Einführung: Was ist Copilot in OneDrive?
Copilot in OneDrive ist eine intelligente Funktion, die in die Cloudspeicherlösung von Microsoft integriert wurde und den Nutzern erweiterte Möglichkeiten zur Interaktion mit Dateien bietet. Copilot nutzt künstliche Intelligenz (KI), um Routineaufgaben zu automatisieren, relevante Informationen aus Dateien bereitzustellen und Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Besonders für Unternehmen und Wissensarbeiter ist diese Funktion ein echter Mehrwert, da sie Zeit spart und die Produktivität steigert.
Verfügbarkeit und Lizenzierung
Copilot in OneDrive ist Teil des Microsoft 365-Ökosystems und steht in bestimmten Unternehmensplänen zur Verfügung. Um auf diese Funktion zugreifen zu können, benötigen Nutzer eine entsprechende Lizenz, welche die Nutzung von Copilot und die Integration in anderen Microsoft 365-Diensten wie Teams und SharePoint ermöglicht.
Hauptfunktionen von Copilot in OneDrive
Die Kernfunktionen von Copilot in OneDrive zielen darauf ab, die Art und Weise, wie Nutzer mit ihren Dateien interagieren, zu verbessern. Hier sind die wichtigsten Features im Überblick:
Intelligente Dateiinteraktion
Mit Copilot in OneDrive können Sie auf Dateien zugreifen und mit ihnen interagieren, ohne diese tatsächlich öffnen zu müssen. Dies erleichtert die Verwaltung großer Datenmengen und hilft dabei, relevante Informationen schnell zu finden.
Innerhalb des Kontext-Menüs des Datei-Elements, haben Sie folgende Möglichkeiten mit dem Dokument zu arbeiten, ohne es zu öffnen:
- Zusammenfassen
- Häufig gestellte Fragen erstellen (FAQ)
- Eine Frage zum Dokument stellen
Wenn Sie mehrere Dateien in OneDrive auswählen, erscheint am oberen horizontalen Menü ebenfalls das Copilot Zeichen. Darüber können Sie:
- Mehrere Dokumente zusammenfassen (die Funktion hat in unseren Tests nicht funktioniert)
- Mehrere Dokumente miteinander vergleichen
- Eine Frage zu den Dokumenten stellen (die Funktion hat in unseren Tests nicht funktioniert)
Zusammenfassen mit Copilot: Generieren von Zusammenfassungen für Dokumente, Präsentationen und PDFs
Copilot kann automatisch Zusammenfassungen für Dokumente, Präsentationen und PDFs erstellen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie schnell einen Überblick über den Inhalt erhalten möchten, ohne das gesamte Dokument durchlesen zu müssen.
Sie können die Zusammenfassung für ein oder mehrere Dokumente erstellen lassen. In unseren Tests hat das Zusammenfassen von mehreren Dokumenten allerdings nicht funktioniert. Die Zusammenfassung hat sich immer nur auf das erste Dokument bezogen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) auf Basis von vorhandenen Inhalten
Auf Basis der in OneDrive gespeicherten Dateien kann Copilot automatisch FAQs erstellen. Ähnlich wie bei der ToDo-Listenfunktion in OneNote, ergibt diese Funktion nur bei manchen Inhalten Sinn.
In diesem Beispiel haben wir ein Governance & Guidance Dokument, dass wir für einen Kunden verfasst haben, als Grundlage genommen. Die Funktion erstellt automatisiert Fragen zum Dokument und beantwortet diese. Zusätzlich kann man über die Funktion „eine Frage stellen“ noch weitere Fragen zum Dokument stellen und erhält eine Antwort von Copilot.
Eine Frage zum Dokument stellen
Bei der Funktion „Eine Frage zum Dokument stellen“ öffnet sich ein Chatfenster. Dort können Sie mit Copilot interagieren, wie Sie es auch schon aus Copilot in Word oder Copilot in PowerPoint kennen.
Vergleich von bis zu 5 Dateien gleichzeitig
Eine weitere praktische Funktion ist die Möglichkeit, bis zu fünf Dateien gleichzeitig zu vergleichen. Das erleichtert das Auffinden von Unterschieden und Gemeinsamkeiten, sei es in Vertragsentwürfen, Berichten oder anderen Dokumenten.
In diesem Beispiel wurden zwei Varianten unseres Whitepapers „Modern Teamwork mit Microsoft 365“ miteinander verglichen. Auf einen Blick konnte man sehen, welches Dokument einen Abschnitt zum Thema Copilot enthält.
Unterstützte Dateiformate
Copilot in OneDrive unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, darunter:
- DOC, DOCX (Microsoft Word-Dokumente)
- PPT, PPTX (Microsoft PowerPoint-Präsentationen)
- XLSX (Microsoft Excel-Tabellen)
- PDF (Portable Document Format)
- Microsoft 365-Loops
Andere Dateitypen, auch Microsoft 365-speziefische, die in OneDrive gespeichert werden, kann Copilot an dieser Stelle aber nicht bearbeiten. So erscheint zu Beispiel bei Loop-Dateien im Kontext-Menü das Copilot Zeichen, bei SharePoint Listen-Dateien hingegen nicht.
Integration in Microsoft 365
Die Integration von Copilot in OneDrive geht über den reinen Cloudspeicher hinaus. Es ist nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem eingebettet, was den Zugriff und die Nutzung der Funktion in verschiedenen Anwendungen erleichtert.
Nutzung von Copilot in OneDrive über den Webzugriff
Über den Webzugriff auf OneDrive können Nutzer direkt auf Copilot zugreifen, um Dateien zu durchsuchen, Inhalte zu analysieren und Zusammenfassungen zu generieren, ohne dass zusätzliche Software installiert werden muss.
Copilot ist auch im OneDrive Datei-Viewer von Microsoft Teams, SharePoint und anderen Microsoft 365-Anwendungen verfügbar, so dass Nutzer in diesen Umgebungen auf die KI-Funktionen zugreifen können.
Fazit: Vorteile von Copilot in OneDrive
Copilot in OneDrive bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Es hilft dabei, Zeit zu sparen, indem es Routineaufgaben automatisiert und Informationen auf Abruf bereitstellt. Die Fähigkeit, Zusammenfassungen zu generieren und mehrere Dokumente miteinander zu vergleichen, hilft mir bei meinem Arbeitsalltag jetzt schon regelmäßig und spart mir viel Zeit bei der Arbeit mit Dokumenten.
Wenn Sie den Einsatz von Copilot oder weiteren KI-Tools in Microsoft 365 für Ihr Unternehmen evaluieren möchten, empfehle ich Ihnen unsern Microsoft 365 KI Workshop.
