Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 hat der Gesetzgeber die gesetzliche Grundlage für die Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 geschaffen. Die verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zielt darauf ab, Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu vermeiden, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Betrug effektiver zu bekämpfen. Damit folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die die E-Rechnung bereits als Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr eingeführt haben.
Viele unserer Kunden nutzen bereits ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Microsoft 365 und SharePoint. Unsere Lösungen zeichnen sich unter anderem durch die Integration einer KI-gestützten Dokumentenverarbeitung aus, die eine automatisierte Extraktion von Rechnungsmetadaten ermöglicht. Darüber hinaus bieten unsere Lösungen eine Anbindung an Finanzbuchhaltungssoftware, wie beispielsweise an die DATEV XML-Schnittstelle. Dadurch können Rechnungsdaten strukturiert und effizient an Finanzbuchhaltungsplattformen wie DATEV Unternehmen Online überführt werden.
Erweiterung um E-Rechnungsverarbeitung
Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung sowie der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung erweitern wir unseren Lösungsbaustein Rechnungsverarbeitung mit Anbindung an DATEV um eine Komponente für die automatisierten Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Diese Erweiterung berücksichtigt aktuelle regulatorische Anforderungen und ermöglicht eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD.
In diesem Blogbeitrag erhalten Sie grundlegende Informationen zur elektronischen Rechnung und zur Verarbeitung von E-Rechnungen mit Microsoft 365 und SharePoint.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die vollständig in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Der entscheidende Unterschied zu Papierrechnungen oder PDF-Dokumenten besteht darin, dass die Inhalte einer E-Rechnung maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar sind.
Das bedeutet, dass die Rechnung nicht nur ein visuell lesbares Layout enthält, sondern dass ihre Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze oder Leistungsbeschreibung in einem klar definierten Datenformat wie XML hinterlegt sind. Durch diese Struktur können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Rechnung automatisch lesen, prüfen und weiterverarbeiten, ohne dass Daten manuell eingegeben werden müssen.
In Deutschland sind dafür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD von Bedeutung. Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das vor allem im öffentlichen Sektor verpflichtend eingesetzt wird. ZUGFeRD kombiniert ein visuell lesbares PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten und ist somit ein sogenanntes hybrides Format.
Warum ist eine PDF-Datei nicht automatisch eine E-Rechnung?
Ein PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung, weil sie nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne der europäischen und deutschen Vorschriften entspricht.
Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem deutschen E-Rechnungsgesetz (ERechV) gilt eine elektronische Rechnung als: „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
Warum eine PDF-Datei diese Anforderungen nicht erfüllt:
| Kriterium | E-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) | |
| Maschinenlesbar | Nur visuell lesbar, nicht strukturiert | Enthält strukturierte Daten im XML-Format |
| Automatisch verarbeitbar | Nein, manueller Aufwand nötig | Ja, ERP-Systeme können Daten direkt auslesen |
| Standardisiert | Unterschiedliche Layouts, keine einheitliche Struktur | Format wie XRechnung ist normiert |
| Vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber | Nicht zulässig | Pflichtformat in DE: XRechnung |
Die Inhalte eines PDF-Dokuments sind im Gegensatz zur E-Rechnung nicht maschinenlesbar. Bei der E-Rechnung wird gemäß EU-Norm ein maschinenlesbarer XML-Datensatz erstellt, der in den Formaten XRechnung (reiner Datensatz) oder ZUGFeRD (zusätzliches Ansichts-PDF) übermittelt, weiterverarbeitet und archiviert werden kann.
Hinweis: Eine Ausnahme bildet das sogenannte ZUGFeRD-Format, bei dem es sich um ein hybrides Rechnungsformat handelt. Dabei wird eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz kombiniert.
Anforderungen an die digitale Verarbeitung von E-Rechnungen
Ziel ist es, den Rechnungsverarbeitungsprozess vollständig digital und medienbruchfrei vom Eingang bis zur Übergabe zu gestalten. Die Lösung soll E-Rechnungen automatisch erkennen, prüfen, auslesen und in bestehende Freigabeprozesse integrieren.
Die E-Rechnungsverarbeitung erfolgt vollintegriert innerhalb der bereits bestehenden und auf Microsoft 365 und SharePoint basierenden Dokumentenmanagement Lösung der Next Iteration.
Automatische Erkennung strukturierter E-Rechnungen
Eingehende Rechnungen werden automatisiert analysiert und anhand Ihrer strukturellen Merkmale, wie standardisierten XML-Inhalten oder Anhängen im ZUGFeRD-Formaterkannt. So lässt sich sicherstellen, dass die relevanten Rechnungsdaten ohne Verzögerung in nachgelagerte Prozesse wie die Buchhaltung oder ERP-Systeme übernommen werden können.
Konformitätsprüfung gemäß XRechnung- oder ZUGFeRD-Standards
Das System prüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind und dem jeweils gültigen Datenschema entsprechen. Mithilfe dieser Formatprüfung wird sichergestellt, dass nur technisch einwandfreie und vollständig strukturierte Rechnungen in die weitere Verarbeitung überführt werden. Zur weiteren Verarbeitung werden nur Dokumente freigegeben, die alle Prüfregeln erfüllen. Fehlerhafte Dokumente werden protokolliert und zur Korrektur zurückgegeben.
Automatisierte Datenextraktion und Weitergabe relevanter Rechnungsdaten
Im Zuge der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden strukturierte Daten aus dem XML-Bestandteil der E-Rechnung, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Lieferantendaten oder Fälligkeitsdatum, gezielt ausgelesen und den entsprechenden Metadatenfeldern in der Zielbibliothek des Dokumentenmanagementsystems zugeordnet. Durch diese automatische Übertragung wird die Bearbeitungszeit reduziert und die Datenqualität erhöht. Gleichzeitig schafft dieser Schritt die Grundlage für eine effiziente Dokumentensuche, revisionssichere Archivierung und die Anbindung an nachgelagerte Prozesse.
Integration in bestehende Freigabeprozesse
Strukturierte E-Rechnungen laufen automatisch durch die vorhandenen Freigabeprozesse in Microsoft Power Automate eingebunden. Die zugrunde liegenden Workflows unterscheiden dabei automatisch zwischen strukturierten und unstrukturierten Belegen und leiten diese entsprechend ihrer jeweiligen Anforderungen durch die definierten Dokumentenlenkungs- und Genehmigungsprozesse. Diese Automatisierung sorgt unabhängig vom Format der Rechnung für eine konsistente, transparente und beschleunigte Rechnungsfreigabe.
Sicherer Export zu Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware
Die aufbereiteten und validierten Rechnungsdaten können beispielsweise in das DATEV-XML-Format überführt und automatisiert in DATEV Unternehmen Online importiert werden. Dieses standardisierte Format stellt sicher, dass die Daten nahtlos in die DATEV-Umgebung integriert werden können. Im nächsten Schritt werden die Daten automatisiert an DATEV Unternehmen Online übergeben, wodurch eine nahtlose Integration in die Buchhaltungsprozesse gewährleistet ist. Eine Anbindung an andere Finanzbuchhaltungsplattformen ist ebenfalls möglich.
Durch die Erweiterung unseres Lösungsbausteins wird die gesamte Rechnungsverarbeitung von der Eingangsprüfung bis zur Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltungssoftware digital, automatisiert und gesetzeskonform abgebildet. Die Kombination aus Formatvalidierung, Datenextraktion, intelligenter Workflowsteuerung und Schnittstellenintegration ermöglicht einen durchgängigen, effizienten Rechnungsverarbeitungsprozess ohne Medienbrüche. Manuelle Tätigkeiten werden deutlich reduziert, die Datenqualität steigt und gleichzeitig wird eine rechtssichere digitale Verarbeitung gewährleistet. Dadurch werden sowohl Freigabe- als auch Buchungsprozesse spürbar beschleunigt und transparenter gestaltet.
Wir beraten und unterstützen gerne auch Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung Ihres Rechnungsverarbeitungsprozesses mit Microsoft 365 und SharePoint.
