Microsoft Copilot
Copilot in Microsoft Word

Copilot in Microsoft Word

Der mit Künstlicher Intelligenz (KI) arbeitende Assistent Copilot ist in viele Microsoft 365 Apps integriert und soll Ihnen die Arbeit erleichtern. Copilot in Microsoft Word ist verfügbar, sobald Sie eine Copilot-Lizenz zugewiesen bekommen haben.

Chatbots, die auf künstlicher Intelligenz basieren, sind spätestens seit ChatGPT in aller Munde. Die sogenannten LLMs (Large Language Modell) lernen aus großen Datenmengen und generieren aus dem erlernten Wissen neue Texte. Mit Copilot in Microsoft Word können Sie die Leistungsfähigkeit eines LLMs mit den Inhalten Ihres Word-Dokuments kombinieren.

Mit dem Copilot in Microsoft Word können Sie automatisiert neue Text erstellen, bestehende verbessern oder Fragen zum Dokument stellen. Wie immer bei KI-basierten Werkzeugen, müssen die Inhalte aber auch auf Richtigkeit überprüft werden. Denn auch wenn KI-Tools erstaunliche Fähigkeiten besitzen, arbeiten sie nicht fehlerfrei.

Video: Arbeiten mit Copilot in Microsoft Word

Schauen Sie das Video für einen ersten Einblick und Praxisbeispiele zur Arbeit mit Copilot in Microsoft Word.

Mehr Informationen: Microsoft 365 Beratung

Individuellen Workshop anfragen: Microsoft KI-Workshop

So verwenden Sie Copilot in Microsoft Word

Sobald Ihnen die Copilot-Lizenz durch einen Administrator in Ihrem Microsoft 365 Abonnement zugewiesen wurde, haben Sie die Möglichkeit, mit Copilot in Microsoft Word zu arbeiten. In Word gibt es zwei Möglichkeiten. „Entwurf mit Copilot“ für die Erstellung neuer Texte und eine Chat-Oberfläche für die Arbeit mit bestehenden Inhalten.

Entwurf mit Copilot

Wenn Sie ein neues Word Dokument öffnen, erscheint am linken Rand direkt das „Entwurf mit Copilot“-Icon.

Copilot in Microsoft Word: Neue Texte entwerfen.

Sie können Copilot eine Anweisung schreiben (in der KI-Welt spricht man von einem Prompt) und Copilot erstellt einen Text nach Ihren Vorgaben. Sie können zum Beispiel diese Prompts verwenden:

  • Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung für einen Kunden. Setze Platzhalter für die Rechnungsnummer, das Datum und den offenen Betrag.
  • Schreibe ein Whitepaper zum Thema „Moderner Vertrieb mit Microsoft 365“.
  • Für meine Präsentation zum Thema „Generative KI mit Microsoft 365“ benötige ich eine Gliederung. Der Vortrag soll ca. 30 Minuten dauern. Zielgruppe sind Personen, die sich zwar mit Microsoft 365 gut auskennen, aber noch keine Erfahrung mit generativer KI gemacht haben und dem Thema, vor allem in Hinblick auf den Datenschutz, eher kritisch gegenüber stehen.

Je umfangreicher und präziser ihr Prompt ist, desto besser wird das Ergebnis. Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, können Sie es nachträglich ändern. Dazu erscheint unter dem generierten Text ein Eingabefeld. Wenn Sie auf den Bearbeitenstift klicken können Sie den Prompt komplett ändern. Wenn Sie auf das Eingabefeld klicken, können Sie weitere Angaben machen. Zum Beispiel:

  • Schreibe den Text mit persönlicher Anrede, also „Du“ statt „Sie“
  • Formuliere den Text bitte deutlich kürzer und etwas distanzierter
Copilot in Word: Prompt ändern

Beispiel zur Texterstellung mit Copilot in Microsoft Word

Anhand des folgenden Beispiels möchte ich Ihnen die Möglichkeiten, aber auch die Fallstricke von Copilot in Microsoft Word aufzeigen. Dieses Beispiel wurde im März 2024 in ein Word-Dokument geschrieben.

Prompt in Word:

Wer ist aktuell Bundeskanzler in Deutschland?

Das Ergebnis von Copilot:

„Der aktuelle Bundeskanzler in Deutschland ist Angela Merkel. Sie ist seit dem 22. November 2005 im Amt und führt die Bundesregierung als Regierungschefin. Sie ist die erste Frau und die erste Ostdeutsche, die dieses Amt innehat. Sie ist Mitglied der Christlich Demokratischen Union (CDU) und steht einer Koalition aus CDU, CSU und SPD vor.

Die Bundeskanzlerin wird vom Bundestag auf Vorschlag des Bundespräsidenten gewählt. Sie benötigt die absolute Mehrheit der Stimmen der Abgeordneten, also mehr als die Hälfte. Die Amtszeit der Bundeskanzlerin ist nicht festgelegt, sondern hängt von der Dauer der Legislaturperiode des Bundestages ab, die normalerweise vier Jahre beträgt. Die Bundeskanzlerin kann jedoch jederzeit durch ein konstruktives Misstrauensvotum abgelöst werden, wenn der Bundestag einen neuen Bundeskanzler wählt.

Die Bundeskanzlerin hat eine Reihe von Aufgaben und Befugnissen, die in Artikel 65 des Grundgesetzes festgelegt sind. Sie bestimmt die Richtlinien der Politik und trägt dafür die Verantwortung. Sie ernennt und entlässt die Bundesminister und leitet die Kabinettssitzungen. Sie vertritt die Bundesrepublik Deutschland nach außen und pflegt die Beziehungen zu anderen Staaten und internationalen Organisationen. Sie ist auch die oberste Inhaberin der Befehls- und Kommandogewalt über die Streitkräfte.“

Einordnung des Ergebnisses:

Der Prompt wurde im März 2024 verfasst. Copilot hat einen Text verfasst, der die Frage ausführlich beantwortet. Allerdings waren die Daten, die er verwendet hat, nicht tagesaktuell sondern schon mehrere Jahre alt. Wer Copilot nutzt, um einen Text mit Fakten zu schreiben, sollte daher immer die Datengrundlage beachten und alle Fakten prüfen.

Copilot als Chatschnittstelle in Microsoft Word

Öffnen Sie Copilot über das Menü in Microsoft Word, erscheint der Copilot Chatbot. Mit ihm können Sie per Tastatur- oder Spracheingabe kommunizieren. Copilot kann Sie bei der Bearbeitung des Dokuments unterstützen oder Ihnen helfen, den Inhalt zu erfassen.

So bearbeiten Sie das Dokument mit Hilfe von Copilot

Wenn Sie Formatierungen ändern möchten, aber nicht wissen wie, können Sie den Chatbot um Hilfe bitten. Der Copilot kann noch keine Formatierungen oder ähnliches ändern, aber er erklärt Ihnen, wie Sie vorgehen müssen.

Copilot in Word: So arbeiten Sie mit der Chatschnittstelle

Fragen zum Inhalt des Dokuments beantworten

Ihr Copilot in Word kann Ihnen auch Fragen zum Inhalt des Dokuments beantworten:

  • Er fasst das Dokument für Sie zusammen.
  • Er kann konkrete Fragen zum Inhalt des Dokuments beantworten.
  • Er kann eine Gliederung für das Dokument erstellen.
  • Er kann den Stil und die Qualität des Dokumentes verbessern.

KI ist nicht unfehlbar: Was Sie bei der Verwendung von Microsoft Copilot in Word beachten sollten

Copilot basiert auf künstlicher Intelligenz und lernt aus einer großen Menge von Texten, die möglicherweise nicht repräsentativ, aktuell oder genau sind. Daher kann Copilot manchmal unangemessene, irreführende oder falsche Vorschläge machen. Sie sollten die Quellen, Fakten und Argumente in Ihren Texten immer überprüfen und kritisch hinterfragen.

Copilot ist kein Ersatz für Ihre eigene Kreativität und Ihr eigenes Urteilsvermögen. Sie sollten immer Ihre eigenen Entscheidungen treffen und Ihre eigenen Texte überprüfen, bevor Sie sie veröffentlichen oder weitergeben.

Wenn Sie die Ergebnisse von Copilot in Microsoft Word als Anregung und nicht als in Stein gemeißelt ansehen, können Sie viel Zeit sparen und Ihre Dokumente erheblich verbessern.

Wenn Sie das Potenzial von Copilot für Ihr Unternehmen voll ausschöpfen möchten, empfehle ich Ihnen unseren Microsoft KI-Workshop.