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Prozesse automatisieren

Projektportale in SharePoint automatisiert anlegen und provisionieren
Projektportale in SharePoint automatisiert anlegen und provisionieren

In den meisten Unternehmen wird täglich Arbeitszeit dafür aufgewendet, wiederkehrende Aufgaben manuell zu erledigen. Dabei eignen sich insbesondere diese Geschäftsprozesse hervorragend dafür, digitalisiert zu werden. Das spart langfristig nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und steigert die Transparenz und Qualität von Prozessen. Ein schönes Beispiel hierfür sind Projektportale, einigen sicherlich auch geläufig unter dem Begriff Projektmappen, die für jedes neue Projekt angelegt werden müssen.

Prozess- und schnittstellenbasierte Informationsbeschaffung mit Microsoft 365
Prozess- und schnittstellenbasierte Informationsbeschaffung mit Microsoft 365

Für Unternehmen ist es wichtig, stets über aktuelle Entwicklungen, Neuerscheinungen und Trends im Marktumfeld informiert zu sein. Jedoch ist es sehr zeitintensiv immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, wenn im Internet ständig relevante Informationen in den unterschiedlichsten Quellen publiziert werden. Konkret beschreiben wir in diesem Beitrag die Lösung für das Problem eines Kunden, der täglich sehr viel Zeit für Recherchen aufwenden musste um in seinem Marktumfeld up-to-date zu bleiben. Der Impulsgeber war in diesem Fall insbesondere der Bereich Produktmanagement, um den Rechercheaufwand für Testberichte und Reviews zu eigenen Produkten zu reduzieren.

Workflow Management – Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
Workflow Management – Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Stellen Sie sich einen multinationalen Mischkonzern vor, der über kein passendes Dokumentmanagementsystem verfügt und bei dem alle Geschäftsprozesse nur über Papier abgebildet werden können. Angenommen, einige Dokumententypen (wie beispielsweise Bereichsanweisungen oder Arbeitsschutzanweisungen) müssen von zwei oder mehreren verschiedenen Instanzen genehmigt und geprüft werden, bevor das Dokument für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden kann. In einer solchen Umwelt ist die Freigabe eines Dokuments ein langandauernder Prozess, der über keinerlei Transparenz und Struktur verfügt, und zusätzlich Kosten verursacht und Zeitverlust mit sich bringt. Um dem entgegenzuwirken, beschäftigen wir uns im Rahmen dieses Beitrags mit dem Thema Workflow Management.

Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365
Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365

Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Die Lösung: ein digitaler Posteingang. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden.

SharePoint Listen und Dokumentenbibliotheken verknüpfen
SharePoint Listen und Dokumentenbibliotheken verknüpfen

SharePoint ist konzipiert, um Sie bei der Arbeit zu unterstützen! Mussten Sie schon einmal die gleiche Information mehrfach für verschiedene Listen und Dokumentenbibliotheken eintippen?

Wäre es nicht einfacher, die Daten nur einmal einzugeben und danach Informationen, die Sie brauchen, nur noch aus den verschiedenen Listen zu ziehen? Wegen des ständigen Datenwachstums ist es schwierig, alle Daten im Blick zu behalten. Genau in diesem Fall kommt Ihnen SharePoint zu Hilfe! Die Möglichkeit in SharePoint Listen und Dokumentenbibliotheken verknüpfen zu können ist sinnvoll, um doppelter Datenhaltung unter SharePoint vorzubeugen und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Zusätzlich wird die Zeit verringert, die Sie für die Bearbeitung von Information brauchen.

Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten
Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten

Genehmigungsverfahren können jetzt mit Hilfe der neuen „Genehmigungen“ App schnell und einfach direkt über Microsoft Teams von allen Mitarbeitern erstellt, geteilt und verwaltet werden. Mit der Erweiterung Genehmigungsprozesse direkt über Microsoft Teams steuern und verwalten zu können, erhält Teams eine weitere wichtige Funktionalität als vollumfängliche unternehmensweite Kollaborationsplattform.

Automatisiertes Tagging – Klassifizierung von SharePoint Inhalten mit Hilfe von KI
Automatisiertes Tagging – Klassifizierung von SharePoint Inhalten mit Hilfe von KI

Die sich ständig weiterentwickelnde Datenlandschaft stellt Unternehmen vor die Herausforderung Daten so zu verarbeiten, dass sie jederzeit von jedem, der sie benötigt ohne Aufwand gefunden werden können. Durch fehlende Strukturierung und schlechtes Datenmanagement wächst die Menge der Daten, die verwaltet werden müssen, stärker als es sein müsste. Hier kommt die Klassifizierung von SharePoint Inhalten mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ins Spiel.

Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen
Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen

Zuwachs in der Microsoft 365 Welt! Das neue Microsoft Lists fügt sich nicht nur nahtlos in die bestehende Microsoft 365 Oberfläche ein, sondern ist auch von Anfang an in Microsoft Teams und Outlook integriert. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre tägliche Arbeit besser organisieren und Informationen, Daten und Aufgaben zentral verfolgen und bearbeiten. Eine große Arbeitserleichterung für alle Nutzer von Microsoft 365.