Die Visualisierung von Metadaten und Wissen ist im modernen Wissensmanagement ein entscheidender Faktor, um Informationen schnell zugänglich und verständlich zu machen. Der Einsatz von verwalteten Metadaten und einer Wissenslandkarte in Microsoft SharePoint stellt dabei einen möglichen Lösungsansatz dar, der es Unternehmen ermöglicht, Struktur und Übersicht in ihre Datenlandschaft zu bringen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine Wissenslandkarte in Microsoft SharePoint dabei helfen kann, Ihre Metadaten übersichtlich und effizient darzustellen und so die Grundlage für fundierte Entscheidungen und Wissenstransfer zu schaffen.
In unseren Blogbeiträgen haben wir schon häufiger über die Vorteile der logischen Strukturierung von Informationen in SharePoint berichtet. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? Als logische Strukturierung wird das Anlegen von „Daten über Daten“ bezeichnet.
Die zusätzlichen Informationen, welche die abgelegten Daten detaillierter beschreiben, werden als Metadaten bezeichnet. Metadaten können beispielsweise Standardinformationen wie die Dateigröße oder den Autor eines Inhalts umfassen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, individuelle Tags anzulegen, beispielsweise eine zugeordnete Abteilung zu einer Information oder einen Themenbereich, um Informationen zu clustern.
Tipp: Wie Sie Ihre Daten in Microsoft SharePoint logisch und übersichtlich strukturieren, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag: Dokumente strukturieren – So gelingt Ihre digitale Dokumentenverwaltung.
Einen zentralen Ansatz bietet Microsoft SharePoint mit der Möglichkeit, verwaltete Metadaten zu nutzen. Verwaltete Metadaten sorgen für eine einheitliche Terminologie in der gesamten Organisation, was die Suche, Filterung und Verwaltung von Inhalten erheblich erleichtert.
Verwaltete Metadaten werden über den Terminologiespeicher als Term-Set angelegt und ermöglichen es mithilfe von sogenannten „Baumstrukturen“, hierarchische Beziehungen zwischen Themen herzustellen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die komplexe Klassifizierungssysteme wie Produkthierarchien, Standortstrukturen oder Organisationsbereiche benötigen.
Ein weiterer Vorteil ist die Mehrsprachigkeit. Dadurch können Begriffe in verschiedenen Sprachen definiert werden. Zudem können neue Begriffe jederzeit von berechtigten Anwendern ergänzt werden. Für jedes Term-Set können die Mitwirkenden Personen individuell festgelegt werden.
Tipp: Um mehr Details über verwaltete Metadaten in SharePoint zu erfahren, lesen Sie gerne auch unseren Beitrag: Datenverwaltung in SharePoint mit Hilfe von verwalteten Metadaten.
Bei unseren Kunden hat sich die Praxis bewährt, Projekte zu klassifizieren, um eine effektive Planung und Verwaltung zu gewährleisten. Dazu nutzen sie eine Projektstruktur, die in einem solchen Term-Set dargestellt ist. Eine solche Kategorisierung kann sowohl nach Marktkategorien als auch nach Projektkategorien erfolgen.
Verwaltete Metadaten werden häufig auch im Bereich des Wissensmanagements eingesetzt. Daher nutzen viele unserer Kunden „Themenbäume“, um ihr internes Wissen zu strukturieren. Diese bieten den Vorteil, dass sie jederzeit flexibel erweitert werden können. Zudem können alle Informationen unabhängig von ihrem Speicherort der Wissensstruktur zugeordnet werden.
Bei der Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Datencontainern und/oder von unterschiedlichen Portalen ist eine Visualisierung zur Verbesserung der Übersichtlichkeit empfehlenswert. Visuelle Informationen werden nachweislich schneller verarbeitet und können komplexe Inhalte oft schneller und klarer vermitteln als rein textbasierte Erläuterungen. Aus diesem Grund haben wir im Rahmen eines Kundenprojekts eine Möglichkeit geschaffen, Themenbäume bzw. Term-Sets zu visualisieren. Diese Möglichkeit kann selbstverständlich nicht nur im Wissensmanagementkontext genutzt werden, sondern auch für beliebige Inhalte, welche auf einer gemeinsamen Taxonomie basieren. In anderen Projekten verwenden wir die Wissenslandkarte in SharePoint beispielsweise dafür, Projekte anhand einer Visualisierung in Regionen und Produkte zu clustern.
Die Startseite zeigt in diesem Beispiel die ersten Ebenen der Taxonomie. Die Anwender erhalten somit einen schnellen Überblick über die verschiedenen Wissensbereiche. Mit einem Klick auf einen Begriff erhalten Sie eine detaillierte Übersicht. Die weiteren Ebenen werden geladen und die passenden Ergebnisse werden klickbar am rechten Seitenrand präsentiert. Dabei ist es unerheblich, auf welcher SharePoint-Site oder in welcher Bibliothek diese Elemente abgelegt sind. Die Anwender sehen alle Inhalte der entsprechenden Kategorie, dabei kann es sich beispielsweise um Dokumente, Aufgaben, Kontakte oder andere Informationen handeln.
Um die Usability weiter zu erhöhen, können auch direkte Absprungmöglichkeiten angeboten werden. In unserem Beispiel werden diese durch Icons repräsentiert. Anwender können ein Ergebnis so direkt herunterladen oder in einem neuen Tab öffnen. In anderen Projekten haben wir an dieser Stelle beispielsweise zusätzlich einen Link auf den jeweiligen Projektsteckbrief integriert.
Die Breadcrumb-Navigation am oberen Rand ermöglicht dem Anwender jederzeit die Einsicht in den aktuellen Pfad und das Zurückspringen auf vorherige Ebenen.
Bei sehr umfangreichen Strukturen ist es empfehlenswert, weitere Filter- und Suchmöglichkeiten bereitzustellen. Die integrierte Suchfunktion ermöglicht eine direkte Filterung der Wissenslandkarte. Ebenso können weitere Filter verwendet werden, um die Ergebnisse auf Basis ihrer Klassifizierung einzuschränken. Beispielsweise kann der gesuchte Dateityp oder auch Inhaltstyp definiert werden.
Die Visualisierung von Metadaten und Wissen mit einer Wissenslandkarte in Microsoft SharePoint bietet eine spannende Möglichkeit, die Informationsflüsse und die Effizienz im Wissensmanagement zu verbessern. Durch den gezielten Einsatz verwalteter Metadaten und die Erstellung einer klar strukturierten Wissenslandkarte können Unternehmen ihre Daten nicht nur sinnvoll organisieren, sondern auch den Zugriff darauf vereinfachen und die Zusammenarbeit fördern.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung oder weiterführende Beratung zu Microsoft SharePoint und der optimalen Nutzung Ihrer Wissensressourcen wünschen, zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden. Hier erfahren Sie mehr zu unserer Microsoft SharePoint Beratung.
