Die Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) ist eine standardisierte Methode zur klaren und verständlichen Visualisierung von Geschäftsprozessen. Die Notation wurde entwickelt, um eine einheitliche Sprache für die Darstellung von Geschäftsprozessen zu schaffen, die sowohl von technischen Nutzern als auch von Geschäftsanwendern verstanden wird. Im Folgenden werden die Kernnotationen von BPMN 2.0 und ihre Anwendung erläutert. Diese werden im Folgenden aufgelistet und erläutert, so dass dieser Artikel als Nachschlagewerk genutzt werden kann.
Bei unseren Kunden setzen wir BPMN 2.0 Diagramme in SharePoint ein. Lesen Sie mehr dazu im zugehörigen Blogbeitrag: Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0 und Microsoft SharePoint.
Elemente von BPMN 2.0 im Überblick
Die BPMN enthält verschiedene Arten von Diagrammelementen, die sich in vier Hauptkategorien unterteilen lassen:
- Flow Objects: Dazu gehören Ereignisse (Events), Aktivitäten (Activities), einschließlich spezieller Markierungen (Markers), und Gateways, welche die wichtigsten Elemente eines Prozesses darstellen und als Knoten visualisiert werden.
- Connecting Objects: Dazu gehören Sequenzfluss (Sequence Flow), Nachrichtenfluss (Message Flow) und Assoziationen, die beschreiben, wie die Elemente miteinander verbunden sind. Sie werden als Linien visualisiert.
- Pools und Swimlanes: Swimlanes unterteilen das Diagramm in verschiedene Bereiche, die unterschiedliche Rollen, Abteilungen oder Systeme repräsentieren können. Pools und Swimlanes helfen, Verantwortlichkeiten zu klären.
- Artefakte: Artefakte liefern zusätzliche Informationen über den Prozess, wie z.B. Datenobjekte, Gruppen oder Anmerkungen.
Flow Objects in BPMN 2.0
Unter Flow Objects in BPMN 2.0 werden verschiedene Elemente zusammengefasst, die für die Darstellung von Geschäftsprozessen wesentlich sind. Die wichtigsten Elemente sind Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.
Ereignisse (Events) in BPMN 2.0
Ein Ereignis oder Event ist etwas, das während eines Geschäftsprozesses eintritt. Zum Beispiel das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Eintreten eines realen Ereignisses. Beispielsweise das Eintreffen eines Briefes. Ereignisse werden in drei Kategorien unterteilt:
- Nach ihrer Position im Geschäftsprozess, es kann ein Start-, Zwischen- oder Endereignis sein.
- Nach ihrer Funktion im Geschäftsprozess, es kann ein Catching-Event (es wird durch einen Auslöser ausgelöst) oder ein Throwing-Event (es liefert etwas aus).
- Nach ihrer Art, zum Beispiel ein Timer-, Message-, Exception-Event, das dann als Symbol innerhalb des Kreises visualisiert wird.
1. Die Positionierung der Ereignisse im Geschäftsprozess
Ereignisse können sich an verschiedenen Stellen im Geschäftsprozess befinden und werden entsprechend als Start-, Zwischen- oder Endereignis bezeichnet.
Startereignis:
Das Startereignis, dargestellt als Kreis mit dünnem Rand, kennzeichnet den Beginn eines Prozesses oder eines Prozesspfades.
Zwischenereignis:
Zwischenereignisse, die im Verlauf des Prozesses auftreten, werden als Kreise mit doppeltem Rand dargestellt. Sie können auf verschiedene Ereignisse hinweisen, wie z.B. das Eintreffen einer Nachricht oder das Ablaufen eines Zeitlimits.
Endereignis:
Mit diesem Kreis mit dickem Rand wird das Ende eines Prozesses oder eines Prozesspfades gekennzeichnet.
2. Die Funktion der Ereignisse im Geschäftsprozess
Diese Ereignisse unterscheiden sich darin, welche Funktion sie im Prozess haben und zeigen an, wie die Ereignisse interagieren. Sie sind also entscheidend, um die Prozessdynamik zu verstehen. Catching-Events werden im Diagramm durch helle Symbole dargestellt, Throwing-Events werden mit durch ausgefüllte Symbole dargestellt.
Catching-Events (Fangende Ereignisse)
Catching-Events sind Ereignisse, die auf einen Auslöser reagieren. Sie „fangen“ etwas ein, das von außen auf den Prozess einwirkt. Ein Beispiel für ein Catching-Event ist der Empfang einer Nachricht. Ein Prozess wartet auf eine Nachricht von einem anderen Prozess oder System.
Throwing-Events (Auslösende Ereignisse)
Throwing-Events sind Ereignisse, die ein Ergebnis oder eine Ausgabe aus einem Prozess liefern. Sie „werfen“ oder senden etwas aus dem Prozess heraus. Ein Beispiel für ein Throwing-Event ist eine Benachrichtigung. Ein Prozess sendet eine Nachricht an einen anderen Prozess oder ein anderes System.
3. Die Arten von Ereignissen und ihre Visualisierung im Geschäftsprozess
Neben der Position und der Funktion können Ereignisse auch verschiedene Ereignistypen annehmen. Die Symbole innerhalb des Kreises zeigen den jeweiligen Ereignistyp an.
Message-Events (Nachricht):
Ein Message-Event zeigt den Empfang oder das Senden einer Nachricht an. Als Catching-Event wartet es auf eine Nachricht, während es als Throwing-Event eine Nachricht sendet. Es kann in der Kommunikation zwischen verschiedenen Prozessen oder Prozessteilnehmern verwendet werden.
Timer-Event:
Ein Timer-Event ist ein Ereignis, das zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt, endet oder wiederholt wird. Ein Timer-Ereignis funktioniert wie ein Wecker oder eine Stoppuhr in einem Prozess. Es teilt dem Prozess mit, wann er starten, wann er auf ein Ereignis warten oder wann er enden soll.
Escalation-Event (Eskalation):
Das Eskalationssymbol zeigt an, dass eine höhere Hierarchieebene in den Prozess einbezogen wird. Zum Beispiel, wenn der Vorgesetzte informiert werden muss oder wenn eine Aufgabe eine höhere Aufmerksamkeit oder Priorität benötigt.
Conditional-Event (Bedingung):
Das Bedingungssymbol zeigt an, dass der Prozess nur dann gestartet wird oder weiterläuft, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Es wird häufig verwendet, um auf Änderungen oder bestimmte Zustände in einem Geschäftsprozess zu reagieren. Ein Conditional-Event kann z.B. verwendet werden, um zu überwachen, ob ein Auftrag eine bestimmte Größe oder einen bestimmten Wert überschreitet.
Link-Event (Verbindung):
Ein Link-Event dient dazu, verschiedene Teile eines Prozesses miteinander zu verbinden oder den Ablauf innerhalb eines umfangreichen Prozesses zu vereinfachen. Es wird verwendet, um den Prozessfluss, insbesondere in komplexen oder sehr großen, Diagrammen übersichtlicher zu gestalten.
Error-Event (Fehler):
Das Error- oder Fehler-Event in BPMN 2.0 wird verwendet, um auf Fehler oder Ausnahmesituationen in einem Geschäftsprozess zu reagieren. Es spielt eine wichtige Rolle bei der Handhabung von Fehlern und Ausnahmen in Prozessen.
Termination-Event (Abbruch):
Das Abbruch-Event (Termination Event) in BPMN 2.0 ist ein besonderes Ereignis, das verwendet wird, um den gesamten Prozess abrupt zu beenden. Es ist ein starkes Werkzeug, das zum Einsatz kommt, wenn ein bestimmter Zustand erreicht wird, der eine sofortige Beendigung des Prozesses erfordert, unabhängig davon, ob andere Aktivitäten oder Prozessschritte noch laufen. Es dient als Notbremse, um den Prozess in kritischen Situationen sofort zu beenden.
Compensation-Event (Kompensation):
Das Compensation-Event wird verwendet, um eine Kompensationsaktivität auszulösen. Kompensationsaktivitäten sind Aktionen, die dazu dienen, vorherige Aktionen rückgängig zu machen oder zu korrigieren, falls im Prozess etwas schief geht oder eine bestimmte Bedingung eintritt. Dies ist besonders wichtig in Geschäftsprozessen, in denen Fehlerkorrekturen oder Rückabwicklungen erforderlich sind. Es kommt zum Beispiel bei Stornierungen zum Einsatz.
Signal-Event:
Das Signal-Event wird verwendet, um Signale über die Grenzen eines einzelnen Prozesses hinaus zu senden oder zu empfangen. Es ermöglicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Prozessen oder sogar zwischen verschiedenen Organisationen.
Multiple-Event (Mehrfach):
In BPMN 2.0 beziehen sich Multiple Events auf Ereignisse, die auf mehrere Auslöser oder Bedingungen reagieren können. Diese Art von Ereignissen wird verwendet, um Flexibilität in den Umgang mit verschiedenen Situationen oder Kombinationen von Umständen innerhalb eines Geschäftsprozesses zu bringen. Beispielsweise könnte ein Prozess durch das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines Zeitpunkts oder das Eintreten einer bestimmten Bedingung gestartet, fortgesetzt oder beendet werden.
Multiple Parallel-Events (Mehrfach Parallel):
In BPMN 2.0 werden Mehrfach Parallel-Events (Multiple Parallel-Events) verwendet, um Situationen darzustellen, in denen mehrere Ereignisse gleichzeitig eintreten müssen, bevor der Prozessfortschritt möglich ist. Zum Beispiel könnte ein Prozess erst beginnen, wenn sowohl eine Genehmigung eingetroffen ist als auch die erforderlichen Ressourcen verfügbar sind und ein spezifisches Datum erreicht wurde.
Aktivitäten in BPMN 2.0: Aufgaben und Teilprozesse
Eine Aktivität oder Activity ist die Beschreibung einer Aufgabe, die im Rahmen eines Geschäftsprozesses durchgeführt wird. Ein Teilprozess (Sub-Task) ist eine Aktivität, die aus mehreren anderen Aktivitäten besteht. Er ist eine Art Prozess innerhalb eines Prozesses und kann weitere Aufgaben, Gateways, Ereignisse und sogar andere Teilprozesse enthalten. Aktivitäten werden mit abgerundeten Rechtecken visualisiert.
Aufgaben (Tasks)
Eine Aufgabe ist die grundlegendste Form einer Aktivität und repräsentiert eine einzelne Arbeitseinheit innerhalb eines Prozesses.
- User Task:
Eine manuelle Aufgabe, die von einer Person ausgeführt wird. - Service Task:
Eine automatische Aufgabe, die von einem System oder einer Anwendung ausgeführt wird. - Script Task:
Eine Aufgabe, die ein Skript oder einen automatisierten Code ausführt. - Business Rule Task:
Eine Aufgabe, die eine Geschäftsregel anwendet oder auswertet.
Teilprozesse (Sub-Tasks)
Grafisch werden Teilprozesse ähnlich wie Aufgaben dargestellt, aber mit einem kleinen Pluszeichen in der unteren Ecke, um anzuzeigen, dass sie aufgeklappt werden können. Es gibt verschiedene Arten von Sub-Tasks.
Transaktions-Teilprozess
Ein Transaktions-Teilprozess ist wie ein Paket von Aufgaben, die alle erfolgreich abgeschlossen werden müssen. Wenn eine dieser Aufgaben fehlschlägt, müssen alle bereits durchgeführten Aktionen innerhalb dieses Pakets rückgängig gemacht werden. Beispiel: Bei einem abgebrochenen Kaufvorgang sorgt ein Transaktionsteilprozess dafür, dass alle bereits durchgeführten Schritte rückgängig gemacht werden.
Ereignis-Teilprozess
Ein Ereignis-Teilprozess (Event-Sub-Prozess) ist eine Art von Teilprozess, der innerhalb eines Hauptprozesses definiert ist und durch ein bestimmtes Ereignis (Event) ausgelöst wird. Im Gegensatz zu einem normalen Teilprozess, der als Teil des regulären Prozessflusses ausgeführt wird, startet ein Ereignis-Teilprozess nur, wenn das definierte auslösende Ereignis eintritt.
Aufruf-Aktivität
Eine Aufruf-Aktivität (Call Activity) in BPMN 2.0 ist ein spezielles Element, das verwendet wird, um einen wiederholbaren Teilprozess oder eine Prozessroutine innerhalb eines anderen Prozesses aufzurufen. Sie ermöglicht es, einen bestehenden, definierten Prozess zu referenzieren und wiederverwendbar zu machen, anstatt denselben Prozessfluss jedes Mal neu zu modellieren.
Zugänge (Gateways) in BPMN 2.0
Zugänge oder Gateways sind Symbole für Punkte im Geschäftsprozess, an denen Entscheidungen getroffen oder Flüsse innerhalb eines BPMN-Diagramms getrennt, vereinigt oder neu kombiniert werden. Sie werden als Rauten dargestellt.
Exklusives Gateway (XOR)
Ein exklusives Gateway teilt den Prozess in mehrere Pfade auf, die sich gegenseitig ausschließen. Zum Beispiel bei einem Genehmigungsprozess. Wird eine Genehmigung erteilt, läuft der Prozess weiter und eine Benachrichtigung über die Genehmigung wird gesendet. Wird die Genehmigung verweigert, bricht der Prozess ab und eine Benachrichtigung über die Gründe werden versendet.
Ereignisbasiertes Gateway
Der Prozess kann erst weiterlaufen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist oder ein Ereignis eintritt. Beispiel: Die Ware wird erst geliefert, wenn die Rechnung bezahlt wurde.
Paralleles Gateway (AND)
Hier werden zwei Prozessflüsse gleichzeitig und unabhängig voneinander ausgeführt. Es wird beispielsweise eine E-Mail versendet und gleichzeitig der Vorgesetzte telefonisch benachrichtigt.
Inklusives Gateway (OR)
Das inklusive Gateway entspricht einer einfachen ODER-Funktion. Dabei kann der Fluss in einen oder mehrere Flüsse aufgeteilt werden. Der Prozess wird fortgesetzt, wenn mindestens eine der Bedingungen erfüllt ist. Es können aber auch mehrere Bedingungen erfüllt sein, die unabhängig voneinander ausgeführt werden.
Exklusives ereignisbasiertes Gateway (Instanziierung)
Das exklusive ereignisbasierte Gateway wird verwendet, um Entscheidungen basierend auf Ereignissen zu treffen. Es handelt sich um eine Struktur, die mehrere mögliche Pfade auf Basis verschiedener eingehender Ereignisse zur Verfügung stellt, wobei immer nur genau ein Pfad ausgewählt wird. Dieser Gateway-Typ wird eingesetzt, wenn in einem Prozess eine Entscheidung getroffen werden muss, die von externen Ereignissen abhängt. Beispiel: Nach einem Kundentermin wird eine Woche auf eine Reaktion des Kunden gewartet. Ist innerhalb einer Woche nichts passiert (Timer-Event), bekommt der Kunde eine Erinnerung. Reagiert der Kunde innerhalb der Woche (Message-Event) wird entsprechend der Nachricht des Kunden weiterbearbeitet.
Paralleles ereignisbasiertes Gateway (Instanziierung)
Der Prozess kann erst fortgesetzt werden, wenn alle Bedingungen oder Ereignisse eingetreten sind. Beispiel: Damit der Vertrag erstellt werden kann, müssen Informationen über den Ausweis, die Personalnummer und die Bewerbungsmappe vorliegen.
Markierungen in BPMN 2.0
Markers (Markierungen) werden verwendet, um zusätzliche Informationen über bestimmte Elemente, wie Aktivitäten oder Gateways bereitzustellen. Diese Markierungen erweitern die Grundfunktionalität der Elemente, indem sie spezifische Eigenschaften oder Verhaltensweisen darstellen. Markierungen zeigen an, ob Aufgaben wiederholt, mehrfach nacheinander oder mehrfach gleichzeitig ausgeführt werden.
Connecting Objects in BPMN 2.0
Um die verschiedenen Ereignisse, Aktivitäten und Zugänge miteinander zu verbinden, werden sogenannte Connecting Objects, die Verbinder (Flows) genutzt. Sie stellen die Beziehung zwischen den verschiedenen Elementen eines Geschäftsprozesses dar. Es gibt drei Haupttypen von Verbindungsobjekten: Sequenzfluss, Nachrichtenfluss und Assoziationen.
Sequenzfluss (Sequence Flow)
Ein Pfeil definiert die Richtung des Flusses. Es gibt weitere Unterscheidungen wie z.B. den bedingten Fluss. Für den Fluss ist eine Bedingung erforderlich, die regelt, wann er durchlaufen wird und wann nicht. Der Standardfluss wird durchlaufen, wenn die anderen Bedingungen nicht zutreffen.
Nachrichtenfluss (Message Flow)
Der Nachrichtenfluss symbolisiert den Austausch von Nachrichten oder Informationen zwischen unterschiedlichen Pools.
Assoziation (Associations)
Assoziationen verbinden Artefakte, wie Datenobjekte oder Anmerkungen (Annotations), mit anderen Elementen im Diagramm. Assoziationen werden als gestrichelte Linien dargestellt, die oft mit einem Pfeil am Ende versehen sind.
Pools & Lanes (Participants) in BPMN 2.0
Pools und Lanes (Bahnen) sind wichtige Elemente, die zur Strukturierung und Organisation von Prozessen in Geschäftsprozessdiagrammen verwendet werden. Sie helfen dabei, Verantwortlichkeiten und organisatorische Grenzen innerhalb von Prozessmodellen zu definieren und zu visualisieren. Vor allem bei komplexeren, zum Teil parallel ablaufenden Geschäftsprozessen dienen Pools und Lanes der Übersichtlichkeit. Pools stellen jeweils den übergeordneten Prozessteilnehmer dar. Lanes sind dem Pool untergeordnet.
Pools
Unterschiedliche Pools werden verwendet, um Aufgabenbereiche visuell voneinander zu trennen. Beispielsweise das eigene Unternehmen und externe Zulieferer oder Kunden.
Beispiel: In einem Diagramm, das die Interaktionen zwischen verschiedenen Unternehmen oder Abteilungen darstellt, wird jedes Unternehmen oder jede Abteilung durch einen eigenen Pool repräsentiert.
Lanes
Lanes werden verwendet, um unterschiedliche Aufgabenbereiche, Verantwortlichkeiten oder Aktivitäten innerhalb eines Pools voneinander zu trennen. Innerhalb eines Unternehmens könnten Abteilungen visuell voneinander abgegrenzt werden.
Artefakte (Artifacts) in BPMN 2.0
Die Artefakte definieren und erklären Vorgänge genauer oder fassen einzelne Teile eines Geschäftsprozesses zusammen. Sie sind in der Regel Zusatzinformationen, die das Modell verständlicher machen, aber nicht prozessrelevant sind. Sie dienen dazu, den Kontext zu erweitern und das Verständnis des Prozesses zu vertiefen. In BPMN 2.0 gibt es drei Haupttypen von Artefakten: Datenobjekte, Gruppen und Annotationen.
Datenobjekte
Ein Datenobjekt verweist auf Informationen, die im Prozess vorkommen. Zum Beispiel Dokumente, E-Mails oder Daten.
- Datenobjekt: Verweist auf ein einfaches Datenobjekt (E-Mail, Zertifikat, Brief)
- Listen-Datenobjekt: Referenziert auf Daten, die sich in einer Liste befinden
- Dateninput: Hier erfolgt ein Input von Daten, die für den Prozess relevant sind
- Datenoutput: Hier werden Daten aus dem Prozess gewonnen oder versendet
- Datenspeicher: Ein Datenspeicher weist auf den Speicherort z.B. einer Datenbank oder einem Aktenschrank hin.
- Anmerkung (Annotation): Mit einer Anmerkung oder einer Gruppe kann ein Bereich im Prozess visuell näher erläutert oder textuell abgegrenzt werden.
- Gruppe: Eine Gruppe ist eine visuelle Klammerung von Teilen eines Diagramms, um diese zusammenzufassen oder hervorzuheben. Gruppen haben keine Auswirkungen auf den Prozessablauf, sondern dienen der Organisation und Visualisierung.
Verfügbare Diagrammtypen bei der Modellierung mit BPMN 2.0
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) bietet verschiedene Arten von Diagrammen, um Geschäftsprozesse aus unterschiedlichen Perspektiven zu modellieren. Jeder Diagrammtyp hat spezifische Anwendungsbereiche und dient dazu, bestimmte Aspekte von Geschäftsprozessen zu visualisieren und zu analysieren.
Prozessdiagramme (Process Diagrams)
Ein Prozessdiagramm ist die häufigste Art von BPMN 2.0 Diagrammen. Diese visuelle Darstellung zeigt grafisch verschiedene Schritte oder Aktionen auf, die notwendig sind, um eine spezifische Aufgabe zu erfüllen oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Typischerweise zeigt es die logische Abfolge der Schritte und wie sie miteinander verknüpft sind. Prozessdiagramme eignen sich gut, um bspw. Arbeitsabläufe oder Geschäftsprozesse mit Hilfe eines Flussdiagramms darzustellen.
Kollaborations- / Kommunikationsdiagramm (Collaboration Diagrams)
Ein Kollaborationsdiagramm, auch bekannt als Kommunikationsdiagramm wird verwendet, um die Interaktionen zwischen Objekten in einem System im Hinblick auf ihre Beziehungen und ihre Nachrichtenkommunikation darzustellen. Es hilft dabei, die Organisation und das Zusammenwirken von Objekten bei der Ausführung eines bestimmten Prozesses oder in einem bestimmten Kontext zu visualisieren.
Choreographiediagramm (Choreography Diagrams)
Ein Choreographiediagramm wird zur Darstellung der Interaktionen und des Nachrichtenaustauschs zwischen verschiedenen Teilnehmern (z.B. Organisationseinheiten, Systemen) in einem Geschäftsprozess verwendet. Im Gegensatz zu einem Kollaborationsdiagramm, welches den Fokus auf die Interaktionen zwischen Objekten innerhalb einer Organisation legt, zeigt das Choreographiediagramm, wie mehrere unabhängige Organisationen oder Geschäftseinheiten zusammenarbeiten und kommunizieren.
Konversationsdiagramm (Conversation Diagrams)
Konversationsdiagramme bieten eine vereinfachte Darstellung der Kommunikation zwischen verschiedenen Prozessbeteiligten und zeigen, welche Nachrichten ausgetauscht werden. Sie sind hilfreich, um einen Überblick über die Geschäftskommunikation innerhalb eines Prozesses oder zwischen Prozessen zu geben, ohne auf spezifische Details der Prozessaktivitäten einzugehen.
In einem weiteren Blogbeitrag beleuchten wir die Schnittstelle zwischen BPMN 2.0 und SharePoint. Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Sie BPMN 2.0 Diagramme effektiv in SharePoint integrieren können, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern, dann ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie.
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Lesen Sie hier, wie Sie das volle Potenzial von BPMN 2.0 und SharePoint ausschöpfen können! Zum Blogbeitrag: „Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0 und SharePoint“.
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