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Effektive Krisenkommunikation mit Power Apps

Während dieser Pandemie erleben viele Unternehmen die größten Herausforderungen. Die Krisenzeit hat Unsicherheit, Angst, Sorge und Gefahr für die Zukunft der Organisationen mit sich gebracht. Viele Fragen innerhalb eines Unternehmens müssen schnell beantwortet und an die Mitarbeiter weitergegeben/kommuniziert werden. Wie wird die Arbeit organisiert? Wie haben sich Prioritäten geändert? Wie soll Kommunikation in dieser Situation erfolgen? Die Reaktionszeit auf – Verordnungen, die sich jeden Tag ändern, sollen minimiert werden, und Entscheidungen müssen innerhalb von wenigen Stunden getroffen werden.

In dieser Zeit spielt die Kommunikation eine besonders wichtige Rolle. Informationen müssen schnell vom Vorstand, über Abteilungsleiter zu den Arbeitnehmern gelangen. Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigt. Wie verändern sich Geschäftsprozesse in der Krise? Wie werden Mitarbeiter über Maßnahmen informiert? Wie sollen Mitarbeiter ihren Status mitteilen und an wen? Auch kleinere Unternehmen haben oft Kommunikationsprobleme, besonders wenn die Unternehmenskultur und -infrastruktur nicht für die Arbeit im HomeOffice ausgelegt ist.

Prozesse darstellen im Intranet – So visualisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit SharePoint und Office 365

Geschäftsprozesse digitalisieren

Vom Buchladen zum E-Book, vom Brief zur E-Mail, von der Landkarte zum Navi, von der Videothek zu Netflix, vom Plattenladen zu Spotify … Die Digitalisierung ist schon lange in unserem Alltag angekommen, intelligente Haushaltsgeräte, Smartwatches, Kryptowährungen, Virtual Reality… der Fortschritt ist unaufhaltbar und beeinflusst (fast) jeden Bereich unseres Lebens.

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint

Digitale Geschäftsprozesse

Formular- oder papiergetriebene Geschäftsprozesse sind sehr anfällig für Fehler. Gleichzeitig verschlingen täglich wiederkehrende und gleichbleibende Prozesse viel Zeit, welche die Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Aufgaben benötigen. Probleme wie ein möglicher Datenverlust, eine erschwerte Nachvollziehbarkeit der Daten, das steigende Datenvolumen und nicht zuletzt die zunehmenden politischen Vorgaben sollten als Chance gesehen werden, Geschäftsprozesse digital, effizient und leicht optimierbar zu gestalten.

Arbeitsabläufe in Unternehmen sind jedoch so individuell und unterschiedlich wie die Unternehmen selbst, weshalb es oftmals schwierig ist, Standardlösungen einzusetzen. Gleichzeitig ist es notwendig, das Prozesse auch applikationsübergreifend abgebildet werden.

Unsere Lösung: SharePoint Workflows, Microsoft Power Automate und/oder PowerApps zur digitalen Abbildung der Prozesse, bei welchen Daten aus unterschiedlichsten Systemen eingebunden werden können. Somit können einfache, aber auch komplexe mehrstufige Prozesse transparent und nachvollziehbar automatisiert werden.

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint Workflows

Prozesse in SharePoint können den Anwendern sehr spezifisch für bestimmte Dokumententypen oder generell als Freigabeprozess für alle Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Dabei können die Genehmiger fest gesetzt werden oder vom Anforderer beim Start eines Workflows festgelegt werden. Der Start eines Workflows kann jederzeit manuell oder automatisiert bei der Erstellung oder der Änderung eines Dokuments oder Elements erfolgen.

Beispiele für die sich die Anwendung von SharePoint Workflows hervorragend eignen sind beispielsweise digitale Genehmigungsanforderungen, automatisierte Benachrichtigungen, eine automatisierte Dokumentenlenkung und Changemanagement.

Ein SharePoint Workflow kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint

Die Genehmigungsanfragen, bzw. Aufgabenzuweisungen durch die Workflows werden mit Workflowaufgaben umgesetzt, die den Anwendern zugewiesen werden. Optional kann eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Workflowaufgabe erfolgen. Selbstverständlich können bei SharePoint Workflows auch SharePoint-Externe Daten in die Prozessautomatisierung integriert werden.

Mehr zum Thema Microsoft SharePoint.

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) stellt einen großartigen Connector für Dienste in Microsoft Office 365 und auch darüber hinaus dar. Mit Flows können unglaublich viele Anwendungen aus Office 365 untereinander und mit Anwendungen außerhalb der Microsoft Familie verknüpft werden. Die gängigsten Dienste sind Outlook, SharePoint, OneDrive, Notifications, RSS und Twitter aber auch Salesforce, Trello und Dynamics können durch Power Automate miteinander verknüpft werden.

Ein großes Set an Vorlagen hilft vor allem bei der Erstellung der ersten eigenen Flows. Sollte keine passende Vorlage vorhanden sein, können die Vorlagen abgewandelt oder Flows gar ohne Template erstellt werden. Jeder Anwender kann seine eigenen Flows für seine eigenen Prozesse erstellen – und dies in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Gleichzeitig können Flows auch global für das ganze Unternehmen bereitgestellt werden.

Microsoft Power Automate steht dabei auch für mobile Geräte zur Verfügung, damit Prozesse auch von unterwegs eingesehen, verwaltet oder erstellt werden können.

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Automate

Sollten Sie bei der Implementierung oder der Konfiguration der ersten eigenen Flows Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen hierbei gerne.

Auch interessant: Microsoft Power Automate – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit?

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Apps

PowerApps ermöglicht den Mitarbeitern schnell und unkompliziert eigene Apps per Baukasten und ohne Code zu erstellen. Die Apps können dabei wie Flows mit Datenquellen aus Office 365 und auch Applikationen außerhalb der Microsoft Produktpalette verknüpft werden. So können Informationen und Prozesse schnell abgebildet und unterschiedliche Datenquellen miteinander verknüpft werden. Die erstellten Apps können daraufhin online und mobil unternehmensweit genutzt werden. Für die Erstellung von Apps stehen wie bei Flow einige Vorlagen bereit, die vor allem zum Kennenlernen der Funktionsweise von PowerApps eignen:

Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Apps

So vielfältig wie die Unternehmensanforderungen, sind auch die Möglichkeiten PowerApps zur Prozessoptimierung zu nutzen. PowerApps dient dabei vor allem zur Optimierung von Office- als auch von externen Schnittstellen.

Generell lassen sich PowerApp Applikationen gut mit Microsoft Power Automate oder Nintex verknüpfen. Nach der Anlage eines Urlaubsantrags oder einer Home Office-Anfrage in einer App kann automatisiert ein Genehmigungsflow ausgelöst werden. Zusätzlich können Daten mittels Apps sehr leicht von unterwegs erfasst werden und automatisiert per Flow weiterverarbeitet werden, indem beispielsweise automatisiert ein passender CRM-Eintrag zum erfassten Lead erstellt wird.

Vorteile aus der Prozessautomatisierung

  • Wegfall täglich wiederkehrender Aufgaben und Erhöhung der Produktivität
  • Automatisiertes versenden von Inhalten und Genehmigungen
  • Ermöglichung einer hohen Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da jeder Schritt protokolliert wird und jederzeit eingesehen werden kann
  • Fehler im Prozessablauf durch eine Validierung der Eingaben (Prüfung auf Plausibilität) nahezu eliminiert werden
  • Die Abläufe können nach den Anforderungen aus Gesetzen und der Governance gestaltet werden, womit die Rechtskonformität gewährleistet wird

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist ein wesentlicher Schritt im Wandel hin zu einer lebendigen Arbeitskultur für bestehende und auch neue Generationen von Mitarbeitern. Betrachtet man das ganze nachhaltig, können Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden. Arbeitsprozesse werden optimiert und bleiben jederzeit vollständig im Blick.

Bei der Entscheidung für das richtige Tool, der Automatisierung Ihrer Prozesse und der Implementierung der einzelnen Lösungen unterstützen wir Sie gerne. Wir geben Ihnen Tools, fertige Lösungen und das notwendige Know-how an die Hand, damit auch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen modern und effizient arbeiten können. Informieren Sie sich über unsere Leistungen.

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SharePoint Betrieb (Teil 2): Mindestanforderungen für eine Dokumentation

Titelbild_Sharepoint_Dokumentation
Ausfall, was nun? Wie bei Betriebsstörungen von SharePoint bestmöglich zu reagieren ist und welche Vorkehrungen Sie im Vorfeld treffen können, möchte ich Ihnen in einer dreiteiligen Reihe an Artikeln erläutern. Aber wo fange ich mit meiner SharePoint Dokumentation an? Wie sollte der Aufbau aussehen? Und was muss beim Inhalt beachtet werden?

SharePoint Betrieb: IT-Governance als unverzichtbarer Baustein im Unternehmen

SharePoint Betrieb: IT-Governance als unverzichtbarer Baustein im Unternehmen

Ihre Verantwortung? Das Leiten und Führen einer IT-Abteilung (auch unabhängig von SharePoint) wird nicht selten bestimmt durch die Delegation an Experten innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens. Dennoch muss sich hier der Verantwortliche immer absichern, dass alles Mögliche getan worden ist, um den besten Schutz vor unerwarteten Ausfällen zu gewährleisten. Denn falls ein Ausfall der SharePoint Umgebung vorliegt, müssen alle darauffolgenden Arbeitsschritte ohne langes Suchen und Delegieren automatisch erfolgen. Im besten Fall können aber die hier beschriebenen Beispiele schon dazu beitragen, dass Ausfallzeiten minimiert oder gar vermieden werden können, um – je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit – signifikante Kosten einzusparen.

Jedes System und jede Anwendung, die im Unternehmen eingesetzt wird, muss im Detail geprüft und im täglichen Betrieb ordnungsgemäß eingebettet werden – alles, was darüber hinaus geschieht, stellt ein Risiko für den Betrieb dar! Des Weiteren müssen neben der primären Plattform (z.B. SharePoint) auch alle angrenzenden Systeme gleichwertig betrachtet werden (z.B. Active Directory, SAP, cloud-basierte Anwendungen, etc.). Was bedeutet aber nun „ordnungsgemäß“?

Die folgenden Grundsäulen eines ordnungsgemäßen Betriebs sollten in jedem Fall als unverzichtbare Werkzeuge eingesetzt werden, um optimal auf Betriebsstörungen reagieren zu können oder diese im Vorfeld zu verhindern:

Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen unserer SharePoint Leistungen im Betrieb von SharePoint. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite SharePoint Beratung.

Checkliste zur Sicherung Ihrer SharePoint On-Premises Umgebung

Checkliste zur Sicherung Ihrer SharePoint On-Premises Umgebung

Als Verantwortlicher für unsere SharePoint Services betreue ich mit meinen Mitarbeitern unterschiedliche SharePoint On-Premises Umgebungen. Davon ist keine wie die andere, was meinen Aufgabenbereich umso mehr spannend macht. Dennoch profitiert jeder Kunde von unserem Erfahrungsschatz. Viele Probleme haben oft die gleichen Ursachen und die meisten Anfragen können aufgrund von ähnlichen Bedürfnissen bei anderen Kunden viel besser und schneller gelöst werden.

Microsoft Power Automate – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit? 

Microsoft Flow

Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) ist ein Programm von Microsoft, das uns durch eigens erstellte, automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Power Automate soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. „Kümmern Sie sich um das, was wichtig ist. Automatisieren Sie den Rest.“ ist der Microsoft Power Automate Slogan, sich auf wenige aber relevante Aufgaben beschränken und diese vorantreiben.

In dem wir uns einmalig die Zeit nehmen den Workflow zu definieren und dem Programm Anweisungen geben, wie es zu reagieren hat wenn ein bestimmter Sachverhalt eintritt, müssen wir diesen Arbeitsablauf nie wieder selbst erledigen.

Mithilfe von Workflows können wir uns automatisiert Benachrichtigungen zukommen lassen, können Daten automatisiert mit anderen Bibliotheken synchronisieren, Daten automatisiert an einem bestimmten Ort speichern oder Genehmigungsprozesse automatisieren. Power Automate gibt uns die Möglichkeit, uns mehr auf unsere wesentliche Arbeit konzentrieren zu können. So müssen wir unsere wertvolle Zeit beispielsweise nicht mit dem Übertragen von Daten in andere Systeme verschwenden.

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