Bereits seit 2016 existieren zwei verschieden SharePoint-Welten. Auf der einen Seite die altbekannte klassische Erfahrung, auf der anderen Seite die neuere Version, die moderne Erfahrung. Bei den von Microsoft als „Erfahrung“ bezeichneten Optionen handelt es sich um unterschiedliche „Vorlagen“, die bei der Erstellung einer neuen SharePoint Website verwendet werden können. Beide Varianten koexistieren derzeit nebeneinander und können auch gemeinsam genutzt werden.
So kann beispielsweise ein Intranet auf Basis einer klassischen SharePoint Site erstellt worden sein, weil ein hoher Individualisierungsgrad gefordert war oder schon längere Zeit besteht. Wohingegen für Abteilungsportale SharePoint in Verbindung mit Microsoft Teams genutzt wird und somit auf moderne SharePoint Sites zurückgegriffen wird. Technisch ist dem nichts entgegenzusetzen, jedoch müssen sich die Anwender so in beiden Welten zurechtfinden.
In diesem Blogbeitrag wollen wir ein Verständnis dafür schaffen, welche Unterschiede sowie Vor- und Nachteile die beiden Erfahrungen mit sich bringen und in welchen Anwendungsfällen welche Umgebung von Vorteil sein kann.
Hinweis: Der Inhalt dieses Beitrags bezieht sich ausschließlich auf SharePoint Online.
Bei der Erstellung einer SharePoint Site über das SharePoint Admin Center kann zwischen den beiden Erfahrungen sowie zwischen einer Kommunikations- und einer Teamsite gewählt werden.
Wird eine SharePoint Site bspw. über ein Microsoft Teams Team generiert, so handelt es sich automatisch um eine moderne Site. Auch einige andere standardmäßig erstellten SharePoint Sites basieren auf einem modernen Template. Diese sind beispielsweise die Content Type Hub oder die SharePoint Startseite.
Moderne SharePoint Sites werden standardmäßig immer inklusive einer Microsoft 365 Gruppe angelegt. Dies kann allerdings bei Bedarf deaktiviert werden. Auf diese Art und Weise werden Berechtigungen automatisiert gesetzt, wenn bspw. ein Notizbuch oder ein Planner auf einer SharePoint Site oder innerhalb eines Portals genutzt werden sollen. Ebenso steht ein Gruppenpostfach zu Verfügung.
Es ist nicht möglich die Erfahrung einer SharePoint Site nach der Erstellung zu ändern. Eine SharePoint Site, welche als klassische Site angelegt wurde, kann demnach nicht nachträglich zu einer modernen Site abgeändert werden . Gleiches gilt für den Wechsel von einer modernen auf eine klassische SharePoint Site.
In welchen Fällen ist der Umstieg von der klassischen auf die moderne Erfahrung sinnvoll?
In Anwendungsfällen, in denen bereits viele moderne SharePoint Sites genutzt werden (bspw. Microsoft Teams basiert), kann es sinnvoll sein, bestehende klassische Portale auf Basis der modernen Erfahrung neu anzulegen. So kann Konsistenz innerhalb der Arbeitsumgebung gewährleistet und den Anwendern die bestmögliche Usability geboten werden.
In diesen Fällen sollte zunächst analysiert werden, welche Komponenten zwingend auf das neue Portal umziehen müssen. Darauf aufbauend sollte im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) geprüft werden, wie diese auf einer modernen Umgebung umgesetzt werden könnten. Gerne unterstützen wir Sie dabei im Rahmen unserer Microsoft SharePoint Beratung!
Hinweis: Auch innerhalb einer SharePoint Site können für verschiedene Listen und Bibliotheken unterschiedliche Erfahrungen als Standardansicht festgelegt werden. Dies ist nicht Thema dieses Beitrags. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Unterschiede zwischen modernen und klassischen Erfahrungen für Listen und Bibliotheken.
Die Hauptunterschiede der modernen gegenüber der klassischen Erfahrung im Detail
Die moderne Erfahrung wurde mit Ziel eingeführt, eine schnellere und anwenderfreundlichere Oberfläche bereitzustellen. Auch Nutzern mit wenig Erfahrung im SharePoint Umfeld soll es somit möglich sein, eine Website, bspw. ein Intranet oder ein Projektportal zu gestalten. Es werden dabei viele Vorlagen und einfach zu konfigurierende Webparts angeboten, somit sollen Code-Lösungen weitestgehend nicht mehr nötig sein. Diesen „No-Code“ bzw. „Low-Code“ Ansatz verfolgt Microsoft auch in anderen Anwendungen wie bspw. der Power Plattform.
Der Funktionsumfang der modernen und klassischen Erfahrung
Grundsätzlich sind die Basis-Funktionen in beiden Erfahrungen identisch. Es können Sites und/oder Portale erstellt werden, in welchen Datencontainer (Listen, Bibliotheken etc.) zum Verwalten von Informationen in Form von Elementen oder Dokumenten angelegt werden können. Diese können zusätzlich mit Metadaten angereichert werden. Die Unterschiede liegen vor allem in der Anpassbarkeit und dem Look and Feel der Umgebung.
Moderne SharePoint Sites sind deutlich intuitiver zu bedienen und haben zusätzlich den Vorteil, dass alle Standardkomponenten automatisch optimiert auf mobilen Endgeräten angezeigt werden.
Eine weitere Neuerung, die mit der modernen Erfahrung eingeführt wurde, ist das Verwalten von SharePoint Sites über eine Hub Struktur. Dies ermöglich das flexible Zuteilen und Strukturieren von zusammenhängenden Sites. Über das SharePoint Admin Center können Sites als Hub klassifiziert werden, und andere Sites diesem Hub zugeordnet werden. Dabei ist diese Struktur jederzeit flexibel anpassbar. Der Vorteil der Hub-Struktur ist ein einheitliches Look and Feel, eine Durchsuchbarkeit aller Sites von dem Hub aus, sowie eine Hub-Navigation welche auf allen Sites des Hubs angezeigt wird. In der klassischen Erfahrung muss hier auf Sites und Subsites zurückgegriffen werden. Diese Zuordnung ist jedoch statisch.
Microsoft SharePoint ist bekannt für seine leistungsfähige Suche, die die Basis vieler Lösungen bildet. Auch bei der Suche gibt es einige Unterschiede in der Oberfläche und somit auch in der Sucherfahrung der Endanwender. Hinsichtlich des Suchindexes und der darauf aufbauenden Relevanzalgorithmen sind beide Ansätze jedoch identisch.
Der auffälligste Unterschied zwischen der modernen und der klassischen Suche ist die Platzierung des Microsoft Search-Feldes am oberen Rand, in der Kopfzeile von SharePoint. Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist die Personalisierung und dynamische Anzeige der Suchergebnisse. Basierend auf vorherigen Suchaktivitäten und den trendenden Inhalten in Microsoft 365 werden den Nutzern bereits vor der Eingabe in das Suchfeld individuelle Ergebnisse angezeigt. Diese Ergebnisse werden auch während der Eingabe dynamisch aktualisiert.
Die Individualisierungsmöglichkeiten in der modernen und klassischen Erfahrung
Die größte Einschränkung der modernen Erfahrung liegt sicherlich im eingeschränkten Individualisierungsgrad. Während Individuallösungen in der klassischen Umgebung problemfrei möglich sind, funktionieren diese innerhalb der modernen Erfahrung nur eingeschränkt bzw. über Umwege. Änderungen an der Navigation, dem Design der Site oder bspw. dem Logo sind sehr einfach umzusetzen. Spezifischere Änderungswünsche sind jedoch meist kompliziert oder gar nicht umsetzbar . In der klassischen Umgebung können beliebige Seitenlayouts, in nahezu jedem Format, eingerichtet werden.
Die Integrationsmöglichkeiten in der modernen und klassischen Erfahrung
Moderne SharePoint Sites erlauben eine bessere Standard-Integration mit anderen Microsoft 365 Apps wie bspw. mit den bereits erwähnten Microsoft 365 Gruppen, Microsoft Teams oder auch PowerApps, Power BI und Microsoft Forms. Im Gegenzug enthalten klassische SharePoint Sites eine größere Auswahl an Standard-Containern wie bspw. Aufgabenlisten oder Kalenderlisten. Bisher funktionieren auch einige häufig genutzte Dritt-Anbieter-Add-Ins nur auf klassischen Umgebungen.
Die Erstellung von SharePoint Seiten/Pages innerhalb einer bestehenden Site oder einem Portal stellet einen weiteren großen Unterschied zwischen den beiden Erfahrungen dar. Grundlegend können Seiten beispielsweise als Landing-Page oder für das Anlegen von Neuigkeiten oder Wissensbeiträgen genutzt werden.
In der klassischen Erfahrung gibt es hierfür verschiedene Seitentypen wie die Wikiseite, die Veröffentlichungsseite oder die klassische Seite. In der modernen Erfahrung hingegen gibt es nur einen Standardseitentyp, aber es können sehr einfach eigene Vorlagen hinterlegt werden.
Aus unserer Sicht hat sich vor allem die Bearbeitung und Befüllung von Seiten auf modernen SharePoint Sites deutlich vereinfacht und ermöglicht es den Anwendern relativ einfach Inhalte zu einer Seite hinzuzufügen. Der Web-Part-Katalog bietet dabei viele Standardoptionen, so können beispielsweise Inhalte wie Videos, Dokumente, Dokumentenbibliotheken oder eine Bildergalerie eingebunden werden. Auch allgemeine Informationen wie eine Uhrzeitkachel, oder eine Wettergalerie lassen sind im Handumdrehen bereitstellen. In der klassischen Welt erfordert dies deutlich mehr Einarbeitungszeit. In beiden Erfahrungen können Individualisierungen eingebaut werden.
Ein Trend hin zur modernen SharePoint Erfahrung ist bereits dadurch deutlich erkennbar, dass Microsoft die Möglichkeiten und Funktionen von Modern SharePoint Sites im letzten Jahr stark vorangetrieben hat. Automatisch generierte Sites wie der Content Type Hub oder die SharePoint Startseite werden in der modernen Erfahrung präsentiert. Ebenso werden automatisch generierte Microsoft 365 Gruppen Sites, wie sie z.B. beim Anlegen eines Teams generiert werden, als modern Sites angelegt.
Dennoch gibt es einige Einschränkungen in der Funktionalität von Modern SharePoint Sites, insbesondere bei sehr individuellen Anforderungen. In solchen Fällen kann es auch weiterhin sinnvoll sein, eine klassische SharePoint Site zu verwenden. Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei allen Themen rund um Classic und Modern SharePoint Sites im Rahmen unserer Microsoft SharePoint Beratung.
