Wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit E-Mails schreiben, kann es sinnvoll sein, sich eine oder mehrere E-Mailsignatur/en anzulegen. Diese können Sie dann automatisch in Ihren neu erstellten E-Mails als Standardsignatur anfügen lassen, oder je nach Bedarf, eine Ihrer Signaturen aus Ihren Vorlagen manuell auswählen und einfügen.
Wie Sie Ihre E-Mail Signaturen in Microsoft Outlook sowohl in der Desktop- als auch in der Web-App und im neuen Outlook einrichten und ändern können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
E-Mail-Signaturen in der Microsoft Outlook Desktop App einrichten oder ändern
Grundsätzlich gibt es zwei Wege zum Einrichten und Ändern Ihrer Signaturen. Sie können diese entweder über die „Outlook-Optionen“ bearbeiten oder indem Sie eine neue E-Mail erstellen. Auf beiden Wegen kommen Sie zu den gleichen Eingabefenstern und die Bearbeitung der Signaturen ist dann gleich.
Signaturen in der Outlook Desktop App über die Outlook-Optionen einrichten oder ändern
Über den Reiter „Datei“ und dann über „Optionen“ und „E-Mail“ kommen Sie zu
„Erstellen oder ändern Sie Signaturen für Nachrichten“ wo sie über den Button „Signaturen“ an die gleiche Stelle kommen, wie wenn Sie, wie unten beschrieben, mit dem Erstellen einer neuen E-Mail beginnen. Wie es danach weiter geht lesen Sie ab dem Bild „Signaturen und Briefpapier“.
Signaturen in der Outlook Desktop App über eine neue E-Mail einrichten oder ändern
Um Ihre E-Mailsignatur über eine neue E-Mail zu ändern oder einzurichten, erstellen Sie in Outlook zuerst eine neue E-Mail. Dies geschieht über den Button „Neue E-Mail“.
Wenn die neue Nachricht sich geöffnet hat, befinden Sie sich im Reiter „Nachricht“, wo Sie unter der Registerkarte „Einfügen“ den Button „Signatur“ finden. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü. Dort können Sie „Signaturen“ auswählen, um entweder neue Signaturen anzulegen oder bereits vorhandene anzupassen. Ihre bereits vorhandenen Signaturen werden Ihnen unter dem Button „Signaturen“ angezeigt. Diese können Sie bei Bedarf auswählen, wenn Sie nicht Ihre Standardsignatur verwenden möchten. Durch einen Klick auf die gewünschte Signatur, wird diese in Ihre aktuelle E-Mail eingefügt. Sollten Sie bereits eine Signatur für Ihre E-Mails festgelegt haben, ersetzt die nun ausgewählte Signatur die bereits in Ihrer Mail stehende – aber nur für die jetzt offene E-Mail.
Wenn Sie im Drop-down-Menü „Signatur“ den Unterpunkt „Signaturen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Fenster „Signaturen und Briefpapier“:
Ab hier ist die Bearbeitung vorhandener bzw. das Erstellen neuer Signaturen für beide Wege gleich. Zuerst klicken Sie die Signatur an, die Sie ändern wollen. Dann erscheint die so ausgewählte Signatur im Textfeld „Signatur bearbeiten“. Indem Sie in dieses Textfeld klicken, können Sie die ausgewählte Signatur ganz einfach anpassen. Über „Speichern“ sichern Sie Ihre Änderungen. Im unteren Teil des Fensters können Sie unter „Standardsingnatur auswählen“ festlegen, welche Ihrer Signaturen bei neuen Nachrichten und welche bei Antworten und Weiterleitungen in Ihre E-Mails eingefügt werden.
Über den Button „Neu“ können Sie neue Signaturen anlegen. Zuerst werden Sie aufgefordert der neuen Signatur einen Namen zu geben.
Nachdem Sie einen Namen vergeben haben, erscheint das Fenster „Signaturen und Briefpapier“ der neue Name steht auf der Auswahlliste und Sie können Ihre neue Signatur anlegen und formatieren. Wie Sie es beispielsweise aus Microsoft Word kennen, ist das ganz einfach. Sie können die Schrift, deren Größe, Form und Farbe anpassen. Die Farben finden Sie im Feld „Schriftfarbe“ dort ist bereits „Automatisch“ vorausgewählt. Nachdem Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, bestätigen Sie diese mit „Speichern“.
Hinter dem Link „Signaturvorlagen abrufen“ verbirgt sich eine große Auswahl von vorgefertigten Signaturen. Diese können Sie auswählen, in Word exportieren und dort, wie gewohnt, bearbeiten und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Nach der Bearbeitung der Vorlage können Sie diese via Copy & Paste in das „Signatur bearbeiten“ Fenster einfügen.
In der Zeile unter „Signatur bearbeiten“ finden Sie rechts neben den Symbolen zum Ausrichten der Texte innerhalb Ihrer Signatur drei Icons. Über diese können Sie Ihre Signatur mit weiteren Informationen anreichern, indem Sie Visitenkarten, Fotos oder Grafiken sowie Links in Ihre Signatur einbetten:
Dies kann zum Beispiel Ihre Visitenkarte, ein Foto von Ihnen oder Ihrem Firmenlogo sein oder ein Link zu der Webseite Ihres Unternehmens. Über einen eingefügten Mailto-Link kann der Empfänger direkt eine neue E-Mail, die bereits mit Ihrer Empfängeradresse versehen ist, erstellen. Alle Änderungen bestätigen Sie wie gewohnt mit „OK“.
E-Mail-Signaturen in der Microsoft Outlook Web App einrichten oder ändern
In der Web App sieht alles etwas anders als in der Desktop App aus, funktioniert aber ganz ähnlich.
Auch in der Web App gibt es zwei Wege, Ihre Signatur zu erstellen oder anzupassen. Einer geht über das Öffnen einer neuen E-Mail, der andere über die Einstellungen.
Signaturen in der Microsoft Outlook Web App über eine neue E-Mail einrichten oder ändern
Für die erste Möglichkeit öffnen Sie zum Anlegen oder Bearbeiten Ihrer Signaturen zuerst eine neue E-Mail über den entsprechenden Button.
Dann wechseln Sie zum Reiter „Einfügen“, wo Sie dann in der Toolbar unter „Signatur“ auch hier Ihre bereits angelegten Signaturen angezeigt bekommen. Dort haben Sie dann unter „Signaturen“ die Möglichkeit diese zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen.
Signaturen in der Microsoft Outlook Web App über die Einstellungen einrichten oder ändern
Der andere Weg das gleiche Fenster zu öffnen ist der folgende: Sie können auch ganz oben, neben Ihrem Benutzerfoto, das Zahnrad für „Einstellungen“ auswählen.
Hier gibt es noch einen Zwischenschritt: In dem sich öffnenden Menü wählen Sie dann „Verfassen und Antworten“.
Nun sind Sie ebenfalls an der Stelle, an der Sie jetzt Ihre Signaturen bearbeiten oder weitere anlegen können.
Auch dieses Fenster sieht anders aus als in der Desktop App, bietet aber sehr ähnliche Möglichkeiten zur Bearbeitung Ihrer Signaturen. Einer der Unterschiede ist, dass Sie in der Web App die Liste der bereits vorhanden Signaturen über den Pfeil rechts im Fenster unter „+ Neue Signatur“ erst öffnen müssen, bevor Sie diese dann auswählen und bearbeiten können.
Nachdem Sie eine Signatur ausgewählt haben, sehen sie unter dieser die folgenden Möglichkeiten Ihre Signatur zu formatieren:
Hier können Sie:
- Bilder einfügen
- Formate übertragen
- Schriftarten auswählen
- Schriftgröße bestimmen
- Schrift fett, kursiv oder unterstreichen auswählen
- Schrift farblich unterlegen
- Schriftfarbe auswählen
- Aufzählungszeichen auswählen
Weitere Möglichkeiten befinden sich hinter dem drei Punkte Menü. Wenn Sie mit der Maus über die Icons hovern wird Ihnen angezeigt, welche Funktion sich hinter dem Button verbirgt. Sie kennen die verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten wahrscheinlich bereits aus anderen Microsoft Anwendungen wie Word oder PowerPoint.
In der Web App bestätigen Sie Ihre Änderungen, wie in der Desktop App, mit „Speichern“.
Nun haben Sie Ihre Signatur erstellt oder bearbeitet und können diese fortan in Ihren neuen E-Mails nutzen.
E-Mail-Signaturen im neuen Microsoft Outlook einrichten oder ändern
Das neue Outlook ähnelt der Web App von Outlook optisch sehr. Daher ist auch das Einrichten und Anpassen von Signaturen dort eher so, wie in der Web App. Es gibt aber einige kleine Abweichungen bei Benennungen von Menüs.
Wie in der alten Desktop App und in der Web App gibt es auch im neuen Outlook zwei Wege um Signaturen einzurichten oder zu ändern.
Signaturen im neuen Microsoft Outlook über eine neue E-Mail einrichten oder ändern
Um eine Signatur im neuen Outlook über eine neue E-Mail einzurichten oder zu bearbeiten, öffnen Sie zuerst über das Umschlagssymbol eine neue E-Mail:
Nun wechseln Sie zum Reiter „Einfügen“, wo Sie unter „Signatur“ Ihre bereits angelegten Signaturen sehen. Über „Signaturen“ können Sie entweder eine neue Signatur anlegen oder Ihre bereits vorhandenen Signaturen bearbeiten.
Wie Sie weiter vorgehen, lesen Sie unter dem Bild „Signaturen“.
Signaturen im neuen Outlook über die Einstellungen einrichten oder ändern
Die andere Möglichkeit Ihre Signaturen zu bearbeiten oder eine Neue einzurichten ist über „Einstellungen“, die sich über das Zahnrad ganz oben öffnen lassen.
Im Menü, das sich jetzt öffnet, kommen Sie über „Signaturen“ in die folgende Ansicht:
Ab hier ist das weitere Vorgehen identisch mit dem Einrichten und Ändern einer Signatur über eine neue E-Mail.
Eine neue Signatur können Sie mit einem Klick auf „+ Neue Signatur“ anlegen. Eine bereits vorhandene Signatur können Sie bearbeiten, indem Sie diese im Drop-Down Menü auswählen. Das Menü öffnet sich durch einen Klick auf den Pfeil nach unten.
Wenn Sie eine neue Signatur einrichten wollen, vergeben Sie zuerst einen Namen.
Jetzt können Sie in das Bearbeitungsfenster springen und ihre Signatur erstellen. Über die Tools am unteren Fensterrand können Sie, wie Sie es von anderen Microsoft Produkten kennen, Ihre Signatur editieren. Über diese können Sie beispielsweise:
- Bilder inline einfügen
- Formate übertragen
- Schriftart und -grad einstellen
Wenn sie mit der Maus über die Icons hovern, können Sie sehen, welche Funktion sich hinter welchem Button verbirgt. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, können Sie noch festlegen welche Signatur bei welcher Nachricht ihre Standardsignatur ist. Ihre Änderungen bestätigen Sie jetzt noch über „Speichern“.
Nun haben Sie schnell und unkompliziert Ihre neue Signatur erstellt und diese steht Ihnen für Ihre neuen E-Mails zur Verfügung.
Wie immer bei Microsoft ist die Menüführung auch bei diesen drei Outlook Versionen intuitiv und anwenderfreundlich. Das Anpassen der Signaturen nimmt nur sehr wenig Zeit in Anspruch und für die Desktop App gibt es eine Vielzahl an Vorlagen für Signaturen.
