Microsoft Lists ist ein leistungsfähiges Tool innerhalb der Microsoft 365 Welt, das oft unterschätzt wird. Es ermöglicht Anwender*innen, strukturierte Informationen in Listenform zu erfassen, zu verwalten und gemeinsam im Team zu bearbeiten und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Dabei geht es weit über die Möglichkeiten einfacher Tabellen hinaus: Listen können mithilfe von Regeln, Ansichten, Automatisierungen und Formularen so angepasst werden, dass sie eine Vielzahl geschäftlicher Anwendungsfälle abdecken.
In diesem Beitrag geht es speziell um die Formularfunktion von Microsoft Lists. Mit der Funktion „Formulare” (englisch: „Forms”) können benutzerdefinierte Formulare zu den Listen hinzugefügt werden. Dank der neuen Formularfunktion lassen sich in wenigen Klicks benutzerfreundliche Eingabeformulare direkt aus bestehenden Listen heraus erstellen. Das ist ideal für Feedback- oder Datenerfassungsprozesse innerhalb der Organisation. Ob interne Umfragen, Feedback-Abfragen oder Datenerfassungsprozesse – alle Antworten fließen automatisch in die zugehörige Liste ein und stehen dort sofort zur weiteren Auswertung bereit.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der neuen Formularfunktion von SharePoint nicht nur Zeit sparen, sondern auch Ihre Prozesse rund um Datenerhebung und Verwaltung deutlich vereinfachen können.
Formulare in von Microsoft Lists
Wenn Sie eine Microsoft-Liste öffnen, finden Sie im Menü den Reiter „Formulare“ bzw. „Forms“, wenn Englisch als Sprache eingestellt ist. Unter „Formulare” werden alle auf Basis der Liste erstellten Formulare zentral dargestellt, inklusive ihres jeweiligen Aktivitätsstatus. So ist sofort ersichtlich, welche Formulare bereits aktiv sind und an welchen noch gearbeitet wird. Von hier aus lassen sich neue Formulare direkt und ohne Umwege anlegen.
Erstellung eines neuen Formulars aus einer Microsoft Liste
Bei der Erstellung werden alle vorhandenen Listenspalten automatisch als Felder übernommen. Diese lassen sich anschließend ganz nach Bedarf anpassen. Es müssen nur die tatsächlich relevanten Felder übernommen werden, während neue Felder jederzeit ergänzt werden können. In der Kopfzeile können zusätzlich eine Beschreibung und ein Logo ergänzt werden, um dem Formular ein professionelles und ansprechendes Erscheinungsbild zu verleihen.
Auch die Feldnamen lassen sich flexibel anpassen. Es ist also nicht notwendig, die ursprünglichen Spaltenbezeichnungen der Liste zu übernehmen. Darüber hinaus kann für jedes Feld eine Beschreibung hinterlegt werden, um die Eingabe für die Teilnehmenden so einfach wie möglich zu gestalten. Ebenso lässt sich festlegen, ob ein Feld verpflichtend ausgefüllt werden muss oder optional bleibt.
Designs in Microsoft Listen Formularen
Dank der integrierten Designs (auf Englisch Themes) lassen sich Formulare modern und ansprechend gestalten. Zur Auswahl stehen sowohl vordefinierte Standard-Designs als auch eigene Stilvarianten, bei denen sich Hintergrund und Farbgebung individuell festlegen lassen.
Einstellungsgmöglichkeiten in Microsoft Lists Formularen
In den Einstellungen können darüber hinaus zahlreiche Funktionen aktiviert werden: Dazu gehören E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Einträgen, zeitlich begrenzte Aktivierungszeiträume sowie das manuelle Aktivieren und Deaktivieren einzelner Formulare. So behalten Administratoren und Projektverantwortliche mit den entsprechenden Berechtigungen jederzeit die volle Kontrolle.
Teilen von Formularen in Microsoft Lists
Das erstellte Formular kann unkompliziert mit allen Personen in Ihrer Organisation geteilt werden. Über die Option „Formular senden“ wird der entsprechende Link generiert, der sich anschließend per E-Mail, Chat oder direkt als Link auf einer SharePoint-Seite verteilen lässt. Alle eingehenden Rückmeldungen werden automatisch als neuer Listeneintrag in der zugrunde liegenden Liste erfasst. Dort stehen Ihnen die gewohnten Formatierungs- und Auswertungsoptionen von SharePoint-Listen zur Verfügung.
Ganz gleich, ob am Desktop oder mobil: Das Ausfüllen funktioniert schnell und sicher. Die Teilnehmenden erhalten ausschließlich Zugriff auf das Formular selbst und erhalten keinen Einblick in die vollständige Liste oder zusätzliche Berechtigungen. So bleibt die Datenerfassung effizient, datenschutzkonform und sicher.
Einsatzszenarien von Formularen in Microsoft Lists für Ihr Unternehmen
Formulare in Microsoft Lists sind vielseitig einsetzbar und lassen sich flexibel in unterschiedlichste Unternehmensprozesse integrieren. Um Ihnen einen Eindruck von den vielfältigen Einsatzbereichen zu vermitteln, haben wir einige beispielhafte Szenarien zusammengestellt, die sich in der Praxis besonders bewährt haben.
Support- und Serviceanfragen
Wenn Mitarbeitende technische Fragen oder Probleme melden möchten, kann ein zentrales Formular die Kommunikation deutlich vereinfachen. Über vordefinierte Auswahlfelder lassen sich beispielsweise Problemkategorien oder betroffene Systeme auswählen, während Freitextfelder Raum für detaillierte Beschreibungen bieten. So können Supportanfragen strukturiert erfasst und später leicht ausgewertet werden, um etwa häufig auftretende Themen zu identifizieren und Verbesserungen gezielt einzuleiten.
Internes Feedback und Mitarbeiterbeteiligung
Viele unserer Kundinnen und Kunden nutzen die Formularfunktion, um internes Feedback zu sammeln, beispielsweise zu einem neuen Intranet, einer Projektsite oder im Rahmen von Change-Prozessen. Besonders bei der Einführung neuer Tools oder Prozesse lassen sich über ein Formular schnell Rückmeldungen einholen und systematisch auswerten. Das sorgt nicht nur für Transparenz, sondern fördert auch die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in Unternehmensentwicklungen.
Eventmanagement und Teilnehmerorganisation
Formulare sind auch bei der Planung von Veranstaltungen eine große Hilfe, sei es die Weihnachtsfeier, das Sommerfest oder ein internes Teamevent. Mithilfe eines zentralen Anmeldeformulars können Teilnehmende beispielsweise ihre Zusage, ihre Präferenzen oder die Namen ihrer Begleitpersonen eintragen. Alle Rückmeldungen werden automatisch in der zugehörigen Liste erfasst und können für die weitere Organisation genutzt werden. Das spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Vorteile und Grenzen von Formularen in Microsoft Lists
Formulare in Microsoft Lists sind eine praktische Erweiterung für alle, die Informationen strukturiert erfassen möchten, ohne zusätzliche Tools einsetzen zu müssen. Besonders für den unternehmensinternen Einsatz bieten sie eine unkomplizierte und effiziente Lösung. Dennoch lohnt sich ein Blick auf die Unterschiede zu Microsoft Forms, das einen deutlich größeren Funktionsumfang für Umfragen und Feedback-Erhebungen bietet.
Vorteile von Microsoft Lists Formularen
Ein entscheidender Vorteil ist die direkte Integration: Für die Erstellung eines Formulars ist kein separates Tool erforderlich, da alles innerhalb von SharePoint bzw. Microsoft Lists geschieht. Die erfassten Informationen werden automatisch in der zugrunde liegenden Liste gespeichert und stehen damit unmittelbar für Auswertungen, Automatisierungen oder Power-BI-Analysen zur Verfügung.
Auch aus Sicht der Datenverwaltung überzeugt der Ansatz, da die Formulare ausschließlich innerhalb der Organisation geteilt werden können und somit die Datensicherheit gewahrt bleibt. Zugriffe lassen sich über die gewohnten Berechtigungen steuern. Die Erstellung ist zudem äußerst benutzerfreundlich, ohne dass aufwendige Konfigurationen oder zusätzliche Schnittstellen erforderlich sind.
Einschränkungen bei Microsoft Lists Formularen
Im Vergleich zu Microsoft Forms sind die Gestaltungsmöglichkeiten in Lists jedoch begrenzt. Anpassungen im Design sind weniger flexibel, sodass Formulare eher funktional als visuell individuell wirken. Auch erweiterte Funktionen wie verzweigte Fragen, bedingte Logiken oder automatisierte Ergebnisberichte, die Microsoft Forms bietet, stehen hier nicht zur Verfügung.
Darüber hinaus eignen sich Listenformulare vor allem für den internen Gebrauch, da externe Teilnehmende, wie etwa Kunden oder Partner, standardmäßig keinen Zugriff auf die Formulare erhalten. Wer also regelmäßig umfangreiche Umfragen, Quizformate oder öffentliches Feedback sammelt, ist mit Microsoft Forms besser beraten.
Fazit – Daten effizient erfassen mit Formularen im Microsoft Lists
Formulare in Microsoft Lists überzeugen durch Einfachheit, Integration und Datennähe. Sie sind ideal, um Informationen innerhalb einer Organisation schnell und strukturiert zu erfassen – etwa für interne Prozesse, Feedbackrunden oder kleine Umfragen. Für umfangreichere Szenarien mit komplexeren Fragetypen, ansprechenderem Design oder einem externen Teilnehmerkreis empfiehlt sich hingegen der Einsatz von Microsoft Forms. Beide Tools ergänzen sich somit optimal.
