Die digitale Transformation eröffnet Unternehmen nicht nur neue Möglichkeiten, sondern stellt sie auch vor neue Herausforderungen. Eine davon ist der stetig wachsende Speicherbedarf in cloudbasierten Arbeitsumgebungen. In modernen Microsoft 365 Umgebungen wachsen die Datenbestände kontinuierlich, insbesondere in SharePoint Online und Microsoft Teams. Viele dieser Dokumente werden nach Projektabschluss oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen kaum noch genutzt, müssen jedoch weiterhin revisionssicher verfügbar bleiben.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen eine besonders leistungsfähige Lösung zur Speicher- und Kostenoptimierung vor: die Auslagerung von Archivdaten aus SharePoint zu Azure. Die nahtlose Suche in Microsoft 365 und Copilot bleibt dabei erhalten, sodass archivierte Inhalte weiterhin auffindbar und nutzbar sind.
Die Unterscheidung zwischen aktiven und archivierten Daten
Durch die Tatsache, dass Speicherkontingente von Microsoft SharePoint Online im Vergleich zu Microsoft Azure vergleichsweise teuer sind, bietet sich für sogenannte „kalte Daten“ in SharePoint ein externer Archivspeicher in Azure an. Dabei bleibt SharePoint das führende System für aktive Projekte. Abgeschlossene Projekte oder inaktive Dokumente werden regelbasiert in Azure ausgelagert, sind aber weiterhin über die Suche in Microsoft 365 und Copilot auffindbar.
| Ebene | Zweck | Technologie |
| Hot Data | Aktive Zusammenarbeit | SharePoint Online und Teams |
| Cold Data | Archivierte Inhalte | Azure Blob Storage oder Azure Files |
| Discovery Layer | Suche und KI | Microsoft 365 Seach und Copilot |
| UX Layer | Darstellung | SharePoint Online und Teams WebPart |
Das Ziel der Archiv-Synchronisation besteht darin, die Speicherkapazität in SharePoint zu entlasten und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Daten in Azure sicherzustellen. Dieser Lösungsansatz ist insbesondere für Unternehmen mit umfangreichen Datenbeständen geeignet, die diese langfristig aufbewahren müssen, sie im Tagesgeschäft jedoch nicht regelmäßig benötigen.
Die Archivierung bildet somit das Rückgrat der gesamten Lösung. Das Ziel besteht darin, Dokumente, die in SharePoint nicht mehr aktiv genutzt werden, aus dem produktiven System herauszulösen, ohne sie aus dem Zugriff oder aus der Governance zu verlieren. Technisch bedeutet das nicht, die Daten zwischen zwei Systemen „synchron“ zu halten, sondern einen klar definierten Lebenszyklus umzusetzen. Ein Dokument wird in SharePoint erstellt und bearbeitet. Irgendwann erreicht es einen definierten Status, zum Beispiel „Projekt abgeschlossen“ oder „seit 12 Monaten unverändert“, und wird dann automatisiert in das Archiv überführt.
Dieser Übergang wird durch einen Workflow gesteuert, der beispielsweise mit Power Automate, Azure Functions oder Azure Data Factory realisiert werden kann. Der Workflow liest die betroffenen Dateien aus SharePoint aus, überträgt sie mitsamt ihren Metadaten in einen Azure-Speicherbereich und dokumentiert diesen Vorgang revisionssicher. Je nach Architektur können die Originaldateien anschließend in SharePoint gelöscht oder durch sogenannte Platzhalter ersetzt werden, die weiterhin auf das archivierte Dokument verweisen.
Es werden alle bestehenden Archivierungsrichtlinien berücksichtigt, sodass nur Dateien übertragen werden, die die definierten Kriterien erfüllen, beispielsweise in Bezug auf Alter, Änderungsfrequenz oder Relevanz. Dadurch bleibt die SharePoint-Umgebung schlank und leistungsfähig, während die archivierten Inhalte weiterhin verfügbar sind.
Welche Azure Dienste kommen für den Archivierungsprozess als Zielsystem in Frage?
Als Zielsystem kommen in der Praxis zwei Azure-Dienste in Frage: Azure Blob Storage und Azure File Shares. Blob Storage eignet sich besonders gut für große, kosteneffiziente Archive sowie für Szenarien, in denen zusätzlich Azure basierte Analyse- oder KI-Dienste genutzt werden sollen. Azure File Shares verhalten sich hingegen wie klassische Netzlaufwerke und können mit bestehenden Dateizugriffsmodellen und NTFS-Berechtigungen betrieben werden. Beide Varianten lassen sich in die globale Microsoft 365 Suche integrieren und ermöglichen so einen nahtlosen Zugriff auf archivierte Inhalte.
Integration der ausgelagerten Daten in die Microsoft 365 Suche und Copilot
Eine der größten Schwächen klassischer Archivsysteme ist, dass sie die Daten zwar sicher aufbewahren, diese aber aus dem Arbeitsalltag der Anwender praktisch verschwinden lassen. Genau hier setzt Microsoft 365 Search an. Die Idee ist, dass Anwender nicht wissen oder entscheiden müssen, wo eine Datei physisch liegt. Sie geben eine Suchanfrage ein oder stellen Copilot eine Frage und erhalten die relevanten Inhalte unabhängig davon, ob diese in SharePoint oder in Azure gespeichert sind. Dieses Problem lässt sich durch die Verwendung entsprechender Graph basierter Suchkonnektoren lösen.
Verwendung von Suchkonnektoren zum analysieren von Inhalten und Metadaten
Für Azure Blob Storage und Azure File Shares existieren offizielle Integrationen. Diese durchsuchen die entsprechenden Daten regelmäßig, analysieren deren Inhalte, erfassen Metadaten und schreiben die Ergebnisse in den zentralen Microsoft 365 Suchindex. Bei Azure File Shares geschieht dies über einen sogenannten „Graph Connector Agent“, der auf einem Server oder in einer VM betrieben wird und die Dateifreigaben über ihre SMB- oder NFS-Schnittstelle durchsucht.
Berücksichtigung von Berechtigungsstrukturen beim Einsatz von Suchkonnektoren
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Sicherheit. Die Konnektoren übernehmen die bestehenden Zugriffsrechte aus Azure beziehungsweise aus NTFS und mappen sie auf Entra ID. Dadurch werden in Microsoft Search oder Copilot nur die archivierten Dokumente angezeigt, auf die ein Anwender auch im ursprünglichen Dateisystem Zugriff hätte. So entsteht für die Anwender ein konsistentes Sicherheitsmodell, obwohl die Daten nicht mehr in SharePoint liegen.
Archivierte Inhalte aus Azure-Archiven im Suchindex von Microsoft 365 und Copilot
Sobald die archivierten Inhalte im Suchindex von Microsoft 365 angekommen sind, stehen diese automatisch auch Copilot zur Verfügung. Das bedeutet: Wenn ein Anwender Copilot fragt, welche Angebote es zu einem bestimmten Kunden gab oder welche technischen Spezifikationen in einem alten Projekt verwendet wurden, kann Copilot diese Informationen aus den Azure-Archiven ebenso berücksichtigen wie aus aktiven SharePoint-Sites. Das Archiv wird somit von einem passiven Ablageort zu einer aktiven Wissensquelle.
Technische Lösungen entfalten ihren vollen Nutzen erst, wenn sie von den Anwendern akzeptiert und intuitiv genutzt werden können. In vielen Projekten ist es daher sinnvoll, den Zugriff auf das Archiv nicht nur über Suchfelder, sondern auch über eine eigene Oberfläche in SharePoint oder Teams zu ermöglichen. Genau hier kommt ein Custom WebPart ins Spiel.
Mithilfe dieses WebParts können Anwender die ausgelagerten Dateien in ihrer ursprünglichen Ordnerstruktur sehen und wie gewohnt durch die Inhalte navigieren. Ein solches WebPart greift nicht direkt auf Azure Storage zu, sondern nutzt die Microsoft Search- und Graph-APIs. Es fragt den zentralen Suchindex ab und erhält genau die archivierten Dokumente zurück, die der jeweilige Anwender sehen darf. Die Darstellung erfolgt direkt in SharePoint oder Microsoft Teams, sodass keine zusätzliche Software oder Schulung erforderlich ist.
Dabei werden die eigentlichen Dateien nicht erneut in SharePoint kopiert. Klickt ein Anwender auf ein archiviertes Dokument, öffnet sich entweder eine Vorschau oder das Dokument wird direkt aus Azure heruntergeladen. Dadurch bleiben Performance und Kosten unter Kontrolle, während die Benutzeroberfläche vertraut bleibt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Anwender müssen sich nicht umgewöhnen, sondern können mit den archivierten Daten genauso arbeiten wie mit den aktiven Inhalten. Die vertraute Struktur erleichtert die Orientierung und sorgt dafür, dass wichtige Informationen schnell gefunden werden.
Die Auslagerung von Archivdaten aus SharePoint zu Azure ist eine zukunftssichere Lösung für Unternehmen, die ihre digitale Infrastruktur effizienter gestalten möchten. Dabei entsteht ein optimales Zusammenspiel: SharePoint dient weiterhin als Arbeitsplattform, während Azure als skalierbares Archiv genutzt wird. Microsoft Search und Copilot bilden die intelligente Schnittstelle dazwischen. Durch das WebPart erscheint all dies für den Anwender wie ein einziges digitales Ökosystem.
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