Microsoft Copilot Agenten sind spezialisierte KI-Assistenten, die auf bestimmte Aufgaben, Prozesse oder Wissensquellen zugeschnitten werden können und dadurch eigenständig Informationen bereitstellen, Arbeitsschritte automatisieren oder komplexe Abläufe unterstützen. Sie können nicht nur allgemeine Fragen beantworten, sondern auch gezielt mit konkreten Wissensquellen verknüpft werden. Eine besonders praxisnahe Möglichkeit besteht darin, einem Agenten ein oder mehrere ausgewählte Dokumente, SharePoint-Inhalte oder Websites als Wissensbasis bereitzustellen. Der Agent nutzt diese Inhalte anschließend, um Rückfragen zu beantworten, Informationen zusammenzufassen oder die Nutzenden durch komplexe Inhalte zu führen.
In dieser Blogbeitragsreihe stellen wir Ihnen fortlaufend typische Einsatzszenarien für Copilot Agenten anhand konkreter Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag vor.
Die Ausgangssituation ohne den Onboarding Buddy Agent
Der Einstieg in ein neues Unternehmen wirft bei Mitarbeitenden viele Fragen auf. Neben fachlichen Themen geht es dabei häufig um organisatorische Aspekte wie Urlaubsregelungen, die Nutzung interner Tools, zuständige Ansprechpartner oder die Abläufe bestimmter Prozesse. Diese Fragen wiederholen sich bei nahezu jedem Onboarding und sind für neue Mitarbeitende von zentraler Bedeutung, damit sie sich schnell im Unternehmen zurechtfinden.
Grundsätzlich sind die benötigten Informationen häufig bereits vorhanden, beispielsweise im SharePoint-Intranet oder in anderen internen Wissensquellen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Inhalte oft in verschiedenen Bereichen verteilt sind und nicht immer leicht zu finden sind. Neue Mitarbeitende wissen meist noch nicht, wo sie suchen müssen oder welche Begriffe für die Recherche relevant sind. Die Folge sind zusätzliche Rückfragen an Kolleginnen und Kollegen.
Dadurch entsteht nicht nur Frustration bei den neuen Mitarbeitenden, sondern auch ein erheblicher Aufwand für die erfahrenen Teammitglieder. Ein großer Teil ihrer Zeit fließt in die Beantwortung wiederkehrender Standardfragen, obwohl die entsprechenden Informationen bereits dokumentiert sind. Diese Zeit fehlt wiederum für wertschöpfende Aufgaben, die fachliche Einarbeitung oder projektbezogene Tätigkeiten.
Aus dem Zusammenspiel dieser Faktoren resultiert ein Onboarding Prozess, der stark von der Verfügbarkeit einzelner Personen abhängt und das vorhandene Unternehmenswissen nicht optimal nutzt.
Unsere Lösung für wiederkehrende Fragen im Onboarding ist ein Copilot Agent
Um den Zugang zu internem Wissen zu vereinfachen und den Onboarding Prozess effizienter zu gestalten, wird ein dedizierter Microsoft Copilot Agent als zentraler Ansprechpartner für neue Mitarbeitende bereitgestellt. Der Agent nutzt das bestehende Intranet als Wissensgrundlage und kann auf die dort hinterlegten Informationen zugreifen.
Statt sich durch verschiedene SharePoint-Bereiche, Dokumente und Beiträge navigieren zu müssen, können neue Mitarbeitende ihre Fragen direkt in natürlicher Sprache stellen. Egal, ob es um Urlaubsregelungen, interne Tools, Ansprechpartner oder Unternehmensprozesse geht: Der Agent liefert passende Antworten, verweist auf die zugrunde liegende Quelle und führt die Nutzenden gezielt zu den relevanten Inhalten im Intranet.
Der Onboarding Buddy Agent wird zentral bereitgestellt und steht allen Mitarbeitenden gleichermaßen zur Verfügung. Dadurch erhalten alle einen einheitlichen und jederzeit verfügbaren Zugang zum Unternehmenswissen, ohne von der Erreichbarkeit einzelner Kolleginnen und Kollegen abhängig zu sein.
Ein großer Vorteil dieses Copilot Agenten ist die einfache Pflege der Inhalte. Es ist nicht notwendig, Informationen zusätzlich im Agenten zu hinterlegen oder manuell zu aktualisieren. Die Pflege erfolgt wie gewohnt an der entsprechenden Stelle im Intranet. Werden bestehende Beiträge angepasst oder neue Informationen veröffentlicht, kann der Agent diese Änderungen unmittelbar für seine Antworten nutzen. So bleibt das bereitgestellte Wissen aktuell, ohne dass ein zusätzlicher Pflegeaufwand entsteht.
Auf diese Weise wird vorhandenes Unternehmenswissen besser nutzbar gemacht, wiederkehrende Routinefragen werden reduziert und neue Mitarbeitende finden schneller die Informationen, die sie für einen erfolgreichen Start benötigen.
Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag
Nachfolgend finden Sie drei typische Einsatzszenarien für den Einsatz des Onboarding Buddys aus dem Unternehmensalltag.
Prozesse verstehen
Wenn ein Mitarbeitender den Onboarding Buddy beispielsweise fragt, wie ein Urlaubsantrag, eine Reisekostenabrechnung oder eine Beschaffung im Unternehmen abläuft, erklärt der Agent den Prozess Schritt für Schritt in verständlicher Form. Dadurch wird nicht nur die konkrete Frage beantwortet, sondern es wird auch deutlich, welche Systeme, Freigaben und Rollen im jeweiligen Prozess beteiligt sind.
Tools und Systeme
Der Onboarding Buddy zeigt, welche Tools und Systeme für bestimmte Aufgaben oder Rollen relevant sind, und verweist direkt auf die entsprechenden Anleitungen, Verfahrensanweisungen und Schulungsunterlagen. Dadurch verstehen neue Mitarbeitende schneller, welche Anwendungen sie im Arbeitsalltag benötigen und wie diese im Unternehmen eingesetzt werden.
Dokumente und Informationen finden
Mithilfe des Onboarding Buddy können passende Richtlinien, Vorlagen und weitere wichtige Dokumente gezielt gefunden werden. Der Agent verweist direkt auf die relevanten Inhalte im Intranet und liefert gleichzeitig den fachlichen Kontext, in dem die Dokumente verwendet werden.
Fazit: Schneller produktiv mit dem Onboarding Buddy
Unser Onboarding Buddy macht vorhandenes Unternehmenswissen leichter zugänglich und hilft neuen Mitarbeitenden, schneller Antworten auf typische Fragen zu finden. Gleichzeitig reduziert er wiederkehrende Rückfragen und entlastet erfahrene Kolleginnen und Kollegen im Onboarding-Prozess.
Der vorgestellte Anwendungsfall ist nur eines von vielen möglichen Einsatzszenarien für Microsoft Copilot Agenten. In unseren modularen Microsoft Copilot Workshops zeigen wir Unternehmen, wie sie geeignete Anwendungsfälle identifizieren, eigene Agenten entwickeln und vorhandene Wissensquellen gezielt integrieren können.
