Als Microsoft 365 Dienstleister beraten wir täglich Kunden aus verschiedenen Branchen und in unterschiedlichen Unternehmensgrößen. Das daraus gewonnene Wissen geben wir gerne an Sie weiter. Wir haben unsere Microsoft 365 Experten gebeten Tipps zu geben, wie Unternehmen Microsoft 365 effektiver nutzen können. Folgende Liste kam dabei heraus.
Hinweis: Wenn Sie eine individuelle Beratung zum Einsatz von Microsoft in Ihrem Unternehmen wünschen, empfehlen wir Ihnen unseren Microsoft 365 Strategie Workshop.
Nutzen Sie die Funktionen Ihrer Microsoft 365 Lizenz komplett aus
Ihre Microsoft 365 Lizenz beinhaltet mehrere Komponenten und oft werden nicht alle davon genutzt, oder deren Potential nicht vollständig ausgeschöpft. Der große Vorteil der Microsoft 365 Umgebung liegt darin, dass alle Anwendungen Hand in Hand funktionieren. Oft sehen wir bei Kunden, dass unnötigerweise Fremdlizenzen genutzt werden um Funktionen, die bereits in Microsoft 365 enthalten sind abzudecken. Häufig wird dabei auch das Zusammenspiel der vorhandenen Apps nicht vollständig ausgenutzt.
Bevor Sie eine Lizenz für ein neues Tool erwerben, empfehlen wir deshalb zuerst zu überprüfen, ob der Anwendungsfall nicht auch mit einer App aus ihrem bestehenden Microsoft 365 Abonnement abgedeckt werden kann.
Kennen Sie zum Beispiel Microsoft ToDo? Diese App ist in nahezu allen Microsoft 365 Lizenzen enthalten, wird aber von unseren Neukunden nur selten genutzt. Stattdessen werden teure ToDo-Listen Apps von anderen Anbietern eingekauft oder umständliche Lösungen verwendet.
Mehr zum Thema Aufgabenmanagement mit Microsoft 365 lesen Sie hier: Aufgabenmanagement mit Office 365 – So vermeiden Sie Chaos in Ihren Aufgaben mit Microsoft Apps.
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben mit Microsoft 365 Bordmitteln
Microsoft 365 beinhaltet neben den bekannten Office Funktionen auch Automatisierungstools wie beispielsweise Power Automate. Nutzen Sie diese Tools, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, um dadurch im Arbeitsalltag mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung zu haben. Beispielweise können Freigabeprozesse oder das Versenden von Erinnerungen automatisiert werden.
Sie nutzen Power Automate noch nicht, oder nicht richtig? Dann lesen Sie dazu: Power Automate – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit?
Erstellen Sie Richtlinien für Ihre Gastbenutzer in Microsoft 365
Für die Zusammenarbeit mit Kunden oder externen Mitarbeitern benötigen diese Zugriff auf Ihre Microsoft 365 Umgebung. Damit das nicht zu einer Sicherheitslücke wird oder im Chaos endet, empfehlen wir Ihnen ein Konzept für Gastbenutzer zu erstellen und zu befolgen. Dazu gehört beispielsweise das regelmäßige Überprüfen der Gastbenutzer-Liste und das Entfernen von inaktiven Gastbenutzern oder solchen, deren Zugriffsrechte nicht mehr erforderlich sind.
Die Funktionen und Unterschiede zwischen dem externen Zugriff und dem Gastzugriff in Microsoft Teams, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag: Arbeiten mit Externen und Gästen in Microsoft Teams.
Sparen Sie wertvolle Zeit durch den Einsatz von Vorlagen in Microsoft 365
Nutzen Sie die Möglichkeit, Vorlagen in Microsoft 365 zu erstellen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Dokumente ein einheitliches Aussehen haben. Zusätzlich erhöht sich durch die Verwendung von einheitlichen Vorlagen die Konsistenz und Qualität Ihrer gesamten geschäftlichen Korrespondenz. Sie können beispielsweise Vorlagen für Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen unternehmensweit zur Verfügung stellen.
Wie Sie Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig verwenden, hat unsere SharePoint Projektmanagerin Isabell Deubel für Sie beschrieben. Hier gelangen Sie zum Blogbeitrag: Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen.
Nutzen und kombinieren Sie die umfangreichen Funktionen von Power BI
Power BI ist das Business-Intelligence-Tool von Microsoft, mit dem Sie Daten visualisieren und analysieren können. Nutzen Sie dieses Tool, um aussagekräftige Dashboards und Berichte zu erstellen, mit denen Sie Ihrem Team einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen und Trends geben. In Power BI erstellte Dashboards und Berichte können auch in SharePoint eingebunden werden und somit bspw. innerhalb eines Intranets allen Mitarbeitern, oder nur bestimmten Teams zu Verfügung gestellt werden. Dadurch können Sie und Ihre Mitarbeiter Entscheidungen schneller und datenbasierter treffen und somit besser auf Veränderungen reagieren.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag: Was ist Power BI? Lernen Sie alles über Power BI mit vielen Anwendungsbeispielen.
Das richtige Zusammenspiel zwischen den Microsoft 365 Apps
So richtig Spaß macht Microsoft 365 eigentlich erst dann, wenn die Anwendungen Hand in Hand zusammenarbeiten. Daten aus SharePoint Listen können so beispielsweise automatisiert in Word-Vorlagen übermittelt werden, oder für Power BI Berichte verwendet werden. Aber auch Ihre BPMN 2.0 Prozessgrafiken oder Daten aus externen Tools wie SAP können Sie in Ihre Umgebung einbinden, damit Ihre Nutzer weniger Medienbrüche im Arbeitsalltag haben.
Ein schönes Beispiel für das Zusammenspiel unterschiedlicher Microsoft 365 Applikationen können Sie in unserem Blogbeitrag: Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten lesen.
Sie möchten Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen auch effektiver nutzen? Dann buchen Sie unseren Microsoft 365 Strategie Workshop oder abonnieren Sie unseren Newsletter. Wir versorgen Sie regelmäßig und kostenlos mit Tipps rund um Microsoft 365. Ohne Spam und unnötige Mails.
