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Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365

Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden. Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass Zahlungsziele von Rechnungen überschritten werden, oder wichtige Termine und Deadlines verpasst werden. Neben den bereits genannten Beispielen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Fallbeispielen, die im Arbeitsalltag in Verbindung mit wichtiger Eingangspost stehen, wie beispielsweise Kundenunterlagen oder Kredit- und Versicherungsverträge.

Eine längere Bearbeitungszeit senkt nachhaltig die Kundenzufriedenheit und kann zu unangenehmen Momenten innerhalb der Kundenbeziehung führen. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, die physische Post direkt per E-Mail an die zuständige Person weiterzuleiten. Dadurch werden die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter noch weiter ausgebaut, da schriftgebundene Prozesse nicht mehr mangels Informationsflusses pausiert werden müssen, bis das entsprechende Schriftstück vorliegt. Nicht zuletzt profitieren sowohl Ihre Kunden als auch die zugehörigen Arbeitsprozesse von der schnellen Bearbeitungszeit.

Lassen Sie uns kurz schauen, wie der Bearbeitungsprozess des Posteingangs zum aktuellen Zeitpunkt konkret aussieht.

Das ist Julia. Sie arbeitet als Empfangskraft in einem Versicherungsunternehmen und ist für die Bearbeitung des Posteingangs, die Annahme und Weiterleitung aller eingehenden Telefonanrufe und den Empfang von Lieferanten und Gästen verantwortlich. Jeden Tag erreichen Julia etwa 50 bis 70 Briefe. Für die Bearbeitung eines Briefes benötigt Sie zwischen 5 und 8 Minuten Zeit. Mit Hilfe einer einfachen Multiplikation wird klar, dass sie täglich mehrere Stunden mit der Postbearbeitung beschäftigt ist, anstatt ihre Aufmerksamkeit auf die Kunden und das Tagesgeschäft zu richten.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sieht Julias Prozess zur Bearbeitung der Post folgendermaßen aus:

Prozess manueller Posteingang

Den größten Nachteil in diesem Prozess stellt der Zeitaufwand dar, da alle Schritte händisch und manuell erledigt werden müssen. Zu Beginn müssen alle Briefe geöffnet werden, und entsprechend ihrem Inhalt aus- und vorsortiert werden (Rechnung, Krankmeldung, Vertrag, Antrag usw.). Im nächsten Schritt müssen alle Dokumente separat voneinander eingescannt werden, um die Dokumente entsprechend zu trennen und zu benennen. Nach dem Scanvorgang muss für jedes Dokument der passende Ansprechpartner gefunden werden und die Weiterleitung an die zuständige Person erfolgen. Dafür muss für jeden Scan, respektive Dokument eine separate E-Mail erstellt und versendet werden. Anschließend muss noch ein geeigneter digitaler Ablageort oder der entsprechenden physische Ordner im Archiv gefunden werden, um das Dokument abzulegen. Der gesamte Prozess ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig und berücksichtigt außerdem keine gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Die Alternative zur herkömmlichen Postverwaltung und zur Entlastung der Empfangsmitarbeiter stellt ein digitales Posteingangsfach dar. Das Angebot am Markt ist in diesem Bereich aktuell hoch und die Entscheidung bezüglich des Anbieters und der passenden Software fällt schwer. Doch wenn Sie bereits Microsoft 365 im Einsatz haben, müssen Sie sich keine neue Software beschaffen, da mit Microsoft Power Automate und SharePoint ein digitaler Posteingang mit „Boardmitteln“ eingerichtet werden kann.

Digitales Postfach mit Microsoft Power Automate und SharePoint

Microsoft 365 bietet erstklassige Tools, um Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und stetig zu verbessern.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Posteingang mithilfe von Microsoft SharePoint und Power Automate digitalisieren können und zeigen Ihnen zusätzlich die Vorteile eines digitalisierten und automatisierten Postfachs auf. 

Das Ziel bei der Digitalisierung des Posteingangs besteht darin, möglichst viele Prozesse zu automatisieren. In diesem konkreten Fall wird Power Automate für die Automatisierungsprozesse verwendet und SharePoint als Plattform für die Ablage, Speicherung und Archivierung eingesetzt. Zusätzlich wird die Benachrichtigungsfunktion von Microsoft Teams verwendet, damit kein wichtiges Schriftstück mehr liegen bleibt.

Das ist Anna. Sie arbeitet als Empfangsmitarbeiterin in einer Bank und ist für den Posteingang, die Bestellung von Arbeitsmaterialien, die Telefonzentrale und das Gäste- und Lieferantenmanagement verantwortlich. Jeden Tag muss sie zwischen 30 und 60 Postbriefe bearbeiten. Da in der Bank ein digitaler Posteingang eingeführt wurde, benötigt Anna deutlich weniger Zeit, um alle Posteingänge zu bearbeiten, und hat dadurch mehr Zeit für die Kundenbetreuung. Anna ist sehr glücklich darüber, dass sie mehr Zeit im Arbeitsalltag gewonnen hat, und würde nun gerne weitere Aufgaben innerhalb der Bank übernehmen.

So sieht der neue Prozess mit dem digitalen Posteingang nun aus: 

Prozess digitaler Posteingang

Was sofort auffällt ist, dass der gesamte Prozess nur noch aus einem sehr kleinen manuellen Teilprozess und einem deutlichen größeren automatisierten Teilprozess besteht. Im ersten Schritt werden alle Briefe geöffnet und als Stapel in einem Durchlauf auf einmal eingescannt. Daraus ergibt sich bereits der erste Vorteil im Vergleich zum oben beschriebenen Vorgang, da die Eingangspost fortan nicht mehr getrennt eingescannt werden muss. Alle eingelegten Dokumente werden an eine vordefinierte SharePoint Bibliothek gesendet und mit Hilfe eines Workflows automatisiert getrennt und abgelegt. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz in Form von Texterkennung werden alle Inhalte klassifiziert und in Abhängigkeit vom jeweiligen Inhaltstyp der passende Ablage- und Speicherort bestimmt. Bevor die Dokumente final abgelegt werden, erfolgt eine kurze Freigabe in Bezug auf den Inhaltstyp und Speicherort durch den Mitarbeiter. Nach der Dokumentenablage in der entsprechenden Bibliothek, können je nach Bedarf noch weitere Workflows automatisiert gestartet werden. So kann zum Beispiel, wenn eine Rechnung in der Rechnungsbibliothek abgelegt wird, ein automatisierter Freigabeworkflow über Power Automate gestartet werden. Anschließend erhält der Empfänger eine Benachrichtigung per Mail oder direkt über Microsoft Teams. 

Die Vorteile eines digitalen Postfaches im Überblick

Im direkten Vergleich der beiden in diesem Blogbeitrag beschriebenen Prozesse wurden die Vorteile und Möglichkeiten eines automatisierten Posteingangs aus technischer Sicht bereits beleuchtet. Welche Vorteile sich für Ihr Unternehmen daraus ergeben, erfahren Sie in diesem Abschnitt noch einmal im Detail.

Schnellere Bearbeitungszeiten

Da die physischen Postunterlagen fortan in digitaler Form direkt an den jeweiligen Adressaten zugestellt werden, reduziert sich auch gleichzeitig die Bearbeitungszeit. Zusätzlich werden Projektpausen und Leerläufe aufgrund von Informationsmangel durch fehlende oder falsch abgelegte Postdokumente verhindert. Durch die kürzere Bearbeitungszeit und die höhere Beantwortungsrate steigt die Servicequalität und Kundenzufriedenheit. 

Digitalisierung entlastet Mitarbeiter

Durch den Einsatz eines digitalen Posteingangs wird nicht nur der Empfang bzw. das Sekretariat entlastet, sondern es profitieren zeitgleich auch alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens. So können beispielsweise Mitarbeiter aus dem Empfangsbereich mit der neu gewonnen Zeit weitere Aufgaben im Unternehmen übernehmen oder mehr Zeit für kundenspezifische Themen aufbringen. Gleichzeitig profitieren alle anderen Mitarbeiter von der schnelleren Bearbeitung und Zustellung von Posteingängen.

Mehr Mobilität und Flexibilität für Mitarbeiter

Erfahrungsgemäß steigt die Mitarbeiterzufriedenheit nach der Einführung eines digitalen Posteingangs, da ihnen ihre Postunterlagen orts- und zeitunabhängig zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst bietet die Lösung neue Möglichkeiten und führt zu weniger Frust, da keine Rechnungen, Aufträge, Neuigkeiten oder Einladungen mehr verpasst werden.

Kostenersparnis

Mit Hilfe eines automatisierten Posteingangs lassen sich langfristig die Betriebskosten für die manuelle Verteilung und Lagerung von Dokumenten reduzieren. Die Dokumente müssen nicht mehr manuell verteilt werden und die Lagerung erfolgt automatisiert in einer SharePoint Bibliothek. Zusätzlich können Richtlinien für die jeweilige Bibliothek definiert werden, um beispielsweise Dokumente nach einer bestimmten Zeit automatisiert zu archivieren. Wenn Sie bereits mit Microsoft 365 arbeiten, benötigen Sie keine zusätzliche Software oder zusätzliche Lizenzen. 

Sichere und bewährte Technologie auf Basis von Microsoft 365

Unsere Lösung basiert auf Applikationen aus der Microsoft 365 Familie – Microsoft SharePoint, Microsoft Power Automate und Microsoft Teams. Deswegen erfüllt auch der digitale Posteingang alle bekannten und bewährten Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen von Microsoft. 

Fazit

Die Corona Pandemie hat die Digitalisierung in den Unternehmen beschleunigt. Dank digitaler Prozesse können Unternehmen schneller auf Änderungen reagieren und weiter wettbewerbsfähig bleiben. Durch automatisierte Prozesse kann zusätzlich die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden, da die mobile und flexible Arbeit für sie angenehmer ist. Der digitale Posteingang ist ein wichtiger Bestandteil des Digitalisierungsprozesses, damit Sie geräteunabhängig von überall und jederzeit Ihre Dokumente zur Verfügung haben, um den bestmöglichen Kundenservice bieten zu können.

Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Vorhaben mit Microsoft 365 oder SharePoint benötigen, beraten wir Sie gerne. Erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft Office 365 und Microsoft SharePoint Beratung.

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Olga Vlasiuc

Olga Vlasiuc ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit unserem Produktmanagement. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf dem OCTO Dashboard, das Unternehmen dabei hilft, den Überblick über Dokumente zu behalten. Kontaktieren Sie Frau Vlasiuc, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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