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Automatisiertes Metadatenmanagement mit Künstlicher Intelligenz

Intelligentes Informationsmanagement in Unternehmen wird erst über sinnvoll eingesetzte Metatags ermöglicht. Meta-Angaben liefern weiterführende Informationen zu Daten.

Das Pflegen der Meta-Angaben kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig. Oft scheitert die Umsetzung an der fehlenden Akzeptanz oder dem Fachwissen der Nutzer. Um eine vollständige und konsequente Verschlagwortung der Daten zu erreichen, setzen wir auf Künstliche Intelligenz.

Automatisiertes Tagging mit der Hilfe von künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet Techniken, bei denen Computerprogramme Aufgaben intelligent lösen sollen. Die Programme lernen automatisiert und werden so immer besser in der Problemlösung. KI-Systeme können Muster erkennen und daraufhin Handlungen ausführen oder können anhand ihres gespeicherten Wissens Antworten auf Fragen geben.

Diese Techniken nutzen wir, um unseren Kunden Arbeit abzunehmen. Künstliche Intelligenz hilft uns dabei, die vorhandenen Daten zu analysieren und die dazugehörigen Metadaten zu extrahieren. Der Algorithmus, der die Daten analysiert, lernt dabei ständig dazu.

Dokumentenmanagement mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz

Daten eines Unternehmens wie Rechnungen, E-Mails, Bilder oder Angebote liegen meistens als unstrukturierte Daten vor. Sie werden nur über ihren Speicherort gefunden, weil sie über unzureichend aussagekräftige Metadaten verfügen. 

Bei unserer Lösung analysieren intelligente Algorithmen diese Daten und ermitteln alle relevanten Metadaten. Durch die vollständige und konsistente Speicherung von Metadaten können dann alle Unternehmensdaten deutlich einfacher gefunden werden.  

SharePoint Upload Menü Abbildung

Mit Hilfe unseres Tools können Sie gescannte Dokumente, Bilder, Rechnungen und andere Inhalte ganz einfach in SharePoint hochladen und brauchen sich um nichts weiter mehr zu kümmern. Die Verschlagwortung sowie das Einbinden der Inhalte an den richtigen Punkten übernimmt die Künstliche Intelligenz für Sie. Sollten Sie dennoch einmal Fehler feststellen, so können Sie diesen manuell korrigieren, und erwirken somit auch, dass der Algorithmus automatisch angepasst wird, hin zur absoluten Fehlerfreiheit.  

Folgende Techniken setzt unsere Lösung für automatische Verschlagwortung in SharePoint ein:

  • OCR (Optical Character Recognition) – Mit OCR können Texte auf eingescannten Dokumenten oder Bildern erkannt und in Zeichen umgewandelt werden. Dadurch werden die Inhalte für Maschinen les- und auswertbar. 
  • NLP – (Natural Language Processing) – NLP bezeichnet die Technologie, die dafür sorgt, dass Maschinen menschliche Sprache verstehen und interpretieren können. NLP durchsucht Ihre Inhalte und erkennt, um was für Inhalte es sich handelt und welche Informationen daraus wichtig sind.
  • Key Phrase Detection – Schlüsselwörter werden automatisiert ausgelesen und relevante Eigenschaften (Metadaten) extrahiert. Somit müssen Metadaten nicht mehr händisch eingetragen werden, sondern Algorithmen übernehmen diese Aufgabe.
  • Automatische Textzusammenfassung – Texte werden analysiert und in einer beliebig langen Zusammenfassung wiedergegeben. Die Zusammenfassung kann dann an beliebiger Stelle angezeigt werden.
  • Mustererkennung – Durch das Erkennen von Anordnungsmustern können Eigenschaften automatisiert ausgelesen und als Metadaten abgespeichert werden. Das macht vor allem bei Dokumenten wie Rechnungen, die immer nach dem gleichen Muster aufgebaut werden, Sinn.

Vorteile der automatischen Verschlagwortung

  • Zeitersparnis: Ihre Mitarbeiter müssen Inhalte nicht mehr händisch verschlagworten 
  • Qualität: Die Qualität Ihrer Metadaten wird besser, da sie konsequent gepflegt werden 
  • Auffindbarkeit: Ihre Inhalte können deutlich einfacher und schneller gefunden werden 
  • Zufriedenheit: Die eher unbeliebte Aufgabe der Metadaten pflege fällt für Ihre Mitarbeiter weg 

Unsere Leistungen im Bereich Metadatenmanagement mit Künstlicher Intelligenz

  • Strategieberatung: Wir beraten Sie umfassend zu den Möglichkeiten und Potentialen, die Sie im Bereich Metadatenmanagement mit Künstlicher Intelligenz haben. Parallel zeigen wir Ihnen, welche Auswirkungen das auf Ihr Dokumentenmanagement- und Wissensmanagement im Unternehmen haben kann und wie Sie das Beste aus Ihren Daten rausholen.
  • Konzeption: Wir erarbeiten für Sie ein Konzept, das technische sowie strategische Aspekte berücksichtigt und dabei immer die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt setzt.
  • Umsetzung: Wir setzen Ihre Wünsche und Anforderungen für das Metadatenmanagement mit Künstlicher Intelligenz in Ihrer SharePoint Umgebung für Sie um.
  • Training & Einführung: Für ein erfolgreiches Change Management bei der Einführung und Nutzung des Systems beziehen wir von Anfang an Ihre Endanwender mit ein und bauen so Lösungen, die auch genutzt werden und Mehrwert schaffen. Mit Trainings, Workshops, Benutzeranleitungen, Tutorials und Videos unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Einführung neuer Anwendungen.

Beratung anfragen

Sie möchten lernen, wie man automatisiertes Metadatenmanagement mit Künstlicher Intelligenz in Unternehmen erfolgreich einführen und nutzen kann? Dann kontaktieren Sie uns unverbindlich unter +49 (0) 721 66989838 oder über das Kontaktformular:

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