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Effizienz von Prozessen steigern

Prozess- und schnittstellenbasierte Informationsbeschaffung mit Microsoft 365
Prozess- und schnittstellenbasierte Informationsbeschaffung mit Microsoft 365

Für Unternehmen ist es wichtig, stets über aktuelle Entwicklungen, Neuerscheinungen und Trends im Marktumfeld informiert zu sein. Jedoch ist es sehr zeitintensiv immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, wenn im Internet ständig relevante Informationen in den unterschiedlichsten Quellen publiziert werden. Konkret beschreiben wir in diesem Beitrag die Lösung der Informationsbeschaffung mit Microsoft 365 für das Problem eines Kunden, der täglich sehr viel Zeit für Recherchen aufwenden musste um in seinem Marktumfeld up-to-date zu bleiben. Der Impulsgeber war in diesem Fall insbesondere der Bereich Produktmanagement, um den Rechercheaufwand für Testberichte und Reviews zu eigenen Produkten zu reduzieren.

Digitale Checklisten – So steigern Sie die Effizienz von Abläufen in Ihrem Unternehmen
Digitale Checklisten – So steigern Sie die Effizienz von Abläufen in Ihrem Unternehmen

Bei unseren Kunden arbeiten wir oft mit Digitalen Checklisten, um Prozesse zu vereinheitlichen. Diese Checklisten können für einzelne Problemstellungen erstellt werden oder im Rahmen des Digital Workspaces umgesetzt werden. Die Problemstellungen in den meisten Unternehmen decken sich. Oft haben Arbeitsabläufe einige Stolperfallen und geraten ins Stocken, ohne dass es direkt auffällt. Die Auswirkungen werden erst Monate später bemerkt oder wichtige Aufgaben sind zum Stichtag nicht erledigt. Meistens sind diese Stolperfallen bei unseren Kunden ähnlich. Die Probleme sind:

Wissensmanagement – Wissen mit SharePoint erfolgreich verwalten
Wissensmanagement – Wissen mit SharePoint erfolgreich verwalten

Jeden Tag treffen sich Mitarbeiter im Büro, in der Küche, in der Kantine oder auf der Terrasse und diskutieren informell über alltägliche Aufgaben. Sie stellen sich gegenseitig Fragen, um die Meinung von Anderen zu erfahren, und neue Ideen zu generieren. Genau diesen Austausch zwischen Menschen, die in eine Organisation eingebunden sind, nennt man Wissenstransfer. Wenn ein Unternehmen sich kontinuierliches Wachstum und steigende Gewinne wünscht, sollte es das Wissen der Mitarbeiter speichern, teilen, pflegen und multiplizieren, da dieses Wissen eine entscheidende Ressource und ein wichtiger Erfolgsfaktor ist.

Best Practices: Migration Microsoft Exchange Server auf Exchange Online
Best Practices: Migration Microsoft Exchange Server auf Exchange Online

Bei der Migration der Microsoft Exchange Server Version auf die Exchange Online Version gilt es einige Rahmenbedingungen abzustecken und zu beachten. Im Vorfeld einer solchen Migration muss der für Ihr Unternehmen passende Migrationspfad eruiert, die Möglichkeit einer Hybridbereitstellung anhand wichtiger Fragestellungen geprüft, sowie die Durchführung der Migration selbst geplant werden.   

Übersicht über die bestehenden Datenschutz und Compliance Tools in Office und Microsoft 365
Übersicht über die bestehenden Datenschutz und Compliance Tools in Office und Microsoft 365

Weltweit werden in immer mehr Unternehmen Daten in Cloudspeichern abgelegt und aufbewahrt. Hierbei müssen neben den technischen auch die rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden, um die Rechtskonformität zu gewährleisten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits Microsoft 365 im Einsatz haben, dann verfügen Sie bereits über eine Vielzahl von Sicherheits-, Compliance- und Datenschutz-Tools.

Arbeiten mit Externen und Gästen in Microsoft Teams
Arbeiten mit Externen und Gästen in Microsoft Teams

Home-Office ist europaweit zum neuen Standard geworden. Diese Entwicklung ist der Covid-19 Krise und den damit verbundenen gesetzlichen Regelungen geschuldet. Doch auch nach dem Abklingen der Covid-19 Krise wird das Arbeiten von zuhause oder unterwegs einen hohen Stellenwert in der Arbeitswelt behalten. Die Flexibilität und die Zeit- sowie Kostenersparnis, welche mit remote Arbeiten gewonnen werden, sind für viele nicht mehr wegzudenken. Langfristig werden dabei kurzfristige Home-Office Lösungen gut durchdachten und funktionsfähigen remote Working Konzepten weichen.

Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365
Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365

Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Die Lösung: ein digitaler Posteingang. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden.

Support-Ende von Skype for Business und Upgrade auf Microsoft Teams
Support-Ende von Skype for Business und Upgrade auf Microsoft Teams

Microsoft hatte seit der initialen Ankündigung im Juli 2019 mehrfach an die Stilllegung von Skype for Business Online erinnert. So auch über das Microsoft 365 Message Center und mit dem letzten Artikel vom 01. Februar 2021. Demnach ist das Supportende für Skype for Business Online auf den 31.07.2021 datiert. Ein guter Zeitpunkt für ein Upgrade auf Microsoft Teams.