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Olga Vlasiuc
Olga Vlasiuc war Teil unseres Projektmanagement-Teams und hat sich insbesondere mit dem OCTO Dashboard beschäftigt. Dieses hilft Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Dokumente zu behalten. Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Arbeit lag auf der Weiterentwicklung unserer Digital Workplace Lösungen auf Microsoft 365 und SharePoint Basis. Wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail.
Jeden Tag treffen sich Mitarbeiter im Büro, in der Küche, in der Kantine oder auf der Terrasse und diskutieren informell über alltägliche Aufgaben. Sie stellen sich gegenseitig Fragen, um die Meinung von Anderen zu erfahren, und neue Ideen zu generieren. Genau diesen Austausch zwischen Menschen, die in eine Organisation eingebunden sind, nennt man Wissenstransfer. Wenn ein Unternehmen sich kontinuierliches Wachstum und steigende Gewinne wünscht, sollte es das Wissen der Mitarbeiter speichern, teilen, pflegen und multiplizieren, da dieses Wissen eine entscheidende Ressource und ein wichtiger Erfolgsfaktor ist.
Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden. Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass Zahlungsziele von Rechnungen überschritten werden, oder wichtige Termine und Deadlines verpasst werden. Neben den bereits genannten Beispielen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Fallbeispielen, die im Arbeitsalltag in Verbindung mit wichtiger Eingangspost stehen, wie beispielsweise Kundenunterlagen oder Kredit- und Versicherungsverträge.
Aufgabenmanagement haben wir alle bereits in der Schule gelernt. Das Hausaufgabenheft ist das erste „Tool“ für die Aufgabenverwaltung, das wir in unserem Leben nutzen. Ziel dieses Heftes ist, einen Überblick über die ToDos zu behalten und keine wichtigen Aufgaben zu vergessen.
Haben Sie schon einmal Gegenstände und Menschen um sich herum analysiert? Wenn ja, dann konnten Sie dabei sicherlich feststellen, dass alles was Sie umgibt einzigartig ist. Auch wenn Dinge gleich aussehen, sind deren Eigenschaften dennoch meist unterschiedlich. Bei Menschen sind die Eigenschaften wie Augenfarbe, Haarlänge und Größe bei jeder Person spezifisch, und bilden so die Individualität jedes Menschen. Mithilfe solcher Unterschiede können Tiere, Pflanzen, Bücher, Dokumente usw. identifiziert und differenziert werden.
Dieses Kennzeichnungsprinzip der Natur bildet SharePoint mit Hilfe von verwalteten Metadaten (Managed Metadata) ab. Was sind Metadaten? Grundsätzlich sind Metadaten Informationen zu Informationen. Wenn eine Datei „verschwunden“ ist, und unauffindbar scheint, kommen Metadaten ins Spiel. Sie vereinfachen und verkürzen den Suchaufwand erheblich. Zum Beispiel können Sie, statt nach Schlagwörtern zu suchen, einfach Filter für Eigenschaften wie beispielsweise „Autor“ oder „Produktgruppe“ setzen, und erhalten dadurch wesentlich bessere Suchergebnisse. Aber das ist nicht der einzige Vorteil von Managed Metadata. Weitere Details und Vorteile erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Um sich als mittelständisches Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu sichern, muss auf geänderte Spielregeln im Markt schnell reagiert werden. Insbesondere während der Corona Krise, ist vielen Unternehmen der hohe Stellenwert der digitalen Transformation wieder vor Augen geführt worden und nun werden Lösungen, Tools, IT-Dienstleister und Beratung benötigt.
Jedoch scheitern viele Digitalisierungsprojekte an der Frage: “Wie soll das Projekt finanziert werden und wann wird der Break-Even Point erreicht?”. Laut der aktuellen Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020“ der Deutschen Telekom AG stellen für mehr als ein Drittel der Befragten die hohen Investitionskosten eine große Herausforderung bei der Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts dar. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist häufig die Frage nach der langfristigen Investitionsrentabilität, welche laut der Studie klar gegeben ist. Mehr als 40% der Befragten gaben an, nach der erfolgreichen Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojekts eine Umsatzsteigerung erzielt zu haben.
Während dieser Pandemie erleben viele Unternehmen die größten Herausforderungen. Die Krisenzeit hat Unsicherheit, Angst, Sorge und Gefahr für die Zukunft der Organisationen mit sich gebracht. Viele Fragen innerhalb eines Unternehmens müssen schnell beantwortet und an die Mitarbeiter weitergegeben/kommuniziert werden. Wie wird die Arbeit organisiert? Wie haben sich Prioritäten geändert? Wie soll Kommunikation in dieser Situation erfolgen? Die Reaktionszeit auf Verordnungen, die sich jeden Tag ändern, sollen minimiert werden und Entscheidungen müssen innerhalb von wenigen Stunden getroffen werden.
In dieser Zeit spielt die Kommunikation eine besonders wichtige Rolle. Informationen müssen schnell vom Vorstand, über Abteilungsleiter zu den Arbeitnehmern gelangen. Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigt. Wie verändern sich Geschäftsprozesse in der Krise? Wie werden Mitarbeiter über Maßnahmen informiert? Wie sollen Mitarbeiter ihren Status mitteilen und an wen? Auch kleinere Unternehmen haben oft Kommunikationsprobleme, besonders wenn die Unternehmenskultur und -infrastruktur nicht für die Arbeit im Home-Office ausgelegt ist.
