Word, Excel, PowerPoint… sie sind eigentlich jedem bekannt. Doch wie steht es mit Delve, PowerBI oder Teams? Und was war doch gleich der Unterschied zwischen OneDrive und OneNote?
Die Microsoft Office Welt mit ihrer Masse an Funktionen, Apps und Tools kann verwirrend, gar erdrückend sein. Wer soll sich bei all den Namen noch merken können was dahinter steckt? Und dann die unzähligen Lizenzen und Pakete unter denen es sich zu entscheiden gilt. Ich hoffe, mit diesem Artikel Ordnung ins Microsoft 365 Apps Universum bringen zu können.
Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Vorhaben mit Microsoft 365 benötigen, beraten wir Sie gerne. Erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft Office 365 Beratung.
Im ersten Teil möchte ich Ihnen einen Überblick über alle gängigen Microsoft Office 365 Apps und ihre wichtigste Funktionen geben. Im zweiten Teil beschäftige ich mich mit der Auswahl an verschiedenen Lizenzen, welche Unternehmen zur Verfügung steht. Hierbei habe ich ihnen die wichtigsten Entscheidungskriterien und Unterschiede kompakt zusammengefasst.
1. Alle Office 365 Apps und ihre wichtigsten Funktionen auf einen Blick
Access
Microsoft Access kombiniert ein Datenbankmanagementsystem mit einer einfachen Entwicklungsumgebung. Es ermöglicht die Erfassung, Verwaltung und Abfrage von Daten. Microsoft Access richtet sich an Endanwender, die ohne große Programmierkenntnisse Datenbankanwendungen für kleine Unternehmen erstellen und verwalten möchten. Die Oberfläche ist allen Microsoft-Anwendern vertraut und die Grundfunktionen sind einfach und selbsterklärend. Access ist in vielen Microsoft 365-Paketen enthalten, kann aber auch separat erworben werden. Access ist jedoch nur für Windows-PCs verfügbar.
Aufgaben
Hierbei handelt es sich weniger um eine eigenständige App, als vielmehr um eine Funktion von Outlook. Mit wenigen Klicks können Aufgaben erstellt werden, welche um einen Betreff, eine Aufgabenbeschreibung, sowie ein Beginn- und Fälligkeitsdatum ergänzt werden können. Des weiteren können Prioritäten und Erinnerungen vergeben werden, welche das Zeit- und Aufgabenmanagement strukturieren und erleichtern. Dank der Integration in Outlook besteht die Möglichkeit eine Aufgabe aus einer Email-Nachricht heraus zu erstellen. Hierzu muss lediglich die kleine Fahne ausgewählt werden, welche sich in der Start-Leiste oder neben dem Betreff der Mail befindet. Das „Next Level“ der Aufgaben-Organisation wird allerdings mit der Planner App erreicht, welche ebenfalls Teil des Office Universums ist. Wem es aber genügt seine eigenen To-Do’s aus seinem Outlook-Postfach heraus zu notieren, der ist mit der „Aufgaben“-Funktion bereits sehr gut bedient.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Aufgabenmanagement mit Office 365 – So vermeiden Sie Chaos in Ihren Aufgaben mit Microsoft Apps.
Bookings
Bookings ist eine Anwendung, mit der kleine und mittelständische Unternehmen online Terminplanungen anbieten können. Termine können jederzeit gebucht, verschoben oder gecancelt werden. Bookings bietet verschiedene Optionen, über das Layout unterschiedlichen Anforderungen (intern oder extern) gerecht zu werden, z.B. lassen sich mehrere Bookings Kalender anlegen und verwenden.
Bookings erlaubt auch das Anbieten von Online Dienstleistungen via Skype for Business und Microsoft Teams. In Teams steht Booking als App zur Verfügung, so dass direkt aus Teams Kalender angelegt und verwaltet werden können.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Support-Ende von Skype for Business und Upgrade auf Microsoft Teams.
Customer Voice
Dynamics 365 Customer Voice ist die in Dynamics 365 überführte und weiterentwickelte Version von Microsoft Forms Pro. Mit diesem Feedback Management System hat Microsoft eine weitere Möglichkeit geschaffen, unter Zuhilfenahme von automatisch versendbaren Umfragen die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit Ihren Leistungen jederzeit abzufragen und zu verfolgen. Die Ergebnisse der Umfragen, Stimmungsbilder und Feedbacks können in direkte Handlungsempfehlungen für Ihr Vertriebsteam umgewandelt werden. In Verbindung von Customer Voice mit Power Apps und Power Automate können Sie durch den regelmäßigen automatisierten Austausch die Bindung Ihrer Kunden an Ihrem Unternehmen stärken.
Delve
Diese etwas unbekanntere Microsoft 365 Anwendung bietet auf ihrer Nutzeroberfläche einen Überblick, an welchen Dokumenten andere Personen der Organisation gerade arbeiten. Delve stellt Informationen zunächst aus E-Mails, Dokumentenbibliotheken und SharePoint-Online übersichtlich auf einem Flipboard dar. Außerdem kann nach Personen, Dokumenten oder Tafeln gesucht werden und eine Verbindung zur Zusammenarbeit mit anderen hergestellt werden. Allgemein bietet Delve viele Möglichkeiten zum Entdecken, aber auch zum Organisieren von Informationen bzw. Dokumenten im gesamten Office365. Beispielsweise kann ein Dokument als Favorit markiert oder zu einer Tafel hinzugefügt werden, um so später einfacher darauf zugreifen zu können. In unserem Artikel „Delve vernetzt alle Informationen“ haben wir alle interessanten Fakten über die Anwendung Delve für Sie gesammelt. In einem weiteren Beitrag finden Sie eine kompakte Erklärung zur Funktionsweise von Delve und seinem Algorithmus „Office Graph“.
Dynamics 365
Bei Dynamics 365 handelt es sich um eine CRM & ERP-Cloud-Lösung. Customer Relationship Management – bzw. Enteprise Resource Planning-Systeme sind Softwareanwendungen, die Unternehmen helfen besser und wirtschaftlicher zu arbeiten. Sie stellen eine einheitliche Datenbasis bereit, vernetzen Informationen, automatisieren Standardprozesse und unterstützen Workflows. Sie sorgen für mehr Transparenz und erleichtern Mitarbeitern den Arbeitsalltag.
Dynamics365 bietet mit den unterschiedlichsten Funktionen eine umfangreiche Unterstützung bei der Verfolgung der strategischen Unternehmensziele. Organisationen können sich komplett neu aufstellen und genau die Geschäftsanwendungen einsetzen und implementieren, die sie benötigen. Dabei stehen Anwendungen aus den Feldern Marketing & Sales, Field Service, Project Service und Finance & Operations zur Verfügung.
- Marketing & Sales-App: Es können unter anderem automatisierte Workflows erstellt, Kampagnen koordiniert, deren Performance verfolgt und der Kunden-Pool feiner und präziser segmentiert werden.
- Field Service-App: Sie soll gewährleisten, dass die richtigen Service-Mitarbeiter mit den richtigen Kenntnissen am richtigen Ort verfügbar sind, um einen professionellen Service-Außendienst anzubieten. Die Bereiche Operations, Technik und Kunden sollen optimal aufeinander abgestimmt werden.
- Project Service-App: Mit den passenden Tools können hier Kostenvoranschläge erstellt, schnelle Entscheidungen getroffen, der Projektfortschritt verfolgt und Zeit- sowie Budgetvorgaben überwacht werden. Außerdem können Know-How verwaltet, Stunden registriert und Dokumente schneller digitalisiert werden.
- Finance & Operations-App: Sie unterstützt die Kommunikation verschiedener Abteilungen und Prozesse untereinander wie bspw. Einkauf, Verkauf, Fertigung, Logistik, Service und Administration. Dies hat zum Ziel, dass die Mitarbeiter Daten nur einmal erfassen müssen.
Excel
Eine altbekannte App, die seit Jahrzehnten aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken ist. Sie ermöglicht das Erstellen von Tabellen, Diagrammen, Umfragen und Berechnungen, sowie das Filtern von Tabellen. Arbeitsmappen können freigegeben werden, was wiederum das gleichzeitige Arbeiten an der selben Datei ermöglicht.
Exchange
Der Exchange Server ist eine Kollaborationsplattform, zur Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten in Unternehmen. Sie ermöglicht das Versenden, Empfangen und Speichern von E-Mails, die gemeinsame Nutzung von Kalendern und bietet die Möglichkeit, Aufgaben gemeinsam zu bearbeiten. Anwender, die den Exchange Server nutzen wollen, benötigen eine zusätzliche Client Software, beispielsweise Microsoft Outlook. Sehr vereinfacht ausgedrückt ist der Exchange Server die Grundlage für Outlook in Organisationen.
Flow
Das Erstellen von automatisierten Workflows zwischen den bevorzugten Apps und Diensten ist das Ziel dieser schlauen App. Dank der erstellten Workflows können Benachrichtigungen erhalten, Dateien synchronisiert, Daten erfasst und viele weitere Aufgaben ausgeführt werden. Wir haben diesem umfangreichen Tool bereits einen ausführlichen Beitrag gewidmet, in dem wir erklären wie Flow genau funktioniert und wie es uns den Arbeitsalltag erleichtern kann.
Flow heißt heute Microsoft Power Automate.
Forms
Mit dieser nützlichen Anwendung können Umfragen, Quizfragen oder Fragebögen erstellt werden, anschließend Personen zum Ausfüllen eingeladen und die Ergebnisse ganz einfach nach Eingang angezeigt werden. Dank der integrierten Analysefunktion besteht auch die Möglichkeit der Ergebnisauswertung. Diese können anschließend beispielsweise nach Excel exportiert werden. Es ist zu beachten, dass Forms aufgrund seiner dennoch etwas eingeschränkten Funktionen kein Ersatz für Microsoft InfoPath darstellt. Hier gelangen Sie zum Beitrag: Was ist Microsoft Forms? Alles, was Sie zur Umfrage App von Microsoft wissen müssen.
Kaizala
Kaizala ist eine Chat-App respektive ein Messenger Dienst, der auf den ersten Blick sehr viel Überschneidungen mit Microsoft Teams aufweist. Umso mehr seit Microsoft immer mehr Kaizala Funktionen in Teams integriert. Der zentrale Unterschied ist, dass man sich bei Kaizala mit einer Handynummer anmeldet, bei Teams braucht man einen Microsoft Account. Ursprünglich entwickelt wurde Kaizala für Regionen mit wenig Bandbreite und viel Fluktuation in der Arbeitswelt. Es erlaubt Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden Zugriff auf Dokumente zu geben, und diesen Zugriff einfach zu verwalten.
Kalender
Hierbei handelt es sich um eine weitere unabdingbare Funktion, welche in Microsoft Outlook integriert ist. Es können Besprechungsanfragen und andere Termine erstellt und bearbeitet werden, welche dann anschließend in Outlook versendet werden können. Eine praktische Funktion, egal ob im Büro oder im privaten Alltag ist das gegenseitige Teilen von Kalendern. Des Weiteren können auch externe Kalender importiert werden (beispielsweise ein private Kalender in den geschäftlichen Kalender oder der Kalender der Schule oder Universität in den privaten).
Lists
Microsoft Lists ist eine neue Funktion, die von Anfang an in Microsoft Teams und Outlook integriert ist. Mit Lists können Sie Ihre tägliche Arbeit besser organisieren und Informationen, Daten und Aufgaben zentral verfolgen und bearbeiten. Wir haben Lists bereits einen Beitrag gewidmet, in dem wir ausführlich auf dieses Tool eingehen. Hier gelangen Sie zum Beitrag Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen.
MyAnalytics
Mit dieser Anwendung hat Microsoft einen “Fitness Tracker” für die Arbeitswelt geschaffen. Sie analysiert, wie Sie arbeiten und fasst die Ergebnisse in einem Dashboard zusammen. Unterteilt nach den vier Kernbereichen Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit ist Ihr Arbeitsverhalten aufbereitet und Sie bekommen außerdem Tipps, wie Sie noch effektiver arbeiten können. Außer Ihnen kann niemand diese Auswertung sehen – es sei denn Sie teilen sie aktiv mit jemandem.
OneDrive
Dieses wunderbare Microsoft 365 Tool ist eigentlich so viel mehr als ein Tool. Es fungiert eher als Plattform im Hintergrund oder als virtueller Raum in welchem Dokumente erstellt, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. Die besagten Dokumente werden in der Cloud gespeichert und sind über den Office 365 Zugang von überall erreichbar. OneDrive kann dabei über einen Browser verwendet werden oder auch im lokalen Explorer integriert werden. So können Dokumente noch einfacher zentral und sicher abgespeichert werden. Dabei unterstützt OneDrive übrigens mehr als 270 Dateitypen. Mehr über die Funktionen und Vorteile der Dokumentenablage in OneDrive und einen ausführlichen Vergleich zu Sharepoint können Sie in einem weiteren Beitrag nachlesen.
OneNote
Eine weitere App der Office 365 Familie, welcher meines Erachtens noch viel zu wenig Beachtung geschenkt wird. Denn aus meinem Arbeitsalltag ist sie längst nicht mehr wegzudenken. OneNote ist ein digitales Notizbuch, welches beliebig immerzu durch Abschnitte und Seiten erweitert werden kann. Es lassen sich hier nicht nur Texte, sondern auch Grafiken, Bilder, Listen und multimediale Inhalte einfügen und bequem verwalten. Werden Inhalte von Webseiten kopiert und eingefügt, wird automatisch ein Zeitstempel und der jeweilige Link hinzugefügt. Des Weiteren lassen sich PDF-Dateien editieren und speichern und bei eingescannten Buchseiten oder Zeitschriftenartikeln erkennt OneNote sogar den Text, sodass bequem danach gesucht werden kann. Super praktisch: Die Notizbücher können mit anderen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Ihr OneNote kann also als Allrounder zur Organisation von sämtlichen Inhalten dienen und wird dabei in der Cloud gespeichert. Dadurch kann von überall darauf zugegriffen werden und nichts geht verloren. Das Beste zum Schluss: OneNote steht sogar ohne Office 365 Paket kostenlos zum Download zur Verfügung.
Outlook
Diese bekannte Office365 App gehört bei den meisten Unternehmen zum Standardrepertoire. Mit ihr können E-Mails von mehreren E-Mail-Adressen empfangen, versendet und abgelegt werden. Dank der Erweiterung um die Kalender-, Aufgaben- und Personenfunktionen eignet Outlook sich hervorragend zur Organisation von Terminen, To-Dos und Kontakten.
Personen
Mit dieser praktischen Funktion, welche vor allem durch ihre Integration in Outlook relevant wird, können Kontakte, Kontaktlisten und Gruppen erstellt und verwaltet werden. Anschließend können diese in Outlook zum Versand von E-Mails oder Terminen genutzt werden.
Project
Mit Hilfe dieses ebenso starken wie einfachen Tools können Sie ihre Projekte planen, verwalten und durchführen. Dabei ist es egal, ob es sich um Teilschritte eines Projektes handelt oder ob Sie ganze Kampagnen planen wollen, da Microsoft Projekt auf Grundlage von Netzplantechnik arbeitet. Wenn Sie ein Projekt planen, wird ein sogenannter “Basisplan” angelegt, mit dem die tatsächlichen Fortschritte Ihres Projektes ständig abgeglichen werden. Dabei werden alle Abhängigkeiten von Tasks und Teilschritten und deren Auswirkungen auf das Projektziel reportet. Auch Ihre Ressourcen können Sie mit Hilfe von Microsoft Project verwalten.
Planner
Bei der Planner-App handelt es sich um ein weiteres Tool, welches fester Bestandteil meines Arbeitsalltags ist. Mit dieser App können ganz einfach Pläne und Aufgaben erstellt, durch eine Beschreibung und Check-Points ergänzt und den jeweiligen Personen zugewiesen werden. Außerdem können Prioritäten vergeben und der Bearbeitungsstatus aktualisiert werden. Durch seine Integration in Microsoft Teams wird die Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung noch effizienter, da für die betreffenden Pläne und Aufgaben Teams gebildet und anschließend Aufgaben und Fortschritte direkt in Chats diskutiert werden können.
PowerApps
Mit dieser Office-Anwendung können Sie Geschäfts-Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen, erweitern und anpassen. Außerdem lassen sich damit Office 365, Dynamics 365 und SharePoint Online auf die individuellen Anforderungen anpassen. Durch eine große Auswahl an Vorlagen können Apps mit wenigen Klicks erstellt werden. Des Weiteren stehen eine Vielzahl an Erweiterungsoptionen zur Verfügung, welche allerdings eher für versierte Entwickler konzipiert sind.
Power Automate
Diese Anwendung ist vielen bereits unter dem ehemaligen Namen Flow bekannt. Microsoft Power Automate ist das Tool mit dem auch einfache User Workflows kreieren und ihren Arbeitsalltag vereinfachen können. Aus den vielen fertigen Vorlagen wählt man eine aus und kann sie mit wenigen Klicks dem eigenen Bedarf anpassen. So kann man Geschäftsprozesse auch über verbundene Datenquellen und -dienste hinweg modellieren. Dieser schlauen App haben wir hier bereits einen eigenen Artikel gewidmet, in dem wir erklären wie Power Automate genau funktioniert und wie es uns den Arbeitsalltag erleichtern kann.
PowerBI
Dieses intelligente Analytic Tool kann in Sekundenschnelle Daten aus nicht verbundenen Quellen zusammentragen, analysieren und auf bemerkenswerte Art visualisieren. Anschließend können die erstellten Inhalte auf Dashboards nach Belieben freigegeben und geteilt werden. So werden aus verstreuten Daten, bedeutsame interaktive Unternehmenseinblicke. In einem unserer Artikel erklären wir, was Power BI ist und geben Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Datenquellen und das Kostenmodell.
PowerPoint
Mit dieser praktischen und bekannten App können Sie Präsentationen erstellen, teilen und gemeinsam mit anderen bearbeiten. Die Präsentationen können Bilder und Videos erhalten und es steht Ihnen eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Beispielweise Animationen und Übergänge, aber auch Designvorlagen, Formen und Grafiken.
Power Virtual Agents
Power Virtual Agents ist eine praktische Hilfe beim einfachen Erstellen eigener intelligenter Chatbots.
Es gibt zwei unterschiedliche Versionen der Applikation: die Web-App und die Microsoft Teams-App. Beide Varianten haben jeweils einen etwas anderen Schwerpunkt: Während die Web-App darauf abzielt, Chatbots zu erstellen, welche die am häufigsten auftretenden Fragen Ihrer Kunden oder Besucher Ihrer Website beantwortet oder diese an den richtigen Chatpartner weiterleitet, richtet sich die Teams-App an Mitglieder größerer Teams oder Organisationen, die intern wiederkehrende Fragen ihrer Kollegen automatisch beantworten wollen.
Beiden gemein ist allerdings die Möglichkeit, Chatbots ohne große Vorkenntnisse mit KI oder Programmieren erstellen und verwalten zu können. Auch die praktische grafische Oberfläche finden Nutzer bei beiden Varianten.
Wer komplexere Bots einsetzten möchte, kann mit Hilfe von PowerAutomate oder Azure auf hunderte integrierte Connectors zugreifen bzw. eigene Code Snippets einbinden.
Publisher
Diese Anwendung wurde entwickelt, um die Gestaltung von Broschüren, Flyern, Postkarten, oder Produktpräsentationen zu vereinfachen. Sie verfügt über alle Funktionalitäten, die eine Desktop-Publishing-Software braucht und ermöglicht einfaches und punktgenaues Setzen und Bearbeiten von Textbausteinen und Bildern. Der Publisher stellt Ihnen eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung wie beispielweise Designvorlagen, Formen und Grafiken. Da die meisten dieser Funktionalitäten aus Word oder/und PowerPoint bekannt sind, ist die Handhabung sehr leicht zu erlernen. Der Publisher ist speziell für Privatpersonen oder kleine Firmen konzipiert.
Hierbei handelt es sich wieder weniger um eine klassische App, als mehr um eine große, modifizierbare Plattform. Mit SharePoint können Intranetwebsites, Seiten, Dokumentenbibliotheken und Listen erstellt und bearbeitet werden. Sie können Webparts hinzufügen, um die Inhalte anzupassen oder sich auf einer Team- oder Kommunikationswebsite wichtige visuelle Elemente, News und Updates anzeigen lassen. Es besteht die Möglichkeit Websites, Dateien und Personen im Unternehmen zu suchen und ihnen zu folgen. Außerdem können tägliche Routineaufgaben mit Workflows, Listen und Formularen verwaltet werden. Die eigenen Dateien werden dabei in der Cloud gespeichert, damit alle sicher zusammenarbeiten können. SharePoint ist dabei extrem wandelbar und anpassungsfähig und kann auf jede Organisation und Ihre Nutzer zugeschnitten werden. Auf unserem Blog finden Sie viele Artikel, welche Ihnen bei Fragen um die Nutzung, Optimierung und Anpassung von SharePoint weiterhelfen. Des Weiteren bieten wir eine umfassende Beratung zur Nutzbarkeit und Notwendigkeit von SharePoint in Ihrer Organisation an und können bei Bedarf eine individuelle SharePoint Lösung für Ihr Unternehmen entwickeln. Mehr Informationen zur unseren Dienstleistungen im SharePoint Umfeld finden Sie auf unserer Seite über Microsoft SharePoint Beratung.
StaffHub
Mit dieser Applikation können Mitarbeiter und ihre Vorgesetzen Zeitpläne auf ihren mobilen Geräten verwalten und miteinander in Kontakt bleiben. Via StaffHub können beispielsweise Schichtpläne, Richtliniendokumente und Bekanntmachungen geteilt werden, was die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten erleichtert.
StaffHub wurde am 30. Juni 2020 offiziell eingestellt.
Stream
Diese App der Office 365 Familie ermöglicht ein sicheres Erstellen, Entdecken und Teilen von Videos innerhalb einer Organisation. Dank intelligenter Suchfunktionen finden Sie schnell den passenden Inhalt und das intuitive Teilen von Videos über die gängigen Browser und Apps ermöglicht einfache und produktive Interaktionen. So können auch voneinander entfernt arbeitende Teams einfach in Verbindung bleiben.
Sway
Es handelt sich um eine Anwendung mit der interaktive Berichte, persönliche Geschichten und Präsentationen einfach erstellt und geteilt werden können. Nachdem Texte und Bilder eingefügt wurden, erstellt Sway automatisch einen individuellen Entwurf. Das bedeutet, dass nicht immerzu auf die gleichen Vorlagen zurückgegriffen werden muss. Falls der Entwurf nicht gleich den Vorstellungen entspricht, kann er beliebig bearbeitet oder eine andere Design-Vorlage ausgewählt werden.
Teams
Bei Teams handelt es sich um eine Gruppenchat-Software, die als Grundlage für die Zusammenarbeit im Team dient. Viele Anwendungen und Funktionen der Office 365 Familie stehen auch hier zur Verfügung. OneNote, Skype für Business, PowerBI und SharePoint, aber auch Benachrichtigungen aus beispielsweise Twitter sind in Microsoft Teams integrierbar. Damit fungiert es auch als zentrale Steuerungs- & Organisations-Plattform aller gängigen Office-Apps. Wir haben der interessanten und aufstrebenden Office-Anwendung auf unserem Blog bereits eine ganze Reihe interessanter Beiträge und kurzer Tutorials gewidmet. In unserem Artikel über die wichtigsten Microsoft Teams Funktionen, finden Sie alles auf einem Blick.
Im Rahmen unserer Microsoft Teams Beratung helfen wir Ihnen gerne beim optimalen Einsatz von Microsoft Teams. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite über unsere Microsoft Teams Beratung.
To-Do
Mithilfe dieser App können Listen wie beispielsweise „mein Tag“ mit Aufgaben erstellt werden, wobei aus Vorschlägen ausgewählt werden kann. Die Aufgaben können durch Fälligkeitstermine, Uhrzeiten und weitere Notizen konkretisiert werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die To-Dos mit Outlook zu synchronisieren.
Video
Diese App stellt ein Intranet-Portal da, auf welchem Personen in Ihrer Organisation Videos hochladen, posten und mit anderen teilen können. Dementsprechend können von anderen Personen in Ihrer Organisation geteilte Videos gesucht und angeschaut werden. Es können ganze Videokanäle erstellt und verwaltet werden.
Video wurde 2017 durch Microsoft Stream abgelöst.
Visio
Dieses Visualisierungsprogramm, unterstützt Sie dabei, die verschiedensten Abläufe zu visualisieren. Sie können mit Visio unterschiedliche Arten von Diagrammen wie beispielsweise Flussdiagramme, GANTT- und PERT-Diagramme, Organigramme sowie Ablaufdiagramme und technische Zeichnungen erstellen. Daher sind die Einsatzgebiete sehr vielseitig. Visio bietet eine große Zahl an Shapes, Schablonen und Vorlagen, die sich ganz einfach in Ihre Grafik einfügen und mit Text und Zahlen befüllen lassen. Diese Diagramme können Sie in Ihre Texte einfügen und über die üblichen Kanäle wie z.B. Teams oder SharePoint auch Lesern zur Verfügung stellen, die nicht über eine Visio Lizenz verfügen. Die wichtigsten Funktionen von Visio sind in den gewerblichen Microsoft 365 Versionen enthalten. Wer mehr Funktionen braucht, hat bei Microsoft Visio die Wahl zwischen vier Angeboten oder Plänen.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0 und Microsoft SharePoint.
Viva
Viva ist eine „Employee Experience Plattform“ (EXP), die das Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz verbessern soll. Sie verbindet Kommunikation, Ressourcen und Erkenntnisse, Weiterbildung und Fachwissen und wird in Microsoft Teams eingebunden. Viva soll das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter steigern. Dies wird mit 4 Features angestrebt:
 | Viva Connection bietet einen persönlichen Startpunkt für jeden Mitarbeiter. Informationen aus SharePoint und anderen Office 365 Apps können hier via Teams zugänglich gemacht werden. |
 | Viva Topics stellt, gestützt durch Künstliche Intelligenz, jedem Anwender unternehmensweite Inhalte und Fachwissen zur Verfügung, die er jetzt gerade benötigt. |
 | Viva Learning bindet Schulungen und kurze Lerneinheiten von verschiedenen Quellen in Teams ein. |
 | Viva Insights bietet für jeden Mitarbeiter persönlich und für das Management (in anonymisierter Form) die Möglichkeit, die Balance zwischen Wohlbefinden und Effektivität bei der Arbeit zu finden. |
Whiteboard
Bisher stand diese App nur Surface Usern zur Verfügung, das hat sich jetzt geändert und sie ist jetzt für alle Windows User als Einzelplatzversion und für User von Lizenzen als kollaborative Version verfügbar. Die App stellt ein digitales Whiteboard bereit, auf dem Sie allein oder zusammen mit Ihrem Team, ganz wie im analogen Leben, Ideen sammeln und Bilder bzw. Tabellen erstellen können. Anders als ein analoges Whiteboard bietet diese App jedoch einige Features, wie z.B. “Ink to shape” das Formen erkennt und begradigt umsetzt. Nach getaner Arbeit speichern Sie Ihr Whiteboard einfach in der Cloud und können später vom gleichen oder einem anderen Endgerät weiterarbeiten. Bisher gibt es die App ausschließlich in Englisch, weitere Sprachen werden folgen.
Word
Mit dieser altbekannten Office-Anwendung können Dokumente erstellt und anschließend formatiert und durch Text, Bilder und Seitenlayouts gefüllt werden. Dokumente können einfach freigegeben und gemeinsam mit anderen bearbeitet werden.
Yammer
Diese Applikation wurde geschaffen, um mit Gruppenmitgliedern über die Arbeit zu reden und zusammen zu arbeiten. Dabei fungiert sie wie ein Schwarzes Brett, auf dem Dokumente, Links und Statusupdates gepostet werden können. Die Anwendung erleichtert die Zusammenarbeit und das Miteinander innerhalb der Organisation. Dabei hat sie einen anderen Fokus wie Microsoft Teams, welches umfassendere und tiefergehende Funktionen für die tägliche Zusammenarbeit bietet. Yammer eignet sich hervorragend zum offenen Austausch innerhalb einer größeren Organisation.
2. Im Vergleich: Alle Microsoft und Office 365 Lizenzen, Pakete und Business Plans für Unternehmen
Microsoft bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Pakete für Unternehmen an. Da stellt sich schnell die Frage: Wo liegen die Unterschiede und welche Lizenz eignet sich für mein Unternehmen am besten? Aus diesem Grund möchten wir Ihnen einen Überblick über die Angebotspalette geben und die wichtigsten Unterschiede erklären, die zu beachten sind.
Zuallererst unterscheidet Microsoft zwischen Lizenzen für zu Hause, für Unternehmen und Enterprise Business Plans. Mögliche Pakete für zu Hause werden wir in diesem Beitrag nicht näher behandeln. Vielmehr gilt es zwischen den Microsoft (ehem. Office) 365 Business Paketen und den Enterprise-Lizenzen zu unterscheiden. Das wichtigste Kriterium hierbei: Die Größe des Unternehmens. Business Pakete eignen sich für kleine und mittelständische Unternehmen, da sie lediglich bis zu 300 Nutzer zulassen. Bei mehr Benutzern muss dementsprechend eine Business Premium (ehem. ProPlus) oder Enterprise Lizenz gewählt werden.
Welches Microsoft oder Office 365 Paket eignet sich für mein Unternehmen?
Microsoft unterscheidet zwischen folgenden vier Microsoft 365 (ehem. Office 365) Business Paketen: Microsoft 365 Apps, Standard, Basic und Premium. Doch was ist wo enthalten? Und wo liegen die wesentlichen Unterschiede?
Microsoft 365 Business Apps (ehem. Office 365 Business)
Mit der Business Apps Lizenz erhalten die Nutzer im Wesentlichen die Vollversion der Office-Suite zum Installieren und den Zugriff auf die Office Online Umgebung bzw. Anwendungen. Des Weiteren steht OneDrive for Business zum Ablegen und Teilen von Dokumenten zur Verfügung. Die nützlichen Anwendungen Teams und Planner (siehe in Teil 1 des Artikels) sind nicht Bestandteil des Pakets, es stehen aber kostenfreie Versionen zum Download bereit.
Auch das Business Standard Paket bietet seinen Anwendern die Vollversion der Office-Suite sowohl in der Desktopversion, als auch in der Online-Anwendung. Zusätzlich zu OneDrive for Business sind die Dienste SharePoint Online und Skype for Business verfügbar, ebenso wie die Applikationen Teams und Planner.
Microsoft 365 Business Basic (ehem. Office 365 Essentials)
Das Business Basic Paket bietet seinen Anwendern genau wie das Business Standard Paket die Vollversion der Office-Suite. Allerdings nur die reine Online-Anwendung und nicht die Desktopversion. Zusätzlich zu OneDrive for Business sind die Dienste SharePoint Online und Skype for Business verfügbar, ebenso wie die Applikationen Teams und Planner.
Im Business Premium Paket wird der Funktionsumfang des Business Standard Angebots um die beiden Dienste Intune und Azure Information Protection ergänzt.
Auf der offiziellen Website von Microsoft Office finden Sie eine detaillierte Auflistung, sowie die jeweils gültigen Preise der Business Pakete.
Was können die Produkte Office 365 Enterprise E1, E3, E5 und Microsoft 365 for Enterprise?
Neben den Microsoft 365 Business Paketen (Business Premium ausgenommen) bietet Microsoft noch weitere Lizenzen an, welche sich an Unternehmen mit mehr als 300 Nutzer- bzw. Mitarbeitern richten. Hierzu gehören Microsoft 365 for Enterprise, sowie Office 365 Enterprise E1, E3 und E5.
Der Microsoft 365 Business Premium Plan und die Office 365 Enterprise Pläne eignen sich durch die unbegrenzte Benutzeranzahl prinzipiell für Unternehmen jeder Größe. Zusätzlich können einzelne Dienste und Pläne auch untereinander kombiniert werden.
Sowohl in Microsoft 365 Business Premium als auch in allen Enterprise Plänen sind Server-Zugriffslizenzen (CAL) enthalten. So lassen sich die benötigten Funktionen individuell zusammenstellen. Alle Pläne ermöglichen den Zugriff auf die Vollversionen von Office-Produkten auf bis zu 5 PCs oder Macs, Office für Tablets und Smartphones, Office Online, sowie das Speichern und Freigeben von Dateien (1 TB pro Benutzer).
Microsoft 365 for Enterpise (ehem. Office 365 ProPlus)
Diese Lizenz stellt ihren Nutzern die Vollversion der Office-Suite in der Desktop- und Onlinevariante, sowie OneDrive for Business zur Verfügung.
Office 365 Enterprise E1
In diesem Paket sind alle Office Anwendungen in der Onlineversion, sowie E-Mail, SharePoint Online, Skype for Business und OneDrive for Business enthalten. Es sind Zusatzfunktionen wie beispielweise Anrufpläne, Audiokonferenzen oder moderne Sprachtelefonie mit dem Telefonsystem hinzubuchbar.
Office 365 Enterprise E3
Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um das Office 365 Enterprise E1 Paket, erweitert um die Desktopvariante der Office-Suite Produkte und Intune. Es lassen sich die selben Zusatzfunktionen wie auch bei Office 365 Enterprise E1 hinzubuchen, wobei bspw. Anrufpläne in der E3 Lizenz bereits enthalten sind.
Office 365 Enterprise E5
Diese Lizenz erweitert die Dienste der Enterprise E3 Lizenz um die Anwendungen bzw. Funktionen Power BI, Cloud PBX, PSTN Conferencing, Meeting Broadcast und Anzure Information Protecting.
Alle Informationen im Detail zu den Inhalten und Preisen der einzelnen Enterprise Lizenzen erfahren Sie über die offizielle Microsoft Website.
Die wichtigsten Unterschiede der Microsoft und Office 365 Pakete auf einen Blick
- Die Microsoft 365 Business Pakete bedienen bis zu 300 Benutzer.
- Bei einer Nutzerzahl größer 300 muss eine Business Premium oder Enterprise Lizenz gewählt werden.
- Alle Pakete enthalten die Webversionen der wichtigsten Office-Applikationen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook etc.).
- Bei Microsoft 365 Business Basic und Enterprise E1 sind die Office-Applikationen nicht lokal installierbar
- Die Office 365 Enterprise E5 Lizenz ermöglicht ihrem Nutzer jede erdenkliche Funktion, ist aber auch die teuerste von allen.
- Die Applikationen Teams, Planner und OneNote sind bei Bedarf auch als kostenfreie Versionen downloadbar.
Das Microsoft Office 365 Universum – Apps, Tools und Funktionen für jede Aufgabe
Die Microsoft und Office 365 Welt mit ihren unzähligen Anwendungen und Paketen kann erdrückend sein. Aber sie bietet uns Hilfestellung in allen Bereichen unseres Arbeitsalltags und erleichtert bei routinierter Anwendung und in der richtigen Kombination die Zusammenarbeit und persönliche Organisation enorm. Im Rahmen unserer Microsoft Office 365 Beratung helfen wir Ihnen gerne bei der Einführung und dem optimalen Einsatz der Apps in Ihrem Unternehmen. Alles zu unseren Beratungs- und Dienstleistungen im Microsoft Office 365 Umfeld erfahren Sie hier.
