Angesichts der stetig wachsenden Menge an Informationen und Daten nimmt die Relevanz einer leistungsstarken Suchfunktion konstant zu. Eine gute Suche ist der Schlüsselfaktor für die Nutzung des kollektiven Wissens. Mit Microsoft Search liefert Microsoft bereits im Standard eine intelligente und anwendungsübergreifende Suchfunktion innerhalb von Microsoft 365. Suchanfragen können aus nahezu jeder Anwendung oder übergreifend auf dem Microsoft 365 Portal gestartet werden.
Microsoft Search bedient sich verschiedener AI-Komponenten, um Suchanfragen zu analysieren und überflüssige Ausdrücke zu entfernen. Sucht ein Anwender bspw. nach „Wie kann ich ein Dokument teilen“, werden die für das Ergebnis nicht relevanten Teile aus der Abfrage extrahiert und die Suche nur für die relevanten Begriffe „Dokument teilen“ ausgeführt. Mit Hilfe von intelligenten Algorithmen wird die Relevanz von Ergebnissen errechnet und so die Sortierung bestimmt. Dabei werden stets nur Ergebnisse angezeigt, auf die die suchende Person mindestens Leseberechtigungen besitzt.
Suchergebnisse in Microsoft Search eingrenzen
Durch den Einsatz von vordefinierten Tabs (wie bspw. nach Suchobjekt: Dateien, Sites, Personen, Nachrichten etc.) und den in Abhängigkeit von diesen Tabs auswählbaren Filtermöglichkeiten (wie bspw. Dateityp, Letzte Änderung etc.) kann die Suchergebnismenge schnell und effizient reduziert werden.
Microsoft Search vereint dabei die Suchergebnisse unabhängig davon, ob diese in SharePoint, OneDrive oder Exchange liegen. Sucht ein Anwender beispielsweise aus Word heraus über die Suchfunktion nach einer Information, so erhält er auch passende Ergebnisse aus anderen Microsoft 365 Anwendungen wie bspw. PowerPoint. Dadurch lassen sich unterschiedliche Informationsquellen einfach verbinden, ohne die Anwendung dafür wechseln zu müssen.
Um die User Experience zu maximieren und die Suche so intuitiv wie möglich zu gestalten, befindet sich die Suche in allen Anwendungen an derselben Stelle. Dies ist unabhängig davon, von welchem Gerät aus die Microsoft 365 Anwendung verwendet wird. Zusätzlich erhalten alle Anwender personalisierte Suchergebnisse, die Inhalte anzeigen, an denen kürzlich gearbeitet wurde.
Individualisierungsmöglichkeiten von Microsoft Search
So unterschiedlich die Suchanfragen sind, so vielfältig sind auch die Möglichkeiten, die Ergebnisse dieser Suchen noch zu verfeinern. Nachfolgend beleuchten wir einige dieser Möglichkeiten.
Suchergebnisse optimieren und anpassen
Als Administrator können Sie das Sucherlebnis Ihrer Mitarbeiter weiter optimieren, indem Sie relevante Inhalte leichter auffindbar machen. Welche Inhalte besonders häufig aufgerufen werden, oder welche SharePoint Websites den meisten Traffic haben, können Sie über die sogenannten Suchprotokolle ermitteln. Im Austausch mit anderen Abteilungen können weitere wichtige Inhalte identifiziert werden, wie z.B. häufig nachgefragte Benefits oder wiederkehrende IT-Servicetickets.
Nachdem herausgefunden wurde, welche Themen eine besondere Relevanz haben, können Such-Administratoren Lesezeichen erstellen, Q&As definieren und Schlüsselwörter hinzufügen.
Mit Hilfe eines Lesezeichens werden Ergebnisse zu definierten Suchabfragen angepinnt angezeigt. Im nachfolgenden Beispiel wurde exemplarisch ein Lesezeichen auf die QM-Plattform gesetzt für alle Abfragen die „qm“ beinhalten.
Mittels der Q&A/F&A Option können Sie häufig gestellte Fragen inklusive der entsprechenden Antwort in den Suchergebnisse anzeigen lassen. Dabei können die Einstellungen immer global gelten oder nur für individuelle User-Gruppen, wie bspw. für eine bestimmte Microsoft 365 Gruppe oder für User an einem bestimmten Standort.
Bei der Erstellung eines F&A im Admin Center kann direkt die Antwort definiert werden, die später in den Suchergebnissen präsentiert wird.
Datenquellen mit Graph Connectoren verbinden
Die meisten Unternehmen haben ihr Wissen und ihre Informationen über verschiedene Systeme verteilt gespeichert. Mit Hilfe von Graph-Connectoren ermöglicht Microsoft es Ihnen, externe Inhalte und Quellen, die außerhalb des Microsoft 365 Ökosystems liegen, in die Suchergebnisse zu inkludieren. Dabei können die Drittanbieterdaten lokal oder online abgelegt sein. Die in Microsoft 365 definierten Benutzerberechtigungen werden bei der Anzeige der Suchergebnisse stets berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Inhalte aus Confluence, Jira oder auch Salesforce problemlos in Ihre Microsoft Search Suchergebnisse einbinden.
Um externe Inhalte in Microsoft Search einzubinden, muss der dafür entsprechende Konnektor über das Admin Center ausgewählt und mit der gewünschten Anwendung verbunden werden. Hierfür kann bspw. ein System-User genutzt werden. Nach der erfolgreichen Verknüpfung kann der Konnektor konfiguriert und individualisiert werden. So können die zu indizierenden Eigenschaften definiert und als durchsuchbar oder filterbar definiert werden. Zusätzlich kann auch die Anzeigekarte der Ergebnisse gestaltet werden.
Anpassung der Darstellung der Suchergebnisse
Such-Administratoren in Microsoft 365 haben zusätzlich die Möglichkeit, das Layout der Suchergebnisse anzupassen. Standardmäßig wird ein vom Ergebnistyp abhängiges Vorlagenlayout verwendet.
Diese Standard-Vorlagenlayouts können für einige Ergebnistypen wie bspw. Listeneinträge oder SharePoint Seiten überschrieben und somit angepasst werden. Für Dateien (Ausnahme: PDF) ist dies nicht möglich. Die anzupassenden Ergebnistypen (z.B. SharePoint Seiten) können mit Hilfe von Filtern, z.B. nach Content Typ weiter eingeschränkt und unterschieden werden.
Anpassung der Darstellung des Suchportals
Die Vorfilterung innerhalb des Suchportals kann um zusätzliche Sparten erweitert werden. Wird auf der Management-Site bspw. häufig nach Power BI Reports gesucht, kann dafür ein vorgefilterter Tab auf dieser Site eingerichtet werden.
Wird allgemein häufig nach Verfahrensanweisungen oder anderen Elementen des Qualitätsmanagements gesucht, können Such-Administratoren dies global als Vorfilterung zu Verfügung stellen. Welche Ergebnisse in diesem Tab präsentiert werden, kann über eine KQL-Abfrage definiert werden.
Fazit zum Microsoft Search Funktionsumfang
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft mit der anwendungsübergreifenden Suchfunktion Informationen und Wissen leichter zugänglich macht und Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter und Informationen zu verbinden. Durch die verschiedenen Möglichkeiten die Suchfunktion anzupassen, werden Ergebnisse noch besser auf die suchende Person zugeschnitten.
Wenn Sie Fragen zu Microsoft Search oder anderen Themen rund um Microsoft 365 haben, unterstützen wir Sie gerne im Rahmen unserer Microsoft 365 Beratung.
