Für Unternehmen ist es wichtig, stets über aktuelle Entwicklungen, Neuerscheinungen und Trends im Marktumfeld informiert zu sein. Jedoch ist es sehr zeitintensiv immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, wenn im Internet ständig relevante Informationen in den unterschiedlichsten Quellen publiziert werden. Konkret beschreiben wir in diesem Beitrag die Lösung der Informationsbeschaffung mit Microsoft 365 für das Problem eines Kunden, der täglich sehr viel Zeit für Recherchen aufwenden musste um in seinem Marktumfeld up-to-date zu bleiben. Der Impulsgeber war in diesem Fall insbesondere der Bereich Produktmanagement, um den Rechercheaufwand für Testberichte und Reviews zu eigenen Produkten zu reduzieren.
Die Ausgangssituation ohne eine automatisierte Informationsbeschaffung
Alle Informationen mussten händisch auf unterschiedlichen Portalen zusammengesucht und dann firmenintern über verschiedene Kanäle wie bspw. Outlook und Teams verteilt werden. Unser Kunde hat sich für diese Problematik eine zeitgemäße Lösung auf Basis von Microsoft 365 gewünscht, die Arbeitszeit spart und Informationslücken dadurch reduziert, dass keine Veröffentlichungen mehr versäumt werden.
Die Aufgabenstellung zur Konzeption einer prozess- und schnittstellenbasierten Informationsbeschaffung mit Microsoft 365
Durch den Einsatz einer erweiterten Microsoft 365 Produktivitätslösung, soll der gesamte Recherche- und Veröffentlichungsprozess vereinfacht und digital abgebildet werden. Zusätzlich sollen die gewonnen Informationen auf dem Digital Workspace der Mitarbeiter übersichtlich dargestellt werden. Dabei soll die Lösung sowohl selbstständig als auch automatisiert die relevanten Informationen aus unterschiedlichen Quellen erfassen und verarbeiten.
Weiterhin gilt es zu berücksichtigen, dass die Anforderungen, bzw. die Quellen für Informationen je nach Abteilung und Fachbereich unterschiedlich sein können. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Anforderungen an Informationen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb eines Unternehmens:
- Für die Bereiche Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung ist es wichtig, eine Übersicht der Neuerscheinungen von Normen und Richtlinien zu haben und über Publikationen informiert zu werden.
- Der Bereich Produktmanagement möchte informiert werden, wenn Informationen in Verbindung mit firmeneigenen Produkten publiziert werden, wie bspw. Testberichte oder Reviews.
- Für den Bereich Marketing sind Veröffentlichungen von Interesse, die direkten Bezug zum Firmennamen, der eigenen Brand oder Neuerscheinungen von direkten Mittbewerbern beinhalten.
- Der Bereich Sales möchte immer zeitnah über neue Ausschreibungen und öffentliche Aufträge informiert werden.
Unsere Lösung für die prozess- und schnittstellenbasierte Informationsbeschaffung
Über eine Automatisierungsschnittstelle werden Informationen, wie bspw. News aus dem Marktumfeld, aus vorab definierten Informationsquellen automatisch importiert und aufbereitet. Die technische Umsetzung dieses Prozessschrittes wird unter anderem von den bewährten Tools Microsoft Power Automate und SharePoint umgesetzt.
Die so erfassten Informationen können dann via App auf dem Digital Workspace der Mitarbeiter eingebunden werden. Dabei werden über die App fortan nicht nur die aktuellen News angezeigt, sondern die Inhalte können auch im Volltext durchsucht und gefiltert werden. Zusätzlich können den Kanälen, bzw. Informationsquellen unterschiedliche Prioritäten zugewiesen werden. Dadurch ist es möglich, die Informationen von ausgewählten Quellen in den Ergebnissen visuell hervorzuheben.
Beispiele für Quellen, die automatisiert angebunden werden können:
- Soziale Netzwerke (bspw. LinkedIn, Facebook, …)
- Webseiten (bspw. Stiftung Warentest, …)
- Zeitungen und Nachrichtenportale (bspw. lokale Zeitungen oder Nachrichtendienste)
- Branchenspezifische Fachpublikationen (bspw. IHK, Beuth Verlag, …)
- Presseportale und -verteiler
- Google Alerts
Leistungen der Next Iteration zur Umsetzung der automatisierten Informationsbeschaffung mit Microsoft 365
Bei der in diesem Beitrag beschriebenen Funktionalität handelt es sich um ein Teilprojekt, welches wir auf Kundenwunsch in die Systemarchitektur seines Digital Workspace integriert haben.
Für unseren Kunden haben wir hierbei folgende Aufgaben übernommen:
- Im Rahmen einer Anforderungsanalyse wurden die bestehenden Prozesse beleuchtet und der zukünftige Wunsch- bzw. Sollzustand definiert
- Darauf aufbauend erfolgte die Konzeption und Optimierung der neuen und digitalisierten Prozessabläufe
- Technische Umsetzung und Integration der Lösung auf Basis von Microsoft 365 in den bestehenden Workspace des Kunden
Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Informieren Sie sich hier weiter über die Prozessdigitalisierung und -automatisierung der Next Iteration, oder treten Sie einfach über das untenstehende Kontaktformular direkt mit uns in Kontakt.
