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Effektive Krisenkommunikation mit Power Apps

Während dieser Pandemie erleben viele Unternehmen die größten Herausforderungen. Die Krisenzeit hat Unsicherheit, Angst, Sorge und Gefahr für die Zukunft der Organisationen mit sich gebracht. Viele Fragen innerhalb eines Unternehmens müssen schnell beantwortet und an die Mitarbeiter weitergegeben/kommuniziert werden. Wie wird die Arbeit organisiert? Wie haben sich Prioritäten geändert? Wie soll Kommunikation in dieser Situation erfolgen? Die Reaktionszeit auf – Verordnungen, die sich jeden Tag ändern, sollen minimiert werden, und Entscheidungen müssen innerhalb von wenigen Stunden getroffen werden.

In dieser Zeit spielt die Kommunikation eine besonders wichtige Rolle. Informationen müssen schnell vom Vorstand, über Abteilungsleiter zu den Arbeitnehmern gelangen. Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigt. Wie verändern sich Geschäftsprozesse in der Krise? Wie werden Mitarbeiter über Maßnahmen informiert? Wie sollen Mitarbeiter ihren Status mitteilen und an wen? Auch kleinere Unternehmen haben oft Kommunikationsprobleme, besonders wenn die Unternehmenskultur und -infrastruktur nicht für die Arbeit im HomeOffice ausgelegt ist.

Eine Krisenkommunikations-App für Ihr Unternehmen

Um die Auswirkungen des COVID-19-Ausbruchs zu mildern und diesen Notstand mit wenigen Ausfällen und negativen Konsequenzen zu überwinden, kann eine Krisenkommunikations-App helfen, Unternehmen bei ihren verstärkten Maßnahmen zu unterstützen. Mit der Krisenkommunikations–App können Informationen über die Situation in Ihrem Unternehmen ganz einfach übermittelt werden. Eine solche App kann auf bestehenden Lösungen wie Power Apps, Power Automate (früher Microsoft Flow), Teams und SharePoint aufgebaut werden. Wenn Sie eine neue Arbeitsanweisung, Sonderregelung bei den Schichtplänen oder COVID – 19 Informationen über SharePoint oder Teams veröffentlicht haben, werden diese direkt in der Krisenkommunikations–App zur Verfügung gestellt. Alle Informationen, die durch die App zur Verfügung gestellt werden, werden in mehreren SharePoint Listen, wie z.B. News, Kontakte usw. gepflegt und gespeichert. 

Die App besteht aus zwei Ansichten. Über die Administratorenansicht können die Einstellungen verwaltet, sowie auch die Beiträge zu Unternehmensnachrichten erstellt werden. Auch Notfallkontakte, Tipps, Links und FAQ können von hier bearbeitet werden. Die Administratoren können auswählen, ob Informationen per Teams, E-Mail oder Push-Benachrichtigungen gesendet werden. Push-Benachrichtigungen für Updates und News sind bis auf Weiteres bei allen Lizenzen kostenlos.

Über die Anwenderansicht können Mitarbeiter immer auf dem Laufenden bleiben. Dank der mobilen Anwendung bekommen die Mitarbeiter die letzten News über die Situation in der Firma und in der ganzen Welt, auch wenn sie im HomeOffice, am Arbeitsplatz oder beim Arzt sind. 

Geschäftsprozesse mit der/einer Krisenkommunikations-App optimieren

Die Krisenkommunikations-App verfügt über Features, die Ihnen dabei helfen Ihre Geschäftsprozesse während der Pandemie zu verbessern. Die größten Vorteile dieser App sind:

  • Zeitersparnis – schnelle und unbürokratische Bearbeitung von internen Anfragen
  • Informationstransparenz – die gleiche Information wird gleichzeitig mit allen Mitarbeitern geteilt und wirkt somit der Verbreitung von Gerüchten entgegen oder beugt ihnen vor
  • Ressourcen werden nicht belastet – Auf alle relevanten Informationen können innerhalb der App zugegriffen werden, das minimiert An- und Rückfragen
  • Notfallkontakte – die richtigen Personen können einfach und schnell kontaktiert werden

Auch interessant: Prozesse darstellen im Intranet – So visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit SharePoint und Office 365

Den aktuellen Status mit Kollegen und Vorgesetzten teilen

Mittels der Funktion “Status teilen” erhalten Sie immer die aktuellen Informationen über den Abwesenheitsstaus oder Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter. Beim Klicken auf den Button „Status teilen“ landet der Mitarbeiter auf der nächsten Seite und wählt eine von zwei Optionen aus: “Arbeiten im HomeOffice“ oder “Abwesend”. Als Nächstes soll der Zeitraum in dem geöffneten Kalender eingetragen und anschließend die Kontaktpersonen ausgewählt werden. Zusätzlich können mithilfe des PowerBI Reports über den Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter erstellt werden. Das hilft Ihnen dabei, Arbeitsprozesse, Vertretungen sowie Zeitkonten zu verwalten und zu überwachen. Nach Bedarf können alle Mitteilungen an eine Person weitergeleitet werden, somit wird die Transparenz des aktuellen Stands sichergestellt.

Anfragen stellen

Während der Krise oder: In Krisenzeiten, besonders wenn eine Pandemie ausgerufen wurde, haben die meisten Mitarbeiter einen erhöhten Informationsbedarf. Mithilfe der Krisenkommunikations-App können Ihre Mitarbeiter verschiedene Anfragen erstellen. Diese werden automatisiert in einer SharePoint Online Liste gespeichert. Der Flow sendet die Anfrage an die Person, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist. Der Verantwortliche wird über eine neue Anfrage durch Push-Benachrichtigungen informiert und kann direkt über die App oder Teams auf die Anfrage antworten. Über die Antwort werden Mitarbeiter sofort per App und E-Mail benachrichtigt. Dieser Prozess erlaubt eine schnelle und unbürokratische Bearbeitung der Anfragen, aber auch eine deutliche Reduzierung der Antwortzeit. Eine Urlaubsanfrage können Sie innerhalb wenigen Minuten auch über Ihr Handy genehmigen. So gewinnen Sie mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

FAQ – Häufig gestellte Fragen auf einen Blick

Um die Notanrufzentrale des Unternehmens nicht zu überlasten, können die Mitarbeiter über die App in dem Reiter FAQ die Antworten auf die meisten Fragen lesen.

Unternehmens Neuigkeiten

In der Krise sind nicht nur die Geschäftsführer verunsichert, sondern auch die Mitarbeiter wollen über die aktuelle Lage und Entscheidungen des Vorstands informiert werden, umso mehr, wenn wegen der Pandemie Arbeitsbedingungen geändert, oder Sonderregelungen z.B. zu Schichtplänen vorgesehen sind. Das “Unternehmens News” Feature wird ebenfalls bei der Krisenkommunikations-App unterstützt. Sobald ein neuer Beitrag veröffentlicht wird, erhalten die Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung und können direkt in der App die News lesen. Somit wird der Informationsfluss kontrolliert, ohne Gerüchte zu verbreiten.

Welt News zu COVID-19

Eine andere Funktion der Krisenkommunikations–App erlaubt Ihnen sich immer über die Ausdehnung des COVID – 19 oder die wirtschaftliche Situation in der Welt zu informieren. Die “Welt News” werden über den RSS-Feed geteilt. Ein RSS-Feed ist eine Form des Newsletters. Statt neue Artikel per E-Mail zu bekommen, können Mitarbeiter alle abonnierten RSS-Feeds in der App sammeln. Es können seriöse Quellen ausgewählt werden, bei denen die Informationen besonders wichtig für die Zukunft der Firma oder für deren Mitarbeiter sind, z. B. Informationen der Weltgesundheitsorganisation (WHO) oder der Kommunalverwaltung.

Links – Weiterführende Informationen

Für diesen Zweck kann auch den Reiter “Links” benutz werden. Hier können nicht nur Verknüpfungen mit Webseiten von außen aufgelistet, sondern auch Links zu den Firmenrichtlinien in der Krisensituation zusammengefasst werden.

Notfallkontakte

Was in der Krise noch wichtig ist, ist zu wissen, an wen man sich bei einem Notfall wenden muss. Deswegen werden dafür die verantwortlichen Personen benannt und in der App aufgelistet. Diese können über Telefon oder E-Mail kontaktiert werden. Auch bei schnell wechselnden Verantwortlichkeiten oder Ausfällen wird so die Kommunikation innerhalb des Unternehmens gewahrt.

Hilfreiche Tipps

Der Reiter “hilfreiche Tipps” bietet die Möglichkeit mit Mitarbeitern zum Beispiel Tipps zum Arbeiten im HomeOffice zu teilen. Weitere hilfreiche Tipps, können den veränderten Umgang mit Hygienemaßnahmen vor Ort betreffen, um sich optimal vor dem Corona-Virus zu schützen.

Transparenz in der Kommunikation verringert die drastischen Konsequenzen der Pandemie. Um Panik zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter zuverlässige Informationen bekommen. Mit der Krisenkommunikations–App haben Sie alle notwendigen Features, damit Ihre Mitarbeiter umfassend und rechtzeitig informiert werden können.

Wir stellen Ihnen eine Krisenkommunikations-App zusammen

Wir helfen Ihnen dabei, eine Krisenkommunikationsapp so einzusetzen, dass die Kommunikation in Ihren Teams während dieser Zeit verbessert wird. Im Zusammenspiel mit zusätzlichen Office 365 Diensten kann die App einen Mehrwert schaffen, ohne dass Sie mehr Aufwand betreiben müssen. Bei der Next Iteration erhalten Sie die Beratung und Unterstützung, die Sie benötigen, um eine solche App umzusetzen und sinnvoll zu nutzen. Kontakt aufnehmen.

Schnelle Hilfe für den Einsatz von Microsoft Teams

Wir helfen Ihnen mit unserem Fachwissen gerne dabei, Ihr Unternehmen schnell für die Arbeit aus dem HomeOffice fit zu machen. Damit wir Sie einfach und sicher beraten können, haben wir unser Angebot um online Beratungsleistungen und Schulungen erweitert. Unsere Experten helfen Ihnen unkompliziert und remote bei Ihren Fragen.

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Olga Vlasiuc

Olga Vlasiuc
Olga Vlasiuc ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit unserem Produktmanagement. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf dem OCTO Dashboard, das Unternehmen dabei hilft, den Überblick über Dokumente zu behalten. Kontaktieren Sie Frau Vlasiuc, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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