Wir beraten Sie zum Einsatz von SharePoint und Microsoft 365Leistungen

Was ist ein Digital Workplace und welche Vorteile hat er?

Wenn man zum ersten Mal den Begriff Digital Workplace hört, denkt man an etwas sehr komplexes, mit hoher Integration von künstlicher Intelligenz, und am besten noch mit den hübschen Brillen, die eine virtuelle Realität erzeugen. Natürlich kann ein Digital Workplace auch so aussehen, und vielleicht wird dieses Modell in 10 Jahren in jedem Unternehmen Standard sein. Ein heutiger digitaler Arbeitsplatz ist viel einfacher in der Bedienung, und wenn Sie sich dran gewöhnt haben, werden Sie nie zu den „altmodischen“ Arbeitsmodellen zurückkehren wollen.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Plattform, die den Zugang zu allen Informationen und Daten, die Sie brauchen sicherstellt, und eine effektive und produktive Zusammenarbeit mit den Kollegen ermöglicht.

Je nach Unternehmensanforderung stellt der digitale Arbeitsplatz verschiedene Tools und Plattformen zur Verfügung, die Ihren Mitarbeitern deren Arbeit erleichtern. Bei der Teamarbeit und im Informationsaustausch bilden Komponenten wie Informationsportale (bspw. ein Intranet) und Kollaborationsportale (bspw. Teamräume oder Projektportale) wichtige Elemente des Digital Workplace ab. Aber auch auf spezielle Businessanforderungen angepasste Applikationen stellen Bausteine eines digitalen Arbeitsplatzes dar. Der digitale Arbeitsplatz schafft die Voraussetzungen, Dokumente digital zwischen Menschen und Systemen auszutauschen, zu bearbeiten, rechtssicher abzulegen und vieles mehr. Zudem unterstützt und beschleunigt er Arbeitsprozesse in Unternehmen mit Hilfe automatisierter Prozesse oder durch Datenaustausch mittels elektronischer Formulare.

Workflow Management – Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Stellen Sie sich einen multinationalen Mischkonzern vor, der über kein passendes Dokumentmanagementsystem verfügt und bei dem alle Geschäftsprozesse nur über Papier abgebildet werden können. Angenommen, einige Dokumententypen (wie beispielsweise Bereichsanweisungen oder Arbeitsschutzanweisungen) müssen von zwei oder mehreren verschiedenen Instanzen genehmigt und geprüft werden, bevor das Dokument für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden kann. In einer solchen Umwelt ist die Freigabe eines Dokuments ein langandauernder Prozess, der über keinerlei Transparenz und Struktur verfügt, und zusätzlich Kosten verursacht und Zeitverlust mit sich bringt.

Wissensmanagement – Wissen mit SharePoint erfolgreich verwalten

Jeden Tag treffen sich Mitarbeiter im Büro, in der Küche, in der Kantine oder auf der Terrasse und diskutieren informell über alltägliche Aufgaben. Sie stellen sich gegenseitig Fragen, um die Meinung von Anderen zu erfahren, und neue Ideen zu generieren. Genau diesen Austausch zwischen Menschen, die in eine Organisation eingebunden sind, nennt man Wissenstransfer. Wenn ein Unternehmen sich kontinuierliches Wachstum und steigende Gewinne wünscht, sollte es das Wissen der Mitarbeiter speichern, teilen, pflegen und multiplizieren, da dieses Wissen eine entscheidende Ressource und ein wichtiger Erfolgsfaktor ist.

Best Practices: Migration Microsoft Exchange Server auf Exchange Online

Bei der Migration der Microsoft Exchange Server Version auf die Exchange Online Version gilt es einige Rahmenbedingungen abzustecken und zu beachten. Im Vorfeld einer solchen Migration muss der für Ihr Unternehmen passende Migrationspfad eruiert, die Möglichkeit einer Hybridbereitstellung anhand wichtiger Fragestellungen geprüft, sowie die Durchführung der Migration selbst geplant werden.   

In Rahmen dieses Blogbeitrags zeigen wir Ihnen die möglichen Vorgehensweisen und Rahmenbedingungen auf. Ein besonderes Augenmerk haben wir hierbei auf die Hybridmigration gelegt, da der parallele Betrieb und das einfachere Rollback Ihren Migrationsvorgang deutlich erleichtern können.

Übersicht über die bestehenden Datenschutz und Compliance Tools in Office und Microsoft 365

Weltweit werden in immer mehr Unternehmen Daten in Cloudspeichern abgelegt und aufbewahrt. Hierbei müssen neben den technischen auch die rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden, um die Rechtskonformität zu gewährleisten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits Microsoft 365 im Einsatz haben, dann verfügen Sie bereits über eine Vielzahl von Sicherheits-, Compliance- und Datenschutz-Tools.

Im Rahmen dieses Blogbeitrags möchten wir Ihnen eine Übersicht über die bestehenden Datenschutz- und Compliance-Tools in Office und Microsoft 365 geben.

Vereinfachter Datentransfer von Outlook in SharePoint mit dem Next Iteration Upload Add-In

Im Arbeitsalltag verwalten und bearbeiten Nutzer von Office in Microsoft 365 ihre E-Mail-Konten und E-Mails mit Hilfe von Outlook. Daher landen im Regelfall täglich eine Vielzahl  unterschiedlicher E-Mails wie beispielsweise Rechnungen, Angebote und Aufträge, zum Teil mit Anhängen, im Posteingang der Mitarbeiter.

In unserem Blogbeitrag Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365 haben wir uns bereits mit dem Thema der Automatisierung in Verbindung mit einem digitalen Posteingang beschäftigt. In diesem Beitrag gehen wir spezifischer auf die automatisierte Ablage von E-Mails und Anhängen direkt in SharePoint ein. Das hierfür von der Next Iteration speziell entwickelte Outlook Add-In stellen wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags vor.

Arbeiten mit Externen und Gästen in Microsoft Teams

Home-Office ist europaweit zum neuen Standard geworden. Diese Entwicklung ist der Covid-19 Krise und den damit verbundenen gesetzlichen Regelungen geschuldet. Doch auch nach dem Abklingen der Covid-19 Krise wird das Arbeiten von zuhause oder unterwegs einen hohen Stellenwert in der Arbeitswelt behalten. Die Flexibilität und die Zeit- sowie Kostenersparniss, welche mit remote Arbeiten gewonnen werden, sind für viele nicht mehr wegzudenken. Langfristig werden dabei kurzfristige Home-Office Lösungen gut durchdachten und funktionsfähigen remote Working Konzepten weichen.

Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365

Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden. Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass Zahlungsziele von Rechnungen überschritten werden, oder wichtige Termine und Deadlines verpasst werden. Neben den bereits genannten Beispielen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Fallbeispielen, die im Arbeitsalltag in Verbindung mit wichtiger Eingangspost stehen, wie beispielsweise Kundenunterlagen oder Kredit- und Versicherungsverträge.

Support-Ende von Skype for Business und Upgrade auf Microsoft Teams

Microsoft hatte seit der initialen Ankündigung im Juli 2019 mehrfach an die Stilllegung von Skype for Business Online erinnert. So auch über das Microsoft 365 Message Center und mit dem letzten Artikel vom 01. Februar 2021. Demnach ist das Supportende für Skype for Business Online auf den 31.07.2021 datiert.

Nutzer werden bis dahin keine Änderungen am Skype for Business Online Service feststellen, nach dieser Frist steht der Dienst aber nicht mehr zur Verfügung und damit ist auch kein Zugriff auf Skype for Business mehr möglich. Das betrifft weder den Skype Dienst für Consumer noch lokale Skype for Business Server Bereitstellungen.

SharePoint Listen und Dokumentenbibliotheken verknüpfen

SharePoint ist konzipiert, um Sie bei der Arbeit zu unterstützen! Mussten Sie schon einmal die gleiche Information mehrfach für verschiedene Listen und Dokumentenbibliotheken eintippen?

Wäre es nicht einfacher, die Daten nur einmal einzugeben und danach Informationen, die Sie brauchen, nur noch aus den verschiedenen Listen zu ziehen? Wegen des ständigen Datenwachstums ist es schwierig, alle Daten im Blick zu behalten. Genau in diesem Fall kommt Ihnen SharePoint zu Hilfe! Die Verknüpfung zwischen Listen und Dokumentenbibliotheken ist sinnvoll, um doppelter Datenhaltung unter SharePoint vorzubeugen und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Zusätzlich wird die Zeit verringert, die Sie für die Bearbeitung von Information brauchen.

Kontakt

NEXT ITERATION
Gesellschaft für Software Engineering mbH

Bahnhofplatz 8
76137 Karlsruhe

Tel: +49 (0)721 98 19 19 10
Mail: info@nextiteration.de

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