Social Collaboration mit SharePoint

social collaboration mit sharepoint

Im ersten Teil unserer Reihe zum Thema Social Collaboration „Was Social Collaboration mit Henry Ford zu tun hat“ ging es hauptsächlich um den Nutzen und um die Einführung von Social Collaboration Tools in Unternehmen.

Bei Social Collaboration unterscheidet man die Prozessebene und die Technologieebene. Während der erste Teil unserer Reihe völlig losgelöst von der Technologieebene war, soll es heute hauptsächlich um diese gehen, auch wenn beide Ebenen oft miteinander verwoben sind.

Technologien zu Collaboration gibt es wie Sand am Meer. Je nach Unternehmensgröße und Anforderung sollte man diese für sein Projekt evaluieren. SharePoint ist eine mögliche Technologie dafür.

SharePoint bringt inzwischen von Haus aus einige Features zu Social Collaboration mit. Diese werden sich ständig verändern, entwickeln und der Zeit anpassen.

Informationen in jeder Form teilen und interagieren

Informationen in jeder Form, egal ob es Bilder, Videos, Dateien oder Mitteilungen sind, können schnell und einfach geteilt werden. Das verwendete Endgerät ist dabei nebensächlich, die Information kann vom Smartphone genauso gut publiziert werden, wie vom Computer.

Nachdem jemand eine Information geteilt hat, kann jeder, der sie sehen darf, damit interagieren. Sie kann favorisiert, kommentiert und weiter geteilt werden. Und das öffentlich oder privat, an eine Person oder in einem virtuellen Team-Arbeitsraum.

Personen Suche

personenprofil in sharepoint

Um Projekte erfolgreich durchführen zu können, braucht man vor allem eines – Menschen. Menschen, die am Projekt arbeiten, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen einbringen, um das Projekt voranzutreiben. Für jedes Projekt braucht es aber andere Fähigkeiten und bei der Projektplanung muss beachtet werden, dass die Menschen keine unerschöpfliche Ressource mit unendlicher Kapazität sind.

Neben der Information, was die Mitarbeiter können, muss also auch ersichtlich sein, wie sie verfügbar sind. Wo sind sie eingespannt, wie können sie sich einbringen (vor Ort oder doch nur online, da sie an einem anderen Standort arbeiten)? Und was wären wir ohne einen Urlaubskalender, der uns hilft die Personen richtig einzuplanen?

Meetings ortsunabhängig abhalten

Meetings sind in vielen Unternehmen ein ineffizienter Zeitfresser. Um effiziente Meetings abhalten zu können, muss man bei der Planung anfangen. Durch SharePoint hat man viele Möglichkeiten schon im Vorfeld wichtige Maßnahmen zu treffen. Terminplanung, Informationen und Dokumente an alle Teilnehmer senden und vor dem Meeting über die zu besprechenden Themen informieren, sind nur ein Teil der nutzbaren Features.

Während des Meetings können via Skype for Business bis zu 250 Personen hinzugeschaltet werden, ganz egal, wo diese sich gerade befinden. Bildschirme können geteilt und Materialien einfach übermittelt werden.

Auch nach dem Meeting können mit verschiedenen SharePoint Komponenten Tasks verteilt werden, Workflows definiert und Informationen ausgetauscht werden.

Team Arbeitsbereiche

Für Projekte oder Teams können Team Arbeitsbereiche eingerichtet werden. In diesen können, je nach Bedarf, Kalender, Kontaktdaten, Informationen und Links mit Hilfe von Listen bereitgestellt und eine Dokumentenbibliothek verfügbar gemacht werden.

Fazit Social Collaboration mit SharePoint

SharePoint bringt inzwischen von Haus aus einige Features zur Social Collaboration in Unternehmen mit. Richtig eingesetzt können diese dazu dienen, dass die Kommunikation in Unternehmen besser wird. In Zukunft werden da vor allem die Vorteile der Hybride Cloud eine große Rolle spielen, um orts- und endgerätunabhängig arbeiten zu können und dabei trotzdem mit dem Datenschutz im Einklang zu sein.

Alleine durch das Vorhandensein der Werkzeuge entsteht aber noch keine Social Collaboration, das Arbeiten damit muss sich in die Unternehmensphilosophie eingliedern.

Ausblick

In SharePoint 2016 werden diese Features noch verbessert. Mit dem Open Graph und der Möglichkeit über eine hybride Lösung auch Delve zu nutzen, wird die Suche von Daten noch mal stark vereinfacht und ein echter Mehrwert für die Nutzer entwickelt. Dazu mehr im dritten Teil unserer Reihe zu Social Collaboration.

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Annkathrin Alt

Als Marketing Managerin setzt Frau Alt ihren Fokus auf die Themen moderner und zukunftsfähiger Digital Workspace und Kommunikation mit SharePoint aus Sicht der Endanwender. Für unsere interne Kommunikation setzt sie auf die Lösungen von Office 365 und SharePoint zum problemlosen Zusammenarbeiten in Abteilungen und Projektteams unabhängig vom Standort der Nutzer. Zudem informiert sie regelmäßig über Neuigkeiten sowohl bei Microsoft als auch bei der Next Iteration. Kontaktieren Sie Frau Alt, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 99 02 93.

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