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Datenverwaltung in SharePoint mit Hilfe von verwalteten Metadaten

Datenverwaltung in SharePoint Managed Metadata

Haben Sie schon einmal Gegenstände und Menschen um sich herum analysiert? Wenn ja, dann konnten Sie dabei sicherlich feststellen, dass alles was Sie umgibt einzigartig ist. Auch wenn Sachen gleich aussehen, sind deren Eigenschaften dennoch meist unterschiedlich. Bei Menschen sind die Eigenschaften wie Augenfarbe, Haarlänge und Größe bei jeder Person spezifisch, und bilden so die Individualität jedes Menschen. Mithilfe solcher Unterschiede können Tiere, Pflanzen, Bücher, Dokumente usw. identifiziert und differenziert werden. 

Dieses Kennzeichnungsprinzip der Natur bildet SharePoint mit Hilfe von Managed Metadata ab. Was sind Metadaten? Grundsätzlich sind Metadaten Informationen zu Informationen. Wenn eine Datei „verschwunden“ ist, und unauffindbar scheint, kommen Metadaten ins Spiel. Sie vereinfachen und verkürzen den Suchaufwand erheblich. Zum Beispiel können Sie, statt einfach nach Schlagwörtern zu suchen, Filter für Eigenschaften wie beispielsweise „Autor“ oder „Produktgruppe“ setzen, und erhalten dadurch wesentlich bessere Suchergebnisse. Aber das ist nicht der einzige Vorteil von Managed Metadata. Weitere Details und Vorteile erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Um besser verstehen zu können wie Metadaten erstellt, verwendet und verwaltet werden, muss zunächst die Terminologie und Definitionen betrachtet werden.

Terminologiespeicher – Verwaltungstool: steuern, pflegen und sichern Sie Ihre Daten 

Das Term Store Management Tool von Microsoft gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, ihre Taxonomien, Term Sets und Terms zu verwalten. Der größte Vorteil dieses Tools liegt in der Klassifizierung der Informationen, die später in SharePoint Listen oder Bibliotheken als Metadaten verwendet werden können.

Zu viele unbekannte Begriffe? Keine Sorge, die werden als nächstes erklärt.

Taxonomie: Klassifizierungssystem von Daten in SharePoint

Unter Taxonomie versteht man den Klassifizierungsprozess, welcher Dateien gruppiert innerhalb einer Hierarchie anordnet. Derjenige der für die Verwaltung der Taxonomie zuständig ist, erfasst alle für Ihr Unternehmen relevanten Begriffe, Wörter und Bezeichnungen unter den Ausdrucksätzen (Term Sets) und Ausdrücken (Terms).

Eine Gruppe bildet einen Satz von Ausdrucksätzen ab. Um die Ausdrucksätze zu verwalten oder neu zu erstellen, muss der Benutzer die Teilnehmerberechtigungen für die jeweilige Gruppe besitzen. Die Gruppen sollten über eindeutige Zugriffs- oder Sicherheitsanforderungen wie bspw. einen Gruppentyp (lokale oder globale), Group Managers oder Contributors verfügen.

Um eine neue Gruppe zu erstellen, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Begriff klicken, und das Feld „Neue Gruppe“ auswählen. Anschließend benennen Sie die Gruppe und füllen die Eigenschaften aus. Abschließend klicken Sie auf „Speichern“.

Audruckssätze oder Term Sets sind Begriffe, die zu einer Gruppe gehören. Diese Begriffe können sowohl lokal als auch global angewandt werden. Lokale Ausdrucksätze werden im Kontext einer Site Collection erstellt, und können nur von den Nutzern, die Zugriff auf diese Site Collection haben, verwendet werden. Globale Ausdrucksätze können für alle Site Collections angewendet werden. Um einen neuen Ausdruckssatz zu erstellen, wählen Sie die Gruppe aus, welcher der Ausdruckssatz zugewiesen werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Gruppe, und wählen „Neuer Ausdrucksatz“ aus. Benennen Sie diesen und füllen Sie die Eigenschaften aus. Klicken Sie auf „Speichern“, um den erstellten Ausdruckssatz zu speichern.

Ein Ausdruck oder Term ist ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase, die einem Element auf einer SharePoint Seite zugeordnet wurde. Jedem Ausdruck wird eine ID und mehrere Textbeschriftungen zugewiesen. Um einen neuen Ausdruck zu erstellen, wählen Sie den Ausdruckssatz aus, dem der Ausdruck zugewiesen werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Ausdruckssatz, und wählen „Neuer Ausdruck“ aus. Benennen Sie diesen und füllen Sie die Eigenschaften aus. Klicken Sie auf „Speichern“, um den erstellten Ausdruck zu speichern. Zusätzlich ist es auch möglich einen Ausdruck zu einem anderen Ausdruckssatz zu kopieren, die Ausdrücke wiederzuverwenden, oder diese zu verschieben.

Außerhalb der vordefinierten und komplexen Taxonomie besitz jede Organisation eine so genannte Folksonomy, die ein informelles Klassifizierungssystem darstellt. Jeden Tag werden die verwendeten Worte und Begriffe gesammelt und in der Folksonomy gespeichert. So wird automatisch das Wissen und die Expertise der Mitarbeiter innerhalb der Organisation geteilt. Wenn eine Folksonomy in der Organisation besteht, ist es möglich Informationen täglich per Tags zu verfeinern. So werden noch bessere Suchergebnisse erzielt.

Metadaten zu SharePoint Elementen hinzufügen

Nachdem die Taxonomie definiert worden ist, können Metadaten in SharePoint erfasst werden. Zuerst sollte in den Bibliothekseinstellungen eine neue Spalte hinzugefügt werden, und zwar „Verwaltete Metadaten“.

Im Abschnitt „Ausdruckssatzeinstellungen“ sollte der Ausdruckssatz ausgewählt werden, dessen Ausdrücke in dieser Spalte zur Auswahl gestellt werden sollen:

In den Elementeigenschaften werden nun die neuen Spalten mit den Metadaten angezeigt. Hier können die Metadaten des entsprechenden Elements ausgewählt werden.

Klicken Sie dazu auf das Tag Icon auf der rechten Seite, und wählen Sie einen Ausdruck aus der Liste:

Nach dem Klicken auf „Auswählen“ bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“. Anschließend werden die Metadaten in der SharePoint Liste angezeigt.

Wie wird das Dokumentmanagement durch verwaltete Metadaten optimiert?

Die Verwendung von Managed Metadata steigert die Qualität Ihres Dokumentenmanagements erheblich. Zusätzlich wird die Produktivität Ihrer Mitarbeiter gesteigert. Einige weitere konkrete Vorteile zeigen wir Ihnen nachfolgend auf.

Bessere Auffindbarkeit von Informationen

Die Suche innerhalb von SharePoint wird durch die Verwendung von Managed Metadaten erleichtert. Durch die neuen Filtermöglichkeiten erhalten Benutzer verbesserte und eindeutigere Suchergebnisse. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Informationen. Zudem werden die Suchergebnisse insgesamt übersichtlicher und Dokumente mit gleichen Metadaten lassen sich im Handumdrehen finden.

In nachfolgender Abbildung werden die Möglichkeiten und Potenziale der Filter im Filterbereich klar. Mit Hilfe der Suchfilter können die Suchergebnisse weiter eingegrenzt und verfeinert werden. Beispielsweise in dem „Firma A“ oder auch Eigenschaften wie der Produkttyp, der Autor oder das betreffende Projekt ausgewählt wird.

Zusätzlich werden Schlüsselwörter automatisiert vom System ausgelesen und die relevanten Metadaten extrahiert. Wenn Sie in der Suchleiste die ersten Buchstaben eingeben, werden mögliche Schlagwörter (Metadaten) bereits in einem Dropdown Menü dargestellt:

Erhöhte Anpassungsfähigkeit

Die Anforderungen Ihres Unternehmens wechseln zum Teil täglich. Um dem gerecht zu werden brauchen Administratoren ein zuverlässiges und intuitiv zu bedienendes Tool, um Metadaten stets auf dem neusten Stand zu halten. Das Term Store Management Tool erlaubt eine problemlose und automatische Aktualisierung der Ausdruckssätze in den SharePoint Listen oder Bibliotheken, auch bei Änderungen in der Taxonomie. In den Ausdruckseigenschaften können mehrere Synonyme zu einem Ausdruck definiert werden, und wenn der Benutzer nach einem Synonym sucht, werden die Ergebnisse für den definierten Ausdruck angezeigt. Mehrsprachigkeit für Ausdrücke wird ebenfalls unterstützt, was die Suche in einer Sprache und Ergebnisse in allen weiteren verfügbaren Sprachen erlaubt.

Automatisiertes Tagging der Dateien

Automatisiertes Tagging von Dateien, Dokumenten, Bildern und Informationen mit Metadaten ist eine Lösung, die durch Verwendung von Künstlicher Intelligenz ermöglicht wird. Nach dem Hochladen oder Erstellen eines Dokuments wird dieses mithilfe von verschiedenen Analysemethoden überprüft und dann mit passenden Metadaten automatisch befüllt.

Wenn Sie Genaueres über dieses Thema erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den auf diesen Beitrag aufbauenden zweiten Teil dieser Blogbeitrag Reihe: Automatisiertes Tagging – Klassifizierung von Inhalten mit Hilfe von KI in SharePoint.

Voraussetzung für die Metadatenerstellung 

Um von den Managed Metadata Vorteilen bestmöglich zu profitieren, müssen Dateien sorgfältig analysiert und eine korrekte Taxonomie erstellt werden. Am besten definiert man diese in Abstimmung mit den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass Metadaten regelmäßig und korrekt befüllt werden.

Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Vorhaben mit Microsoft 365 oder SharePoint benötigen, beraten wir Sie gerne. Erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft Office 365 Beratung und Microsoft SharePoint Beratung.

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Olga Vlasiuc

Olga Vlasiuc
Olga Vlasiuc ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit unserem Produktmanagement. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf dem OCTO Dashboard, das Unternehmen dabei hilft, den Überblick über Dokumente zu behalten. Kontaktieren Sie Frau Vlasiuc, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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