Sie haben sich bereits für ein digitales ECM entschieden und wissen auch schon mit welcher Software Sie dieses umsetzen wollen? Dann können Sie in diesem Beitrag Einblicke gewinnen, wie ein solches Vorhaben erfolgreich umgesetzt werden kann. Überlegen Sie noch welche ECM-Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist? Dann werfen Sie gerne einen Blick auf den Abschnitt Vorteile und Funktionen eines ECM mit Microsoft 365 und SharePoint in diesem Blogbeitrag.
Im Rahmen unserer FAQ Reihe beantworten wir häufig gestellte Fragen zu einzelnen Microsoft 365 Applikationen und Themengebieten. Dieser Frage und Antwort Teil behandelt häufig gestellte Fragen rund um Microsoft SharePoint.
Viele Anfragen erreichen uns zum Thema: „Wie werden wir unser unübersichtliches Unternehmens-Laufwerk los?“ oder „Wie organisieren wir die Ablage unserer Dokumente besser?“ Gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten wir dann ein Konzept zur Ablösung des bestehenden Fileshares. Das Ziel ist es, eine moderne und übersichtliche Plattform für die digitale Dokumentenverwaltung zu schaffen.
Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das sich in den letzten Jahren nicht mit dem Fachkräftemangel beschäftigt hat. Die meisten Unternehmen entwickeln Strategien zur Mitarbeitergewinnung und fokussieren sich auf den Blick nach außen. Mindestens genauso wichtig ist der Blick nach innen, die Mitarbeiterbindung. Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zu fördern und sie entlang der Karriereleiter zu begleiten, ist in Zeiten des War for Talents zu einer zentralen Aufgabe geworden.
Reports, Auswertungen, Geschäftsberichte, Statusmeldungen – diese werden in der Regel ab einer bestimmten Unternehmensgröße von der Managementebene eingefordert. Das Überprüfen und Erreichen der gesetzten Ziele wird dadurch messbar und die verschiedenen Kennzahlen und Ergebnisse im Unternehmen können besser überblickt und Entwicklungen frühzeitig erkannt werden. Dies ist selbstverständlich sehr sinnvoll, um langfristigen Erfolg zu ermöglichen.
Technologien sollen den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird. Keine lästigen Workarounds, unnötig lange Klickpfade oder nervige Medienbrüche sollen den Mitarbeiter beim Erledigen seiner Aufgaben stören. Mobiles und ortunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Aufgaben sollte heutzutage der Standard beim Arbeiten sein. Zudem sollen sich Ihre Mitarbeiter keine Gedanken über die Sicherheit Ihrer Daten machen müssen.
Täglich wachsende Datenmengen im Unternehmen bringen uns einen Zugewinn an Wissen. Jedoch bergen sie oftmals auch einen hohen Grad an Unübersichtlichkeit. Besonders betroffen sind Daten, welche ausschließlich physisch mithilfe einer hierarchischen Ordnerstruktur oder durch die Namensgebung strukturiert sind. Aber wie kann ich meine Daten in SharePoint strukturieren, damit ich die Informationen, die ich benötige auf schnellstem Wege finde?
Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente in einem einheitlichen Design zu erstellen. So können beispielsweise Anschreiben eines Unternehmens stets mit denselben Seitenrändern, Abständen und demselben Aufbau im Rahmen der Corporate Identity erstellt werden. Einheitliche Dokumente bieten die Vorteile, dass Standards (wie beispielsweise die Position des Adressfelds) eingehalten werden, das Unternehmen in der Außenwirkung als seriös wahrgenommen wird und Zeitaufwände bei den Mitarbeitern eingespart werden können, welche das Dokument nicht jedes Mal neu formatieren müssen. Optimalerweise sollten dabei alle Mitarbeiter einheitliche, zentral verwaltete Vorlagen nutzen und nicht jeder seine eigenen Vorlagen führen.
Starten wir mit etwas Theorie. Eine Struktur wird im Duden als „gegliederter Aufbau“ oder „Anordnung der Teile eines Ganzen zueinander“ definiert. Eine Datenstruktur ist somit die Art und Weise oder das System, wie wir unsere Daten speichern. Das System kann über Ordner, Listen und Datenfelder wie Tabellen oder Vektoren abgebildet werden. Dokumentenmanagementsysteme, also die Erstellung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten nach einer festgelegten Struktur, sollen genau das tun – einen optimalen Aufbau für die Unternehmensdaten schaffen. Diese Struktur wird auch Datenstruktur genannt.
Wir nutzen hier bei der Next Iteration sehr intensiv Office 365 und bei manchen Dokumenten frage ich mich selbst, ob ich diese nun in mein OneDrive oder in einer SharePoint Team- oder Projekt-Site ablegen soll. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich für mich die beiden Systeme miteinander verglichen und möchte in diesem Beitrag kurz beschreiben welche Dokumente besser in OneDrive for Business und welche besser in SharePoint Sites abgelegt werden sollen.
