Teams in Microsoft Teams können aus unterschiedlichen Gründen erstellt werden. Oft werden diese projektbezogen, beispielsweise für die Zusammenarbeit an einem Produkt genutzt oder um die interne Unternehmensstruktur (Abteilungen, Standorte etc.) abzubilden. Bei jeder Erstellung eines neuen Teams wird gleichzeitig ein SharePoint-Portal angelegt, das für unterschiedliche Anwendungsfälle eingesetzt werden kann.
In diesem Beitrag beleuchten wir das technische Zusammenspiel von Microsoft Teams und SharePoint Sites und zeigen Ihnen, wie Sie die automatisch von Teams erstellten SharePoint-Portale entweder als Projektportal oder als abteilungsinternes Intranet konfigurieren und verwenden können.
Exkurs: Das passiert im Hintergrund, wenn Sie ein Team in Microsoft Teams anlegen
Mit jedem neu erstellten Team in Microsoft Teams wird im Hintergrund automatisch ein SharePoint-Portal sowie eine Microsoft 365 Gruppe angelegt. Dies liegt daran, dass Teams auf viele der Funktionen von SharePoint und den Microsoft 365 Gruppen zurückgreift.
Im Hintergrund von jedem Microsoft Teams Team liegt eine SharePoint Webseite inklusive Dokumentenbibliothek. So liegen beispielsweise alle Dokumente, die in einem Team-Kanal gespeichert werden, automatisch in einer SharePoint Dokumentenbibliothek auf dem Portal. Damit stehen dem Anwender, auch über die Teams Oberfläche, vielfältige Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Beispielsweise werden Änderungen versioniert oder es kann in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden.
Darüber hinaus kann das im Hintergrund liegende SharePoint-Portal auch für verschiedene weitere Anwendungsfälle genutzt werden, auf die wir im weiteren Verlauf dieses Beitrag eingehen werden.
OneNote-Notizbuch
Ein OneNote-Notizbuch gehört standardmäßig zu jeder Microsoft 365 Gruppe (und respektive zu jedem Microsoft Teams Team). Es ermöglicht den Teammitgliedern gemeinsam Inhalte in verschiedenen Formaten zu erstellen, zu organisieren und zu bearbeiten. Das OneNote Notizbuch ist innerhalb der Websiteobjekte des SharePoint-Portals abgelegt und wird zusätzlich automatisch in die Navigation des Portals eingebunden.
Gruppenpostfach
Ein Gruppenpostfach ist ein gemeinsames E-Mail-Konto, das allen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung steht. Das Gruppenpostfach wird bei der Erstellung von Teams standardmäßig ausgeblendet. Es erlaubt den Teammitgliedern, E-Mails zu empfangen, zu senden und zu verwalten, die an die Gruppenadresse gesendet werden. Das Gruppenpostfach kann über Outlook oder das Teams-Portal erreicht werden und verbessert die Kommunikation im Team, indem es die Transparenz erhöht und die Abhängigkeit von persönlichen E-Mails reduziert.
Alle E-Mails, die an das Gruppenpostfach gesendet werden, können auch automatisiert durch die Verwendung einer Weiterleitung oder einem Power Automate Workflow in einem Microsoft Teams Kanal veröffentlicht werden. Kanäle in Teams verfügen ebenfalls über eigene E-Mail-Adressen. Diese haben aber kein eigenes Postfach, die eingehenden E-Mails können lediglich automatisch im Kanal angezeigt werden. Über das Teams-Admin-Center können Sie die Einstellungen zu den E-Mails in Teams anpassen.
Gruppenkalender
Ein Gruppenkalender ist ein weiterer Vorteil, den jedes Microsoft Teams Team hat. Ein Gruppenkalender ermöglicht es den Teammitgliedern Termine und Ereignisse zu planen, zu teilen und zu verfolgen, die für die Gruppe relevant sind. Der Gruppenkalender kann über Outlook oder das Teams-Portal erreicht werden.
Team-Sites als Projektportal oder Mini-Intranet nutzen
Für die automatisch erstellten SharePoint-Portale, die hinter jedem Team in Microsoft Teams liegen, gibt es verschiedene Anwendungsfälle. Einige davon möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen.
Der Großteil unserer Kunden nutzt das SharePoint-Portal entweder als Projektportal oder als Mini-Intranet, bspw. in Form eines abteilungsinternen Intranets. Projektportale werden in der Regel standardisiert für jedes Projekt angelegt und vor allem für große bzw. länger andauernde Projekte verwendet. Innerhalb des Projektportals werden alle projektspezifischen Inhalte abgelegt und geteilt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie auf das automatisch erstellte SharePoint-Portal zugreifen können und wie es konfiguriert werden kann. Als Beispiel dient uns ein Mini-Intranet für das Marketing-Team.
Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag: Projektportale in SharePoint automatisiert anlegen und provisionieren.
Um das SharePoint-Portal aufzurufen, kann innerhalb eines Microsoft Teams Kanals der Files- bzw. Dokumenten-Tab aufgerufen werden. Hier kann über „Open in SharePoint“ die dahinterliegende Dokumentenbibliothek in SharePoint geöffnet werden.
Alternativ kann die URL auch händisch zusammengesetzt werden, da diese sich immer nach demselben Schema aufbaut: https://Tenantname.SharePoint.com/Sites/InitialerTeamname also bspw. https://nextiteration.sharepoint.com/sites/Marketing
Tipp: Achten Sie darauf bei der Namensvergabe von Teams keine Sonderzeichen zu nutzen.
Wechseln Sie in der linken Seitennavigation auf die Startseite (Home).
Jetzt befinden Sie sich auf der Startseite die als Projekt Landing Page oder als „Mini-Intranet“ genutzt werden soll. Die Seite sieht zu Beginn immer gleich aus und enthält die Webparts „News“, „Quicklinks“, „Documents“ und „Activity“.
Über die „Edit“ Funktion können Anwender mit der entsprechenden Berechtigung die Seite anpassen und mit Hilfe unterschiedlicher Webparts individualisieren. In unserem Beispiel erstellen wir ein Mini-Intranet für den Bereich Marketing.
Zur besseren Übersicht wird die Seite in unterschiedliche Abschnitte unterteilt. Diese Abschnitte können Sie über die Navigation am linken Seitenrand hinzufügen oder bearbeiten.
Innerhalb der einzelnen Abschnitte können Sie die Seite mit Hilfe von Webparts gestalten. SharePoint stellt hierfür eine Reihe von Standard-Webparts zu Verfügung. Es können jedoch auch eigene Webparts auf der Seite eingebunden werden. Um ein Webpart in einem Abschnitt hinzuzufügen, müssen Sie über den oberen oder unteren Rand des Abschnittes hovern und können dann über das „+“ ein Webpart hinzufügen.
In unserem Beispiel setzen wir im oberen Bereich der Seite ein Bild- und ein Text-Webpart ein, um dem Anwender den Einstieg zu erleichtern. Im Text Webpart hinterlegen wir eine kurze Beschreibung, wofür die Seite genutzt werden soll.
Direkt darunter platzieren wir ein Neuigkeiten-Webpart. Über dieses können Neuigkeiten (vorlagenbasiert) erstellt und veröffentlicht werden. Die Leser der Neuigkeit haben zusätzlich die Möglichkeit Kommentare zu verfassen oder den Beitrag mit „Gefällt mir“ zu bewerten.
Über einen vertikalen-Abschnitt am rechten Seitenrand haben wir ein Quicklinks-Webpart eingesetzt, um Absprünge zu wichtigen Applikationen, Listen und Bibliotheken bereitzustellen. Die Links lassen sich auf jede beliebige Website auch außerhalb von SharePoint setzen.
Die Kachel „Kunden“ verweist beispielsweise auf eine SharePoint-Liste in der Kundendaten gepflegt werden.
Sie haben die Möglichkeit weitere Seiten, Bibliotheken und Listen zu erstellen, welche dann auf der Startseite eingebunden werden können. Diese Inhalte können über „Einstellungen -> Websiteinhalte“ und „+Neu“ angelegt werden.
Am Ende der Seite nutzten wir einen Drei-Spalten-Abschnitt, um mehrere Webparts nebeneinander darstellen zu können. Hier kann auf zusätzliche Informationen wie das Wetter, Social Media Kanäle oder auf mögliche Ansprechpartner sowie Verantwortliche verwiesen werden. Über das Personen Webpart können so direkt die Microsoft 365 Profile der Mitarbeiter verlinkt werden, wodurch den Suchenden direkt alle Kontaktinformationen angezeigt werden.
Durch die enge Verbindung von SharePoint und Teams kann die zuvor bearbeitete Beispiel Seite direkt in unser Beispiel Team eingebunden werden. Navigieren Sie hierzu in das entsprechende Microsoft Teams Team und wählen Sie das „+“ Symbol in der Navigation aus..
In der folgenden Ansicht können Sie aus dem App-Katalog eine App als Registerkarte zu Ihrem Team hinzufügen. Suchen Sie hierfür nach der „SharePoint“ App.
Nachdem Sie die SharePoint-App ausgewählt haben, wird standardmäßig direkt die „Home“ Seite als Auswahl vorgeschlagen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, jede beliebige andere Seite oder Liste einer SharePoint-Site (bspw. über einen Link) hinzuzufügen.
Nachdem Sie die gewünschte Seite hinzugefügt haben, wird diese als Tab im Kanal angezeigt.
Ein großer Vorteil von Microsoft 365 Diensten ist das Zusammenspiel von mehreren Apps. Das Potenzial der einzelnen Apps entfaltet sich erst, wenn Sie diese in Verbindung bringen.
In diesem Beitrag habe ich Ihnen anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie SharePoint-Inhalte in Teams integrieren. Ob es sich um eine SharePoint-Seite, -Liste oder -Dokumentenbibliothek handelt, Sie können die Inhalte als Tab im Kanal hinzufügen und mit Ihren Teammitgliedern teilen. So haben alle immer die wichtigsten Informationen im Blick und können von den Vorteilen beider Plattformen profitieren.
Gerne beraten wir Sie ihm Rahmen unserer Microsoft Teams oder Microsoft 365 Beratungsdienstleistungen, wie auch Sie die Microsoft 365 Dienste in Ihrem Unternehmen optimal einsetzen können.
