Dokumentenvorlagen in SharePoint richtig nutzen

Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitaufwände bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal neu formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.

Datenstrukturen schaffen – Die optimale SharePoint Struktur aufbauen

Beginnen wir mit etwas theoretischem Hintergrundwissen. Im Duden wird eine Struktur als ein “gegliederter Aufbau” oder eine “Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander” definiert. Eine Datenstruktur stellt demnach das System oder die Art und Weise dar, wie wir unsere Daten speichern. Wir können dieses System mithilfe von Ordnern, Listen und Datenfeldern wie Tabellen oder Vektoren abbilden. Ein Dokumentenmanagementsystem, welches die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur ermöglicht, hat das Ziel, einen optimalen Aufbau für Unternehmensdaten zu schaffen. Diese spezifische Struktur wird auch als Datenstruktur bezeichnet.

OneDrive for Business vs SharePoint Websites – Wo lege ich meine Dokumente ab?

Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Microsoft 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.

Berufseinstieg als Trainee SharePoint SysOp Specialist in Karlsruhe

Seit gut sechs Monaten ist Philipp Zollt unser Trainee im Bereich SharePoint SysOp. Da wird es Zeit, Philipp und das Traineeprogramm hier näher vorzustellen. Deshalb habe ich Philipp ein paar Fragen gestellt und er plaudert für uns aus dem Nähkästchen. Dieser Beitrag ist von 2017.

Was hast du studiert?
Ich habe den Bachelor-Studiengang Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Karlsruhe – Technik und Wirtschaft absolviert. Praxiserfahrungen in diesem Gebiet konnte ich bis zu meiner Anstellung bei der Next Iteration nur während des Studiums und vorhergehender Praktika sammeln.

Die 12 nützlichsten Shortcuts für SharePoint Online

Tastaturkurzbefehle, besser bekannt als „Shortcuts“ sind Tastenkombinationen, die Anwendern die Arbeit am PC oder Laptop erleichtern. Die wohl bekanntesten Shortcuts Strg+c und Strg+v für das Kopieren und Einfügen von Inhalten. Shortcuts erleichtern meinen Arbeitsalltag beim Erstellen von Grafiken und Elementen ungemein und ich kann in meinen Desktop-Anwendungen wie zum Beispiel Photoshop viel schneller arbeiten.

Microsoft Power Automate – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit?

Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) ist ein Programm von Microsoft, das uns durch eigens erstellte, automatisierte Workflows unseren Alltag erleichtern soll. Power Automate soll unseren Arbeitsalltag verschlanken, uns lästige Routineaufgaben abnehmen, uns helfen Zeit einzusparen. “Kümmern Sie sich um das, was wichtig ist. Automatisieren Sie den Rest.” ist der Microsoft Power Automate Slogan.

Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration Teil III – Wissensportal

Achtung: Dieser Beitrag ist auf dem Stand von 2016, es könnte sein, dass die Informationen inzwischen veraltet sind. Gerne beraten wir Sie im Rahmen unser Microsoft SharePoint Beratung oder Wissensmanagement Beratung zum Thema.

Das klassische Intranet wie es viele Unternehmen noch kennen, ist bei der Next Iteration schon längst Schnee von gestern. Mit SharePoint hat sich das klassische Intranet zu einem aktiven und vernetzten Wissensportal entwickelt. Das Wissen eines Unternehmens wird mehr und mehr zu einem essenziellen Wettbewerbsfaktor. Mit dem Ziel den Unternehmenserfolg stetig zu steigern und letztendlich auch abzusichern, entscheiden sich viele Unternehmen in Bezug auf Informations- & Wissensmanagement-Plattformen für Microsoft SharePoint.

Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration Teil II – Collaboration

Es geht weiter mit der Blogreihe „Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration“.

Heute widme ich mich dem großen Thema Collaboration bzw. virtuelle Zusammenarbeit. Wir bei der Next Iteration nutzen nicht nur SharePoint für unsere tägliche Zusammenarbeit, sondern auch Tools wie Yammer, CRM Dynamics, Skype for Business und OneNote. Bei diesem Blogbeitrag möchte ich primär auf das Thema Collaboration in Kombination mit Produktivität eingehen. Bei dem Thema ist Skype for Business für mich der Gewinner, aber auch auf die anderen Funktionen will ich nicht mehr verzichten.

Der Einsatz von SharePoint bei der Next Iteration Teil I

Strategieberatung, technische Projektleitung, Implementierung und Qualitätsmanagement sowie Betriebsunterstützung für Microsoft SharePoint Lösungen im internationalen Kontext sind unser tägliches Geschäft. Wir bei der Next Iteration beraten Unternehmen bei der Konzeption Ihrer SharePoint Projekte. Doch wie sieht es eigentlich hinter den Kulissen bei der Next Iteration aus? Setzt ein Beratungsunternehmen seine Dienstleistung genauso ein, wie sie es Ihren Kunden empfehlen?

Cloud Sicherheit bei Microsoft

Achtung: Dieser Beitrag ist auf dem Stand von 2016, es könnte sein, dass die Informationen inzwischen veraltet sind. Gerne beraten wir Sie im Rahmen unser Microsoft Office 365 Beratung zum Thema.

Viele Unternehmen scheuen den Weg in die Cloud, weil sie sich nicht sicher sind, ob das den Compliance Anforderungen gerecht wird oder weil sie schlichtweg den Nutzen nicht erkennen. Die Folge davon ist immer öfters eine entstehende Schatten-IT. Denn wenn sich die IT-Abteilung eines Unternehmens nicht darum kümmert, tun das die Angestellten einfach selbst. Diese nutzen dann Dropbox oder ähnliche Anbieter und schieben darüber sensible Firmendaten völlig unkontrolliert in die Cloud.