SharePoint Formulare – Ein Auf und Ab

SharePoint Formulare

In SharePoint kann man mit Formularen und ohne Programmierkenntnisse viele Anpassungen vornehmen. Viele SharePoint Architekten und Entwickler setzen dabei auf InfoPath, ein Tool von Microsoft. InfoPath wurde von Microsoft abgekündigt, die geplante Alternative ebenfalls.

Welche Rolle Formulare in SharePoint spielen und welche Alternativen es gibt, habe ich in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Notwendigkeit von WYSIWYG Formulardesigner

Formulare in SharePoint sind weiterhin ein MUSS, um schnell und bequem Inhalte in Listen und Bibliotheken verwalten zu können. Hierbei reichen die Standardformulare leider nicht immer aus; schnell werden von allen Unternehmensbereichen Anforderungen gestellt, die über reine Designanpassungen hinausgehen. Eine schnelle und einfache Änderung dieser Formulare, am besten ohne Programmierkenntnisse, ist unabdingbar.

Der Klassiker lebt noch: InfoPath – ein Rückblick

Dem Wunsch komplexere Geschäftsprozesse ohne tief greifende Programmiererfahrungen mit SharePoint umzusetzen, kam Microsoft schon mit Microsoft Office 2003 nach. Aus meinen jahrelangen InfoPath Entwicklungen kann ich hier berichten, dass einfache Anforderungen stets schnell mit bedingten Formatierungen, Kalkulationen und Aktivitäten umgesetzt werden und beim Kunden ein Lächeln entlocken konnten. Die Kehrseite der Medaille bei einfachen Implementierungen ist (wie es auch für SharePoint an sich gilt), die Kontrolle über die wachsende Komplexität nicht zu verlieren.

Schnell sind einfache Anforderungen umgesetzt, schnell werden aber auch Entscheidungen getroffen, um weitere Features und Nice-To-Haves umzusetzen. Die Gefahr, ohne Erfahrung eigene Formulare mit unüberschaubaren Variablen und Regeln einzuführen, ist hoch.

Nicht selten kann das auch dazu führen, dass entweder der Internet Browser oder evtl. sogar die komplette SharePoint Farm in die Knie gezwungen wird. Deswegen gilt auch hier, dass bestimmte Regeln bei der Entwicklung von Formularen eingehalten werden müssen – mit oder ohne Programmiererfahrung.

Anfang Januar letzten Jahres schockte Microsoft seine Kunden mit der Nachricht, dass InfoPath nicht mehr weiterentwickelt, aber noch bis 2023 supported wird (Quelle: Microsoft). Weiterhin wurde nachträglich verkündet: „InfoPath Forms Services will be included in the next on-premises release of SharePoint Server 2016, as well as being fully supported in Office 365 until further notice“. Obwohl keine Weiterentwicklung von InfoPath stattfinden wird, lässt das InfoPath Kunden und Entwickler aufatmen.

Beachten muss man dabei aber auch, dass InfoPath in einem „anderen Zeitalter“ geboren worden ist. Mobile Endgeräte, neue Windows Versionen und Microsoft übergreifende Browser stellen hier für InfoPath hin und wieder große Hürden dar. Um dies aufzufangen, gibt es natürlich Alternativen.

Alternative Ansätze, um SharePoint Formulare umzusetzen

Neben den klassischen .NET Eigenentwicklungen haben im gleichen Zug zu InfoPath einige Drittprodukte den Weg in die SharePoint Umgebung gefunden; einer der bekanntesten Beispiele sind hier wohl Nintex und K2. Auf alle Vor- und Nachteile alleine für diese beiden Produkte einzugehen, würde den Rahmen von diesem Beitrag sprengen.

Eines steht jedoch fest, solche Drittprodukte müssen strategisch in die Unternehmensprozesse eingeplant werden. Neben einmaligen Lizenz- und evtl. regelmäßigen Supportkosten, muss auch der Betrieb der Installation sowohl personell als auch hinsichtlich der Gesamtperformance der SharePoint Umgebung eingeplant werden.

Als kleiner Lichtblick, dass Microsoft mit SharePoint 2016, aktiv Formularentwicklungen fördert, wurde FoSL („Forms on SharePoint Lists“) angekündigt, das aber schnell wieder aus dem Programm genommen worden ist.

Weitere Standard SharePoint Forms Frameworks wie Excel Services und Access Forms können zwar im Einzelfall helfen, können aber die „breite Masse“ in der Regel nicht bedienen.

Zusammengefasst

Falls Sie schon InfoPath im Einsatz haben und keine großen Entwicklungen mit InfoPath starten wollen, sollten Sie erst einmal abwarten – bis 2023 kann noch einiges passieren. Kommen jedoch komplexere Anforderungen auf Sie zu und spüren jetzt schon die Limits von InfoPath, sollten Sie über Alternativen nachdenken.

Egal wie Sie sich entscheiden Ihre Formulare zu entwickeln, Sie sollten sich immer an die Situation und Strategie in Ihrem Unternehmen orientieren. Sofern Sie nicht die Arbeitsleistungen extern vergeben möchten, ist es ratsam, das Wissen der eigenen Mitarbeiter bei der Entscheidungsmatrix höher zu bewerten. Wenn Sie beispielsweise qualifizierte .NET / SharePoint Entwickler beschäftigen, sollte der Einsatz von Drittprodukten im Detail überdacht werden.

Ob Programmierer oder Content Administrator, in jedem Fall ist immer Fachwissen notwendig, um die Anforderungen richtig umzusetzen, damit kein Schaden entsteht. Man kann immer sehr schnell und einfach Formularlogiken implementieren, die Kunst ist aber auch dabei zu bleiben. Zum Beispiel sind Grafiken und bedingte Formatierungen einfach umzusetzen, aber wenn man ungebremst immer mehr möchte, kann das schnell im Chaos enden.

Dem Endanwender mithilfe von Formularen möglichst viele Anforderungen umzusetzen ist zwar im Sinne aller Dienstleister, kann aber zu schlecht wartbaren und unnötig komplexen Strukturen führen.

Schnell finden sich immer wieder neue Optimierungsmöglichkeiten. Solange diese Optimierungen nicht die Komplexität, sondern die Wartbarkeit der Formulare unterstützten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Anwender lange Freude daran hat.

Denn unabhängig von SharePoint gilt hier, dass in erster Linie die Grundanforderungen umgesetzt werden sollten. Hierdurch bleibt man zudem flexibel für künftige Anforderungen, deren Umsetzung nicht durch komplexe Geschäftslogiken erschwert wird. Drittprodukte können natürlich viel Arbeit abnehmen, müssen aber langfristig in die Unternehmensstrategie sowie in die IT- Landschaft eingeführt werden.

In jedem Fall lohnt es sich, auch schon vor dem finalen Release von SharePoint 2016, bereits den Preview hierzu näher anzuschauen (seit dem 24. August verfügbar!). Selbst wenn noch nichts Innovatives rund um die Formularentwicklung kommuniziert worden ist, können ggf. wichtige Erkenntnisse dazu gewonnen werden. In unseren kommenden Beiträgen werden wir darüber berichten.

Falls Sie Fragen zu Formularen in SharePoint haben, kontaktieren Sie mich gerne.

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Laslo Birnstill

Laslo Birnstill
Als SharePoint Solution Architekt und technischer Projektleiter ist Herr Birnstill neben seiner individuellen Projektbetreuung auch für den Bereich SharePoint Managed Services zuständig und betreut damit unsere Kunden auf einer langfristigen Basis. Mit Beginn von SharePoint 2003 schaffte er Transparenz bei allen SharePoint Aktivitäten im Unternehmen sowohl in den Fach- als auch in den IT Abteilungen und konnte damit innovative Lösungen für individuellen Kundenanforderungen umsetzen. Kontaktieren Sie Herrn Birnstill, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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