Was ist Microsoft OneNote? Alles, was Sie zur Notizen App von Microsoft wissen müssen

OneNote ist die Notizen App von Microsoft. In OneNote können Sie wie in einem „normalen“ Notizbuch alles, was Sie zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht noch einmal brauchen, oder Wissen, welches Sie mit anderen teilen wollen, notieren. Allerdings hat Microsoft OneNote gegenüber einem analogen Notizbuch den entscheidenden Vorteil, dass Sie Ihre Notizen sehr einfach über eine Volltextsuche wiederfinden und diese mit anderen Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten können. Außerdem können Sie hier reproduzierbare Strukturen für ein organisationsübergreifendes Ablagesystem anlegen.

In diesem Artikel beziehe ich mich ausschließlich auf die neueste OneNote App, in der die älteren Versionen zusammengeführt wurden und die in den meisten Microsoft 365 Lizenzpaketen enthalten ist. Eine Übersicht aller Microsoft 365 Anwendungen finden Sie in unserem Blogbeitrag: Übersicht über die Microsoft 365 Apps – Das A-Z der Microsoft Office Anwendungen.

Die Entstehungsgeschichte von OneNote

Nachfolgend ein sehr kurzer Überblick über die verwirrende Entstehungsgeschichte von OneNote:

Zunächst wurde OneNote mit einem Jahreszahlenzusatz herausgegeben. Nach mehreren Updates folgte OneNote for Windows 10, welches etwas abgespeckte Bearbeitungstools enthält, etwas schneller ist und nicht lokal abgespeichert werden kann. Dann gab Microsoft bekannt, dass nur noch letztere Version weitergeführt werden solle, was empörte Proteste von Firmen, die ihre Notizen nur lokal speichern wollten zur Folge hatte. Zu guter Letzt gab Microsoft 2021 bekannt, dass es in Zukunft nur noch OneNote ohne weitern Zusatz geben soll, alle Versionen werden dort zusammengeführt und für OneNote for Windows 10 wird der technische Support 2025 eingestellt.

Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass es neben der Desktop- und Webvariante OneNote auch für mobile und Apple Geräte gibt . Da die Speicherung der Daten von OneNote in OneDrive stattfindet stehen Ihnen diese Daten auch auf jedem Gerät, auf dem Sie mit Ihrem OneDrive Konto angemeldet sind zur Verfügung. Die einzige Ausnahme hiervon sind Daten, die Sie ausschließlich lokal abgespeichert haben.

Aufbau und Struktur von Microsoft OneNote

OneNote ist immer in Notizbücher, Abschnitte und Seiten aufgeteilt, die Sie frei benennen können. Das Notizbuch ist dabei Ihre oberste Strukturebene, und ist mit einem herkömmlichen Ordner zu vergleichen. Dort können Sie nun Ihre Abschnitte anlegen, die in einem Ordner Registerblätter wären. Und Darunter liegen nun Ihre Seiten, vergleichbar Ihren Dokumenten, die Sie sonst in Papierform abheften. Im Unterschied zum analogen Ordner können Sie in OneNote über die Volltextsuche Worte mit ihrem Ablageort finden und Ihre Seite wird nicht voll, weder in der Breite noch in der Länge gibt es Beschränkungen. Das gleiche gilt für Ihr Notizbuch, im Unterschied zu einem Ordner auf Ihrem Schreibtisch ist es nahezu unendlich.

Um Ihre Notizbücher übersichtlich zu halten, besteht die Möglichkeit, mit Abschnittsgruppen zu arbeiten. In diesen sind mehrere Abschnitte zusammengefasst, die ein- und ausgeklappt werden können . Außerdem gibt es Unterseiten in mehreren Abstufungen, mit denen Sie Ihre Seiten strukturieren können.

Abschnitte und Seiten ausgeklappt…

…und eingeklappt

Unter „Ansicht“ und „Registerkartenlayout“ können Sie sich entscheiden, ob Ihre Abschnitte oben über Ihren Seiten („Horizontale Registerkarten“) oder links daneben („Vertikale Registerkarten“) angezeigt werden. Das ist einfach Geschmackssache – ich habe mich für die vertikale Variante entschieden.

Horizontale Registerkarten

Sollten Sie sich für die horizontale Ansicht entscheiden, wird immer nur das zurzeit geöffnete Notizbuch mit seinen Abschnitten angezeigt. Sie können Ihre Notizbücher aber wie in der vertikalen Ansicht anzeigen lassen, damit sie schneller zwischen ihnen wechseln können. Dadurch haben Sie immer noch Ihre Abschnitte über Ihrer Seite in der Horizontalen, sehen aber zusätzlich Ihre verschiedenen Notizbücher neben der Seite in der vertikalen Ansicht.

Diese Möglichkeit wählen Sie aus, indem Sie über den kleinen Pfeil nach unten, neben Ihrem offenen Notizbuch, alle Ihre Notizbücher öffnen und dann den Pin rechts neben „Notizbuch hinzufügen“ anklicken. Dadurch wird Ihnen Ihre Notizbuchliste am rechten Bildschirmrand neben der Seitenleiste Ihres derzeit geöffneten Abschnittes angeheftet.

Diese Seitenleiste und Notizbuchliste können Sie auch nach links von Ihrer aktuellen Seite verschieben . Um dies zu erreichen, gehen Sie über „Datei“ und „Optionen“ auf „Anzeige“, wo Sie dann „Seitenleiste nach links verschieben“ und „Notizbuchliste auf der linken Seite anzeigen“ auswählen können. Auch die Position dieser beiden Anzeigen ist Geschmacksache, ich schlage vor, sie auf die gleiche Seite zu stellen, damit Ihre Wege mit der Maus kürzer sind.

Ihre Seiten können die unterschiedlichsten Inhalte enthalten: Text in Maschinen- und Handschrift, Bilder, Tabellen, Dokumente, Zeichnungen, Links und sogar Sticker. Die letzteren finden Sie unter dem Reiter „Einfügen“, wo sich auch alle anderen Möglichkeiten Daten in OneNote zu importieren bzw. einzufügen befinden.
Wenn Sie OneNote in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen, sollten Sie sich vorab überlegen, welche Informationen und Inhalte Sie in welcher Form abbilden möchten. Eine einheitliche Struktur hilft allen Nutzern sich schnell zurecht zu finden – das spart Zeit beim Auffinden von Informationen.
In den folgen Abschnitten zeige ich Ihnen Schritt für Schritt wie Sie Notizbücher anlegen, strukturieren und füllen können.

Neue Notizbücher in OneNote erstellen

Neue Notizbücher legen Sie an, indem Sie über den Reiter „Datei“, in der oberen linken Ecke der Anwendung, gehen, auf den Button „Neu“ klicken und sich dann für einen Speicherort entscheiden.

Wenn Sie den Speicherort festgelegt haben, können Sie den Namen Ihres Notizbuches eingeben.

Sollten Sie Ihre Notizbücher lokal ablegen, können Sie sie auch nur auf dem jeweiligen Gerät nutzen. Für Firmen empfehle ich, diese in OneDrive oder SharePoint abzulegen, dann können Sie gemeinsam an den Notizen arbeiten und unabhängig von Gerät und Ort darauf zugreifen.

Bestehende Notizbücher in OneNote umbenennen und verschieben

Um den Anzeigenamen, die Farbe oder den Speicherort Ihres Notizbuches später zu ändern, können Sie mit einem Rechtsklick auf das Notizbuch „Eigenschaften“ auswählen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Eigenschaften bearbeiten.

Abschnitte und Seiten in OneNote anlegen und umbenennen

Jedes neu angelegte Notizbuch verfügt bereits über einen Abschnitt und eine Seite.

Neue Abschnitte können Sie über den Button „+ Neuer Abschnitt“ hinzufügen, der sich unter den bereits vorhandenen Abschnitten befindet. Benennen können Sie diese Abschnitte, indem Sie entweder auf den gewünschten Abschnitt doppelklicken oder über einen Rechtsklick und „Umbenennen“. Beide Varianten führen dazu, dass Sie den entsprechenden Abschnitt umbenennen können.

Selbstverständlich können Sie auch die Farbe Ihrer Abschnitte definieren. Dies geht ebenfalls per Rechtsklick auf den jeweiligen Abschnitt, im sich öffnenden Dropdownmenü wählen Sie dann „Abschnittsfarbe“ aus und dann die Farbe, die Sie wünschen.

Neue Seiten legen Sie über den Button „Seite hinzufügen“ an, der oben über Ihren Seiten zu finden ist. Den Titel Ihrer Seite vergeben Sie, indem Sie in der ersten Zeile über dem Datum auf den Strich klicken und dann den von Ihnen gewählten Titel eingeben.

Seiten in OneNote mit Inhalt befüllen

Jetzt können Sie anfangen Ihre Seiten zu befüllen. Für alle Möglichkeiten eine Seite zu gestalten gilt, dass man an jede Stelle der Seite schreiben, Tabellen, Dateien, Texte einfügen oder auch frei Hand malen kann. Dies tun Sie, indem Sie an die gewünschte Stelle klicken, wodurch ein Textcontainer erstellt wird, den Sie nun befüllen können. Unter dem Reiter „Einfügen“ finden Sie viele verschiedene Möglichkeiten, um Inhalte in Ihr Notizbuch einzufügen. Die Nützlichsten erkläre ich im Folgenden.

Text

Die einfachste Möglichkeit, Ihren Textcontainer zu befüllen ist einfach zu tippen, was Sie notieren wollen. Selbstverständlich können Sie auch per Copy and Paste Text in Ihrem Container platzieren. Container lassen sich mit der Tastenkombination „Steuerung“ und „Shift“ zusammenführen und trennen. Zum Trennen markieren Sie den Text, den Sie aus einem Container lösen wollen, und ziehen ihn mit der Maus weg, solange Sie die beiden oben genannten Tasten gedrückt halten.

Tabellen

Um eine Tabelle anzulegen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder schreiben Sie einen Text und benutzen dann die „Tabulator“ Taste Ihre r Tastatur. Dadurch wird der Text in eine Spalte verschoben und eine weitere leere Spalte angelegt bzw. hinzugefügt. Weitere Zeilen legen Sie mit „Enter“ an . Mit der doppelten Eingabe von „Enter“ verlassen Sie die Tabelle wieder und können darunter weiterschreiben.

Oder Sie gehen über „Einfügen“ und „Tabelle“ wo Sie, wie bei den anderen Microsoft Produkten auch, auswählen können, wieviel Spalten und Zeilen Ihre Tabelle haben soll.

Wenn Sie später mehr Zeilen benötigen sollten, nutzen Sie einfach wieder „Enter“. Um mehr Spalten anzulegen, klicken Sie mit Rechtsklick in die in die Tabelle und wählen dann „Tabelle“. Jetzt können Sie auswählen, wo Sie ihre neue Spalte einfügen wollen. An der gleichen Stelle finden Sie auch weitere Möglichkeiten Ihre Tabelle zu formatieren.

Diese sowie einige weitere Möglichkeiten finden Sie auch oben unter dem Reiter „Tabellen“, der erscheint, sobald Sie eine Tabelle ausgewählt haben.

Dateien

Sie können auch Dateien oder deren Ausdrucke bzw. eine Vorschau derselben in OneNote ablegen. Dazu gehen Sie über den Reiter „Einfügen“ und „Dateiausdruck“ oder „Dateianlage“. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die gewünschte Datei auswählen. Diese wird dann in OneNote als Verknüpfung eingebettet oder als Vorschau angezeigt. Diese Vorschau können Sie dann bearbeiten, hineinschreiben oder etwas markieren sie und sogar durchsuchen. Ihre Ergänzungen sind aber nur in OneNote, nicht aber im Originaldokument zu sehen.

Zeichnen

Über den Reiter „Zeichnen“ öffnen Sie die dafür benötigte Toolbar:

Dort können Sie verschiedene Stiftarten auswählen und definieren. Für Letzteres klicken Sie auf den Stift und wählen entweder aus den vorgeschlagenen Möglichkeiten eine aus oder bestimmen über „Weitere Farben“ und „Benutzerdefiniert“ eine Farbe Ihrer Wahl. Dies können Sie tun, indem Sie das kleine Kreuz in der Farbtafel umherschieben, bis die Farbe im „Neu“ Feld Ihnen gefällt. Eine weitere Möglichkeit Ihre Wunschfarbe zu erhalten, ist die, den Hex-Farbcode Ihrer Farbe einzutragen und Ihre Wahl mit „OK“ zu bestätigen.

Jetzt kann es losgehen und Sie können losschreiben oder -malen.

Wie Sie im ersten Bild dieses Kapitels sehen können, haben Sie eine große Palette an Möglichkeiten zum Gestalten Ihrer Notizen. So können Sie beispielsweise auch Handschriftliches über die Suche finden oder, nachdem Sie den Text mit dem Lasso markiert haben, in Maschinenschrift umwandeln lassen. Dies funktioniert über den Button „Freihand in Text“.

Oder Sie schalten „Automatische Formen“ ein und malen dann Freihand – nun wandelt OneNote ihre Bilder in gleichmäßige geometrische Formen um. 

Teilen von Notizbüchern oder Seiten mit OneNote

Wie bei den meisten Apps in Microsoft 365 , können Sie wie gewohnt auch Ihre Notizbücher teilen und mit Ihren Kollegen zusammen daran arbeiten. Die Schaltfläche hierfür findet sich in OneNote in der oberen rechten Ecke schräg unter Ihrem Benutzerkonto und heißt „Freigeben“:

Nachdem Sie über den Pfeil nach unten das Dropdownmenü geöffnet haben, können Sie sich entscheiden, ob Sie das ganze Notizbuch freigeben wollen, oder nur die Information der aktuellen Seiten kopieren und jemandem per Mail zukommen lassen möchten.

Die Funktion „Link zu Notizbuch kopieren“ kann hilfreich sein, wenn Sie nicht einzelne Personen berechtigen wollen, sondern ganzen Gruppen, zum Beispiel in einem firmeninternen Wiki oder einem Gruppenchat in Microsoft Teams. Die notwendigen Berechtigungen werden von Microsoft automatisch vergeben.

Zusammenspiel von Microsoft OneNote und Teams

Alle Notizbücher, die Sie erstellt haben, können Sie auch einfach in Teams und Chats einbinden und bearbeiten. Dazu klicken Sie in einem Team oder einem Chat auf Registerkarte hinzufügen (das „+“ Icon ), suchen im App Store OneNote aus, wählen das gewünschte Notizbuch aus und klicken auf „Speichern“.

Ebenso können Sie in Microsoft Teams Notizbücher erstellen und diese dann in der App OneNote bearbeiten. Diese Notizbücher erlauben es Ihrem Team, dass alle am Projekt beteiligten Personen auf den gleichen Pool an Informationen zugreifen können.

In jedem Notizbuch können Sie an beliebiger Stelle ein Fähnchen setzten, mit dem Sie eine Aufgabe erstellen. Dies tun Sie über einen Rechtsklick an der gewünschten Stelle. In der oberen rechten Ecke im sich öffnenden Menü finden Sie das Fähnchen zum Anlegen einer Aufgabe. Wenn Sie auf den Pfeil daneben klicken, sehen Sie in einem Dropdown Menü Terminvorschläge, die Sie auswählen können.

Die auf diese Weise erstellte Aufgabe finden Sie (und nur Sie) dann in Teams unter Ihren „Tasks von Planner und To Do“ ganz oben unter Aufgaben. Dort können Sie die Aufgabe auch als erledigt markieren, was dann in OneNote als grünes Häkchen anstelle des ehemaligen Fähnchens angezeigt wird.

Das ist eine sehr hilfreiche Funktion, die das gemeinsame Arbeiten erleichtert und übersichtlich macht. Jeder im Team sieht auf einen Blick, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch offen sind.

Fazit zu Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist eine sehr hilfreiche Anwendung mit fast unendlichen Möglichkeiten Notizen zu strukturieren und Informationen schnell wiederzufinden. Durch das Zusammenspiel mit Microsoft Teams bietet es eine weitere Möglichkeit für die die Zusammenarbeit Ihrer Teams. Diese können in einem Notizbuch alle in diesem Team relevanten Informationen an einem Ort sammeln. OneNote ist wie alle Microsoft Produkte intuitiv bedienbar, die Tools kennen Sie wahrscheinlich aus anderen Anwendungen und es wird, wie die anderen Microsoft 365 Anwendungen auch, ständig weiterentwickelt und veraltet dadurch nicht. Gerne beraten wir Sie im Rahmen unseres Microsoft 365 Strategie Workshops zum optimalen Einsatz und Zusammenspiel von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen.