Kennen Sie das: Sie haben endlich Urlaub, genießen diesen in vollen Zügen und alles ist wunderbar. Kaum zurück im Büro bricht allerdings das Chaos über Sie herein, es warten riesige E-Mailberge auf Sie, auf Ihrem Schreibtisch türmen sich Papierpost und Notizen und in Ihrem Kalender sind jede Menge Besprechungsanfragen. Die Erholung Ihres Urlaubes ist plötzlich nur noch eine blasse Erinnerung und Sie fragen sich, ob sie die Mühe wert ist. Wie Sie die vielfältigen Urlaubseinstellungen von Microsoft 365 richtig nutzen und dafür sorgen, dass Ihre Erholung anhält und das Chaos in Grenzen gehalten werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Eine Checkliste für Ihre Urlaubsvorbereitung
- Teilen Sie Kunden, mit denen Sie regelmäßig Kontakt haben, mit dass und wie lange Sie Urlaub haben und wer Sie vertritt.
- Informieren Sie Ihre Urlaubsvertretungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertreter alle nötigen Informationen rechtszeitig vor Ihrem Urlaub erhalten und dass diese noch Zeit für Rückfragen haben.
- Bereiten Sie vor, was sich vorbereiten lässt, die Kollegen werden es Ihnen danken.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertreter alle Zugänge oder Schlüssel haben, die Sie brauchen
- Verlängern Sie Ihre Abwesenheit in der Kommunikation nach außen um einen oder zwei Tage, das gibt Ihnen die Möglichkeit nach Ihrer Rückkehr erst einmal einen Überblick zu gewinnen und Ihre Aufgaben zu priorisieren.
- Nutzen Sie die Möglichkeiten Urlaubseinstellungen vorzunehmen, die Microsoft 365 bietet, voll aus. Wie Sie das tun, lesen Sie im Verlauf dieses Artikels.
Definieren Sie einen Stellvertreter in Outlook
Ihren Stellvertreter legen Sie in Outlook über „Datei“ und „Kontoeinstellungen“ fest. Dieser kann dann Ihre ganz dringenden E-Mails bearbeiten und die anderen zum Beispiel nach Wichtigkeit sortieren, so dass Sie nach Ihrem Urlaub schon einen Ordner mit den wichtigsten Mails vorfinden und sich nicht erst durch alle durcharbeiten müssen.
Wählen Sie dann „Zugriffsrechte für Stellvertreter“ aus und klicken danach auf „Hinzufügen“. In dem Fenster, das sich dann öffnet, können Sie den Namen Ihres Stellvertreters eingeben und auf den Pfeil nach rechts klicken, um die Suche zu starten. In den Suchergebnissen können Sie jetzt den gesuchten Namen mit einem Doppelklick auf denselben oder durch einfachen Klick auf „Hinzufügen“ auswählen. Den Vorgang beenden Sie schließlich mit einem Klick auf „OK“.
Abwesenheitsnotizen und automatische Antworten in Microsoft 365 einrichten
Sie können Ihre Abwesenheitsnotiz an verschieden Stellen in Microsoft 365 einrichten. Wir erklären hier, wie Sie diese in der Outlook Desktop-App und in Microsoft Teams einrichten. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie zusätzlich zu Ihrer Abwesenheitsnotiz auch automatische Antworten auf Termin- und Besprechungsanfragen versenden lassen können. Letzteres geht ausschließlich in der Outlook Web-App.
Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Ihrer Outlook Desktop-App ein
Wenn Sie in Outlook Ihre Abwesenheitsnotiz sowohl für Ihre externen als auch für Ihre internen Kontakte einrichten, wird diese nicht nur für die automatische Antwort auf E-Mails, die während Ihrer Abwesenheit hereinkommen verwendet, sondern auch intern in Teams angezeigt. Dann wissen auch die Kollegen, die Sie nicht per E-Mail anschreiben, dass Sie außer Haus sind und ab wann Sie zurück sind. Diese Abwesenheitsnotiz finden Sie in Outlook unter „Datei“ und „Automatische Antworten“.
Im sich öffnenden Fenster können Sie dann genau definieren, in welchem Zeitraum Ihre Abwesenheitsnotiz versendet werden soll. Ihre Abwesenheitsnotiz für intern kann einen anderen Text enthalten als die für extern. Denken Sie daran im Text Ihren Stellvertreter und dessen E-Mailadresse zu benennen. Wenn Ihr Unternehmen internationale Kunden oder Lieferanten hat, gestalten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz am besten mehrsprachig. Es macht auch Sinn, sich einen Zeitpuffer zur Bearbeitung der während Ihres Urlaubs aufgelaufenen Arbeiten zu verschaffen.
Schalten Sie in der Outlook Web-App die automatischen Antworten ein
Auch in der Outlook Web-App besteht die Möglichkeit Ihre Abwesenheitsnotiz einzurichten und anzupassen. Zusätzlich finden Sie über Outlook im Web weitere hilfreiche Einstellungsmöglichkeiten, die Sie während Ihrer Abwesenheit unterstützen. So können Sie Ihren Kalender für den Zeitraum Ihres Urlaubes blockieren lassen. Neue Einladungen können während dieser Zeit automatisch abgelehnt werden. Außerdem können Besprechungen, die in dieses Zeitfenster fallen, automatisch abgesagt und Anfragen für Besprechungen abgelehnt werden .
Dafür gehen Sie in Outlook im Web über „Ansichtseinstellungen“ und dann „Automatische Antworten“ in die Einstellungen und haken das- oder diejenigen der drei dafür vorgesehenen Kästchen an, die Sie verwenden möchten:
Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams ein
Wenn Sie in Teams über die drei Punkte links von Ihrem Profilbild in die Einstellungen schauen und etwas nach unten scrollen, können Sie dort ebenfalls über den Button „Zeitplan“ im Punkt „Abwesend“ Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten oder bearbeiten.
Änderungen, die Sie in der Desktop-App oder Web-App von Outlook vornehmen, sehen Sie auch in Microsoft Teams und umgekehrt, da diese Informationen anwendungsübergreifend synchronisiert werden. Anders als bei Outlook unterscheidet sich das Vorgehen und der Funktionsumfang bei der Microsoft Teams Desktop-App und der Web-App nicht.
Tragen Sie Ihren Urlaub als Termin in Ihren Outlook Kalender ein
Normalerweise wird Ihr Urlaub als ganztägiger Termin nur als Eintrag unterhalb der Datumsangabe in den Kalendern Ihrer Kollegen angezeigt, das wird leicht übersehen.
Wenn Sie Ihren Urlaub an jedem Tag als Termin von 8 – 17 Uhr anlegen, ist er für Ihre Kollegen sofort zu sehen und Sie werden nicht aus Versehen für einen Termin eingeplant, während Sie im Urlaub sind.
Wenn Sie beim Anlegen des Termins diesen auch noch gleich als „Außer Haus“ kennzeichnen, wird diese Information zusätzlich auch Ihren Kollegen in Microsoft Teams angezeigt.
Richten Sie Ruhezeiten für mobile Endgeräte in Microsoft Teams ein
In der mobilen App von Microsoft Teams lassen sich Ruhezeiten einrichten. Dies ist, nicht nur für Ihren Urlaub, eine sinnvolle Möglichkeit Zeiten einzurichten, in denen Sie sich ungestört erholen bzw. konzentriert arbeiten können.
Dazu rufen Sie über Ihr Profilbild die „Einstellungen“ auf, dort finden Sie unter „Benachrichtigungen“ „Während der ruhigen Zeit“.
Über diesen Punkt kommen Sie weiter auf ein Menü, in dem Sie einfach Zeiten festlegen können, in denen Sie nicht gestört werden wollen. Wenn Sie den letzten Punkt „Für Teams und Outlook festlegen“ anschalten, bekommen Sie in den von Ihnen ausgewählten Zeiten auch von Outlook keine Meldung über den Eingang von E-Mails.
So erhalten Sie Benachrichtigungen über neue Mails und Nachrichten erst wieder nach Ihrem Urlaub. Davon unberührt bleibt selbstverständlich Ihre Möglichkeit jederzeit in beide Apps zu schauen und darin zu arbeiten.
Fazit zu den Möglichkeiten der Urlaubseinstellungen von Microsoft 365
Wie eingangs erwähnt, macht es Sinn Ihren Urlaub, in der Kommunikation nach außen, um einen oder zwei Tage zu verlängern. So können Sie erst einmal in Ruhe einen Überblick über die jetzt anstehenden Aufgaben gewinnen, ohne dass jemand dringend auf Antwort von Ihnen wartet.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft eine große Palette an Möglichkeiten bietet Ihre Kollegen und Externe automatisch über Ihre Abwesenheit zu informieren, Termine selbstständig abzusagen und Ruhezeiten festzulegen. Wenn Sie diese ausschöpfen, steht Ihrem erholsamen Urlaub nichts im Wege und Sie können sich Ihren Aufgaben danach erholt und mit frischer Kraft widmen.
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Vorhaben mit Microsoft 365 im Rahmen unserer Microsoft Office 365 Beratung, oder Sie treten einfach über das untenstehende Kontaktformular direkt mit uns in Kontakt.
