Unternehmen haben in den vergangenen Jahren viel in ihre digitale Zusammenarbeit investiert. Dokumente liegen in SharePoint, Abstimmungen finden in Teams statt, Aufgaben werden in Planner gepflegt und Informationen aus Fachanwendungen stehen ebenfalls digital zur Verfügung. Die technische Grundlage ist vorhanden.
Trotzdem erleben viele Projektleiter, Teamleiter und Fachbereiche denselben Alltag: Vor einer Besprechung werden Dokumente geöffnet, Protokolle gelesen, Aufgabenlisten geprüft und E-Mails durchsucht. Nicht weil Informationen fehlen, sondern weil niemand den aktuellen Stand bereits für sie zusammengeführt hat. Genau mit dieser Realität habe ich mich auf der M365 Summit in Mainz beschäftigt. Das Spannende daran: Die meisten Unternehmen besitzen die Informationen bereits. Der eigentliche Aufwand entsteht erst dann, wenn aus einzelnen Informationen ein belastbarer Überblick werden soll.
Microsoft 365 liefert die Grundlage aber der Zusammenhang fehlt oft noch
In vielen Organisationen entsteht Zusammenarbeit heute bereits in Microsoft 365. Dokumente werden in SharePoint abgelegt, die Kommunikation läuft über Teams, Aufgaben werden geplant und Zuständigkeiten verteilt. Die technischen Bausteine greifen grundsätzlich ineinander.
Wer jedoch einen aktuellen Projektstatus benötigt, muss häufig noch selbst recherchieren. Eine Änderung kam per E-Mail, eine wichtige Entscheidung wurde im Protokoll dokumentiert, ein Termin wurde im Projektplan verschoben und eine Abhängigkeit steckt in einem anderen Dokument. Jede einzelne Anwendung funktioniert. Der Aufwand entsteht dort, wo diese Informationen zusammengeführt und bewertet werden müssen.
Genau deshalb reicht eine reine Dokumentenablage heute oft nicht mehr aus. Die Informationen sind vorhanden. Was fehlt, ist der fachliche Zusammenhang.
Warum Informationen allein keinen Geschäftsnutzen erzeugen
Im Vortrag haben wir drei typische Situationen betrachtet:
- Der nächste Projekttermin steht an. Was hat sich seit dem letzten Termin verändert?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen und welche Punkte sind noch offen?
- Was haben wir bei einem ähnlichen Projekt bereits gelernt?
Diese Fragen tauchen täglich in Unternehmen auf. Gleichzeitig haben sie eine Gemeinsamkeit: Die Antworten befinden sich selten in einem einzelnen Dokument. Sie entstehen erst durch die Verknüpfung von Dokumenten, E-Mails, Aufgaben, Besprechungen und Geschäftsdaten.
Genau an dieser Stelle wird deutlich, warum viele Unternehmen trotz moderner Plattformen weiterhin Zeit für Recherche und Abstimmung aufwenden. Der Aufwand liegt nicht im Zugriff auf Informationen. Der Aufwand liegt im Herstellen eines belastbaren Zusammenhangs.
Was wir unter einem Business Hub mit Microsoft 365 verstehen
An diesem Punkt setzt der Business Hubs Mit Microsoft 365-Ansatz an.
Ein Business Hub ist kein weiteres Microsoft-Produkt und auch nicht einfach eine SharePoint-Seite. Ein Business Hub ist ein gemeinsamer Arbeitsraum für einen Geschäftsprozess, einen Fachbereich oder eine konkrete Aufgabe. Er verbindet Informationen, Geschäftsdaten, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe innerhalb eines gemeinsamen fachlichen Kontexts.
Dokumente bleiben Dokumente. E-Mails bleiben E-Mails. Geschäftsdaten verbleiben weiterhin in den jeweiligen Fachanwendungen. Der Unterschied besteht darin, dass diese Informationen über gemeinsame Merkmale miteinander verbunden werden. Das kann beispielsweise eine Projekt-ID, ein Kunde, ein Vorgang, ein Freigabestatus oder eine verantwortliche Person sein.
Dadurch entsteht ein Arbeitskontext, in dem Informationen nicht mehr isoliert betrachtet werden. Sie stehen in Beziehung zueinander und werden für konkrete Aufgaben nutzbar.
Vom Dokument zum Geschäftskontext
Ein wichtiges Element dabei sind Metadaten. Sie helfen dabei, Informationen fachlich einzuordnen und miteinander zu verknüpfen.
Im Projektumfeld kann beispielsweise eine Projekt-ID als gemeinsamer Bezugspunkt dienen. Geschäftsdaten aus dem ERP-System werden mit Dokumenten, Aufgaben und weiteren Informationen verbunden. Dadurch wird nachvollziehbar, welche Inhalte zu welchem Projekt gehören und welche Informationen aktuell gültig sind.
Diese Verbindung ist wichtig, weil sie die Grundlage für spätere Auswertungen und KI-Funktionen schafft. Eine KI kann nur dann sinnvoll unterstützen, wenn sie versteht, welche Informationen fachlich zusammengehören und welche Quelle für eine bestimmte Aussage maßgeblich ist.
Wie KI im Business Hub konkrete Arbeit erleichtert
Die spannendste Frage lautet deshalb nicht, ob KI eingesetzt werden kann. Die spannendere Frage lautet: Welche Aufgabe soll sie unterstützen?
Im Vortrag haben wir dies anhand eines typischen Projektleiters betrachtet. Zwanzig Minuten vor einer Besprechung möchte dieser den aktuellen Stand eines Projekts kennen. Welche Meilensteine wurden erreicht? Welche Risiken bestehen? Welche Änderungen gab es seit der letzten Besprechung?
Statt diese Informationen manuell zusammenzutragen, kann ein Assistent die relevanten Quellen auswerten, Informationen zusammenführen und einen kompakten Überblick bereitstellen. Wichtig dabei: Die Antwort steht nicht isoliert im Raum. Die zugrunde liegenden Quellen bleiben sichtbar und nachvollziehbar. Die fachliche Entscheidung trifft weiterhin der Mensch.
Gerade darin liegt der eigentliche Mehrwert. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Recherche und mehr Zeit mit Bewertung, Abstimmung und Entscheidungen.
Warum Copilot ohne Geschäftskontext oft an Grenzen stößt
Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit Microsoft Copilot oder eigenen Agentenlösungen. Die Erwartung ist häufig, dass eine KI vorhandene Informationen automatisch erschließt und daraus nutzbare Antworten erzeugt.
In der Praxis hängt die Qualität der Ergebnisse jedoch stark vom verfügbaren Kontext ab. Ein Assistent benötigt nicht möglichst viele Informationen, sondern die richtigen Informationen. Er muss verstehen, welche Daten zusammengehören, welche Quelle führend ist und welche Inhalte für die jeweilige Aufgabe relevant sind.
Der Business Hub liefert genau diesen Kontext. Die KI ergänzt ihn um die Fähigkeit, Informationen schneller auszuwerten, Zusammenhänge aufzubereiten und konkrete Arbeitsschritte vorzubereiten. Das Zusammenspiel aus fachlichem Kontext und intelligenter Unterstützung ist deshalb deutlich wichtiger als die Frage nach dem verwendeten Modell oder Agenten.
Business Hubs beginnen nicht in der IT
Ein häufiger Denkfehler besteht darin, Business Hubs oder KI-Projekte als reine Technologieinitiative zu betrachten. Tatsächlich entstehen die erfolgreichsten Anwendungsfälle meist direkt im Fachbereich.
Dort zeigen sich die wiederkehrenden Aufgaben. Dort wird täglich nach Informationen gesucht, dort entstehen Abstimmungsaufwände und dort wird entschieden, welche Antworten tatsächlich hilfreich sind. Deshalb sollte der Einstieg immer von einer konkreten Aufgabe ausgehen und nicht von einer Technologieentscheidung.
Im Vortrag haben wir deshalb einen bewusst pragmatischen Weg empfohlen: Einen Informationsbereich auswählen, eine wiederkehrende Fragestellung identifizieren und das gewünschte Ergebnis definieren. Anschließend werden die maßgeblichen Quellen festgelegt, Verantwortlichkeiten geklärt und die benötigten Zusammenhänge aufgebaut.
Der Einstieg in Ihren Business Hub mit Microsoft 365
Die meisten Unternehmen benötigen kein großes Transformationsprogramm, um erste Erfahrungen zu sammeln.
Oft genügt es, mit einer Aufgabe zu beginnen, die regelmäßig Zeit kostet. Das kann die Vorbereitung eines Projektstatusberichts sein, die Suche nach gültigen Arbeitsanweisungen oder die Aufbereitung von Informationen für eine Entscheidungsvorlage. Entscheidend ist, dass die Aufgabe einen klaren Nutzen besitzt und auf vorhandenen Informationen aufbauen kann.
Der daraus entstehende Business Hub mit Microsoft 365 schafft eine Grundlage, auf der sich weitere Prozesse, Auswertungen und KI-Anwendungen aufbauen lassen. Schritt für Schritt entsteht so eine Umgebung, in der Informationen nicht nur gespeichert werden, sondern aktiv dabei helfen, Arbeit effizienter zu erledigen.
Fazit
Viele Unternehmen verfügen bereits über die notwendigen Bausteine. SharePoint strukturiert Informationen. Teams verbindet Menschen. Geschäftsanwendungen liefern die relevanten Daten. Copilot und Agenten eröffnen neue Möglichkeiten, dieses Wissen nutzbar zu machen.
Der entscheidende Erfolgsfaktor liegt jedoch im Geschäftskontext. Erst wenn Dokumente, Kommunikation, Daten und Prozesse sinnvoll miteinander verbunden werden, entstehen Antworten, die Mitarbeitende tatsächlich bei ihrer Arbeit unterstützen.
Genau darin sehen wir die Rolle von Business Hubs mit Microsoft 365: Sie schaffen den Zusammenhang zwischen Informationen und konkreten Aufgaben. Und genau dort entsteht der geschäftliche Nutzen, den Unternehmen von ihren Microsoft-365-Investitionen erwarten.
Wie könnte ein Business Hub in Ihrem Unternehmen aussehen?
Die meisten Unternehmen besitzen die notwendigen Informationen bereits. Die spannendere Frage lautet: Bei welcher Aufgabe entsteht heute der größte Aufwand, weil Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen?
Genau dort lohnt sich häufig der erste Blick auf einen Business Hub. Gemeinsam analysieren wir Ihre Prozesse, identifizieren geeignete Anwendungsfälle und zeigen auf, wie sich vorhandene Informationen aus Microsoft 365, Fachanwendungen und Geschäftsdaten für konkrete Aufgaben nutzbar machen lassen.
Sprechen Sie mit uns über Ihren ersten Business Hub-Anwendungsfall: Kontakt aufnehmen.
