutzen, um zu sehen, wie das Programm funktioniert.

Wie gehe ich vor, um einen Flow zu erstellen

Als Erstes mache ich mir Gedanken, welchen Workflow ich abbilden möchte. Was löst meinen Workflow aus? Ist es ein Facebook Post auf unserer Unternehmensseite oder eine eintreffende E-Mail? In meinem Beispiel möchte ich einen Flow erstellen, der unsere Marketingmanagerin Annkathrin Seitz benachrichtigt, sobald ich einen neuen Abschnitt in unser gemeinsames OneNote eingefügt habe. So wird sie automatisch auf die Neuerung aufmerksam gemacht und kann meine Notizen sofort verwenden.

Auswahl des Flow-Auslösenden Ereignisses
Für mein Beispiel wähle ich den Flow „Ohne Vorlage“ erstellen. Ich benenne den Flow in „Benachrichtigung aus OneNote“ und Suche in der Leiste das auslösende Ereignis. In diesem Beispiel findet das Flow-auslösende Ereignis in OneNote statt, wenn ein neuer Abschnitt -also a new section- erstellt wird. Ich wähle „OneNote (Business) – When a new section is created“.

Auslösende Interaktion in Microsoft Flow

Auswahl des betreffenden Notizbuches
Nachdem ich das auslösende Ereignis gewählt habe, will Microsoft Flow nun wissen, um welches meiner Notizbücher es sich handelt. Ich wähle das Notizbuch „Notizbuch Annkathrin-Isabell“, auf das sowohl Annkathrin Seitz wie auch ich Zugriff haben, um unsere Notizen miteinander zu teilen.

Flow mit OneNote verbindenHinzufügen des nächsten Ereignisses
Da ich möchte, dass beim Erstellen jedes neuen Abschnittes eine E-Mail an Annkathrin gesendet werden soll, klicke ich auf „+ Neuer Schritt“ hinzufügen und habe nun die Wahl eine Aktion oder eine Bedingung hinzuzufügen.
Da ich bedingungslos alle neuen Abschnitte per E-Mail benachrichtigen möchte, wähle ich nur Aktion hinzufügen. Jetzt kann ich „E-Mail senden“ hinzufügen und festlegen, an wen die Nachrichten gesendet werden sollen.

Flow einrichtenE-Mail Benachrichtigung mit dynamischen Inhalten
Im Feld Betreff kann ich nun schon dynamische Inhalte einfügen, die im obigen Bildschirmausschnitt lila hinterlegt sind. Bereits im Betreff möchte ich den Namen des neuen Abschnitts, also der neuen Section, im OneNote angeben. Dieser muss als dynamischer Inhalt hinzugefügt werden, da er ja abhängig davon ist, wie ich den neuen Abschnitt nenne. Im E-Mail Text hinterlege ich außerdem die URL des neu erstellten Abschnittes als dynamischen Inhalt.

Flow erstellen
Als letzten Schritt wähle ich „Flow erstellen“ und ab nun wird Annkathrin Seitz immer automatisch benachrichtigt, sobald ich einen neuen Inhalt in unser OneNote hinzugefügt habe. Ich muss sie nicht mehr informieren und sie muss nicht ständig nachschauen, ob es einen neuen Inhalt gibt.

Wie die fertige E-Mail nun aussieht ist auf nachfolgendem Bildschirmausschnitt zu sehen.

E-Mail Benachrichtigung, weil Flow ausgelöst wurde

Ergebnisbewertung
Durch meinen erstellten Flow muss ich Annkathrin Seitz nun nicht mehr auf meine neuen Beiträge oder Notizen aufmerksam machen, die ich gerne mit ihr teilen würde. Die URL zum gemeinsamen Notizbuch wird sie direkt zur neuen OneNote Seite weitergeleitet und kann auf die Notizen zugreifen. Der Workflow ermöglicht besseres Zusammenarbeiten und hilft uns unser Wissen zu managen (lesen Sie dazu den Beitrag Wissensmanagement von Tina Oechsler). Der Flow nimmt Annkathrin Sucharbeit und mir ein Stück Kommunikation ab.

Sicherheit der Unternehmensdaten in Microsoft Flow

Um die Sicherheit unternehmenskritischer Daten zu gewährleisten, stellt Microsoft Flow eine eigene Admin-Oberfläche für Unternehmen zur Verfügung. Hier können Administratoren festlegen, welche Programme von den Mitarbeitern in Flows integriert werden können.

Alternativen zu Microsoft Flow

Microsoft ist nicht der erste Anbieter, der uns ermöglicht automatisierte Workflows zu erstellen und unsere Dienste miteinander verknüpft. Es gab vorher bereits Programme wie IFTTT und Zapier, die uns mithilfe von Workflows den Alltag erleichtern möchten. IFTTT und Microsoft Flow IFTTT, kurz für If This Then That verknüpft seit 2010 Webanwendungen und ist vor allem für das Verknüpfen von Social Media oder das Erstellen von Zeittagebüchern sehr nützlich. Mithilfe von IFTTT können Bilder auf denen ich auf Facebook markiert wurde automatisch in einen Dropboxordner kopiert werden oder aufgezeichnet werden, wie lange ich mich an welchem Ort aufgehalten habe. Wie bei Microsoft Flows können die erstellten Workflows mit anderen Nutzern geteilt werden. IFTTT ist superleicht zu bedienen und vor allem für den privaten Nutzer, der sich gerne mit der neusten Technik beschäftigt interessant. So ist IFTTT nicht direkt als Alternativprodukt von Microsoft Flow zu sehen.

Zapier und Microsoft Flow

Für Zapier dagegen bedeutet die Einführung von Microsoft Flows schon eher Konkurrenz, da beide auf Unternehmenskunden ausgerichtet sind, was schon am Angebot ihrer integrierten Programmen zu sehen ist. Der große Vorteil von Zapier gegenüber Microsoft Flow ist die wahnsinnig große Auswahl an Programmen, die verknüpft werden können. Bei Microsoft Flow sind bis jetzt noch sehr viel weniger Programme von Drittanbietern integriert als bei Zapier. Dagegen ist der große Vorteil von Flow, dass es hervorragend mit den anderen Microsoft Programmen vernetzt ist.

Übersicht Programme

BasiskontoTarif 1Tarif 2/BusinessIntegrierte Anwendungen
IFTTTkostenlos<360
ZapierKostenlos 5 Workflows gleichzeitig nutzenKostenlos 5 Workflows gleichzeitig nutzen$50-125$/Monat<750
FlowKostenlos 750 Ausführungen/Monat Überprüfung alle 15 Minuten$5/Monat pro Nutzer 4500 Ausführungen/Monat Überprüfung alle 3 Minuten15$/Monat pro Nutzer 15000 Ausführungen/Monat Überprüfung alle 60 Sekunden Premium-Dienste<80

Kurz zusammengefasst – Meine Meinung zu Microsoft Flow

Mithilfe automatisierter Workflows werden Dienste durch ein Programm wie Flows, Zapier oder IFTTT verbunden. Arbeitsschritte werden automatisiert ausgeführt, indem ein Auslöser und die zugehörigen weiteren Schritte definiert werden.

Automatisierte Workflows sind nicht überlebenswichtig und teilweise nur Spielereien. Oft können sie uns aber zu einer großen Unterstützung im Arbeitsalltag werden. Voraussetzung dafür ist, dass nur die Prozesse automatisiert werden, bei denen es wirklich einen Sinn macht. Vor allem sich wiederholende Routineaufgaben und alltägliche Verwaltungsaufgaben sind leicht ersetzbar.

Der wichtigste Punkt ist, dass die zu ersetzenden Aufgaben standardisiert sind, denn Flow kann weder denken noch entscheiden. Wir müssen dem Flow die Bedingungen für Entscheidungen im Voraus definieren, der Flow kann nur prüfen ob die Bedingungen erfüllt sind oder nicht und dann unseren definierten Aufgaben ausführen.

Eine große Einschränkung bei Microsoft Flow ist, dass die Auswahl an Flow-auslösenden Ereignissen bei manchen Diensten stark standardisiert ist. Beispielsweise ist es nur möglich, einen Flow mit E-Mail Benachrichtigungen aus dem CRM zu erstellen, wenn im CRM neue Datensätze erstellt wurden, Datensätze geändert oder gelöscht wurden. Es ist nicht möglich eine E-Mail-Benachrichtigung zu erstellen, die ausgelöst wird wenn ein Datensatz im CRM, beispielsweise Leads oder Verkaufschancen über einen bestimmten Zeitraum keine Aktivität stattgefunden hat.

Um Ideen zu generieren, was für Flows erstellt werden sollen, hilft es oft schon, bewusst durch den Arbeitstag zu gehen und sich damit auseinander zu setzen was für Tätigkeiten in meinem Arbeitsalltag immer wieder auftauchen.

Flows zu erstellen ist nicht schwer und macht Spaß. Selbst wenn es täglich nur ein paar Minuten sind, die ich durch sie einspare, die Zeit summiert sich bis zum Ende des Jahres. Die eingesparte Zeit ist nicht nur für den Unternehmer wertvoll, sondern auch für den einzelnen Mitarbeiter. Arbeiten wird angenehmer, wenn ich mich nicht mehr mit stupidem Eintragen von Daten in Listen beschäftigen muss, wenn ich mich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.

Für welches Programm ich mich jetzt entscheiden sollte?

Auch hier gibt es keine Masterantwort. Wenn ich fast ausschließlich mit Microsoft Produkten arbeite, wie wir es hier bei der Next Iteration tun, ist die Entscheidung für den Anbieter Microsoft natürlich sehr sinnvoll. Er unterstützt und verknüpft die verschiedenen Microsoft Programme hervorragend. Wenn ich jedoch mit Programmen und Applikationen von vielen verschiedenen Anbietern arbeite, sollte ich mich vorher informieren, ob Zapier mit seinen über 750 integrierten Anwendungen oder IFTTT mit seinen über 360 Anwendungen meine Programme nicht besser vernetzt. Des Weiteren spielt der Preis der Anbieter eine Rolle, der Abhängig davon ist, wie viele Flows ich monatlich ausführe oder wie viele Flows ich monatlich nutze. Das Basiskonto ist bei allen drei Anbietern kostenlos.

Ausblick

In diesem Beitrag habe ich für Sie die Funktionen von Microsoft Flow näher gebracht. Sven Heimberger wird an dieser Stelle bald einen Überblick über das Zusammenspiel von Microsoft Flow mit weiteren Anwendungen wie Power BI und Power Apps liefern. Dort erhalten Sie weitere Anregungen, wie Sie die Flows in Ihre Gesamt-Strategie integrieren können.
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Isabell Schenzle

Als Werkstudentin im Projektmanagement setzt Frau Schenzle ihren Fokus auf die kaufmännische Unterstützung bei aktuellen SharePoint Projekten. Im Rahmen ihres Studiengangs konzentriert sich Frau Schenzle auf Projekt-, Prozessmanagement und Controlling im Dienstleistungsbereich und setzt sich in ihrer Bachelorarbeit mit einem SharePoint Kundenprojekt auseinander. Kontaktieren Sie Frau Schenzle, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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