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Digitales Dokumentenmanagement Konzept – Vom unübersichtlichen Laufwerk zum modernen digitalen Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement Konzept

Viele Anfragen erreichen uns zum Thema: Wie werden wir unser unübersichtliches Unternehmens-Laufwerk los? Gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten wir dann ein Konzept zur Ablösung des bestehenden Fileshares. Ziel ist eine moderne und übersichtliche Plattform für das Dokumentenmanagement zu schaffen.

Das Datenchaos im Fileshare wird zum Problem

Auf Fileservern werden Dokumente in Unternehmen oft jahrelang in hierarchischen Ordnerstrukturen abgelegt. Was am Anfang gut geplant und strukturiert war, entwickelt sich aber im Laufe der Zeit oft zu einem unübersichtlichen Datenwirrwarr.

Da die Dokumente ausschließlich über den Ablageort und den Titel aufgefunden werden können, wird in diesen so viel Information wie nur irgendwie möglich gepackt. Oftmals findet man deshalb auch Dokumente mit sehr langen Titeln (Dokumentation-Final_version1) und verschiedene Versionen von Dokumenten (Dokumentation-Final-Final-Final) sowie sehr viele Dokumentenleichen. Um die aktuellste Version des benötigten Dokuments ausfindig zu machen, muss sich der Anwender oftmals durch lange Ordnerpfade klicken, , was nicht selten mit langem Scrollen und dem Öffnen vieler Dokumente verbunden ist, bis man die aktuelle Version wie auch den letzten Bearbeiter ausfindig machen kann.

Fehlender Überblick über bestehendes Wissen

Den Mitarbeitern fällt es oftmals schwer, einen Überblick über die verworrenen und historisch gewachsenen Ordnerstrukturen zu behalten. Niemand traut sich alte Dokumente von längst ausgetretenen Mitarbeitern zu löschen und auch die Suche lässt häufig zu wünschen übrig.

Frustration bei der Suche nach Unternehmensdokumenten

Wer da ein bestimmtes Dokument sucht, ist schnell verloren. Man erinnert sich vielleicht nur an eine bestimmte Textpassage oder ein Stichwort, danach lässt sich aber ohne den genauen Titel oder den Autor nicht wirklich Suchen. Jeden Tag verschwenden wir Zeit bei der Suche nach Informationen oder Dokumenten. Besonders schlimm wird es dann, wenn wir zwar etwas finden, aber nicht genau wissen, ob in dem Dokument jetzt die aktuellen Informationen stehen, ob das schon längst überholt ist oder ob der Inhalt eventuell noch gar nicht genehmigt worden ist.

Auch der externe Zugriff auf die Daten durch freie Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die im HomeOffice arbeiten ist erschwert.

Unsicherheit bei der Ablage von Unternehmensdokumenten

Dazu kommen dann oft noch Unsicherheiten, wo eigentlich ein Dokument abgelegt werden soll. Oft kann man ein Dokument nicht eindeutig einem Thema zuweisen. Eine Rechnung gehört thematisch sowohl in das Projekt als auch in die Buchhaltung. Dazu kommen Fragen wie: Wie muss ich es richtig benennen? Welche Zusatzinformationen muss ich im Dokument selbst erfassen? Wie war das noch gleich mit den Berechtigungen? Mit der Versionierung – reicht ein „V01“, oder warum nicht zwischendurch mal ein Zeitstempel? Liegt das Dokument dort eigentlich auch sicher?

Das Resultat dieser Fileshares sind oft wahre Massen an Dokumenten und nicht zu selten eine Hierarchie, die vom Berechtigungsmanagement vorgegeben wird, aber keinerlei intuitive Bedienung zulässt.

Das Ziel: ein digitales Informations- und Dokumentenmanagement Konzept

Unser Ziel ist es, für unsere Kunden ein passendes Konzept und die zugehörige Plattform zu entwickeln, bei der alle Mitarbeiter mit ihren benötigten Daten versorgt werden.   

„Eine gute Informationsmanagementplattform ist ein Werkzeug, welches Inhalte wie beispielsweise Live-Börsenkurse oder aktuelle Vertriebsdaten aus verschiedenen Plattformen und Quellen in einer Ansicht zentral zusammenführt. Spezifische Rollen, Kontexte und Betrachtungsweisen werden vom Dashboard erkannt.“

Je nach Kunde und Anwendungsfall fällt die Lösung auch unterschiedlich aus. Möglich ist zum Beispiel ein Digital Workplace, bei dem alle Informationen, die der Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit benötigt konsolidiert in einer zentralen Applikation bereitgestellt werden oder ein Content Dashboard, das Inhalte schnell, strukturiert und filterbar zugänglich macht. Erfahren Sie mehr über unsere Dokumentenmanagement Beratungsleistungen.

Mit logisch strukturierten Daten zu mehr Übersicht im Dokumentenmanagement

Große Datenmengen werden schnell unübersichtlich, beinhalten aber viel Wissen, das bei der täglichen Arbeit gebraucht wird. In Fileshares werden Daten meistens über ihren physischen Speicherplatz definiert, also den Ordner, in dem sie abgelegt sind.

Physische Strukturierung​ von Daten

Die physische Strukturierung von Daten erfolgt über​:

  • die Namensgebung​
  • die hierarchische Ablage und Zugriff über Ordner​
  • eine Objekt-funktionsorientierte Gliederung​

Die Schwachstellen​ der physischen Strukturierung sind:

  • eingeschränkte Suche​
  • die Regeln zur Ablage sind teilweise unbekannt​
  • Schwierigkeiten bei großen Datenmassen​
  • Inkonsistenz​en
  • Redundanzen

Logische Strukturierung von Daten

Wir setzen deshalb bei unseren Lösungen auf logisch strukturierte Daten, die mithilfe von Eigenschaften klassifiziert werden. Dabei werden für jedes Dokument außer dem Titel, dem Erstelldatum und dem Autor noch zusätzliche Eigenschaften (Metadaten) gespeichert, über welche das Dokument dann aufgefunden werden kann. Zusätzlich können die Dokumente über suchbasierte Abfragen an verschiedenen Stellen angezeigt werden, obwohl es nur einmal physisch vorhanden ist.

Die logische Strukturierung von Daten erfolgt über​:

  • Definierte Eigenschaften der Inhalte​ (Metadaten)
  • Inhalte werden dort angezeigt wo sie Relevanz haben​
  • Alle Inhalte werden in die Suche eingebunden​

Die Vorteile der logischen Strukturierung: ​

  • Über die SharePoint Suche sind die Daten über die Volltextsuche  und gezielte Abfragen auffindbar
  • Durch die Verschlagwortung mit Metadaten können Inhalte durch das gezielte Filtern auf diese  gefunden werden
  • Die Daten sind physisch nur einmal vorhanden, werden aber angezeigt, wo sie Relevanz besitzen
  • Der Endanwender muss nicht wissen, wo die Daten physisch liegen

Inhalte mit logisch strukturierten Daten verfügbar machen

Inhalte mit logisch strukturierten Daten verfügbar machen

Alle Inhalte (das können Dokumente, Aufgaben, Kontakte, Projekte, Prozesse etc. sein) werden mit zusätzlichen Eigenschaften (Metadaten) vertagged und sind so leicht aufzufinden. Wo die Inhalte gespeichert sind (SharePoint, SAP, Fileshare…) ist für die Anwender nicht wichtig.

Über die Eigenschaften können die Inhalte gezielt abgefragt werden (z.B. gib mir alle Angebote vom Kunden XY).. Die Inhalte können dann in Dashboards (link Octo), Team Portalen oder individuellen Applikationen (Vertriebsportal, Mediendatenbank, Aufgabenverwaltubg etc.) logisch strukturiert über ihre Eigenschaften eingebunden und zugänglich gemacht werden.

Unsere Vorgehensweise: So führen wir eine Ablösung eines Fileshares durch

Konzeptionsworkshop: Im Konzeptionsworkshop analysieren wir das vorhandene System (Laufwerk) mit dem Kunden und definieren die Ziele für zukünftige Plattform. Wichtig ist dabei, dass mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen bei der Konzeption mitwirken. So stellen wir sicher, dass bei der zukünftigen Lösung die Interessen und Bedürfnisse aller Bereiche berücksichtigt wurden.  

Auf Basis des Konzeptionsworkshops erstellen wir ein individuelles Konzept für unseren Kunden. Dazu gehört:

  • Aufbau der zukünftigen Plattform
  • Klassifikation der vorhandenen Inhalte
  • Berechtigungen in Abhängigkeit der Inhalte
  • Vorgehen bei der Migration

Die Umsetzung: Die Umsetzung erfolgt in zwei Iterationen. In der ersten Iteration wird dem Kunden das System bereitgestellt und er bekommt ein Gefühl für dieses. In der zweiten Iteration werden die Inhalte nochmal spezifiziert und angepasst.

Die moderne Dokumentenmanagement Plattform

Mit dieser Vorgehendweise haben wir schon viele Fileshares abgelöst und die Inhalte in einer modernen und übersichtlichen Plattform bereitgestellt. Durch die logische Strukturierung der Inhalte ergebenen sich einige Vorteile. 

  • Jede Plattform wird individuell für die Gegebenheiten und Ziele des Unternehmens strukturiert und konfiguriert – der Aufbau ist dabei abhängig von Ihren Inhalten
  • Je nach Benutzerrolle und Berechtigungen werden dem Anwender unterschiedliche Informationen und Dashboard-Tabs angezeigt.
  • Über Individuelle Filtermöglichkeiten werden die Ergebnisse schnell reduziert und nur Inhalte zu meinen gewünschten Schlagworten angezeigt
  • Alle Dokumente werden als Kacheln dargestellt. Diese können mit den benötigten Informationen (Beispiel Titel, Autor, Anzahl der Aufrufe…) angereichert werden.
  • Eine Vorschau aufs Dokument zeigt die Inhalte, ohne dass man das Dokument öffnen muss.
  • Jeder Anwender kann sich eigene Favoriten für einen Schnellzugriff setzen und eigene Ansichten erstellen.
Moderne Dokumentenmanagement Plattform

Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Unternehmens-Fileshare abzulösen und in eine benutzerfreundliches Dokumentenmanagementsystem zu verwandeln. In einem ersten Termin stellen wir gerne die Möglichkeiten vor. Nehmen Sie dazu unverbindlich Kontakt zu uns auf: Zur Kontaktseite.

Beispiele für den Einsatz eines logisch strukturierten Content Dashboards:

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Isabell Deubel

Isabell Deubel
Als Projektmanagerin ist Frau Deubel für die Koordination und das Controlling der laufenden und geplanten Projekte sowie der Leitung eigener Projekte zuständig. Ihr Schwerpunkt bei Projekten liegt bei der Entwicklung von modernen, digitalen Enterprise Content Management Lösungen für unsere Kunden. Diese ermöglichen den Anwendern ein effizienteres und einfacheres Arbeiten. Kontaktieren Sie Frau Deubel, wenn Sie Fragen zum Artikel haben oder weitere Informationen wünschen, per E-Mail oder telefonisch unter 0721 / 66 98 98 38.

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