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Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen

Zuwachs in der Microsoft 365 Welt! Das neue Microsoft Lists fügt sich nicht nur nahtlos in die bestehende Microsoft 365 Oberfläche ein, sondern ist auch von Anfang an in Microsoft Teams und Outlook integriert. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre tägliche Arbeit besser organisieren und Informationen, Daten und Aufgaben zentral verfolgen und bearbeiten. Eine große Arbeitserleichterung für alle Nutzer von Microsoft 365.

Worin unterscheidet sich Microsoft Lists von den bestehenden SharePoint Listen?

Erfahrene SharePoint Nutzer kennen die abgespeckte Version von Lists bereits seit Jahren als zuverlässiges und praktisches Tool um Vorgänge und Informationen zu organisieren und gezielt nachzuverfolgen.

Der Hauptunterschied liegt darin, dass diese Funktion nun nicht mehr länger SharePoint vorbehalten ist, sondern auch in Teams und Outlook integriert ist. Somit können auch in diesen Tools bestehende Worklflows und Arbeitsprozesse weiter verbessert werden. So können Sie nun beispielsweise direkt aus Teams heraus Listen erstellen, teilen und kommentieren. Ein weiterer Vorteil liegt in der zentralen Übersicht, in der Sie auf alle für Sie freigegebenen Listen direkt zugreifen können. Durch die Möglichkeit Favoriten zu setzten, wird die Navigation noch komfortabler und Sie haben Ihre wichtigsten Listen immer griffbereit.

Neben den bereits erwähnten Unterschieden kann Microsoft Lists zukünftig auch mit den Anwendungen der Power Plattform interagieren. Das heißt konkret, zukünftig können individuelle Listenarten mit Power Apps oder die Organisation von neuen Workflows mit Power Automate umgesetzt werden.

Zusätzlich bietet Microsoft allen Entwicklern die Möglichkeit zur Ergänzung der Funktionalitäten um unterschiedlichste unternehmensspezifische Anwendungen über die Lists-API.

Wofür eignet sich Microsoft Lists?

Die Kernfunktion von Microsoft Lists liegt in der Organisation und Verwaltung von Prozessen. Folgende Prozesse können mit Lists verwaltet werden:

  • Aufgaben
  • Informationen
  • Kontakte
  • Bestandskunden
  • Erstellung von Regeln

Welche Features bietet Microsoft Lists?

Die meisten Funktionen dürften erfahrenen Microsoft Nutzer schon bekannt sein. Optisch wurden Sie für Microsoft Lists noch einmal angepasst, damit sie sich besser in die Oberflächen einfügen.

  • Die bereits bekannte und bewährte @-Mentions Funktion
  • Die Kommentarfunktion bei allen Elementen einer Liste
  • Die Ansichtsformatierung erleichtert die Bearbeitung von Inhalten
  • Die List-Eigenschaft (Microsoft Forms) sind individualisierbar
  • Die Sharing Funktionalitäten sind sehr einfach und übersichtlich
  • Durch die neue Optik lässt sich Lists intuitiver bedienen als sein Vorgänger
  • Mit Hilfe von Power Automate sind nun Regeln möglich, um beispielsweise Notifications automatisiert zu verschicken

So legen Sie eine neue Liste in Microsoft Lists an

Über die zentrale Home Ansicht in Microsoft Teams erhalten Sie einen Gesamtüberblick über alle für Sie freigegeben Listen. Dieser Ansicht können Sie nicht nur den aktuellen Stand entnehmen und Änderungen an bestehenden Listen vornehmen, sondern auch ganz einfach neue Listen erstellen.

Sie haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Schnellbearbeitung Ihre Informationen schnell und strukturiert einzupflegen. Zusätzlich wird Ihnen die Erstellung von neuen Listen durch vorinstallierte Templates erleichtert, da diese es Ihnen ermöglichen Formatvorlagen, Strukturen und andere Prozesse komplett zu übernehmen. Sie können auch jederzeit ein eigenes Template als Vorlage anlegen. Bei der Erstellung von neuen Prozessen können Sie Ihre Daten wie gewohnt einfach direkt aus Excel Importieren oder die neue Liste einfach direkt in Excel erstellen.

Zum Anlegen einer Liste müssen Sie lediglich folgende Informationen hinterlegen:

  • Name der Liste
  • Beschreibung des Inhalts
  • Farbhintergrund und Icon

Sie haben die Wahl, erstellen Sie eine persönliche Liste oder gewähren Sie Einzelpersonen, Ihrem Team oder ganzen Abteilungen Einblick in die von Ihnen erstellte Liste. Ihre Liste können Sie nachträglich noch bearbeiten, so können Sie Ihre persönliche Liste später immer noch mit anderen Benutzern oder Gruppen teilen.

Optimiert für unterschiedliche Endgeräte

Microsoft Lists ist sowohl für die Web-Anwendung als auch für die mobile Nutzung geeignet. Somit können Sie auch geräte- und plattformübergreifend arbeiten oder ganz einfach zwischen den Gerätearten wechseln. Laut Microsoft soll die App zu einem späteren Zeitpunkt sowohl für IOS als auch für Android Geräte im jeweiligen App-Store erhältlich sein.

Fazit

Wir bei der Next Iteration sind uns einig: mit Microsoft Lists können wir unseren digitalen Arbeitsalltag zukünftig noch einfacher gestalten und unsere Arbeit effizienter organisieren. Mit Lists werden wir sicher viele spannende Projekte angehen und umsetzen, da Microsoft immer mehr Gesamtlösungen im Bereich Prozessoptimierung von Aufgaben und Abläufen für Unternehmen bereitstellt.

Weiterführende Beiträge mit Informationen zum Thema Prozessoptimierung:

Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Vorhaben mit Microsoft 365 benötigen, beraten wir Sie gerne. Erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft 365 Beratung.

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Christian Wenzel

Christian Wenzel
Als Marketing Manager fokussiert Herr Wenzel das Thema Digital Workplace, mit besonderem Augenmerk auf die Aspekte Informationsmanagement und interne Kommunikation. Hierbei immer im Mittelpunkt, die vom Standort unabhängige Zusammenarbeit und Kommunikation der Anwender in Verbindung mit Microsoft Office 365 und SharePoint. Zudem informiert er regelmäßig über Neuigkeiten sowohl bei Microsoft als auch bei der Next Iteration. Kontaktieren Sie Herrn Wenzel, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 99 02 93.

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