Digitaler Posteingang auf Basis von Microsoft 365

Unternehmen entwickeln sich zunehmend in Richtung eines papierlosen Büros – die Eingangspostverwaltung ist jedoch häufig eine Ausnahme. Der digitale Posteingang der Next Iteration nimmt Ihren Mitarbeitern unter Zuhilfenahme von künstlicher Intelligenz Arbeitsschritte ab und führt diese selbständig und automatisiert aus. Und das besten daran ist, dass dies ausschließlich durch den Einsatz und mit Hilfe von Microsoft 365 Applikationen erfolgt. Ihre Post wird dabei einheitlich und digital erfasst, klassifiziert, und automatisiert weiterverarbeitet, aufbewahrt oder archiviert!

Digitaler Posteingang Microsoft 365

Ihr digitales Postfach mit Microsoft Power Automate und SharePoint

Microsoft SharePoint fungiert hierbei als Plattform für die Ablage, Speicherung und Archivierung Ihrer Dokumente. Die zugehörigen Automatisierungsprozesse werden durch den Einsatz von Microsoft Power Automate abgebildet. Zusätzlich können Benachrichtigungen direkt über die Benachrichtigungsfunktion in Microsoft Teams bereitgestellt werden.

Diese Vorteile bietet ein digitales Postfach auf Basis von Microsoft 365 für Unternehmen

  • Schnellere Bearbeitungszeiten

Die Bearbeitungszeiten für jedes Schriftstück werden kürzer, zusätzlich werden Projektpausen und Leerläufe aufgrund von Informationsmangel durch fehlende oder falsch abgelegte Postdokumente verhindert.

  • Digitalisierung entlastet Mitarbeiter

Zusätzlich zu der schnelleren Bearbeitungszeit und Zustellung von Posteingängen werden gesetzliche Fristen und Regelungendurch den Einsatz von Aufbewahrungsrichtlinien zuverlässig eingehalten.

  • Mehr Mobilität und Flexibilität

Ihre Postunterlagen stehen orts- und zeitunabhängig zur Verfügung, wodurch insbesondere geografisch verteilt operierende Teams profitieren, da keine Rechnungen, Aufträge und Neuigkeiten mehr verpasst werden.

  • Sichere und bewährte Technologie

Unsere Lösung basiert auf Applikationen des Microsoft 365 Universums. Daher erfüllt auch unser digitaler Posteingang alle bekannten und bewährten Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen von Microsoft.

  • Kostenersparnis

Langfristig entfällt der Zeitaufwand für die Verteilung der physischen Dokumente und die Lagerung der digitalen Dokumente erfolgt automatisiert in einer SharePoint Bibliothek.

Funktionsweise Ihres digitalen Posteingangs

  • Nur noch der erste Schritt im Posteingangsprozess, das Öffnen und im Stapel Scannen der Briefe, muss manuell durchgeführt werden.
  • Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz werden alle Inhalte automatisch klassifiziert und, in Abhängigkeit vom jeweiligen Inhaltstyp, der passende Ablage- und Speicherort bestimmt.
  • Vor der finalen Ablage der Dokumente erfolgt ein digitaler Freigabeprozess, basierend auf einer Plausibilitätsprüfung des Inhaltstyps und Speicherortes, durch eine zuständige Person.
  • Nach der Dokumentenablage in der entsprechenden SharePoint Bibliothek, können weitere Workflows zur produktiven Weiterverarbeitung des Dokuments automatisiert gestartet werden.

Anwendungsbeispiel: wird beispielsweise ein Dokument des Typs „Rechnung“ in der entsprechenden SharePoint Rechnungsbibliothek abgelegt, startet ein automatisierter Freigabeworkflow über Power Automate. Der zuständige Empfänger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail oder Microsoft Teams.

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