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Digitales Dokumentenmanagement Konzept – Vom unübersichtlichen Laufwerk zum modernen digitalen Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement Konzept

Viele Anfragen erreichen uns zum Thema: Wie werden wir unser unübersichtliches Unternehmens-Laufwerk los? Gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten wir dann ein Konzept zur Ablösung des bestehenden Fileshares. Ziel ist eine moderne und übersichtliche Plattform für das Dokumentenmanagement zu schaffen.

Das Datenchaos im Fileshare wird zum Problem

Auf Fileservern werden Dokumente in Unternehmen oft jahrelang in hierarchischen Ordnerstrukturen abgelegt. Was am Anfang gut geplant und strukturiert war, entwickelt sich aber im Laufe der Zeit oft zu einem unübersichtlichen Datenwirrwarr.

Interne Stellenausschreibungen – interne Potenziale fördern und nutzen

Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das sich in den letzten Jahren nicht mit dem Fachkräftemangel beschäftigt hat. Die meisten Unternehmen entwickeln Strategien zur Mitarbeitergewinnung und fokussieren sich auf den Blick nach außen. Mindestens genauso wichtig ist der Blick nach innen, die Mitarbeiterbindung. Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zu fördern und sie entlang der Karriereleiter zu begleiten, ist in Zeiten des War for Talents zu einer zentralen Aufgabe geworden.

Ein wichtiges Instrument sind die internen Stellenausschreibungen, die Mitarbeitern die Chance geben sich beruflich zu verändern, ohne das Unternehmen verlassen zu müssen.

Informationsmanagement in Unternehmen – Whitepaper

Daten werden überall und rund um die Uhr generiert und stetig neue Informationen gewonnen, dabei ist kein Ende in Sicht. Mitarbeiter haben immer mehr das Gefühl von der Datenflut regelrecht überschwemmt zu werden. Informationen werden an zahlreichen Orten abgelegt, und je nach Unternehmensstruktur und -größe weiß am Ende keiner mehr so richtig wo er was findet.

Management Reporting – Reports endlich effizient verteilen und bereitstellen

Management Reporting Tool für Unternehmen

Reports, Auswertungen, Geschäftsberichte, Statusmeldungen – diese werden in der Regel ab einer bestimmten Unternehmensgröße von der Managementebene eingefordert. Das Überprüfen und Erreichen der gesetzten Ziele wird dadurch messbar und die verschiedenen Kennzahlen und Ergebnisse im Unternehmen können besser überblickt und Entwicklungen frühzeitig erkannt werden. Dies ist selbstverständlich sehr sinnvoll, um langfristigen Erfolg zu ermöglichen.

Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365

Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office 365

Eine moderne und digitale Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter

Technologien sollen den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird. Keine lästigen Workarounds, unnötig lange Klickpfade oder nervige Medienbrüche sollen den Mitarbeiter beim Erledigen seiner Aufgaben stören. Mobiles und ortunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Aufgaben sollte heutzutage der Standard beim Arbeiten sein. Zudem sollen sich Ihre Mitarbeiter keine Gedanken über die Sicherheit Ihrer Daten machen müssen.

Mit Office 365 und SharePoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente sicher zu verwalten. Mit SharePoint als Enterprise Information Management System werden alle Phasen eines Dokumentenlebenszyklus unterstützt, beginnend mit der Dokumenten Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Archivierung.

Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen und Listenansichten

Datenstrukturierung mit SharePoint Inhaltstypen

Täglich wachsende Datenmassen im Unternehmen bringen uns einen Zugewinn an Wissen im Unternehmen. Jedoch bergen sie oftmals auch einen hohen Grad an Unübersichtlichkeit. Besonders betroffen sind Daten, welche ausschließlich physisch mithilfe einer hierarchischen Ordnerstruktur oder durch die Namensgebung strukturiert sind. Aber wie kann ich meine Daten in SharePoint strukturieren, damit ich die benötigten Informationen auf schnellstem Weg finde?

Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitressourcen bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal aufs Neue formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.

Datenstrukturen schaffen – Die optimale SharePoint Struktur aufbauen

Datenstrukturen schaffen - Die optimale SharePoint Struktur aufbauen

Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder ein System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – einen optimalen Aufbau für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.

Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit einem möglichst einfachen Aufbau zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.

OneDrive for Business vs SharePoint Websites – Wo lege ich meine Dokumente ab?

OneDrive for Business vs SharePoint Websites

Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Office 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.

Mit OneDrive hat Microsoft einen Cloud-Speicherplatz eingeführt, den ich wirklich nützlich finde, der aber auch gerne für Verwirrungen sorgt. Denn wer Office 365 oder ein On-Premises SharePoint im Einsatz hat oder die Einführung plant, weiß oft nicht genau, was der Unterschied zwischen OneDrive for Business und Website Bibliotheken ist. An beiden Stellen kann ich Dokumente ablegen und mit anderen teilen, habe die Möglichkeit frühere Versionen einzusehen und kann sie mit unterschiedlichen Endgeräten abrufen. Trotzdem sollte man für sich oder sein Unternehmen eine einheitliche Strategie zur Dokumentenablage entwickeln und nicht einfach alles in OneDrive oder SharePoint Online durcheinander würfeln.

Auch interessant: Fileshare ablösen – Vom unübersichtlichen Laufwerk zum modernen digitalen Dokumentenmanagement

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