Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitaufwände bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal neu formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.
In meinem letzten Blogbeitrag (Datenstrukturen schaffen – Welche Möglichkeiten bietet SharePoint) habe ich das Thema Dokumentenvorlagen in SharePoint mit dem Beispiel unserer Bibliothek für Rechnungen bereits angeschnitten. In dieser Bibliothek nutzen wir ebenfalls eine Vorlage. Aufgrund der Bitte eines Lesers, genauer auf dieses Thema einzugehen, möchte ich in diesem Blogbeitrag die Möglichkeiten der Vorlagenverwaltung mit SharePoint aufzeigen. Dazu werde ich die Erstellung einer Vorlage beschreiben und auf Vor- und Nachteile der SharePoint Vorlagenverwaltung eingehen.
Zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen einer Vorlage
Generell findet die SharePoint Vorlagenverwaltung über die Content Typs (Inhaltstypen) statt, mit welchen Metadaten verwaltet werden. Eine Vorlage in SharePoint ist also im Grunde genommen nichts anderes als das Anreichern einer Bibliothek mit Metadaten. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, einer Dokumentenbibliothek in SharePoint eine Vorlage hinzuzufügen:
- Bei der Erstellung der Bibliothek lege ich ein Office Dokument als Standarddateityp fest und ändere dieses, bzw. passe dieses über Vorlage bearbeiten in den erweiterten Einstellungen der Bibliothek an.
- Ich erstelle einen Inhaltstyp, füge dem Inhaltstyp die Vorlage hinzu und füge daraufhin den erstellten Inhaltstyp der Bibliothek hinzu.
Von uns wird hierbei eindeutig die zweite Alternative empfohlen. Bei der ersten Alternative wird die Vorlage zwar einem Inhaltstyp hinzugefügt, jedoch steht dieser nicht für eine Weiterverwendung in anderen Bibliotheken zur Verfügung, da er der Bibliothek direkt zugeordnet wurde. Hingegen kann durch das Anlegen eines Inhaltstyps mit einer Vorlage dieser Inhaltstyp mit wenigen Klicks in jeder anderen Bibliothek wiederverwendet werden. Soll dann eine Änderung im Design oder Ähnlichem der Vorlage stattfinden, muss ich diese nur ein Mal (im Inhaltstyp) durchführen und nicht in jeder Bibliothek einzeln. Die Vorlage wird daraufhin in jeder Bibliothek automatisch aktualisiert (sofern keine abweichenden Einstellungen stattgefunden haben).
Im Folgenden möchte ich den Vorgang beschreiben, wie ich einer Bibliothek eine Vorlage mittels Inhaltstyp hinzufügen kann. Dies werde ich im Folgenden am Beispiel einer PowerPoint-Vorlage in der bereits bestehenden Dokumenten-Bibliothek „Präsentationen“ veranschaulichen.
Da wir einen neuen Masterfoliensatz für unsere Unternehmenspräsentationen erstellt haben, möchte ich diesen als Präsentationsvorlage in unserer Bibliothek Präsentationen zur
Verfügung stellen. Es ist gut möglich, dass ich diese Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt auch in einer anderen Bibliothek benötigen werde, weshalb es sinnvoll ist, hierfür einen Inhaltstyp zu erstellen.
Bei der Vorlagenverwaltung ist jedoch zu beachten, dass jedem Inhaltstyp nur eine Dokumentenvorlage hinzufügbar ist. Falls in der Bibliothek mehrere verschiedene Präsentationsvorlagen zur Verfügung stehen sollen, muss ich also dementsprechend auch mehrere Inhaltstypen erstellen und der Bibliothek hinzufügen.
Erstellen des Inhaltstyps
1. Ich öffne die Webseite und wähle bei den Einstellungen (Rad am oberen rechten Seitenrand) Websiteeinstellungen aus.
2. Daraufhin öffne ich Websiteinhaltstypen in der Gruppe Web-Designer-Kataloge aus und klicke ganz oben auf der Seite auf „Erstellen“
3. Ich gebe als Titel „Unternehmenspräsentation“ an, beschreibe den Inhaltstyp mit „Vorlage für Unternehmenspräsentationen bei Kunden“, nenne den übergeordneten Inhaltstyp „Dokument“ und wähle unsere Gruppe „NI“ als Speicherort aus. Eine Alternative wäre, wenn noch weitere Präsentationsvorlagen hinzu kommen, eine neue Gruppe Präsentationen zu erstellen und die Inhaltstypen zur besseren Filterung alle gesammelt dort abzuspeichern. Mit dem Klick auf OK wird der Inhaltstyp der Gruppe hinzugefügt.
Hinzufügen der Vorlage zum Inhaltstyp
4. Nun öffne ich den Inhaltstyp erneut wie bei Punkt 2 über Webseiteninhaltstypen, filtere die Inhaltstypen über die ausgewählte Gruppe „NI“ und klicke auf den soeben erstellten Inhaltstyp.
5. Daraufhin klicke ich auf „Erweiterte Einstellungen“ und lade bei „Neue Dokumentenvorlage hochladen“ mit dem Klick auf „Durchsuchen“ meine vorbereitete Präsentationsvorlage hoch und klicke erneut auf OK um die Einstellungen zu speichern:
Nun habe ich also einen Inhaltstyp erstellt, der die Präsentationsvorlage beinhaltet. Wie bereits erwähnt, kann ich nun beliebig viele Inhaltstypen mit Vorlagendokumenten erstellen. Daraufhin muss ich die Inhaltstypen nur noch der Bibliothek hinzufügen.
Hinzufügen des Inhaltstyps zur Dokumenten-Bibliothek
6. Nachdem ich die Vorlage dem Inhaltstyp hinzugefügt habe, öffne ich Webseiteninhalte über die Einstellungen am rechten oberen Seitenrand
7. Ich öffne die Einstellungen der Dokumenten-Bibliothek „Präsentationen“, in die ich die Vorlage speichern möchte.
Wichtig: Die Einstellungen müssen in der Dokumenten-Bibliothek vorgenommen werden, nicht in der Webseite-Bibliothek.
In der sich öffnenden Auswahl wähle ich erneut die Gruppe NI zur Filterung der Inhaltstypen aus. Aus den Inhaltstypen der Gruppe NI kann ich nun den soeben erstellten Inhaltstyp Unternehmenspräsentation hinzufügen und die Einstellungen mit dem Klick auf „OK“ speichern.
Somit wurde die Vorlage der Bibliothek Präsentationen hinzugefügt. Nun kann ich bei der Erstellung einer neuen Präsentation in der Bibliothek mit dem Klick auf Neu die Vorlage Unternehmenspräsentation auswählen, wie in nebenstehenden Bildschirmausschnitt zu sehen ist.
Ein großer Vorteil ist, dass die Präsentation welche ich aus der Vorlage erstelle, automatisch in der Bibliothek gespeichert wird.
Sofern ich noch andere Inhaltstypen mit Vorlagen für die Bibliothek erstellt habe, kann ich diese der Bibliothek nun auf dieselbe Art zuordnen.
- Dokumente können einheitlich und im Unternehmens-CI erstellt werden
- Bei der Dokumentenerstellung können Zeit eingespart und Überschreibungsfehler vermieden werden
- Vorlagen in SharePoint sind dort abrufbar, wo sie benötigt werden. Sie sind der Bibliothek eindeutig zugewiesen
- Vorlagen können von den Nutzern verwendet werden, die Berechtigungen auf die Bibliothek haben
- Die Vorlagen-Inhaltstypen sind für andere Bibliotheken wiederverwendbar
- Vorlagen können durch eine Bearbeitung des Inhaltstyps jederzeit bearbeitet oder ersetzt werden
- Den Bibliotheken können mehrere Vorlagen-Inhaltstypen zugeordnet werden, wodurch eine gewisse Dokumentenvielfalt ermöglicht wird
- Vorlagen sind nur mit Office 365 kompatiblen Programmen erstellbar, Dateien aus anderen Programmen können in der Bibliothek nur gespeichert und verwaltet werden
- Ändere ich eine Vorlage, bleiben die bereits aus der Vorlage erstellten Dokumente im alten Design
- Nur Administratoren, welche Inhaltstypen bearbeiten dürfen, haben die Berechtigung zum Verändern der Inhaltstypen
- Bei Bibliotheken mit vielen Vorlagen wird die Vorlagenverwaltung unübersichtlich, da alle Vorlagen dezentral in den einzelnen Inhaltstypen verwaltet werden müssen
- Keine gesammelte Übersicht über Vorlagendokumente
Wir bei der Next Iteration sehen in der SharePoint Standard-Vorlagenverwaltung Verbesserungspotenzial. Deshalb haben wir einige Weiterentwicklungen in Form einer eigenen SharePoint Lösung vorgenommen und erleichtern somit bereits die Vorlagenverwaltung einiger unserer Kunden, wie auch unsere eigene. Die Next Iteration Lösung ist eine leicht integrierbare Dokumenten-Vorlagenbibliothek, mit deren Hilfe eine praktische, übersichtliche und zentrale Verwaltung der Vorlagen ermöglicht wird. Dementsprechend müssen die Vorlagen nicht mehr einzeln von den Administratoren über die Inhaltstypen verwaltet werden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Verwaltung Ihrer Vorlagenbibliothek im Rahmen unserer Microsoft SharePoint Beratung.
SharePoint bietet von Haus aus sinnvolle Funktionen für den zeitsparenden Einsatz von Dokumentenvorlagen. Über Erweiterungen können die Funktionen noch verbessert und für die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden.
