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Beiträge mit Tag ‘dokumenten management’

Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen und Listenansichten

Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen

Täglich wachsende Datenmassen im Unternehmen bringen uns einen Zugewinn an Wissen im Unternehmen. Jedoch bergen sie oftmals auch einen hohen Grad an Unübersichtlichkeit. Besonders betroffen sind Daten, welche ausschließlich physisch mithilfe einer hierarchischen Ordnerstruktur oder durch die Namensgebung strukturiert sind. Aber wie kann ich meine Daten in SharePoint strukturieren, damit ich die benötigten Informationen auf schnellstem Weg finde?

Datenstrukturen schaffen – Die optimale SharePoint Struktur aufbauen

Datenstrukturen schaffen - Die optimale SharePoint Struktur aufbauen

Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder ein System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – einen optimalen Aufbau für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.

Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit einem möglichst einfachen Aufbau zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.

OneDrive for Business vs SharePoint Websites – Wo lege ich meine Dokumente ab?

OneDrive for Business vs SharePoint Websites

Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Office 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.

Mit OneDrive hat Microsoft einen Cloud-Speicherplatz eingeführt, den ich wirklich nützlich finde, der aber auch gerne für Verwirrungen sorgt. Denn wer Office 365 oder ein On-Premises SharePoint im Einsatz hat oder die Einführung plant, weiß oft nicht genau, was der Unterschied zwischen OneDrive for Business und Website Bibliotheken ist. An beiden Stellen kann ich Dokumente ablegen und mit anderen teilen, habe die Möglichkeit frühere Versionen einzusehen und kann sie mit unterschiedlichen Endgeräten abrufen. Trotzdem sollte man für sich oder sein Unternehmen eine einheitliche Strategie zur Dokumentenablage entwickeln und nicht einfach alles in OneDrive oder SharePoint Online durcheinander würfeln.

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