Formular- oder papiergetriebene Geschäftsprozesse sind sehr anfällig für Fehler. Gleichzeitig verschlingen täglich wiederkehrende und gleichbleibende Prozesse viel Zeit, die Mitarbeiter besser für wirklich wichtige Aufgaben verwenden könnten. Probleme wie ein möglicher Datenverlust, erschwerte Nachvollziehbarkeit der Daten, steigendes Datenvolumen und nicht zuletzt immer mehr politische Vorgaben sollten als Chance gesehen werden, Geschäftsprozesse digital, effizient und leicht optimierbar zu gestalten.
Arbeitsabläufe in Unternehmen sind jedoch so individuell und unterschiedlich wie die Unternehmen selbst, weshalb es oftmals schwierig ist, Standardlösungen einzusetzen. Gleichzeitig ist es notwendig, dass Prozesse auch applikationsübergreifend abgebildet werden.
Unsere Lösung: SharePoint Workflows, Microsoft Power Automate und/oder PowerApps zur digitalen Abbildung der Prozesse, bei welchen Daten aus unterschiedlichsten Systemen eingebunden werden können. So können einfache, aber auch komplexe mehrstufige Prozesse transparent und nachvollziehbar automatisiert werden.
Prozesse in SharePoint können Anwendern sehr spezifisch für bestimmte Dokumententypen oder generell als Freigabeprozess für alle Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Dabei können Genehmiger grundsätzlich festgelegt werden oder vom Anforderer jeweils beim Start eines Workflows bestimmt werden. Der Start eines Workflows kann jederzeit manuell oder automatisiert bei der Erstellung oder der Änderung eines Dokuments oder Elements erfolgen.
Beispiele, die sich für die Anwendung von SharePoint Workflows hervorragend eignen, sind beispielsweise digitale Genehmigungsanforderungen, automatisierte Benachrichtigungen, eine automatisierte Dokumentenlenkung und Changemanagement.
Ein SharePoint Workflow kann beispielsweise wie folgt aussehen:
Genehmigungsanfragen, bzw. Aufgabenzuweisungen durch Workflows werden mit Workflowaufgaben umgesetzt, die den Anwendern zugewiesen werden. Optional kann eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Workflowaufgabe erfolgen. Selbstverständlich können bei SharePoint Workflows auch auch Daten anderer Quellen als SharePoint in die Prozessautomatisierung integriert werden.
Erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft SharePoint Beratung.
Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) stellt einen großartigen Connector für Dienste in Microsoft Office 365 und auch darüber hinaus dar. Mit Flows können unglaublich viele Anwendungen aus Office 365 untereinander und mit Anwendungen außerhalb der Microsoft Familie verknüpft werden. Die gängigsten Dienste sind Outlook, SharePoint, OneDrive, Notifications, RSS und Twitter aber auch Salesforce, Trello und Dynamics können durch Power Automate miteinander verknüpft werden.
Ein großes Set an Vorlagen hilft vor allem bei der Erstellung der ersten eigenen Flows. Sollte keine passende Vorlage vorhanden sein, können die Vorlagen abgewandelt oder Flows gar ohne Template erstellt werden. Jeder Anwender kann seine eigenen Flows für seine eigenen Prozesse erstellen – und dies in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Gleichzeitig können Flows auch global für das ganze Unternehmen bereitgestellt werden.
Microsoft Power Automate steht dabei auch für mobile Geräte zur Verfügung, damit Prozesse auch von unterwegs eingesehen, verwaltet oder erstellt werden können.
Sollten Sie bei der Implementierung oder der Konfiguration der ersten eigenen Flows Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen hierbei gerne.
Auch interessant: Microsoft Power Automate – Was ist das, wie funktioniert es und wie erleichtert es mir die Arbeit?
Digitale Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Apps
Microsoft Power Apps ermöglicht den Mitarbeitern schnell und unkompliziert eigene Apps per Baukasten und ohne Code zu erstellen. Die Apps können dabei wie Flows mit Datenquellen aus Office 365 und auch Applikationen außerhalb der Microsoft Produktpalette verknüpft werden. So können Informationen und Prozesse schnell abgebildet und unterschiedliche Datenquellen miteinander verknüpft werden. Die erstellten Apps können daraufhin online und mobil unternehmensweit genutzt werden. Für die Erstellung von Apps stehen, wie bei Flow, einige Vorlagen bereit, die sich vor allem zum Kennenlernen der Funktionsweise von Microsoft Power Apps eignen:
So vielfältig wie die Unternehmensanforderungen, sind auch die Möglichkeiten PowerApps zur Prozessoptimierung zu nutzen. PowerApps dient dabei vor allem zur Optimierung von Office- und auch von externen Schnittstellen.
Generell lassen sich PowerApp Applikationen gut mit Microsoft Power Automate oder Nintex verknüpfen. Nach der Anlage eines Urlaubsantrags oder einer Home Office-Anfrage in einer App kann automatisiert ein Genehmigungsflow ausgelöst werden. Zusätzlich können Daten mittels Apps sehr leicht von unterwegs erfasst und automatisiert per Flow weiterverarbeitet werden, indem beispielsweise automatisiert ein passender CRM-Eintrag zum erfassten Lead erstellt wird.
Vorteile aus der Prozessautomatisierung
- Wegfall täglich wiederkehrender Aufgaben und Erhöhung der Produktivität
- Automatisiertes Versenden von Inhalten und Genehmigungen
- Ermöglichung einer hohen Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da jeder Schritt protokolliert wird und jederzeit eingesehen werden kann
- Fehler im Prozessablauf können durch Validierung der Eingaben (Prüfung auf Plausibilität) nahezu eliminiert werden
- Gewährleistung der Rechtskonformität durch Gestaltung der Abläufe gemäß Vorgaben aus Gesetzen und Governance
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist ein wesentlicher Schritt im Wandel hin zu einer lebendigen Arbeitskultur für bestehende und auch neue Generationen von Mitarbeitern. Betrachtet man das ganze nachhaltig, können Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden. Arbeitsprozesse werden optimiert und bleiben jederzeit vollständig im Blick.
Bei der Entscheidung für das richtige Tool, der Automatisierung Ihrer Prozesse und der Implementierung der einzelnen Lösungen unterstützen wir Sie gerne. Wir geben Ihnen Tools, fertige Lösungen und das notwendige Know-how an die Hand, damit auch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen modern und effizient arbeiten können. Informieren Sie sich hier über unsere Leistungen.
