SharePoint 2016 – Soll ich migrieren Teil 2

SharePoint 2016 - Soll ich migrieren Teil 2 Neue Funktionen in SharePoint 2016

Wie bereits in unserem ersten Beitrag dieser Blogreihe beschrieben, kann die Frage, ob SharePoint 2016 eingeführt werden soll oder nicht, nicht allgemeingültig beantwortet werden.

Es gibt grundlegende Fragen und Fakten, mit denen sich jeder Entscheider beschäftigen sollte. Neben den Funktionen, die nicht mehr verfügbar sind, sind das natürlich die neuen und verbesserten Funktionen von SharePoint 2016.

Jedes einzelne Detail im neuen Release kann ausschlaggebend für eine Entscheidung sein. Es ist in diesem Beitrag nicht möglich, auf alle Szenarien im Detail einzugehen. Deshalb habe ich Ihnen ein paar typische Geschäftsszenarien aufgeführt, bei denen eine Migration auf SharePoint 2016 Sinn macht. Die Szenarien basieren auf Problemstellungen, die uns in bisherigen SharePoint Projekten begegnet sind.

Ihr Vorteil mit den neuen Funktionen von SharePoint 2016

Unterstützung von größeren Datenmengen

Beispielszenario Massendatenhaltung

Wenn Sie SharePoint bereits im Einsatz haben, ist Ihnen die Frage über das zu erwartende Datenaufkommen in den kommenden Jahren sicherlich geläufig. Folgende Antworten darauf sind nicht nur möglich, sondern zumindest nach unseren bisherigen Projekterfahrungen auch wahrscheinlich.
  • Antwort A: Sie können abschätzen, was im ersten Jahr, aber nicht in den kommenden Jahren auf Sie zukommt.
  • Antwort B: Sie wissen, dass Sie von Anfang an mit einem großen Datenvolumen rechnen müssen.
  • Antwort C: Sie gehen von einem geringen Datenaufkommen aus.
In der Vergangenheit war in unserem Projektumfeld meist Antwort A die Regel. Meistens sogar noch mit dem Zusatz, dass mit einem zu schnellen Datenwachstum eigentlich nicht gerechnet werden kann. Die Realität spricht da aber oft eine andere Sprache, denn die Erhöhung des Datenvolumens kann sehr schnell durch unerwartete Faktoren beeinflusst werden, z.B.:
  • Es werden weitere Mitarbeiter im Unternehmen eingestellt, die automatisch mehr Inhalt produzieren.
  • Je nach Richtlinien können beliebig viele Versionen von Dokumenten erstellt werden (bis zu 400.000 Hauptversionen, zusätzlich zu jeder Hauptversion bis zu 500 Nebenversionen). Wichtig ist hierbei zu wissen, dass jede Version eine vollwertige Datei darstellt.
Von technischer Sicht zu beachten ist, dass Microsoft bei SharePoint 2013 empfiehlt, je Inhaltsdatenbanken die Grenze von nur 200 GB nicht zu überschreiten. Dies bedeutet, dass 200GB zwar überschreitbar sind, aber die Folgen sind unerwartete Performanceeinbußen bis hin zum Verlust der Supportfähigkeit des Systems– und da 200 GB für ein Dokumenten Management System ist nicht wirklich als high end zu betrachten ist, mussten oft „Workarounds“ umgesetzt werden. Beispielsweise durch geschickte Navigationskonzepte mehrere Inhaltsdatenbanken konsolidieren oder ein Splitten der Inhaltsdatenbanken. In beiden Fällen entstehen Kosten für die Anpassung der Konzeption, die Durchführung von Wartungsarbeiten und gegebenenfalls auch die Schulungskosten der Mitarbeiter.

Microsoft hat auf diese Problematik reagiert. Mit SharePoint 2016 wurde diese Limitierung für Inhaltsdatenbanken bei SharePoint 2016 aufgehoben beziehungsweise deutlich erweitert. Nun liegt das Limit bei mehr als einem Terra Byte.

Verbesserte User Experience

Beispielszenario für reine On-Premises Umgebungen
Microsoft bietet mit Office365 oder den hybriden Lösungen viele Möglichkeiten. Dennoch soll es für den Anwender kein Nachteil sein, wenn reine On-Premises Installationen angeboten werden. Zu den bereits bestehenden Features wurden im letzten Monat für die folgenden Quartale weitere Verbesserungen angekündigt. Hierzu gehören beispielsweise:
  • Neu Mobile Apps für Windows Phone, iPhone und Android Geräte (wichtig hierbei ist auch, dass die Oberflächen ab jetzt 100% responsive sind)
  • Verkürzung der Klickwege bei der Verwaltung von Dokumenten und Informationen
  • Neue Tastenkombinationen erlauben sogar, auf direkten Weg ohne Klicks, Dokumente beispielsweise hochzuladen oder zu bearbeiten
  • Verlinkungen gehen nicht mehr verloren, wenn Sie Dokumente in andere Bibliotheken verschieben
  • Intelligente Zusatzmechanismen befüllen automatisch die Eigenschaften von Dokumenten sobald diese innerhalb von gruppierten Ordnern verschoben werden (hier entfallen endlich lästige Nacharbeiten an den Metadaten)
  • Die Limitierung der erlaubten Sonderzeichen wurde herabgesetzt, so dass Sie hier bei der Namensgebung von Ihren Dokumenten deutlich flexibler sind
Und auch wenn eine hybride Lösung aktuell noch nicht auf Ihrer Roadmap platziert ist, arbeiten Sie jetzt mit SharePoint 2016 auf der gleichen Code-Basis wie bei Office 365. Eine spätere Integration in die Office 365 Welt ist somit noch einfacher als je zuvor.

Beispielszenario verbesserte Suche für hybride Umgebungen
Die effiziente Suche nach Informationen war, ist und wird immer ein Wettbewerbsvorteil sein. Die Suche nach Informationen kann sehr vielfältig sein. Diese reichen von der Suche nach Dokumenteninhalten bis hin zu der Suche nach Informationen zu den Kollegen in Ihrem Unternehmen (Profilsuche). Anzumerken dabei ist natürlich, dass die Inhalte nicht immer in SharePoint liegen müssen. Insbesondere für Unternehmen, die Ihre Daten auch in der Cloud angesiedelt haben, bietet SharePoint 2016 nun eine spürbare Verbesserung (Hybride Suche in SharePoint 2016).

Durch die Verknüpfung der Daten von SharePoint On-Premises und SharePoint Online in der Hybriden Suche, finden die Nutzer schneller die richtigen Informationen. Die Rechnung des Mehrwerts ist relativ einfach. Multiplizieren Sie die Zeit und die Kosten, die ein Mitarbeiter von Ihnen pro Tag bzw. pro Jahr mit der Suche nach Informationen benötigt. Addieren Sie hierzu die Folgekosten dazu, weil hier eventuell der falsche Weg beim täglichen Arbeiten eingeschlagen worden ist. Je größer das Unternehmen ist oder wird, müssen diese Zahlen immer kritischer bewertet werden. Wie hoch die Durchschnittszeit für die Suche nach falschen Informationen ist, ist auch leicht herauszufinden:
  • Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, wie viel Zeit sie oder er in dieser Woche damit verbracht hat, nach Informationen zu suchen
  • Welche Ergebnisse konnten erzielt werden?
  • Warum konnten keine guten Ergebnisse erzielt werden?
Beispielszenario Hybride Oberflächen „nahtlos“ vereint
Wer bereits mit SharePoint 2010 oder früheren Releases gearbeitet hat, hat sich über SharePoint 2013 gefreut – neue Oberflächen, neue Funktionen, bessere Navigation!

Mit SharePoint 2016 hat sich an den Oberflächen nicht viel geändert, aber der Fokus der Verbesserung liegt vor allem auf dem hybriden Ansatz. Viele unserer Kunden betreiben bereits On-Premises, wie auch Cloud-Lösungen. Und genau diese zwei Welten gilt es jetzt zu vereinen!

Wie bei der Suche, ist die Navigation ein entscheidender Faktor, ob der Benutzer schnell und zufrieden, oder mit Hindernissen und Wut im Bauch zum Ziel gelangt (wenn überhaupt). Was vorher mühsam konfiguriert werden musste, bietet SharePoint 2016 von Haus aus. Es verknüpft die On-Premises Installation mit der Cloud Welt über kleine, aber wirksame Verlinkungen, die als Absprung zwischen diesen Instanzen dienen können.

Durch den Anspruch von Microsoft, Office365 und On-Premises „nahtlos“ zu vereinen, sieht der Anwender nur noch anhand der Verlinkungen in welcher Welt sie oder er sich befindet. Auch hier gilt, ein zufriedener Mitarbeiter spart täglich Zeit und Geld!

Verbesserte Funktionen für den Betrieb von SharePoint Farmen

Beispielszenario Betriebskosten
Meist werden im Rahmen der von SharePoint Einführung anfänglich nur primär die Anforderungen seitens der Endanwender betrachtet. Natürlich ist das dies wichtig, da die Fachabteilungen oft auch der Treiber für die Anforderungen sind. Dennoch kommt aber spätestens nach der Entscheidung für SharePoint die Frage nach dem Betrieb der Umgebung auf. Wer hat die Betriebsverantwortung, wie komplex oder einfach kann die Plattform betreut werden?

Auch hier sind Mitarbeiter notwendig, die das System „SharePoint“ am Laufen halten müssen. Mit SharePoint 2013 hat sich die Welt ein gutes Stück verbessert, mit SharePoint 2016 ist man nochmals einen Schritt weitergegangen. Umfangreiche Tools zur Überwachung und Diagnose auf Farm- und Anwendungsebene erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit des Betriebsteams, sondern erhöhen die Qualität der Arbeit und senken gleichzeitig die Arbeitskosten. So können schon allein die spürbaren Verbesserungen bei den Logging Funktionalitäten bei der Suche nach potenziellen und akuten Fehlerquellen unerwartete Zeit- und Kostenfallen ersparen.

Um nicht den Rahmen zu sprengen, sollte zumindest ein Feature noch genannt werden. Mit dem sogenannten „Zero Downtime Patching“ Ansatz sind Patches und Upgrades nun auch möglich, ohne, dass die SharePoint Umgebung offline gehen muss. Wer bereits in Kontakt mit den bisherigen Herausforderungen bei der Planung von Patches und Upgrades gekommen ist, weiß dass diese neue Funktion sehr viel Ärger und Aufwand ersparen kann. Interessant hierbei ist auch für Administratoren, dass die Installationsdateien von mehreren Gigabytes nicht nur verkleinert, sondern deren Anzahl minimiert worden ist.

Funktionen zu Security und Compliance in SharePoint 2016

Beispielszenario Sicherheit
Private Smartphones und private Mail-Accounts werden immer häufiger verwendet, um auch Firmendaten zu nutzen oder verbreiten. Tippfehler in der E-Mail-Adresse haben schon oft dazu geführt, dass sensible Firmendaten an die falschen Personen gelangt sind.

Microsoft Intune wird für SharePoint 2016 bereitgestellt und es wird viele automatisierte Sicherheitsanwendungen geben, die das versehentliche Teilen von Daten in der falschen IT-Umgebung oder mit falschen E-Mail-Adressen verhindern.

Weiter werden sehr granulare Einstellungsmöglichkeiten für den Zugriff auf Dokumente ermöglicht. So kann eingestellt werden, dass bestimmte Dokumente von manchen Gruppen nur gelesen, aber nicht gespeichert oder bearbeitet werden dürfen.

Dabei lag der Fokus der SharePoint 2016 Entwickler nicht nur auf dem Sicherheitsaspekt, sondern auch bei der Nutzbarkeit der Daten. Auch wenn Sicherheit die oberste Priorität hat, wurde dafür gesorgt, dass die Anwender durch Sicherheitsmechanismen nicht in ihrer Produktivität eingeschränkt werden.

Weitere angekündigte neue Funktionen in SharePoint 2016

SharePoint Feature Packs – Neue Funktionen sind schneller verfügbar

Verabschieden Sie sich von langen Update-Zyklen. Da SharePoint 2016 auf der gleichen Codebasis läuft, wie SharePoint Online, werden alle Updates in sogenannten Feature Packs sofort auch für On-Premises zur Verfügung stehen.

Sie können dann entscheiden, wann und welche Feature Packs Sie installieren möchten.

Mobile App – Intranet in your Pocket

Endlich wird SharePoint richtig Mobil. Mit der neuen Mobile App für SharePoint können Sie Ihr Intranet auch auf verschiedenen mobilen Endgeräten abrufen. Einfach, schnell und sicher. Dabei werden nicht nur Windows Phones unterstützt, sondern auch iOS und Android.

Web Experience – Moderne und responsive Seiten

In SharePoint 2016 können in Sekunden neue Seiten erstellt werden. Sie unterstützen mobiles Arbeiten und multimediale Inhalte.

Enterprise Search ist besser integriert

Die Enterprise Search ist besser integriert und erleichtert so das Finden von Informationen ungemein.

Neue Dokumentenbibliothek Ansicht

Die Dokumentenbibliothek wurde überarbeitet und kommt mit einer völlig neuen Oberfläche daher. Sie ist modern, aufgeräumt und für jedes Endgerät optimiert. Die personalisierte Anordnung der Oberfläche wird über den Office Graph (LINK) gesteuert.

Zudem wurde sie mit kleinen neuen Funktionen aufgewertet. So können in Zukunft zum Beispiel wichtige Dokumente gepinnt werden, sodass sie immer oben stehen.

In einer Seitenleiste kann eine Vorschau des Dokumentes eingesehen werden, inklusive kürzlicher Aktivitäten und der Information, welche Personen welche Zugriffsrechte auf das Dokument haben. Lesen Sie mehr dazu: Document Library

Soll ich auf SharePoint 2016 migrieren?

Aber gibt es nun „zwingende“ Gründe dafür, SharePoint 2016 einzuführen? Nun, falls Sie noch SharePoint 2007 oder 2010 im Einsatz haben, sollten Sie sich den Umstieg auf jeden Fall überlegen (Handlungsempfehlung für Release 2010).

Anhand der neuen Funktionen und der Funktionen, die in SharePoint 2016 nicht mehr unterstützt werden, muss jedes Unternehmen für sich bewerten, ob eine Migration sinnvoll ist oder nicht.

Evaluierung der Kosten und Nutzen einer Migration…

… wenn Sie mit SharePoint 2016 geschäftskritische Funktionen verlieren

Verlieren Sie bei einer Migration geschäftskritische Funktionen (siehe SharePoint 2016: Soll ich migrieren? (Teil 1)), steht einem Umstieg auf SharePoint 2016 aus rein technischer Sicht trotzdem nichts im Weg. Auch bei SharePoint 2016 gilt die Regel, dass SharePoint eine offene Applikationsplattform ist und aus diesem Grund, rein aus technischer Sicht betrachtet, jede verlorene Standard Funktionalität alternativ umgesetzt werden kann. Aber auch wenn dem aus technischer Sicht nichts im Weg steht, empfehlen wir hier nicht leichtgläubig eine Migrationsentscheidung zu treffen, sondern eine gründliche Abwägung der Vor- und Nachteile mit Einbeziehung aller Kosten und Zeitaufwände.

Eine technische Lösung kann entweder durch eine Eigenentwicklung oder die Einführung von Drittprodukten herbeigeführt werden. Die Kosten für solch eine Lösung müssen natürlich mit dem Nutzen beziehungsweise den Vorteilen von SharePoint 2016 in Relation gesetzt werden. Dabei können vor allem die folgenden Komponenten eine wichtige Rolle spielen:
  • Zukünftige Wartungs- und Betriebskosten mit SharePoint 2016
  • Haben Sie noch weitere Drittprodukte in Ihrer aktuellen SharePoint Umgebung? o Unterstützen diese Drittprodukte bereits SharePoint 2016? o Was ist für ein Umstieg / Migration hierfür notwendig (Upgrade + Datenmigration)?
  •  Können Sie die Komplexität Ihrer Umgebung mit SharePoint 2016 reduzieren?
  • Profitieren Sie eventuell von Lizenzkosten?

… wenn Sie mit SharePoint 2016 keine geschäftskritischen Funktionen verlieren

Wenn Sie auf keine Funktionen angewiesen sind, die im neuen Release verloren gehen (SharePoint 2016: Soll ich migrieren? (Teil 1)), sollten Sie sich bei Ihrer Entscheidungsfindung die folgenden zwei Fragen stellen:
  • Was sind die Nachteile von meiner aktuellen SharePoint Umgebung?
  • Welche Erleichterung und Nutzen bringt mir SharePoint 2016?
Bei der Bewertung hierzu stehen Sie aber nicht unbedingt alleine im Ring. Unabhängige Dienstleiter können hier helfen, die Gegebenheiten objektiver zu bewerten und vor allem aus anderen Blickwinkeln zu betrachten. Sprechen Sie uns einfach dazu an!

Sie als Dirigent und Leiter beeinflussen die Weiterentwicklung und damit die Qualität Ihrer SharePoint Umgebung.

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Laslo Birnstill

Laslo Birnstill
Als SharePoint Solution Architekt und technischer Projektleiter ist Herr Birnstill neben seiner individuellen Projektbetreuung auch für den Bereich SharePoint Managed Services zuständig und betreut damit unsere Kunden auf einer langfristigen Basis. Mit Beginn von SharePoint 2003 schaffte er Transparenz bei allen SharePoint Aktivitäten im Unternehmen sowohl in den Fach- als auch in den IT Abteilungen und konnte damit innovative Lösungen für individuellen Kundenanforderungen umsetzen. Kontaktieren Sie Herrn Birnstill, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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