Digitale Geschäftsprozesse

Aktuelle Organisationsprojekte mit dem Ziel der Transformation von einer traditionellen Arbeitsweise, hin zu einer digitalen Arbeitsweise, erfordern die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die hierfür notwendigen Prozessdigitalisierungen und –automatisierungen können, unter Zuhilfenahme von Microsoft 365, in Unternehmen Abläufe und Prozesse erheblich optimieren.

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen Praxisbeispiele für unterschiedliche Anwendungsfälle digitaler Geschäftsprozesse vor. Gerne helfen wir Ihnen bei allen Fragen, die Sie rund um das Thema digitale Geschäftsprozesse für Ihr Unternehmen haben. Mehr zu unseren Dienstleistungen zu diesem Thema und die Möglichkeit einer Demo erfahren Sie auf unserer Seite digitale Geschäftsprozesse.

Digitale Checklisten – So steigern Sie die Effizienz von Abläufen in Ihrem Unternehmen
Digitale Checklisten – So steigern Sie die Effizienz von Abläufen in Ihrem Unternehmen

Bei unseren Kunden arbeiten wir oft mit Digitalen Checklisten, um Prozesse zu vereinheitlichen. Diese Checklisten können für einzelne Problemstellungen erstellt werden oder im Rahmen des Digital Workspaces umgesetzt werden. Die Problemstellungen in den meisten Unternehmen decken sich. Oft haben Arbeitsabläufe einige Stolperfallen und geraten ins Stocken, ohne dass es direkt auffällt. Die Auswirkungen werden erst Monate später bemerkt oder wichtige Aufgaben sind zum Stichtag nicht erledigt. Meistens sind diese Stolperfallen bei unseren Kunden ähnlich. Die Probleme sind:

Workflow Management – Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
Workflow Management – Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Stellen Sie sich einen multinationalen Mischkonzern vor, der über kein passendes Dokumentmanagementsystem verfügt und bei dem alle Geschäftsprozesse nur über Papier abgebildet werden können. Angenommen, einige Dokumententypen (wie beispielsweise Bereichsanweisungen oder Arbeitsschutzanweisungen) müssen von zwei oder mehreren verschiedenen Instanzen genehmigt und geprüft werden, bevor das Dokument für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden kann. In einer solchen Umwelt ist die Freigabe eines Dokuments ein langandauernder Prozess, der über keinerlei Transparenz und Struktur verfügt, und zusätzlich Kosten verursacht und Zeitverlust mit sich bringt. Um dem entgegenzuwirken, beschäftigen wir uns im Rahmen dieses Beitrags mit dem Thema Workflow Management.

Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365
Digitaler Posteingang – Automatisieren Sie Ihren Schriftverkehr mit Microsoft 365

Mit steigender Tendenz zu hybriden Arbeitsweisen sehen sich Unternehmen mit einem neuen Problem konfrontiert: die Bearbeitung des physischen Postaufkommens. Die Lösung: ein digitaler Posteingang. Derzeit sind Mitarbeiter und Teams häufig nicht mehr wie gewohnt täglich, in manchen Fällen nicht einmal mehr wöchentlich im Büro präsent. Folglich kann deswegen die eingehende Post und schriftliche Korrespondenz, die direkt an die Firmenadresse gesendet werden, nicht entgegengenommen und bearbeitet werden.

Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen
Microsoft Lists als zentrale Plattform zur Organisation von Informationen

Zuwachs in der Microsoft 365 Welt! Das neue Microsoft Lists fügt sich nicht nur nahtlos in die bestehende Microsoft 365 Oberfläche ein, sondern ist auch von Anfang an in Microsoft Teams und Outlook integriert. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre tägliche Arbeit besser organisieren und Informationen, Daten und Aufgaben zentral verfolgen und bearbeiten. Eine große Arbeitserleichterung für alle Nutzer von Microsoft 365.

„Digital Jetzt“ Förderprogramm für die Digitalisierung des Mittelstands
„Digital Jetzt“ Förderprogramm für die Digitalisierung des Mittelstands

Um sich als mittelständisches Unternehmen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu sichern, muss auf geänderte Spielregeln im Markt schnell reagiert werden. Insbesondere während der Corona Krise, ist vielen Unternehmen der hohe Stellenwert der digitalen Transformation wieder vor Augen geführt worden und nun werden Lösungen, Tools, IT-Dienstleister und Beratung benötigt. Das Digital Jetzt Förderprogramm vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie unterstützt mittelständische Unternehmen bei Ihren Digitalisierungsprojekten.

Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint
Digitale Geschäftsprozesse mit SharePoint

Formular- oder papiergetriebene Geschäftsprozesse sind sehr anfällig für Fehler. Gleichzeitig verschlingen täglich wiederkehrende und gleichbleibende Prozesse viel Zeit, die Mitarbeiter besser für wirklich wichtige Aufgaben verwenden könnten. Probleme wie ein möglicher Datenverlust, erschwerte Nachvollziehbarkeit der Daten, steigendes Datenvolumen und nicht zuletzt immer mehr politische Vorgaben sollten als Chance gesehen werden, Geschäftsprozesse digital, effizient und leicht optimierbar zu gestalten.

Was ist Power BI? Lernen Sie alles über Power BI mit vielen Anwendungsbeispielen
Was ist Power BI? Lernen Sie alles über Power BI mit vielen Anwendungsbeispielen

„Ich habe die entsprechenden Daten jetzt nicht parat, aber…“ so oder ähnlich musste wohl jeder schon einmal argumentieren. Die Möglichkeiten Daten zu generieren und zu speichern sind heutzutage so vielfältig, dass wir im Alltag manchmal von einer regelrechten Datenflut überschwemmt werden. Diese Daten zusammenzutragen und zu ordnen, kann mühsam und zeitintensiv sein. Hier schafft Power BI Abhilfe.

SharePoint Betrieb: IT-Governance als unverzichtbarer Baustein im Unternehmen
SharePoint Betrieb: IT-Governance als unverzichtbarer Baustein im Unternehmen

Ihre Verantwortung? Das Leiten und Führen einer IT-Abteilung (auch unabhängig von SharePoint) wird nicht selten bestimmt durch die Delegation an Experten innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens. Dennoch muss sich hier der Verantwortliche immer absichern, dass alles Mögliche getan worden ist, um den besten Schutz vor unerwarteten Ausfällen zu gewährleisten. Denn falls ein Ausfall der SharePoint Umgebung vorliegt, müssen alle darauffolgenden Arbeitsschritte ohne langes Suchen und Delegieren automatisch erfolgen. Im besten Fall können aber die hier beschriebenen Beispiele schon dazu beitragen, dass Ausfallzeiten minimiert oder gar vermieden werden können, um – je nach Unternehmensgröße und Tätigkeit – signifikante Kosten einzusparen.

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