Wir beraten Sie zum Einsatz von SharePoint und Microsoft 365Leistungen
Microsoft SharePoint Blog
Microsoft SharePoint ist ein System zur Zusammenarbeit und der sichere Ort zum Speichern, Organisieren, Teilen und Abrufen Ihrer Informationen. Unabhängig davon, ob Sie SharePoint On-Premises, SharePoint Online oder als Hybride Umgebung in Betrieb haben, von uns erfahren Sie, wie Sie mit SharePoint Ihre Geschäftsprozesse an die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Eine moderne und digitale Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter
Technologien sollen den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird. Keine lästigen Workarounds, unnötig lange Klickpfade oder nervige Medienbrüche sollen den Mitarbeiter beim Erledigen seiner Aufgaben stören. Mobiles und ortunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Aufgaben sollte heutzutage der Standard beim Arbeiten sein. Zudem sollen sich Ihre Mitarbeiter keine Gedanken über die Sicherheit Ihrer Daten machen müssen.
Mit Office 365 und SharePoint haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente sicher zu verwalten. Mit SharePoint als Enterprise Information Management System werden alle Phasen eines Dokumentenlebenszyklus unterstützt, beginnend mit der Erstellung des Dokumentes über die Verwaltung bis hin zur Archivierung.
Motiviert von Microsofts Motto „Mobile first- Cloud first“ spielen immer mehr Unternehmen mit dem Gedanken in die Cloud umzuziehen. Häufig scheitert der Plan jedoch auf Grund von rechtlichen oder organisatorischen Einschränkungen. Die Lösung? Statt komplett auf die Vorteile der Cloud zu verzichten, in einen hybriden Ansatz investieren, der die Vorteile beider Welten vereint. Was genau man unter einer hybriden Lösung versteht, welche Vorteile sie mit sich bringt und welche Features sie beinhaltet, möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag näherbringen.
Für eine technischere Betrachtung des Themas haben wir ein Whitepaper erstellt, dass Sie hier kostenlos downloaden können.
“Mobile first, Cloud first” lautet seit dem Amtsantritt des CEO Satya Nadella im Jahr 2014 die Microsoft Devise. Seitdem migrieren immer mehr Unternehmen von der lokalen SharePoint On-Premises Lösung in die Office 365 Cloud.
Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen die Unterschiede, Chancen aber auch Risiken der Migration von lokalen SP On-Premises Lösungen in die Office 365 Cloud ansatzweise erklären. Anschließend zeige ich Ihnen, was Sie beachten sollten, wenn auch Ihr Unternehmen plant, in die Cloud zu wechseln. Unsere Denkanstöße sollen Ihnen erste wichtige Impulse zur Vorbereitung des Wechsels geben. Natürlich kann solch ein Beitrag keinen direkten Kontakt ersetzen oder Fragen zu allen Ihren Anforderungen abdecken. Dennoch sind es genau die folgenden Themen und Argumente, die wir in unserem regelmäßigen Kontakt mit unseren Kunden immer wieder diskutieren.
Ausfall, was nun? Wie bei Betriebsstörungen von SharePoint bestmöglich zu reagieren ist und welche Vorkehrungen Sie im Vorfeld treffen können, möchte ich Ihnen in einer dreiteiligen Reihe an Artikeln erläutern. Aber wo fange ich mit meiner SharePoint Dokumentation an? Wie sollte der Aufbau aussehen? Und was muss beim Inhalt beachtet werden?
Täglich wachsende Datenmengen im Unternehmen bringen uns einen Zugewinn an Wissen. Jedoch bergen sie oftmals auch einen hohen Grad an Unübersichtlichkeit. Besonders betroffen sind Daten, welche ausschließlich physisch mithilfe einer hierarchischen Ordnerstruktur oder durch die Namensgebung strukturiert sind. Aber wie kann ich meine Daten in SharePoint strukturieren, damit ich die Informationen, die ich benötige auf schnellstem Wege finde?
Ihre Verantwortung? Das Leiten und Führen einer IT-Abteilung (auch unabhängig von SharePoint) wird nicht selten bestimmt durch die Delegation an Experten innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens. Dennoch muss sich hier der Verantwortliche immer absichern, dass alles Mögliche getan worden ist, um den besten Schutz vor unerwarteten Ausfällen zu gewährleisten. Denn falls ein Ausfall der SharePoint Umgebung vorliegt, müssen alle darauffolgenden Arbeitsschritte ohne langes Suchen und Delegieren automatisch erfolgen. Im besten Fall können aber die hier beschriebenen Beispiele schon dazu beitragen, dass Ausfallzeiten minimiert oder gar vermieden werden können, um – je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit – signifikante Kosten einzusparen.
Jedes System und jede Anwendung, die im Unternehmen eingesetzt wird, muss im Detail geprüft und im täglichen Betrieb ordnungsgemäß eingebettet werden – alles, was darüber hinaus geschieht, stellt ein Risiko für den Betrieb dar! Des Weiteren müssen neben der primären Plattform (z.B. SharePoint) auch alle angrenzenden Systeme gleichwertig betrachtet werden (z.B. Active Directory, SAP, cloud-basierte Anwendungen, etc.). Was bedeutet aber nun „ordnungsgemäß“?
Die folgenden Grundsäulen eines ordnungsgemäßen Betriebs sollten in jedem Fall als unverzichtbare Werkzeuge eingesetzt werden, um optimal auf Betriebsstörungen reagieren zu können oder diese im Vorfeld zu verhindern:
IT-Governance als aktive Gestaltung Ihrer Unternehmensprozesse
Als Verantwortlicher für unsere SharePoint Services betreue ich mit meinen Mitarbeitern unterschiedliche SharePoint On-Premises Umgebungen. Davon ist keine wie die andere, was meinen Aufgabenbereich umso mehr spannend macht. Dennoch profitiert jeder Kunde von unserem Erfahrungsschatz. Viele Probleme haben oft die gleichen Ursachen und die meisten Anfragen können aufgrund von ähnlichen Bedürfnissen bei anderen Kunden viel besser und schneller gelöst werden.
Auf der MS Ignite, der Entwicklerkonferenz von Microsoft, wurde SharePoint Server 2019 für 2018 angekündigt. Mitte 2018 soll die Preview erscheinen, Ende 2018 dann der Release Candidate. Viel mehr wurde zu der neuen On-Premises SharePoint Version nicht gesagt.
Das neue Office 2019 beinhaltet, neben dem neuen SharePoint Server 2019, die üblichen Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und neue Server Versionen von Exchange sowie Skype for Business. Bisher sind nur wenige Details bekannt, unter anderem, dass Office 2019 wohl vor allem Fokus auf Unternehmen legt, die kein Office 365 haben.
Gerne beraten wir Sie beim Einsatz von SharePoint in Ihrem Unternehmen. Mehr zu unseren Leistungen finden Sie auf unsere Seite: SharePoint Beratung.
Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitaufwände bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal neu formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.
Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder das System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – einen optimalen Aufbau für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.
Ziel einer jeglichen Datenstruktur ist es, mit einem möglichst einfachen Aufbau zu arbeiten. Jeder Nutzer soll seine gesuchten Informationen oder den Zugriff auf die gesuchten Daten so schnell wie möglich erhalten. Die Daten sollen mithilfe der Datenstruktur effizient verwaltet werden. Ziel ist es deshalb auch, inhaltlich zueinander gehörende Daten möglichst nahe beieinander zu verwalten.
