Microsoft Teams – Alles zum neuen Collaboration-Tool

Microsoft Teams - Alles zum neuen Collaboration-Tool

Es gab noch nie so viele Möglichkeiten zur Kommunikation und Collaboration für Teams. Aber ergänzen sich Tools wie Slack, Microsoft Yammer und Microsoft Teams? Oder ist es eine Entweder-oder Frage? Und für welches Tool zur Zusammenarbeit in unserem Team sollen wir uns entscheiden?

Um diese Fragen zu beantworten, habe ich das neue Tool Microsoft Teams etwas genauer angeschaut und mit seinem Konkurrenten Slack und dem schon länger vorhandenen Microsoft Dienst Yammer verglichen. Als Microsoft Partner arbeiten wir viel mit Yammer und haben uns gefragt, warum an dieser Stelle ein neuer Dienst entwickelt wurde. Um diesen Beitrag stets auf dem aktuellsten Stand zu halten, pflege ich Neuerungen über Updates ein. Im Folgenden die aktuelle Gliederung des Beitrags:

Microsoft Teams

  • Gegenüberstellung von Yammer und Microsoft Teams / Slack
  • Update 1: Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern (Gästen) in MS Teams

Roadmap für Microsoft Teams

Seit November 2016 gibt es eine Preview von Microsoft Teams, die in 18 Sprachen verfügbar ist. Am 14. März 2017 wurde Microsoft Teams veröffentlicht und ist damit Verfügbar. Im zweiten Quartal 2017 wurden bereits weitere Features, wie die Möglichkeit für Entwickler ihre Teams-Erweiterungen (wie beispielsweise der Integration von Adobe) direkt im Office Store anzubieten. Zusätzlich wurde die Verfügbarkeit von Teams auf 25 Sprachen erhöht. Weitere Features sind im Entwicklungsprozess oder bereits geplant.

Update 1 für Microsoft Teams

Mit dem neue Feature, externe Mitarbeiter mittels eines Gastzugangs in MS Teams zu integrieren, reagiert Microsoft auf die Anforderungen vieler Anwender. Der Nutzung von Teams mit der Beteiligung externer Projektmitarbeiter steht nun nichts mehr im Weg.

Microsoft Teams, welches bisher nur intern genutzt werden konnte, bietet nun die Möglichkeit externe Mitarbeiter in ein Team hinzuzufügen. Der Gast kann Content erstellen, bearbeiten und in Kanal- oder privaten Chats zu chatten. Des Weiteren ist ein Gast beispielsweise dazu in der Lage im Team einen neuen Kanale zu erstellen und Meetings zu erstellen sowie an ihnen teilzuhaben.

Einschränkungen der Nutzung von Teams für Externe

Funktionen, welche den Gästen im Gegensatz zu den Unternehmensmitarbeitern verwehrt bleiben, sind Folgende:
  • Organisationschats einsehen
  • Chat-Dateien mit anderen teilen
  • Apps ins Team hinzufügen
  • Teams erstellen
  • Öffentliche Teams entdecken / sich öffentlichen Teams anschließen
Hierdurch wird gewährleistet, dass der Gast keine Möglichkeit hat, nicht für ihn veröffentlichte Inhalte einzusehen.

Bedingungen für das Hinzufügen eines Gasts
Bedingung für die Einbindung von Externen ist, das diese ein Azure Active Directory Account besitzen. Zusätzlich muss die Zusammenarbeit mit Gästen in Microsoft Teams von einem Administrator erlaubt werden.

Der Administrator muss sich hierfür mit seinem Office 635 Admin Account einloggen, unter Einstellungen//Service & Add-Ins//Microsoft Teams// den Usertyp auswählen und „Microsoft Teams für all diese Nutzer einschalten“ aktivieren. Nach einer Wartezeit von bis zu einer Stunde sind die Einstellungen umgesetzt.

Sicherheit bei der Zusammenarbeit mit Gästen in MS Teams
Gäste Accounts werden durch Azure AD B2B Collaboration hinzugefügt und verwaltet, was die vollständige Kontrolle über die Unternehmensdaten sichert. So loggen sich die Gäste mit ihren eigenen Anmeldeinformationen innerhalb eines bedingten Zugangs an, ohne dass dazu ein externes Verzeichnis notwendig ist. Dadurch wird ein hohes Maß an Sicherheit und Usability bereitgestellt. IT-Admins können die Gäste in Ihrer Office-365-Umgebung leicht verwalten, indem sie sehen, wer als Gast im Unternehmen teilnimmt oder indem ein Admin Gäste hinzufügt oder ihnen den Zugang wiederruft.

Das Hinzufügen von Gästen
Um ein Gast im Team hinzuzufügen, ist es notwendig, dass zum einen die oben genannten Bedingungen erfüllt sind, und zum anderen, dass Sie ein Team Owner sind. Öffnen Sie den Menüpunkt „Teams“, klicken Sie auf die Einstellungen für das Team (drei Punkte) und klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen“. So können Gäste hinzugefügt werden:





Nach dem Klick auf eva.mueller@example.de als Gast hinzufügen, habe ich jetzt die Möglichkeit über das Bearbeiten-Symbol den Namen zu verändern (zu einem späteren Zeitpunkt ist dies nur mit Hilfe eines Admins möglich).



Gäste werden in Teams stets gut erkennbar mit dem Namenszusatz (Gast) gekennzeichnet.

Mit dem erneuten Klick auf „Hinzufügen“, ist Eva nun Teammitglied.

Bearbeiten der Genehmigungen für Gäste in meinem Team

Will ich nun die Genehmigungen für Gäste in meinem Team bearbeiten, kann dies über den Menüpunkt Teams//Einstellungen für das Team (drei Punkte)//Team anzeigen//Einstellungen//Gastberechtigungen erfolgen. Hier kann ich zulassen, das Gäste Kanäle im Team erstellen oder löschen können, wie in nachfolgendem Bildschirmausschnitt sichtbar ist:



Zukünftige Erweiterung
Mit einem späteren Update soll das Hinzufügen von Gästen in Microsoft Teams noch einfacher werden:
Gäste sollen dann nicht mehr unbedingt einen Azure AD Account als Zugangsvoraussetzung benötigen. Für die Kollaboration in Microsoft Teams soll in naher Zukunft auch ein einfacher Microsoft Account ausreichen, welcher jederzeit kostenlos mit einer Standard-E-Mail-Adresse erstellt werden kann.

Microsoft Teams in Abgrenzung zu Slack

Slack (kurz für Searchable Log of All Conversation and Knowledge) bekam durch Microsoft Teams einen ersten ernstzunehmenden Konkurrenten. Sowohl Slack wie nun auch Microsoft mit Microsoft Teams bieten sehr ähnliche Möglichkeiten zur Kommunikation und Collaboration im Team. In einem offenen Brief an Microsoft nahm der CEO von Slack Stellung zu der Einführung von Microsoft Teams. Als große Vorteile gegenüber Microsoft sieht er die vielen Nutzererfahrungen, die offene Plattform und Slacks kundenorientierter, hingabevollen Arbeitsweise (Vollständiger Brief hier).

Slack ist spezialisiert auf sein Tool, ist kleiner als Microsoft und in gewisser Maßen unabhängiger als Microsoft Teams, da Teams mit vielen weiteren Microsoft Produkten zusammenhängt. Der aber vielleicht alle Vorteile von Slack schlagende Vorteil von Microsoft ist die Integrationsfähigkeit anderer Microsoft Office Produkte.

Microsoft Yammer – Warum brauchte es einen zusätzlichen Dienst?

Yammer ist ein Tool um mit Gruppenmitgliedern über die Arbeit zu reden und zusammen zu arbeiten. Es fungiert hervorragend wie ein Schwarzes Brett, wo Dokumente, Links und Statusupdates gepostet werden können. Durch die Integration von Yammer in Microsoft Office 365 wurden Collaboration und Kommunikation um ein hohes Maß erleichtert: Kalender, OneNote Notebooks, PowerBI, Planner, in SharePoint gespeicherte Dokumente, etc. können in Yammer mit der Gruppe geteilt werden.

Auch die Zusammenarbeit in Gruppen mit externen Partnern ist leicht, da diese ganz einfach in Gruppen hinzugefügt werden können und so auf dem neusten Stand bleiben. Die externen Partner können offene Fragen stellen, welche die Gruppe dann beantworten kann. Jede gestartete Diskussion kann mit der eigenen URL dieser aufgerufen werden, was das Einbinden der Diskussion in andere Inhalte sehr einfach macht.

Es wäre eine Möglichkeit von Microsoft gewesen, Microsoft Yammer einfach nur um die Funktionalitäten von Microsoft Teams zu erweitern. Dies hätte jedoch zur Folge gehabt, dass Yammer sehr viel komplexer, unübersichtlicher und voller geworden wäre. Durch das neue Microsoftprodukt Teams haben wir Anwender die Möglichkeiten einer Wahl. Haben wir bisher Yammer benutzt, wird uns die Nutzung von Microsoft Teams nicht aufgezwungen.

Microsoft Teams – Das kann der neue Dienst

Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum in Office 365. Es ist ein Programm zur Collaboration sowie zum Arbeiten und Bearbeiten von Dokumenten, im für das Team zugänglichen Raum. In Microsoft Teams wird der Zugriff auf andere Produkte des Office 365 Pakets ermöglicht. So sind zum Beispiel Outlook, SharePoint, Skype for Business , Office 365ProPlus schon in Teams integriert. Es ist also eine Grundeinstellung von Teams, dass die Systeme miteinander verknüpft sind und muss nicht extra bezahlt werden. Es sind OneNote, Skype für Business, PowerBI und SharePoint, aber auch Benachrichtigungen aus beispielsweise Twitter in Microsoft Teams integrierbar. Alle Inhalte in Teams werden von Microsoft nach hohen Standards verschlüsselt und gesichert und Compliance Richtlinien sind gut abbildbar.

Dabei setzt Microsoft Teams auf schnelle, moderne Kommunikation. Die Plattform versucht, den unterschiedlichen Bedürfnissen von unterschiedlichen Teams gerecht zu werden. Die Art der Kommunikation ist dabei ganz eindeutig auf eine junge Zielgruppe zugeschnitten. Wer sich bei WhatsApp und 9gag wohl fühlt und gerne über GIFs kommuniziert, wird sich in Teams schnell wohl fühlen.

Der Aufbau von Microsoft Teams

Die Menüfelder von Microsoft Teams heißen „Aktivität“, „Chat“, „Teams“, „Termine“ und „Dateien“.

Menüfeld „Aktivität“

Hier sind die letzten Benachrichtigungen meiner Teams zu sehen. So können Teammitglieder sich einen kurzen Überblick verschaffen, welche Aktivitäten in den Teams stattgefunden haben.

Menüfeld „Chat“



Im Menüfeld „Chat“ können teamunabhängige, auch private Konversationen, mit einer oder mehreren Personen erfolgen. Der Chat ist das wichtigste Feature in Microsoft Teams. Skype ist voll in Teams integriert und Chats können jederzeit in Videochats umgewandelt werden. Die Chathistorie ist jederzeit vom Chatteilnehmer abrufbar.

Des Weiteren können wir im Menüfeld „Chat“ mit „T-Bot“, dem Assistenten in Microsoft Teams chatten und ihm Fragen stellen. Vor allem beim Kennenlernen von Microsoft Teams kann er eine große Hilfe sein. Jedoch ist er bislang nicht in Deutsch verfügbar. Unter der Registerkarte „Häufig gestellte Fragen“ können weitere Antworten gefunden werden.

Menüfeld „Teams“

Arbeiten mit Microsoft Te

Erstellung von Teams und den zugehörigen Kanälen:
Im Menüfeld „Teams“ sind die ersten Schritte das Erstellen eines neuen Teams (im oberen Bildschirmausschnitt „Social Blogging und Website“) und das Hinzufügen der Teammitglieder. Beim Erstellen des Teams wird automatisch der Kanal „Allgemein“ erstellt. Die Teamchats in diesem Kanal können standartmäßig vom gesamten Team eingesehen werden und jedes Teammitglied wird über Aktivitäten der Gruppe informiert. Anschließend können weitere Kanäle zu verschiedenen Themen- und Aufgabengebieten des Teams hinzugefügt werden (im oberen Bildschirmausschnitt „Blog“ und „Website“). In den neuen Kanälen sind jedoch nicht wie im Kanal „Allgemein“ automatisch alle Teammitglieder Teilnehmer der Konversation. Das heißt, die Mitglieder des Teams, für die der Kanal relevant ist, müssen extra in diesen hinzugefügt werden.

Wird ein Team gelöscht, werden automatisch alle darin abgelegten Dokumente und Dateien mitgelöscht.

Kommunikation im Team:
Im Team können über die verschiedenen Kanäle verschiedene Konversationen stattfinden. Die Konversationen können jederzeit in einen live Videochat umgewandelt werden und das Teilen und Posten von Dokumenten, etc. ist sehr einfach. Durch zahlreiche Emojis, Sticker und Vorlagen von Gifs und Memes (Bilder/ Animationen die beschriftbar sind) werden die Konversationen in den Chats und Kanälen noch lebhafter. Die Gifs und Memes sind dabei bei unseren eigenen Teamunterhaltungen besonders beliebt.

Die einzelnen Beiträge im Kanal können direkt beantwortet oder kommentiert werden, wodurch in einem Kanal mehrere Unterhaltungen gleichzeitig stattfinden können. Dies ist sehr nützlich, da es dazu beiträgt, dass die Übersichtlichkeit und der Bezug einzelner Kommentare im Kanal nicht verloren gehen. Durch das Erwähnen von einem Team-Mitglied, wie im nachfolgenden Bildschirmausschnitt zu sehen, wird derjenige sofort auf den Kommentar aufmerksam gemacht.

Personen in Teams

Wie bei den privaten Chats kann die Teamhistorie jederzeit eingesehen werden. Selbst Mitglieder, die erst später in das Team aufgenommen wurden haben die Möglichkeit die vollständige Teamhistorie nachzulesen.

Individualisierung von Teams:
Die Teams und Kanäle können als Favorit entfernt werden, wenn ich als Nutzer nicht an den Inhalten der Kanäle teilhaben will oder nicht ständig auf dem neusten Stand sein muss. Dies trägt zur Übersichtlichkeit der privaten Ansicht von Microsoft Teams bei.

Dateiintegration in Microsoft Teams

Auch der Arbeitsraum des Teams in Microsoft Teams bietet Möglichkeiten, ihn je nach Anforderungen des Teams individuell anzupassen. So können zum Beispiel wie auf dem oberen Bildschirmausschnitt zu sehen, die Registerkarten in den Kanälen ganz einfach um Excel, OneNote, Planner, etc. erweitert werden.

Dateiintegration in Microsoft Teams

Wird der Kanal beispielsweise um die Registerkarte PowerPoint erweitert, so kann eine bereits existierende PowerPoint-Datei hinzugefügt werden. An dieser kann nun jedes Mitglied arbeiten. Die Registerkartenunterhaltung ist neben der Datei aufgeführt, wodurch Absprachen bei der Bearbeitung erleichtert werden.

Des Weiteren können in Teams beispielsweise Daten aus SAP oder CRM eingebunden oder abgefragt werden. Dies ermöglicht unkomplizierte, übersichtliche Konversationen, da alle relevanten Daten für ein Gespräch über das Medium Teams abgebildet werden können.

Menüfeld „Termine“

Im Menüfeld „Termine“ sind die Termine aus den Teams sowie auch dem eigenen Outlook-Kalender aufgeführt. Dies ist meiner Meinung nach besonders praktisch, da es auch hier wieder Programmübergreifend hilft, den Überblick über anstehende Besprechungen zu behalten.

Menüfeld „Dateien“

AktivitätenMit der Ansicht „Zuletzt verwendet“ werden alle Office-Dokumente welche ich in letzter Zeit geöffnet hatte angezeigt. Die Ansicht „Microsoft Teams“ führt alle Dokumente meiner Teams auf und „OneDrive“ führt alle meine OneDrive for Business-Dateien auf. „Downloads“ zeigt alle Dateien an, die ich aus Microsoft Teams heruntergeladen habe. Alle aufgeführten Dateien können aus Microsoft Teams geöffnet und bearbeitet werden und werden automatisch gespeichert.

Was besonders praktisch ist, ist das beim Anlegen eines Teams gleichzeitig im SharePoint eine Site angelegt wird. Im SharePoint sind die Dokumente des Teams ebenfalls einzusehen.



Microsoft Teams Roadmap

Seit November 2016 gibt es eine Preview von Microsoft Teams, die in 18 Sprachen verfügbar ist. Am 14. März 2017 wird Microsoft Teams veröffentlicht und ist damit Verfügbar. Für das 2. Quartal 2017 sind weitere Features und zusätzliche Sprachen geplant.

Wichtige Zahlen zu Microsoft Teams

  • Pro Mandant können 500.000 Teams erstellt werden
  • Jedes Team kann 10 Besitzer haben
  • Ein Anwender kann 250 Teams erstellen
  • In einem Team können 600 Mitglieder sein
  • In einem Chat können 10 Anwender sein
  • Die Audio Bandbreit schafft 100 Kbps
  • Videos schaffen 4-8 Mbps (FullHD)

Microsoft Teams aus technischer Sicht

Die Basis von Teams bilden Office 365 Groups. Dadurch wird für Teammitglieder vieles automatisch zugänglich. Dazu gehört:
  • Azure AD als Sicherheitsgruppe
  • Exchange als E-Mail Verteiler, Gruppenunterhaltung und Gruppenkalender
  • Dokumente und ein OneNote als SharePoint Team Site
  • Einen Planer für die Aufgabenverwaltung
  • Teams als Chat basierter Arbeitsbereich

Client Anforderungen

Folgende Clientanforderungen werden beim Einsatz von Microsoft Teams vorausgesetzt:
  • Windows 7 +
  • MacOS 10.10+
  • Android 4.4 +
  • iOS9 +
  • Windows Mobile 10.0.10586+

Browser Anforderungen

Folgende Clientanforderungen werden beim Einsatz von Microsoft Teams vorausgesetzt:
  • Edge 12+
  • Internet Explorer 11
  • Firefox 47+
  • Chrome 51+
  • Safari Support ist in Planung

Gegenüberstellung von Yammer und Microsoft Teams/ Slack

Microsoft Yammer Microsoft Teams/ Slack
Zweck des Programms Eher Kommunikationsplattform Eher Collaboration-Plattform
Größe der Gruppen Sehr große Gruppen möglich Unübersichtlichkeit ab gewisser Größe von Gruppen
Geschwindigkeit von Konversationen Eher langsam Sehr schnell
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten Schwierig, da Gruppengröße oft zu hoch Sehr leicht möglich
Übersichtlichkeit über stattgefundene Gespräche Sehr gute Übersichtlichkeit Übersichtlichkeit eher schlechter
Persönlichkeit der Gespräche Niedrig, da sich Nachrichten oft an eine Vielzahl von Personen richtet oft formell Hoch, im kleinen Team ungezwungene Konversationen möglich eher informell
Teilen/Posten von Dokumenten Sehr leicht Sehr leicht
Integration anderer Office Produkte Gute Vernetzung der Programme Bei Microsoft Teams sehr gute Integration anderer Microsoft Produkte möglich, bei Slack Integration möglich
Integration externer Partner Sehr gute Möglichkeiten Integration eher schwierig, bei Microsoft Teams in Planung
Vertraulichkeit Eher niedrig, große Gruppen keine Geschäftskritischen Daten, da Empfängergruppe groß ist alle Inhalte können gruppenübergreifend geteilt werden Sehr hoch, da es sich um kleine Teams handelt auch vertrauliche Businessdaten/ Teamfotos keine Teilfunktion in Microsoft Teams
Beitritt in Gruppe/Team Beitritt ohne Einladung möglich Beitritt nur durch Einladung des Administrators
Suche Gruppenübergreifend möglich, da Konversationen auch in SharePoint eingebunden werden können Über Teamgrenze hinaus nicht möglich

Kurz zusammengefasst

Im Großen und Ganzen kann gesagt werden, dass Yammer eher für große Gruppen und Unternehmensweite Kommunikation vorteilhaft ist. Slack und Microsoft Teams dagegen sind sehr gut für kleine Teams geeignet, die sehr effizient auf ein spezifisches Ziel zusteuern.

Aber für welches Tool entscheide ich mich nun?

Muss man Yammer und Slack/ Microsoft Teams haben? Ein klares Nein! Denn nur, weil ich privat WhatsApp und E-Mails nutze, heißt das nicht, dass ich automatisch Twitter, Facebook, etc. nutzen muss. Es hängt von den Präferenzen und Wünschen von mir und meiner Community ab. Es hängt davon ab, wie wir miteinander kommunizieren wollen. Es hängt von der Organisation und Arbeitsweise des Teams ab, für welches oder welche Tools man sich entscheiden sollte. Slack und Microsoft Teams sind nicht für jeden etwas, Yammer ist nicht für jeden etwas. Bei richtiger Anwendung haben beide enorm großes Potential um zu einer sehr erfolgreichen und effizienten Teamarbeit beizutragen.

Für gute Ergebnisse und zufriedene Mitarbeiter ist es umso besser, wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Auswahl und Vielfalt verschiedener Tools zur Kommunikation und Collaboration ermöglicht. So kann jeder Mitarbeiter das Tool nutzen, welches er für die aktuelle Arbeit benötigt.

Da wir bei der Next Iteration hauptsächlich Programme von Microsoft Office nutzen, bieten Teams und Yammer durch ihre sehr gute Integration in Office 365 für uns die bessere Arbeitsumgebung. Wir werden intern weiter ausprobieren, in welchen Zusammenhängen wir Yammer und Teams einsetzen können und hier berichten. Aktuell habe ich den Eindruck, dass es für die Mitarbeiter bei uns noch eher irritierend ist, mehrere Kommunikations-Tools (Yammer, Teams und auch Outlook) im Einsatz zu haben. Langfristig kann ich mir aber gut vorstellen, dass wir Yammer für die unternehmensweite Kommunikation und Teams für die Zusammenarbeit bei Projekten nutzen.

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Isabell Schenzle

Als Werkstudentin im Projektmanagement setzt Frau Schenzle ihren Fokus auf die kaufmännische Unterstützung bei aktuellen SharePoint Projekten. Im Rahmen ihres Studiengangs konzentriert sich Frau Schenzle auf Projekt-, Prozessmanagement und Controlling im Dienstleistungsbereich und setzt sich in ihrer Bachelorarbeit mit einem SharePoint Kundenprojekt auseinander. Kontaktieren Sie Frau Schenzle, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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