Im Rahmen unserer FAQ Reihe beantworten wir häufig gestellte Fragen zu einzelnen Microsoft 365 Applikationen und Themengebieten. Dieser Frage und Antwort Teil behandelt häufig gestellte Fragen rund um Microsoft Power Automate.
Digitale Geschäftsprozesse
Aktuelle Organisationsprojekte mit dem Ziel der Transformation einer traditionellen Arbeitsweise, hin zu einer digitalen Arbeitsweise, erfordern die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die hierfür notwendigen Prozessdigitalisierungen und –automatisierungen können, unter Zuhilfenahme von Microsoft 365, in Unternehmen Abläufe und Prozesse erheblich optimieren.
Auf dieser Seite stellen wir Ihnen Praxisbeispiele für unterschiedliche Anwendungsfälle digitaler Geschäftsprozesse vor. Gerne helfen wir Ihnen bei allen Fragen, die Sie rund um das Thema digitale Geschäftsprozesse für Ihr Unternehmen haben. Mehr zu unseren Dienstleistungen zu diesem Thema und die Möglichkeit einer Demo erfahren Sie auf unserer Seite digitale Geschäftsprozesse.
Bei unseren Kunden arbeiten wir oft mit Digitalen Checklisten, um Prozesse zu vereinheitlichen. Diese Checklisten können für einzelne Problemstellungen erstellt werden oder im Rahmen des Digital Workspaces umgesetzt werden. Die Problemstellungen in den meisten Unternehmen decken sich. Oft haben Arbeitsabläufe einige Stolperfallen und geraten ins Stocken, ohne dass es direkt auffällt. Die Auswirkungen werden erst Monate später bemerkt oder wichtige Aufgaben sind zum Stichtag nicht erledigt. Meistens sind diese Stolperfallen bei unseren Kunden ähnlich. Die Probleme sind:
Stellen Sie sich einen multinationalen Mischkonzern vor, der über kein passendes Dokumentmanagementsystem verfügt und bei dem alle Geschäftsprozesse nur über Papier abgebildet werden können. Angenommen, einige Dokumententypen (wie beispielsweise Bereichsanweisungen oder Arbeitsschutzanweisungen) müssen von zwei oder mehreren verschiedenen Instanzen genehmigt und geprüft werden, bevor das Dokument für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden kann. In einer solchen Umwelt ist die Freigabe eines Dokuments ein langandauernder Prozess, der über keinerlei Transparenz und Struktur verfügt, und zusätzlich Kosten verursacht und Zeitverlust mit sich bringt. Um dem entgegenzuwirken, beschäftigen wir uns im Rahmen dieses Beitrags mit dem Thema Workflow Management.
Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Die Lösung: ein digitaler Posteingang. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden.
Aufgabenmanagement haben wir alle bereits in der Schule gelernt. Das Hausaufgabenheft ist das erste „Tool“ für die Aufgabenverwaltung, das wir in unserem Leben nutzen. Ziel dieses Heftes ist, einen Überblick über die ToDos zu behalten und keine wichtigen Aufgaben zu vergessen.
Zuwachs in der Microsoft 365 Welt! Das neue Microsoft Lists fügt sich nicht nur nahtlos in die bestehende Microsoft 365 Oberfläche ein, sondern ist auch von Anfang an in Microsoft Teams und Outlook integriert. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre tägliche Arbeit besser organisieren und Informationen, Daten und Aufgaben zentral verfolgen und bearbeiten. Eine große Arbeitserleichterung für alle Nutzer von Microsoft 365.
Vom Buchladen zum E-Book, vom Brief zur E-Mail, von der Landkarte zum Navi, von der Videothek zu Netflix, vom Plattenladen zu Spotify … Die Digitalisierung ist schon lange in unserem Alltag angekommen, intelligente Haushaltsgeräte, Smartwatches, Kryptowährungen, Virtual Reality… der Fortschritt ist unaufhaltbar und beeinflusst (fast) jeden Bereich unseres Lebens.
Formular- oder papiergetriebene Geschäftsprozesse sind sehr anfällig für Fehler. Gleichzeitig verschlingen täglich wiederkehrende und gleichbleibende Prozesse viel Zeit, die Mitarbeiter besser für wirklich wichtige Aufgaben verwenden könnten. Probleme wie ein möglicher Datenverlust, erschwerte Nachvollziehbarkeit der Daten, steigendes Datenvolumen und nicht zuletzt immer mehr politische Vorgaben sollten als Chance gesehen werden, Geschäftsprozesse digital, effizient und leicht optimierbar zu gestalten.
„Ich habe die entsprechenden Daten jetzt nicht parat, aber…“ so oder ähnlich musste wohl jeder schon einmal argumentieren. Die Möglichkeiten Daten zu generieren und zu speichern sind heutzutage so vielfältig, dass wir im Alltag manchmal von einer regelrechten Datenflut überschwemmt werden. Diese Daten zusammenzutragen und zu ordnen, kann mühsam und zeitintensiv sein. Hier schafft Power BI Abhilfe.
Das Leiten und Führen einer IT-Abteilung, insbesondere im Kontext von SharePoint, erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine solide Governance-Struktur. Die IT-Governance dient als aktive Gestaltung Ihrer Unternehmensprozesse und stellt sicher, dass Systeme und Anwendungen den Anforderungen der Anwender und des Unternehmens entsprechen.