Wir beraten Sie zum Einsatz von SharePoint und Microsoft 365Leistungen
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Laslo Birnstill
Als SharePoint Solution Architekt und technischer Projektleiter ist Herr Birnstill neben seiner individuellen Projektbetreuung auch für den Bereich SharePoint Managed Services zuständig und betreut damit unsere Kunden auf einer langfristigen Basis. Mit Beginn von SharePoint 2003 schaffte er Transparenz bei allen SharePoint Aktivitäten im Unternehmen sowohl in den Fach- als auch in den IT Abteilungen und konnte damit innovative Lösungen für individuellen Kundenanforderungen umsetzen.
Kontaktieren Sie Herrn Birnstill, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.
Zusammenarbeit mit externen Anwendern – Übersichtlich, sicher und konsequent in SharePoint verwalten.
Heutzutage entstehen nahezu alle Produkte und Dienstleistungen im IT-Bereich in Kooperation vieler verschiedener Personen und Unternehmen. Im Rahmen der Globalisierung wird das Netz an Kontakten dabei immer größer. Doch statt weiter Flugmeilen zu sammeln, liegt der neue Fokus darauf, effektiv digital zusammenzuarbeiten. Dabei ist ein sicherer Datenaustausch essenziel.
Ab dem 01. November 2020 ist es nicht mehr möglich, vorhandene Workflows in SharePoint 2010 Online auszuführen oder neue Workflows zu erstellen. Wenn Sie also aktuell noch SharePoint 2010 Online Workflows nutzen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass diese ab November nicht mehr funktionieren werden! Um die gewohnte Funktionalität aufrecht zu erhalten, ist es zwingend notwendig alle Ihre SharePoint 2010 Workflows (innerhalb SharePoint Online) auf eine höhere Version der SharePoint Workflow Engine oder eine Power Automate Lösung zu migrieren.
SharePoint bietet die Möglichkeit, Benutzerzugriffe und Bearbeitungsrechte individuell zu definieren und einzuschränken. Häufig werden Berechtigungen in SharePoint nicht von IT’lern, sondern von den jeweiligen Abteilungsverantwortlichen (bzw. dem jeweiligen Site Owner) selbst verwaltet. Obwohl die Benutzerverwaltung auf den ersten Blick einfach erscheint, kann sie sich schnell zu einem komplexen Sachverhalt entwickeln.
Unternehmen scheitern häufig an der systematischen Verwaltung von Berechtigungen in SharePoint und verlieren so den Überblick, wer wo welche Berechtigungen besitzt.
Damit Sie Ihre Berechtigungen klar strukturieren können, wollen wir Ihnen mit diesem Blogbeitrag die Grundlagen eines Berechtigungskonzepts näherbringen und einige praktische Anwendungstipps geben.
“Mobile first, Cloud first” lautet seit dem Amtsantritt des CEO Satya Nadella im Jahr 2014 die Microsoft Devise. Seitdem migrieren immer mehr Unternehmen von der lokalen SharePoint On-Premises Lösung in die Office 365 Cloud.
Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Unterschiede, Chancen aber auch Risiken ansatzweise erklären. Anschließend zeige ich Ihnen, was Sie beachten sollten, wenn auch Ihr Unternehmen plant, in die Cloud zu wechseln. Unsere Denkanstöße sollen Ihnen erste wichtige Impulse zur Vorbereitung des Wechsels geben. Natürlich kann solch ein Beitrag keinen direkten Kontakt ersetzen oder Fragen zu allen Ihren Anforderungen abdecken. Dennoch sind es genau die folgenden Themen und Argumente, die wir in unserem regelmäßigen Kontakt mit unseren Kunden immer wieder diskutieren.
Ausfall, was nun? Wie bei Betriebsstörungen von SharePoint bestmöglich zu reagieren ist und welche Vorkehrungen Sie im Vorfeld treffen können, möchte ich Ihnen in einer dreiteiligen Reihe an Artikeln erläutern. Aber wo fange ich mit meiner SharePoint Dokumentation an? Wie sollte der Aufbau aussehen? Und was muss beim Inhalt beachtet werden?
Ihre Verantwortung? Das Leiten und Führen einer IT-Abteilung (auch unabhängig von SharePoint) wird nicht selten bestimmt durch die Delegation an Experten innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens. Dennoch muss sich hier der Verantwortliche immer absichern, dass alles Mögliche getan worden ist, um den besten Schutz vor unerwarteten Ausfällen zu gewährleisten. Denn falls ein Ausfall der SharePoint Umgebung vorliegt, müssen alle darauffolgenden Arbeitsschritte ohne langes Suchen und Delegieren automatisch erfolgen. Im besten Fall können aber die hier beschriebenen Beispiele schon dazu beitragen, dass Ausfallzeiten minimiert oder gar vermieden werden können, um – je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit – signifikante Kosten einzusparen.
Jedes System und jede Anwendung, die im Unternehmen eingesetzt wird, muss im Detail geprüft und im täglichen Betrieb ordnungsgemäß eingebettet werden – alles, was darüber hinaus geschieht, stellt ein Risiko für den Betrieb dar! Des Weiteren müssen neben der primären Plattform (z.B. SharePoint) auch alle angrenzenden Systeme gleichwertig betrachtet werden (z.B. Active Directory, SAP, cloud-basierte Anwendungen, etc.). Was bedeutet aber nun „ordnungsgemäß“?
Die folgenden Grundsäulen eines ordnungsgemäßen Betriebs sollten in jedem Fall als unverzichtbare Werkzeuge eingesetzt werden, um optimal auf Betriebsstörungen reagieren zu können oder diese im Vorfeld zu verhindern:
IT-Governance als aktive Gestaltung Ihrer Unternehmensprozesse
Als Verantwortlicher für unsere SharePoint Services betreue ich mit meinen Mitarbeitern unterschiedliche SharePoint On-Premises Umgebungen. Davon ist keine wie die andere, was meinen Aufgabenbereich umso mehr spannend macht. Dennoch profitiert jeder Kunde von unserem Erfahrungsschatz. Viele Probleme haben oft die gleichen Ursachen und die meisten Anfragen können aufgrund von ähnlichen Bedürfnissen bei anderen Kunden viel besser und schneller gelöst werden.
In SharePoint kann man mit Formularen und ohne Programmierkenntnisse viele Anpassungen vornehmen. Viele SharePoint Architekten und Entwickler setzen dabei auf InfoPath, ein Tool von Microsoft. InfoPath wurde von Microsoft abgekündigt, die geplante Alternative ebenfalls.
Welche Rolle Formulare in SharePoint spielen und welche Alternativen es gibt, habe ich in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.
Bei Microsoft „Delve“ ist der Name (to delve: forschen, graben, sich senken) tatsächlich Programm, mit Hilfe dieser Anwendung haben Sie die Möglichkeiten sich schnell und programmübergreifend in Ihr Wissen und Ihre Inhalte zu vertiefen.
Delve ähnelt im Erscheinungsbild einer Feedreader-App, ist jedoch weitaus mehr, denn Delve stellt Informationen programmübergreifend dar. Dabei durchsucht Delve Ihre Dateiablage und weitere Quellen wie beispielsweise Outlook E-Mails und deren Anhänge oder SharePoint Online.
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