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Wissensmanagement – Wissen mit SharePoint erfolgreich verwalten

Jeden Tag treffen sich Mitarbeiter im Büro, in der Küche, in der Kantine oder auf der Terrasse und diskutieren informell über alltägliche Aufgaben. Sie stellen sich gegenseitig Fragen, um die Meinung von Anderen zu erfahren, und neue Ideen zu generieren. Genau diesen Austausch zwischen Menschen, die in eine Organisation eingebunden sind, nennt man Wissenstransfer. Wenn ein Unternehmen sich kontinuierliches Wachstum und steigende Gewinne wünscht, sollte es das Wissen der Mitarbeiter speichern, teilen, pflegen und multiplizieren, da dieses Wissen eine entscheidende Ressource und ein wichtiger Erfolgsfaktor ist.

Wie wichtig ist es, Wissen zu übertragen?

Das Wissen von Mitarbeitern ist nicht so einfach zu teilen und speichern. Unsere Köpfe sind keine Rechner, bei denen man einfach auf „Speichern“ oder „Teilen“ klicken könnte, um die wichtigen Daten und Erfahrungen zu übertragen. Aber der Wissenstransferprozess ist für eine Organisation entscheidend, unter anderem, weil er eine gute Einarbeitung von und Wissensweitergabe an neue Mitarbeiter ermöglicht. Es gibt viele Situationen, in denen neue Mitarbeiter Informationen nicht finden können oder diese einfach fehlen und der Vorgänger die Firma schon verlassen hat. Was ist in diesem Fall zu tun? Wie gelangt man an dessen Wissen? Das ist nur eine der Situationen, die in Unternehmen immer wieder zu Wissens- und Zeitverlust führen, weil Recherchen erneut durchgeführt werden müssen, um an Informationen zu gelangen.

Eine weitere Situation, in der schneller und einfacher Wissenstransfer wünschenswert ist, ist z.B. die Einführung einer neuen Technologie wie Soft- oder Hardware, die anfangs nur von wenigen Mitarbeitern beherrscht wird. Gibt man diesen Know-how Trägern keine Struktur an die Hand, wie sie ihr Wissen weitergeben können, wird die neue Technologie keinen Mehrwert bringen.

Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen arbeiten, haben einen großen verinnerlichten Erfahrungsschatz in verschiedenen Bereichen, weshalb sie schnell und adäquat auf alltägliche Situationen reagieren können. Anders liegt der Fall bei denen, die mit der Organisation nicht so gut vertraut sind, sie brauchen noch Hilfe und Beratung. Wissen zu dokumentieren und zu teilen ist sehr hilfreich bei der Senkung von Fehlerquoten. Ohne Wissenstransfer muss sich jeder Mitarbeiter selbst Informationen beschaffen und lernen wie sein Bereich zu organisieren ist, was zu Zeitverlust und eher zu Fehlern führt. Die drei Faktoren Geldverlust, Zeitverlust und menschliches Versagen sind überzeugende Argumente dafür, in Ihrer Organisation Wissensmanagement einzuführen.

Welche Methoden können eingesetzt werden?

Wenn Sie sich für die Implementierung von Wissensmanagement entschieden haben, dann ist es an der Zeit eine passende Methode für Ihre Organisation auszuwählen. Diese sollte Ihre geschäftlichen Besonderheiten wie z.B. Mitarbeiteranzahl, Wechselquote der Arbeitnehmer sowie den Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens, abbilden. Hier finden Sie einige Methoden, die zu Ihrem Unternehmen passen könnten:

Workshops, das sind Veranstaltungen, bei denen bestimmte Themen besprochen werden und Wissen weitergegeben wird, können in jedem Unternehmen durchgeführt werden. Sie können sowohl intern als auch extern abgehalten werden. Ein Vorteil von Workshops ist, dass Mitarbeiter sich kennenlernen und miteinander Inhalte erarbeiten. Dadurch fällt es ihnen auch später leichter Informationen auszutauschen.

Unternehmen, die einen höheren Digitalisierungsgrad aufweisen, können die e-Mentoring Methode einführen. Diese Methode erlaubt einen regelmäßigen Wissensaustausch über verschiedene Onlineplattformen, z.B. Intranet, Ideenforum, Diskussionsforum usw. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass alle Informationen schriftlich dokumentiert sind und Mitarbeiter für die Suche nur wenig Zeit brauchen. Hier wird Wissen generiert und gespeichert.

Wissensmanagement kann nicht nur in Unternehmen hilfreich sein, sondern auch in Bildungseinrichtungen. Dort wäre Peer Mentoring die Methode der Wahl. Peer Mentoring bedeutet, dass Mentoren (Studenten, die bereits länger studieren) ihr Wissen an Mentees (jüngere, unerfahrenere Studenten) weitergeben.

Informelles Mentoring findet in jeder Firma ständig statt, sobald Ihre Mitarbeiter über die Arbeit sprechen. Das ist mit einem Diskussionsforum vergleichbar, wo Wissen generiert und geteilt wird, aber leider nicht gespeichert. Und genau das ist das größte Problem der Unternehmen – wie speichert man das implizite Wissen der Mitarbeiter. Dieses Problem wird seit einigen Jahren breit diskutiert und es gibt viele verschieden Lösungsansätze.

Digitalisierung – der Weg zum Wissensmanagement

Durch Digitalisierung und Entwicklung von künstlicher Intelligenz, werden neue Instrumente und Methoden zur Verfügung gestellt, um Wissen zu übertragen. SharePoint ist eine der vielfältigen Plattformen, über die Wissensmanagement gesteuert werden kann. Eine Umfrage zum Thema Wissenstransfer hat gezeigt, dass Mitarbeiter sich schwertun, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen, wenn sie nicht durch Vorgesetzte oder festgelegte Strukturen dabei unterstützt werden. Im Folgenden sind mögliche Probleme beim Wissenstransfer mit ihren jeweiligen digitalen Lösungsmöglichkeiten dargestellt:

SharePoint Lösungen für ein erfolgreiches Wissensmanagement

SharePoint bietet viele Möglichkeiten, Wissensmanagement in Organisationen zu fördern und zu entwickeln. Die Anwendungen werden individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten. Alle Anwendungen, die hier beschrieben werden, können Bestandteile Ihres Digital Workplace oder Content Dashboard sein.

Ideen – und Diskussionsforum

Das Ideenforum dient dazu, Mitarbeiter zu motivieren ihre Ideen den Kollegen vorzustellen und sie mit ihnen zu diskutieren. Das Ideenforum stellt alle Ideen in Kachelform dar. Die Ideen lassen sich liken und kommentieren. Auf Basis der so bestimmten Beliebtheit, definiert sich die Kachelgröße und -farbe. Je mehr Likes eine Idee hat, desto größer wird die Kachel dargestellt. Je häufiger eine Idee kommentiert wird, desto kräftiger ist die Farbe der Kachel. Zusätzlich kann man die Ideen filtern (Favorisierte Ideen, Meine Ideen, Von mir kommentiert, Von mir geliked) und sortieren (Meist geliked, Meist kommentiert, Neuste Idee, Zuletzt kommentiert).

Ein Diskussionsforum ist eine Anwendung, in der Fragen gestellt werden können auf die dann sofort Antworten kommen. Das ist praktisch, wenn man nicht ganz sicher ist, wer über die gerade benötigten Fachkenntnisse verfügt.

Wissensmarktplatz

Über den Wissensmarktplatz können Wikis erstellt werden, die in verschiedene Kategorien (z.B. Anleitungen, Best Practices…) unterteilt werden können. Im Unterschied zu den Content-Management-Systemen mit einem durchdachten Berechtigungssystem (lesen, editieren, löschen), haben Wikis die Philosophie des offenen Zugriffs: jeder Nutzer kann jeden Eintrag lesen und bearbeiten. Die Vielzahl der Leser soll dafür sorgen, dass das dokumentierte Wissen richtig ist. Einige Unternehmen setzen – trotz der Wiki-Philosophie der Offenheit – zur Qualitätssicherung einen Freigabeworkflow zur Veröffentlichung von Wiki-Seiten ein.

Blogbeiträge sind auch ein Bestandteil des Wissensmarktplatzes. Blogbeiträge können dazu dienen, Informationen z.B. nach einem Workshop oder einer Konferenz mit den Kollegen zu teilen.

E-Learning Plattformen

Die Strukturierung der E-Learning Inhalte erfolgt nach Systemen, Prozessen und Schulungen. Ein individuelles Trainerdashboard wird auf Wunsch für Trainer bereitgestellt. Diese Anwendung ermöglicht es Mitarbeitern kurze Videos zu teilen oder Webinare zu posten. Webinare sind geeignet, Wissen im Unternehmen zugänglich zu machen und neues Wissen zu erwerben, ohne dass alle Teilnehmer an einem Ort zusammenkommen. Es wird online und live über das Internet abgehalten. Die Teilnehmer und Zuhörer im Webinar können sich über eine Chatfunktion interaktiv beteiligen, Fragen an die Referenten stellen oder sich untereinander austauschen.

Microschulungen sind auch Bestandteil der E-Learning Plattform. So können beispielsweise Experten zu bestimmten Themen, regelmäßig ihr „Spezialwissen“ über solche Mikroschulungen weitergeben, um kritisches singuläres Wissen (Wissensinseln) zu vermeiden.

Gelbe Seiten

Gelbe Seiten heißt die SharePoint-Lösung zum Problem der unbekannten Wissensträger. Sie ermöglichen den Zugang zu Expertenwissen unabhängig davon, ob der Kollege / die Kollegin namentlich bekannt ist. Jeder Mitarbeiter erfasst auf seinem Profil seine speziellen Fachkenntnisse, Qualifikationen und Tätigkeiten, damit die Kollegen diese über die Suche finden können. Dies bedeutet man sucht nicht nach Personen, sondern nach Fähigkeiten. Je nach angegebenen Interessen werden dem Anwender Newsbeiträge auf der Startseite empfohlen.

Community of Practice

Eine Community of Practice ist eine Gruppe von Personen, die ähnlichen Aufgaben gegenüberstehen und die das Interesse an einem Thema / definierten Wissensgebiet eint. Eine Community ist selbst organisiert und erfüllt einen selbstgewählten Zweck. Sie dient in erster Linie dem Austausch von Erfahrungen und Informationen sowie der gegenseitigen Unterstützung und ermöglicht gemeinsames Lernen. Solche Communities können über SharePoint erstellt werden und Mitarbeiter können, nach einer genehmigten Anfrage, der Gruppe beitreten.

Einbindung externer Expertise

Externe können Zugriff auf bestimmte Seiten bekommen, um Wissen nicht nur intern zu generieren und zu teilen, sondern auch mit externen Partnern. Über die Berechtigungen kann man auch definieren, ob Lese- oder Schreibrechte erteilt werden sollen.

Fazit

Das Wissen der Mitarbeiter ist eine der größten ungenutzten Ressourcen in Unternehmen. Um dieses Wissen möglichst breit zugänglich zu machen, müssen Mitarbeiter dieses vor allem selbst wollen. Ein Klima zu schaffen, in dem die Bereitschaft dazu vorhanden ist, ist eine der wichtigsten Aufgaben von Führungspersonal. Um Sie dabei zu unterstützen gibt es viele unterschiedliche Lösungsansätze. Für Unternehmen bieten sich verschiedene digitale Instrumente und Methoden auf SharePoint Basis an.  Die interessantesten sind wohl Ideen – und Diskussionsforen, Wissensmarktplätze und persönliche Profile Ihrer Mitarbeiter mit deren Fachgebieten und individuellem Fachwissen. Auch E-Learning Plattformen sind eine gute Möglichkeit Wissen zu teilen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, mit der Einführung von Wissensmanagement investieren Sie auch immer in Innovationsmanagement, und verschaffen sich so einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil.

Wenn wir Sie bei Ihrem Vorhaben oder der Auswahl und Einführung des für Ihr Unternehmen richtigen Wissensmanagementinstrumentes unterstützen können, kontaktieren sie uns gerne oder nutzen unsere Wissensmanagement Beratung.

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Olga Vlasiuc

Olga Vlasiuc ist Teil unseres Projektmanagement-Teams und beschäftigt sich mit unserem Produktmanagement. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf dem OCTO Dashboard, das Unternehmen dabei hilft, den Überblick über Dokumente zu behalten. Kontaktieren Sie Frau Vlasiuc, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail.

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