Reports, Auswertungen, Geschäftsberichte, Statusmeldungen – diese werden in der Regel ab einer bestimmten Unternehmensgröße von der Managementebene eingefordert. Das Überprüfen und Erreichen der gesetzten Ziele wird dadurch messbar und die verschiedenen Kennzahlen und Ergebnisse im Unternehmen können besser überblickt und Entwicklungen frühzeitig erkannt werden. Dies ist selbstverständlich sehr sinnvoll, um langfristigen Erfolg zu ermöglichen.
Status quo – Aktuelle Verteilung der Reports
Das Standardkommunikationsmittel für Reports ist häufig die altbekannte E-Mail, mit welcher die Berichte in der Regel als Anhang versendet werden. Anfangs ist das noch kein Problem, solange nur wenige Reports im Umlauf sind. Irgendwann artet es jedoch zu einer regelrechten E-Mail-Flut aus, die pro Quartal, monatlich, wöchentlich und täglich versendet und empfangen werden. Am schlimmsten trifft es dabei die Geschäftsführung und die höchste Managementebene – diese ertrinken oftmals fast in den E-Mail-Massen.
Einen Überblick über die Berichte zu behalten fällt hier sehr schwer, geschweige denn, Reports zu einem bestimmten Thema wieder zu finden. Ein weiteres Problem sind die Verteilerlisten, die aufwendig gepflegt werden müssen. Im schlimmsten Fall existiert für jeden Report eine eigene Verteilerliste. Den Überblick kann hierfür keiner mehr behalten. Die Lösung:
Die zentrale, komfortable und moderne Bereitstellung der Reports über ein Management Reporting Portal
Im Management Reporting Portal werden alle Reports zentral als übersichtliche und filterbare Kacheln in einem Dashboard bereitgestellt. Jeder Mitarbeiter sieht in seinem Portal nur die Reports, die für ihn bestimmt sind.
In den verschiedenen Tabs können alle Reports, nur bestimmte Report-Arten oder ausschließlich Reports, die bestimmten Bereichen angehören, dargestellt werden. Über die Tabs kann somit, falls gewünscht, bereits eine Vorfilterung der Reports stattfinden.
Auf den Kacheln werden die wichtigsten Eigenschaften der Reports angezeigt, beispielsweise der Titel, der Reportingzeitraum, der Bereich und der Dokumententyp (Excel-/PDF-Icon).
Besonders hervorzuheben sind dabei folgende Vorteile:
- visueller Einblick in Reports über ein Vorschaufenster auf den Kacheln
- Tagging von Reports mit Eigenschaften wie Reportart, Abteilung, Bereich, Berichtszeitraum, Dokumententyp, etc.
- Darstellung der Eigenschaften der Reports auf den Kacheln zur schnellen Identifizierung
- Ausblenden gelesener Reports
- Favorisieren von Reports
- Filterung der Reports nach ihren Eigenschaften
- Erstellung eigener Views als persönlicher Schnellzugriff
Jeder Anwender sieht dabei nur die Reports in seinem Dashboard, für die er mindestens Leseberechtigungen besitzt. Die Reports müssen also nicht mehr manuell per E-Mail verteilt werden, sondern werden den dafür vorgesehenen Empfängern automatisiert in ihrem persönlichen Dashboard angezeigt.
Das Berechtigen von Mitarbeitern auf die verschiedenen Reportarten erfolgt über Gruppen, die ihre Rollen repräsentieren. Neue Mitarbeiter müssen also nur in die entsprechende Gruppe hinzugefügt werden und erhalten automatisch ihre Reports in ihrem persönlichen Dashboard.
Damit alle Reports dort abgelegt werden, wo sie hingehören, werden sie in eine zentralen Drop-off Library hochgeladen und, in Abhängigkeit von ihren Eigenschaften, automatisiert am vorgesehenen Speicherort abgelegt.
Mitarbeiter müssen dank des Management Reporting Portals somit keine Kenntnisse mehr über die Ablagestruktur haben, um Reports abzulegen oder auf Reports zuzugreifen.
Lesebestätigung für Reports anfordern
Für besonders wichtige/brisante Reports kann von bestimmten Personen eine Lesebestätigung angefordert werden. Dies kann bereits beim Upload des Reports sowie auch im Nachhinein manuell erfolgen. Die Empfänger erhalten eine Aufgabe, mit deren Erledigung sie bestätigen, den Bericht gesehen und gelesen zu haben. Die Empfangsbestätigung wird in der Historie dokumentiert und kann jederzeit von berechtigten Anwendern eingesehen werden.
Was passiert mit den bestehenden Reports?
Die bestehenden Reports die bisher zusätzlich zur E-Mail-Verteilung auf einem Laufwerk abgelegt werden, können in die Management Reporting Plattform migriert werden. Während der Migration werden sie dabei automatisiert mit Eigenschaften wie beispielsweise dem Report Type, Bereich, oder der Abteilung angereichert. Somit werden alle Reports zentral an einer Stelle verwaltet und Berechtigte können über die Dashboardanwendung nicht nur auf zukünftige, sondern bereits auf bestehende Reports zugreifen.
Resümee – Ihr Vorteil mit dem Management Reporting Dashboard
Das Management Reporting Portal führt Inhalte übersichtlich in einer Ansicht zentral zusammen. Je nach Rolle, Kontext und Betrachtungsweise des Anwenders, wird ihm ein schneller Zugriff auf die Inhalte, die er braucht ermöglicht. Dabei werden die Inhalte automatisiert proaktiv zum Nutzer gebracht, ohne dass dieser hierfür mit Massen von E-Mails überschüttet wird.
Das Content Dashboard stellt dabei kein Produkt, sondern eine Lösung dar. Wir betreuen Sie bei der Installation, Konfiguration und unterstützen Sie selbstverständlich auch bei der Migration und automatisierten Strukturierung bestehender Daten in das neue System. Auch nach dem Go-Live sind wir noch für Sie da und stehen zu jeder Zeit als Ansprechpartner für Sie zur Verfügung.
Falls Sie Interesse am Management Reporting Portal haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie nicht – kontaktieren Sie uns! Erfahren Sie mehr zur Dokumentenmanagement Beratung der Next Iteration.
