Durch den ständigen Konkurrenzdruck und den Wettbewerb im eigenen Marktumfeld sehen viele Unternehmen sich gezwungen, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die bestehenden Prozesse unter die Lupe genommen werden, um deren Effizienz neu zu bewerten und bei Bedarf zu optimieren. Für eine aussagekräftige Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen ist allerdings der Einsatz von Werkzeugen und Tools notwendig.
Diese Aufgabe lässt sich mit Hilfe der BPMN 2.0 und Microsoft SharePoint ganz einfach lösen und nahtlos in Ihren bestehenden Digital Workspace integrieren. Wie die Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0 und Microsoft SharePoint funktioniert und welche Vorteile dadurch entstehen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist BMPN 2.0 und wofür kann sie verwendet werden?
Das Akronym BPMN 2.0 steht in ausgeschriebener Form für Business Process Model and Notation Version 2.0 (deutsch Geschäftsprozessmodell und -notation Version 2.0). Bezeichnet wird damit eine grafische Spezifikationssprache zur Darstellung und Beschreibung von Geschäftsprozessen, Abläufen und Workflows. Diese Methode zur Prozessmodellierung der Object Management Group wurde Mitte 2013 in der ISO/IEC 19510:2013 zum internationalen Standard erhoben.
Anwendung findet die BPMN 2.0 insbesondere in den Bereichen der Wirtschaftsinformatik und des Prozessmanagements. BPMN-Diagramme dienen zur Erstellung von übersichtlichen und verständlichen BPM-Flussdiagrammen. Mit dem Symbolsatz der BPMN können sowohl Geschäftsprozesse als auch Arbeitsabläufe visuell dargestellt, modelliert und dokumentiert werden.
Worin liegen die Unterschiede von BMPN 2.0 im Vergleich zu den 1.x Versionen?
Standardmäßig handelt es sich bei BPMN-Dateien, respektive BPMN-Diagrammen, um ein standardisiertes XML-basiertes-Dateiformat. Dieses Format ist dafür ausgelegt, den reibungsfreien Austausch zwischen unterschiedlichen Werkzeugen und Tools zu gewährleisten. BPMN bietet grundsätzlich eine formale Syntax und Symbolsemantik, die ab der Version 2.0 zusätzlich zur visuellen Darstellung noch um die Möglichkeit der Ausführung erweitert wurde.
Einige Unterschiede zwischen den Versionen in der Übersicht:
- Grundlegende Erweiterungen in den Bereichen der Notation und der Ausführungssemantik
- Erweiterung der Notation um Konversations-Diagramme und Choreographie-Diagramme
- Erweiterung der Ereignisse (Event) um „Non-Interrupting Events“ und „Event Sub-Prozesse“
Welche Vorteile haben Unternehmen durch den Einsatz von BPMN 2.0?
Durch den Einsatz von BPMN 2.0 ist es möglich, Geschäftsprozesse in einer konsistenten Weise darzustellen, zu erfassen und zu dokumentieren. Dadurch können Unternehmen mit Geschäftsprozessdiagrammen Abläufe definieren und besser nachvollziehen. Ein weiterer Vorteil von BPMN 2.0 liegt insbesondere darin, dass es sich um einen Industriestandard mit einer Standardnotation handelt, der leicht verständlich und gleichzeitig einfach zu erlernen ist. So können durch den Einsatz von BPMN 2.0 beispielsweise Produkte und Prozesse optimiert, Qualitätsansprüche sichergestellt und gesteigert, Entwicklungszeiten verkürzt und Unternehmensziele erreicht werden.
Mit Hilfe des BPMN 2.0 WebParts lassen sich BPMN 2.0 Dokumente direkt auf SharePoint Seiten anzeigen und bearbeiten, womit eine zusätzliche Software überflüssig wird. Der WebPart lässt sich an beliebiger Stelle innerhalb von SharePoint Seiten platzieren, so dass dieser auch als grafische Ergänzung einer Prozessbeschreibung genutzt werden kann. Mit den entsprechenden Berechtigungen kann die bestehende BPMN 2.0 Datei direkt auf der SharePoint Seite bearbeitet oder komplett neu modelliert werden.
Am Beispiel einer Seite als Prozessbeschreibung könnte so zusätzlich, bspw. Oberhalb des BPMN-Diagramms, eine textuelle Beschreibung, zugehörige Dokumente oder auch Input und Output Parameter rund um den grafischen Prozessablauf ergänzt werden. Wie das aussehen könnte, sehen Sie in der nachfolgenden Grafik.
- BPMN-Dateien können direkt in SharePoint Seiten integriert werden. Dies stellt eine Besonderheit dar, da XML-Dateien ansonsten nur mit speziellen Applikationen geöffnet und bearbeitet werden können.
- Die BPMN-Diagramme werden als separate Datei gespeichert und in die entsprechende SharePoint Seite verknüpft. Dadurch ist ein isolierter Up- und Download, sowie eine externe Editierung von BPMN-Diagrammen möglich. Darüber hinaus wird so sichergestellt, dass klassische DMS-Funktionen wie bspw. die Versionierung von Dokumenten auch für die reinen BPMN-Modelle genutzt werden.
- Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können die BPMN-Diagramme direkt in der SharePoint Seite editieren, frei nach dem Grundgedanken „what you see, is what you get“, also die Ausgabe von Inhalten entspricht dem, was später tatsächlich angezeigt wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich bei der BPM 2.0 grundsätzlich um ein leistungsstarkes Werkzeug zur Modellierung von Geschäftsprozessen handelt. In Verbindung mit Microsoft SharePoint und der Integration in Ihren Digital Workspace, können Sie schnell und einfach auf Ihre BPMN-Diagramme zugreifen und diese bearbeiten, wie Sie es bereits mit anderen Dateien in Microsoft 365 gewohnt sind. Die Kombination aus BPMN 2.0 und Microsoft SharePoint kann somit eine wichtige Rolle bei der Verbesserung Ihrer Prozesse spielen.
Im Rahmen unserer Microsoft SharePoint Beratung unterstützen wir auch gerne Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Informieren Sie sich hier weiter über die Prozessdigitalisierung und -automatisierung der Next Iteration, oder treten Sie einfach über das untenstehende Kontaktformular direkt mit uns in Kontakt.
