Microsoft 365 bildet in vielen Unternehmen die Grundlage für Zusammenarbeit und Produktivität. Ab dem 1. November 2025 passt Microsoft seine Lizenzmodelle an. Kunden haben dann die Wahl, Microsoft Teams in ihr Lizenzpaket einzuschließen oder darauf zu verzichten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum diese Änderung erfolgt, was sie konkret bedeutet und wie sich Unternehmen optimal darauf vorbereiten können.
Warum ändert Microsoft die Lizenzmodelle?
Der Hintergrund liegt in wettbewerbsrechtlichen Verpflichtungen gegenüber der Europäischen Kommission. Im Rahmen einer Kartelluntersuchung hat Microsoft Änderungen („Commitments“) zugesagt, um die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Microsoft berichtet hier darüber: Evolving our productivity offerings to resolve European competition concerns about Teams.
Zentrale Ziele sind:
- Bessere Wahlmöglichkeiten für Kunden, insbesondere im EWR.
- Ein transparentes Preisgefälle zwischen Versionen mit Teams und ohne Teams.
- Stärkung von Interoperabilität und Datenportabilität.
Das ändert sich ab dem 1. November 2025
Neue Optionen weltweit
- Ab dem 1. November 2025 werden sämtliche Microsoft 365- und Office 365-Pakete weltweit in Versionen mit Teams und ohne Teams angeboten.
- Auch die Preise werden angepasst, sodass es einen Mindestpreisunterschied zwischen den beiden Varianten gibt.
- Besondere Regelungen für Kunden im EWR und bestehende Verträge.
- Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gilt: Wer derzeit einen Mehrjahresvertrag (multi-year contract) hat, kann einmal jährlich zum Jahres-Bestellzeitraum von der Variante mit Teams zur Variante ohne Teams wechseln. Dabei bleiben Rabatte erhalten.
- Diese Zusage gilt für fünf Jahre ab der Einführung.
Chancen und Risiken für Unternehmen
Die neuen Lizenzoptionen eröffnen Unternehmen mehr Flexibilität, bringen jedoch auch zusätzliche Komplexität mit sich. Welche Auswirkungen die Änderung konkret hat, hängt stark von der Größe, der Branchenzugehörigkeit und der bisherigen Nutzung von Microsoft Teams ab. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Unternehmen sowohl die möglichen Vorteile als auch die Herausforderungen im Blick behalten.
Chancen der Lizenzoption: Microsoft 365 ohne Teams
- Kosteneinsparpotenzial, wenn Teams nicht benötigt wird.
- Flexiblere Lizenzgestaltung, z. B. wenn Teams nur für bestimmte Abteilungen gebraucht wird.
- Bessere Transparenz und Planbarkeit durch klare Preisunterschiede und Optionen.
Risiken der Lizenzoption: Microsoft 365 ohne Teams
- Die Lizenzstruktur wird komplexer: unterschiedliche Nutzergruppen, Verträge und Laufzeiten müssen berücksichtigt werden.
- Möglicher Mehraufwand bei Beratung, Einkauf und Compliance.
- Wechselkosten könnten entstehen, etwa wenn Integrationen oder Prozesse stark auf Teams zugeschnitten sind.
Unsere Handlungsempfehlungen
Um Ihr Unternehmen gut vorzubereiten, empfehlen wir Ihnen Folgendes:
- Bestandsaufnahme
Prüfen Sie, welche Microsoft 365-/Office 365-Lizenzen (mit und ohne Teams) aktuell bestehen, wie viele Nutzer betroffen sind und wie Teams genutzt wird. - Bedarf analysieren
Wo ist Teams unverzichtbar, wo nur optional? Gibt es Abteilungen oder Funktionseinheiten, die andere Kollaborations-Tools einsetzen? - Kostenvergleich erstellen
Kalkulieren Sie die Varianten „mit Teams“ vs. „ohne Teams“, insbesondere unter Berücksichtigung der Mindestpreis-Deltas, jährlicher Update- oder Wechselkosten. - Vertragsbedingungen prüfen
Achten Sie darauf, bei bestehenden Mehrjahresverträgen darauf, wie und wann der jährliche Wechsel möglich ist. Prüfen Sie Rabatte, Laufzeiten und Kündigungsfristen. - Strategische Einbindung
Wie passt die Entscheidung in Ihre Cloud-Roadmap, in Bezug auf Datensouveränität, Sicherheit, Compliance und Integrationslandschaft? Ein Lizenzwechsel kann auch technische Anpassungen erfordern.
Zusammengefasst: Das bedeuten die Lizenzänderungen bei Microsoft
Ab dem 1. November 2025 setzt Microsoft die, der EU zugesicherten, Commitments um. Unternehmen erhalten klare Wahlmöglichkeiten zwischen Microsoft 365/Office 365 mit oder ohne Teams sowie transparentere Preise für die jeweiligen Pakete.
Um das Potenzial dieser Neuerungen voll auszuschöpfen, sollten Sie frühzeitig handeln. Prüfen Sie Ihre Lizenzverträge, rechnen Sie verschiedene Szenarien durch und treffen Sie strategische Entscheidungen.
Wir unterstützen Sie gerne im Rahmen unserer Microsoft 365 Beratung.
